Deze serie is bedoeld om u te helpen de belangrijke en handige functies van Gmail in Google en de eenvoudige maar slimme interface onder de knie te krijgen. Aan het einde van deze lessen nemen we je mee van een beginnende gebruiker naar een professionele gebruiker.
Gmail was een van de eerste webgebaseerde e-mailproducten die gigabytes aan initiële opslag bood, beter dan veel andere populaire webmailservices in die tijd, die doorgaans 2-4 MB boden. In de loop van de tijd is Google doorgegaan met het vergroten van de opslagruimte en ze bieden nu 15 GB aan initiële opslagruimte wanneer u zich aanmeldt voor een nieuw account!
Google brak ook met traditie door een interface te introduceren die berichten in threads organiseert, en hoewel je die threads nog steeds in afzonderlijke berichten kunt splitsen (we zullen hier later over praten), werd het meteen gemaakt voor een schonere inbox.
Gmail is ook een nieuwe weg ingeslagen door de oude schoolmappen volledig te verwijderen. In plaats daarvan kunnen gebruikers nu labels toepassen, zo vaak als ze nodig hebben, waardoor hun berichten worden gefilterd zonder ze in een map op te slaan. Hoewel de labels hetzelfde lijken te doen als mappen, zijn ze in werkelijkheid veel diverser, zoals we later in les 3 zullen ontdekken.
Waarom zou je Gmail gebruiken?
Laten we het even hebben over de beste Gmail-functies en waarom je, als je Gmail nog niet gebruikt, zou kunnen overwegen om aan de slag te gaan.
Gmail bespaart veel opslagruimte
Gmail biedt meer dan 15 GB gratis opslagruimte, zodat u al uw berichten kunt opslaan voor toekomstig gebruik. Let op: Deze 15 GB wordt gedeeld met Google Drive en Google+ Foto's.
Het beste van alles is dat Google uw accountopslag altijd vergroot, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat er onvoldoende ruimte is, en als u dat doet, kunt u altijd meer kopen!
Gesprekken in e-mails zijn georganiseerd in threads
E-mails worden automatisch gegroepeerd op onderwerpregel. Wanneer u een reactie op een bericht ontvangt, worden alle relevante berichten uit het verleden weergegeven in een opvouwbare verticale draad, waardoor u gemakkelijk het hele gesprek kunt zien en kunt bekijken wat eerder is besproken.
De exacte weergave van het gesprek zullen we later in les 2 bespreken.
Malwarefuncties en uitgebreide scan
Gmail werkt zijn anti-malware- en antivirusscanners voortdurend bij om u de nieuwste bescherming te bieden.
Bestandsbijlagen worden opgeslagen op de servers van Google, maar als malware of virussen er toegang toe krijgen in een bericht, geeft Gmail een waarschuwing weer en wordt het beledigende bericht onmiddellijk in quarantaine geplaatst.
U kunt virusfiltering niet uitschakelen en het voorkomt dat u een uitvoerbaar bestand (.exe) als bijlage verzendt. Als u echt iets als een .exe-bestand moet verzenden. Eerst moet je het in een container plaatsen, zoals een .zip- of .rar-bestand.
Uitstekende spamfiltering
Gmail heeft uitstekende spamfilters, sporadische berichten komen af en toe binnen, maar de kans is groot dat je geen berichten ziet die je niet wilt zien.
Gmail in een browser
We willen beginnen met een rondleiding door de Gmail-interfaces die u tegenkomt. We beginnen met de webbrowser, waarmee de meeste Gmail-gebruikers meteen vertrouwd zullen zijn. Je hebt toegang tot Gmail in elke webbrowser, maar Ticket Net raadt aan om: Google Chrome Dit is de browser die we in deze serie gebruiken.
In les 2 blijven we ons concentreren op de mobiele Android-app.
Vind snel en gemakkelijk berichten met het zoekvak
U kunt snel e-mails vinden met behulp van de mogelijkheden van Google Zoeken, die is gekoppeld aan uw Gmail-account, zodat u direct resultaten kunt krijgen. Voer eenvoudig uw zoekcriteria in het zoekveld in en klik op de blauwe knop of druk op Enter.
Geavanceerde zoekoperators zijn zoekwoorden of codes die u helpen uw zoekopdracht te verfijnen. Ze implementeren speciale acties waarmee u snel en eenvoudig kunt volgen wat u zoekt (zie pagina Hulp bij geavanceerd zoeken Van Google voor een lijst met de meest bruikbare factoren).
Klik voor meer zoekopties op de pijl in het zoekvak.
Het laat een dialoogvenster vallen waarmee u naar e-mails kunt zoeken op basis van Van, Aan, Onderwerp, berichtinhoud, bijlagen en meer.
Toegang tot andere Gmail-functies via de mailinglijst
Klik op het menu Mail om toegang te krijgen tot andere Gmail-functies zoals Google Contacts en Google Tasks.
Voer veelvoorkomende acties uit op uw berichten met actieknoppen
Met actieknoppen kunt u actie ondernemen op uw berichten. U kunt de knoppen bijvoorbeeld gebruiken om een of meer berichten als spam te markeren, verwijderen of markeren. Actieknoppen bevinden zich onder het zoekvak en boven uw berichten.
Sommige knoppen zoals Archief, Spam rapporteren en Labels zijn alleen beschikbaar als u een of meer berichten selecteert of opent.
Met de knop Markeren kunt u snel al uw berichten, alle gelezen of ongelezen berichten, alle berichten met of zonder ster selecteren of de markering opheffen. Klik op de pijl op de knop Selecteren om toegang te krijgen tot de verschillende opties om uw berichten te selecteren.
Om snel al uw berichten te selecteren, tikt u op het lege selectievakje op de knop Selecteren. Als het selectievakje op de knop Selecteren een vinkje heeft, zijn al uw berichten geselecteerd. Als u op het selectievakje op de knop Selecteren klikt wanneer deze een vinkje heeft, deselecteert u snel al uw berichten.
Met de knop Archief kun je berichten uit je inbox verwijderen, maar ze in je Gmail-account bewaren voor later gebruik. U kunt archiveren zien als het verplaatsen van een belangrijk dossier op uw bureau naar de archiefkast in plaats van naar de prullenbak.
Als u berichten ontvangt die spam lijken te zijn, gebruikt u de knop Spam melden om dit aan Google te melden. Hoewel de spamfilters van Gmail erg goed werken, zijn ze niet perfect en komen er af en toe verkeerde berichten binnen. Deze functie helpt hen de filtering van spam en ongewenste berichten te verbeteren. Als u een bericht als spam wilt melden, schakelt u het selectievakje naast het bericht in de inbox in of opent u het bericht en klikt u vervolgens op de knop Spam melden op de werkbalk.
Als u (of Google) een bericht per ongeluk als spam markeert, kunt u het ophalen. Klik eenvoudig op het label "Spam" in de lijst met labels aan de linkerkant. Selecteer het bericht dat geen spam is en klik op de knop "Geen spam" op de werkbalk.
Houd er rekening mee dat hoe meer spam u meldt, hoe beter Google wordt in het filteren van deze spam.
Gebruik de knop Verwijderen om de berichten naar de Prullenbak te verplaatsen. Berichten in de Prullenbak worden na 30 dagen automatisch permanent verwijderd. Zodra het bericht permanent uit de Prullenbak is verwijderd, kan het niet meer worden hersteld.
Om het verwijderen van een bericht ongedaan te maken, verplaatst u het bericht en sleept u het naar de 'Inbox' of een ander label. U kunt alle berichten in de Prullenbak handmatig verwijderen door op de link Prullenbak nu leegmaken bovenaan het menu te klikken.
Met Gmail kun je bepaalde berichten in een thread verwijderen. We zullen dit in een later gedeelte meer bespreken.
De knop Verplaatsen naar geeft toegang tot een menu dat erg lijkt op de onderstaande knop Categorieën. Als er echter een of meer berichten zijn geselecteerd, tikt u op Verplaatsen naar en selecteert u een label in het menu Verplaatsen naar. Het geselecteerde bericht of de geselecteerde berichten worden buiten het Postvak IN naar dit label verplaatst, zoals een map.
Met de knop "Categorieën" kunt u uw berichten in categorieën indelen. Ze lijken op mappen, maar ze voegen een extra functie toe die niet beschikbaar is bij mappen: je kunt meer dan één label aan een bericht toevoegen.
Om een label aan een bericht toe te voegen, selecteert u het bericht, klikt u op de knop "Categorieën" en selecteert u een label uit de lijst. De lijst wordt niet gesloten nadat de selectie is gemaakt, dus u kunt eenvoudig meer dan één label op het bericht toepassen.
Je kunt alleen de labels zien die je op berichten toepast. U kunt het bericht dus taggen met elk gewenst label, zoals "Later lezen", en de afzender van het bericht zal het nooit weten.
Onderneem actie op alle berichten of check snel je e-mail
Als u geen bericht hebt geselecteerd of geopend, zijn er slechts drie actieknoppen beschikbaar: Selecteren, Vernieuwen en Meer.
De knop Selecteren (met het lege selectievakje) biedt dezelfde opties als wanneer een of meer berichten zijn geselecteerd of wanneer het bericht is geopend.
Gebruik de knop Bijwerken (met behulp van de ronde pijl) om te controleren op een nieuwe e-mail.
Als er geen berichten zijn geselecteerd of geopend, kunt u met de knop Meer alle berichten markeren als alleen-lezen.
Toon tekst op knoppen in plaats van afbeeldingen
Als u liever tekst dan pictogrammen op de actieknoppen heeft, kunt u een van de instellingen wijzigen om dat voor elkaar te krijgen.
Klik op de tandwielknop "Instellingen" en selecteer "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu. Scrol omlaag naar het gedeelte Knoplabels en selecteer de optie Tekst.
Scrol naar de onderkant van de pagina en klik op Wijzigingen opslaan. Alle actieknoppen, behalve de knop Selecteren, veranderen om tekst weer te geven in plaats van pictogrammen.
Blader snel door uw berichten met de nieuwere en oudere knoppen
Als je veel e-mails in je inbox hebt, kun je de knoppen Nieuwer en Ouder gebruiken om door je berichten te bladeren. Deze knoppen zijn alleen actief als je een bericht open hebt staan.
Internationaal communiceren met de knop voor invoerhulpmiddelen
Gmail biedt veel verschillende standaardtoetsenborden en IME's (Input Method Editors) die u moet inschakelen om het te gebruiken, zodat u in verschillende talen kunt communiceren met verschillende toetsenbordindelingen om de internationale communicatie te verbeteren. Met IME's kunt u een toetsenbord met het Latijnse alfabet gebruiken om toetsaanslagen om te zetten in tekens in een andere taal.
Met de tool voor spraakinvoer kunt u talen fonetisch typen met Engelse letters, en deze worden in het juiste alfabet weergegeven.
Er is een hulpmiddel voor het invoeren van handschrift beschikbaar waarmee u woorden kunt typen met uw muis of trackpad.
Opmerking: spraakvertaling is anders dan vertaling. Wanneer u transliteratie gebruikt, converteert u alleen het geluid van woorden van het ene alfabet naar het andere, niet de betekenis.
Klik op de toetsenbordknop om de invoerhulpmiddelen in of uit te schakelen. Merk op dat u hiervoor ook op "Ctrl + Shift + K" kunt drukken.
Als u op de pijl-omlaag aan de rechterkant van de toetsenbordknop klikt, worden invoeropties weergegeven, zoals het selecteren van een andere toetsenbordindeling, het inschakelen van Persoonlijk woordenboek en toegang tot Instellingen voor invoerhulpmiddelen.
In les 10 bespreken we de verschillende soorten invoerhulpmiddelen, laten we zien hoe u invoerhulpmiddelen in- en uitschakelt en selecteren we specifieke invoerhulpmiddelen die beschikbaar moeten zijn in de lijst.
Pas Gmail aan met de knop Instellingen
Gebruik de tandwielknop Instellingen om een instelling voor weergavedichtheid te selecteren (de afstand tussen berichten en objecten in Gmail), toegang te krijgen tot andere instellingen of thema's en om hulp bij Gmail te krijgen.
In les 3 bespreken we handige Gmail-instellingen.
E-mails schrijven en verzenden met de opstelknop
Gebruik de opstelknop in de rechterbovenhoek van het Gmail-startscherm om nieuwe e-mailberichten op te stellen en te verzenden. U kunt tekst opmaken, afbeeldingen en koppelingen toevoegen en bestanden bijvoegen. We laten je alle bouwfuncties zien in les 2.
Organiseer uw inbox met standaard en aangepaste labels
Links van de inbox staat een lijst met tags. Dit menu is vergelijkbaar met de lijst die beschikbaar is via de knop Categorieën, net als de knop Labels, kunt u de berichten in uw inbox in categorieën indelen.
Gmail wordt geleverd met verschillende standaardlabels en u kunt aangepaste labels toevoegen. Het getal tussen haakjes naast het label geeft het aantal ongelezen berichten aan dat aan dat label is gekoppeld. Klik op een labellink om alle berichten te zien die bij dat label horen.
Wanneer u een bericht naar een label sleept, is het alsof u de knop Verplaatsen naar gebruikt. Het bericht is naar dit label verplaatst en uit de inbox verwijderd. U kunt echter ook een label uit de lijst naar een bericht slepen om het aan dat label te koppelen. Hiermee kunt u meerdere labels in een enkel bericht slepen, in tegenstelling tot mappen.
Het label Alle berichten is uw archief. Gebruik dit label om de rommel in uw inbox te verminderen. Verplaats berichten die je hebt gelezen (maar niet wilt verwijderen) in je inbox naar het label Alle berichten om het bericht te archiveren. Berichten in het All Mail label worden nooit verwijderd (tenzij u ze verwijdert) en zijn altijd beschikbaar door op de All Mail label link te klikken. Wanneer u het zoekvak gebruikt om berichten te zoeken, worden berichten in het label Alle berichten meegenomen in de zoekopdracht.
Je kunt ook verschillende kleuren voor je labels instellen om snel berichten in één oogopslag in je inbox te vinden. Als u op de pijl rechts van het label klikt, krijgt u toegang tot opties voor dat label, zoals het wijzigen van de kleur. Gebruik dit menu om het label in de lijst met labels of in de berichtenlijst te tonen of te verbergen, om een label te bewerken of te verwijderen, of om een sublabel aan het label toe te voegen.
We zullen de nomenclatuur uitgebreid behandelen in les 3.
Lees en orden uw berichten in uw inbox
Je inbox toont alle e-mails die je hebt ontvangen en die nog niet naar een label zijn gegaan of nog niet zijn gearchiveerd. Standaard hebben ongelezen berichten in het Postvak IN een witte achtergrond en worden ze vet weergegeven, terwijl gelezen berichten een grijze achtergrond en gewoon tekst hebben.
Iedereen heeft zijn eigen manier van kijken naar en omgaan met e-mail. Met Gmail kun je de stijl van je inbox wijzigen. Klik eenvoudig op de pijl rechts van het Inbox-label en selecteer een andere stijl in de vervolgkeuzelijst.
De momenteel geselecteerde stijl wordt aangegeven met een vinkje. Elke stijl wordt rechts van het menu beschreven terwijl u uw muis over de opties beweegt.
Overschakelen van de ene stijl naar de andere heeft geen invloed op de berichten in je inbox, het verandert alleen de volgorde waarin de berichten worden weergegeven.
Markeer belangrijke berichten met sterren
Gebruik de sterren in je inbox om specifieke berichten als 'belangrijk' te markeren. U kunt bijvoorbeeld berichten een ster geven die u later moet beantwoorden. Om een bericht een ster te geven, tik je op de ster links van de naam van de afzender.
Als het bericht al is geopend, kunt u op de knop Meer klikken en Ster toevoegen selecteren.
U kunt andere soorten sterren toevoegen, zoals een uitroepteken of een vinkje door de voorkeur in de instellingen aan te passen. In les 4 laten we je zien hoe je dit doet.
Vind eenvoudig berichten met bijlagen of agenda-uitnodigingen
Gmail waarschuwt u visueel wanneer een bericht een bijlage of uitnodiging bevat met een pictogram rechts van de onderwerpregel.
In de onderstaande afbeelding hebben we een lunchuitnodiging (kalenderpictogram) in het ene bericht en een bijlage (paperclippictogram) in een ander.
Blijf in contact met Hangouts
Met Google Hangouts kunt u berichten en foto's verzenden en videogesprekken voeren met uw vrienden en familie. Het is beschikbaar in Gmail onder de lijst met labels aan de linkerkant.
We zullen hangouts later in les 8 kort bespreken.
Cursusoverzicht
Voor de rest van deze serie zullen we ons concentreren op negen hoofdgebieden:
Les 2: Mobiele app en het opstellen van e-mail en chats
We eindigen onze rondleiding door de Gmail-interface door naar de mobiele app te gaan. Vervolgens bespreken we hoe u e-mails kunt opstellen, inclusief beantwoorden en doorsturen. Ten slotte zullen we u kennis laten maken met de gespreksweergave, hoe u deze kunt uitschakelen en hoe u een enkel bericht uit het gesprek kunt verwijderen.
Les 3 - Inkomende post beheren en labelen
In les 3 gaan we in op het beheer van de inbox, zoals het automatisch categoriseren van een inboxbericht en het ordenen van uw berichten met verschillende inboxstijlen. Vervolgens graven we in de postetiketten.
Les 4 - Mailfilters en sterrensysteem
Les 4 begint met een bespreking van het filteren van geclassificeerde e-mail, inclusief het eenvoudig importeren en exporteren van bestaande filters naar andere Gmail-accounts. We eindigen de les door ons te concentreren op stersystemen, waarmee je verschillende e-mails kunt markeren met verschillende gekleurde sterren, waardoor het gemakkelijker wordt om berichten te vinden en te groeperen.
Les 5 - Bijlagen, handtekeningen en beveiliging
Als je aan het einde van elk bericht een handtekening wilt zetten, lees je in les vijf hoe je dat doet. We bespreken ook kort de functionaliteit van Gmail-bijlagen en sluiten de les af met hoe u uw wachtwoord kunt wijzigen, beveiliging op twee niveaus kunt toevoegen en een back-up van uw gegevens kunt maken.
Les 6 - Uitnodigingen en antwoorden voor feestdagen
In les 6 behandelen we uitnodigingen - hoe u deze kunt vinden, beantwoorden en opnemen in Gmail-berichten. Tot slot leggen we uit hoe vakantiehulpverleners werken en hoe u ze effectief kunt gebruiken als u niet op kantoor bent.
Les 7 - Gmail gebruiken als takenlijst
Les 7 is alleen gewijd aan het gebruik van Gmail als een takenlijst - toevoegen, maken, hernoemen en al het andere dat verband houdt met een andere takenlijst.
Les 8 - Meerdere accounts, sneltoetsen en Hangouts
Hier behandelen we Google Hangouts (officieel Gtalk), waarmee je gemakkelijk kunt chatten met elke andere Gmail-gebruiker of een Hangout kunt maken met meerdere gebruikers. Daarna gaan we verder met het gebruiken en beheren van meerdere accounts, hoe u op afstand uitlogt bij Gmail en tot slot een korte introductie tot het gebruik van Gmail met het toetsenbord.
Les 9 - Uw Gmail-account gebruiken om toegang te krijgen tot andere accounts en offline te werken
Als u andere e-mailaccounts heeft, kunt u deze openen via uw Gmail, zodat u al uw accounts in één kunt combineren. Je kunt Gmail ook offline gebruiken als je geen betrouwbare internettoegang hebt, bijvoorbeeld als je op reis bent of in een afgelegen gebied.
Les 10 - Gmail Power Tips en Labs
We sluiten de serie af door je door enkele van de verschillende resterende krachtpatserstips te leiden en je kennis te laten maken met Gmail Labs, waarmee je de kracht en functionaliteit van Gmail kunt uitbreiden tot ver buiten de standaard basisgebruikersinterface.
