Onze discussie van vandaag gaat over beoordelingen in Gmail om filters op te nemen en vervolgens om belangrijke e-mails met sterren te volgen.
Labels zijn geweldig, maar kunnen effectiever worden gebruikt door filters te integreren, zodat berichten die binnenkomen en die aan bepaalde criteria voldoen, automatisch een label of labels krijgen. Dit helpt enorm bij de organisatie en kan de rommel in de inbox aanzienlijk verminderen.
Maak een nieuw filter met behulp van het zoekvak
Om een nieuw filter te maken, selecteren we de zoekopties in het vak Zoeken en maken we een filter van de zoekopdracht. Klik hiervoor op de pijl-omlaag in het zoekvak.
Voer uw zoekcriteria in het vak met zoekopties in. U kunt ervoor kiezen om te zoeken naar berichten van een specifieke persoon of een heel domein (@example.com), met een paar woorden in het onderwerp, evenals andere termen.
Om een filter te maken op basis van deze zoekopdracht, klikt u op de link "Een filter maken met deze zoekopdracht".
Filteropties worden weergegeven. Schakel de selectievakjes in die aangeven wat u wilt doen met berichten die voldoen aan de zoekcriteria.
We hebben er bijvoorbeeld voor gekozen om berichten van het opgegeven e-mailadres altijd te markeren met het label 'HTG School' en deze berichten altijd als 'belangrijk' te markeren. We hebben ook besloten het filter toe te passen op alle bestaande e-mails van die persoon.
Opmerking: als u labels als mappen wilt laten werken, kunt u 'Inbox overslaan (archiveren)' selecteren om e-mails automatisch naar labels te verplaatsen zodra ze binnenkomen. Dit houdt e-mails overzichtelijker, hoewel je het risico loopt een belangrijk bericht te missen omdat het niet automatisch in je inbox verschijnt.
Nadat u uw filtercriteria hebt geselecteerd, klikt u op Filter maken.
Opmerking: als je een bericht als actie in het filter doorstuurt, worden alleen nieuwe berichten beïnvloed. Bestaande berichten waarop het filter van toepassing is, worden niet doorgestuurd.
Er verschijnt een bericht waarin staat dat uw filter is gemaakt. Merk op dat in deze schermafbeelding alle berichten van deze persoon het label 'HTG School' hebben.
Berichten worden ook automatisch als belangrijk gemarkeerd (de vlaggenpictogrammen links van de afzenders zijn geel ingevuld).
Maak een nieuw filter met behulp van het scherm Instellingen
U kunt ook een filter maken in Instellingen.
Ga naar het scherm "Instellingen" zoals eerder getoond en klik op de link "Filters" bovenaan.
Klik op de link "Een nieuw filter maken".
Definieer uw zoek- en filtercriteria op dezelfde manier als vermeld in de vorige methode en klik op "Filter maken" in het dialoogvenster met filteropties.
In plaats van in je inbox terecht te komen, keer je terug naar het scherm Filters en wordt het nieuwe filter weergegeven. Je kunt het bewerken, verwijderen of selecteren om te exporteren (filters exporteren wordt later in deze les gedaan).
Klik op het label "Inbox" om terug te keren naar uw inbox.
Gebruik een specifiek bericht om een nieuw filter te maken
U kunt ook een filter maken op basis van een bestaand bericht. Selecteer hiervoor een bericht in uw berichtenlijst of in een label.
Klik op de actieknop "Meer" en selecteer "Filter berichten zoals deze" in het vervolgkeuzemenu.
Merk op dat het veld Van in het dialoogvenster Filter automatisch wordt ingevuld. Voer eventuele andere filtercriteria in die u wilt en klik op "Filter maken met deze zoekopdracht".
Definieer uw filtercriteria door filteropties te selecteren in het volgende dialoogvenster, zoals eerder beschreven.
Opmerking: u kunt deze methode gebruiken om filters in te stellen om ongewenste e-mails automatisch te verwijderen wanneer ze worden ontvangen.
Pas hetzelfde filter toe op meerdere afzenders
U kunt één filter gebruiken om berichten van een aantal verschillende e-mailadressen te beheren. We kunnen bijvoorbeeld een beoordeling specificeren voor berichten van meerdere mensen met behulp van het label 'HTG School'. Open hiervoor het dialoogvenster Zoekopties met de pijl-omlaag in het zoekvak.
Voeg elk e-mailadres toe in het veld Van, gescheiden door het woord of, en klik op Filter maken met deze zoekopdracht.
Om hetzelfde label toe te passen op berichten van een van deze e-mailadressen, selecteert u het selectievakje Label toepassen en selecteert u het gewenste label in de pop-up. Pas eventuele andere acties voor dit filter toe en klik op Filter maken.
Opmerking: vergeet niet het selectievakje 'Filter ook toepassen op overeenkomende gesprekken' aan te vinken als u dit filter wilt toepassen op berichten die u al van deze twee e-mailadressen hebt ontvangen.
Filters exporteren en importeren
Nu je hebt geleerd hoe je filters instelt, heb je waarschijnlijk een aantal zeer nuttige filters gemaakt die je misschien in je andere Gmail-accounts wilt gebruiken. U kunt filters van het ene account exporteren en naar een ander importeren.
exportfilter
Om een filter te exporteren, gaat u eerst naar het scherm Filters op het scherm Instellingen (met de tandwielknop Instellingen). Selecteer vervolgens het filter dat u wilt exporteren in de lijst en klik op "Exporteren".
Opmerking: u kunt meerdere filters tegelijk selecteren om te exporteren.
Navigeer in het dialoogvenster Opslaan als naar waar u het filter wilt opslaan. Het filter wordt opgeslagen als een XML-bestand met een standaardnaam die u desgewenst kunt wijzigen. Zorg er wel voor dat u de extensie in xml-indeling laat staan en op Opslaan klikt.
Je hebt nu een bestand waarvan je een back-up kunt maken, naar een andere computer kunt verplaatsen, kunt delen met een vriend of kunt importeren in een ander Gmail-account.
filter importeren
Om een filter in uw Gmail-account te importeren, gaat u naar Filters in het scherm Instellingen en klikt u op de link Filters importeren.
Klik onder 'Filters importeren' op 'Kies een bestand'.
Opmerking: als u van gedachten verandert over het importeren van het filter, klikt u op de link "Import annuleren".
Navigeer in het dialoogvenster Openen naar de locatie waar u het geëxporteerde filter hebt opgeslagen. Selecteer het bestand en klik op 'Openen'.
De bestandsnaam wordt weergegeven naast de knop Bestand kiezen. Klik op Bestand openen om het bestand te openen en de filters erin te importeren.
Er verschijnt een bericht onder het vak "Zoeken" terwijl het filterbestand is geopend. Dit kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal filters in het bestand.
Alle filters worden weergegeven in het geselecteerde bestand onder Importfilters. Selecteer de filters die u wilt importeren. Als u geïmporteerde filters wilt toepassen op bestaande e-mails (net zoals u zou doen bij het maken van een nieuw filter), vink dan het selectievakje "Nieuwe filters toepassen op bestaande e-mail" aan en klik op Filters maken.
Geeft een dialoogvenster weer met de voortgang van het proces voor het maken van filters. U kunt het maken van filters annuleren door op Stop te klikken.
Wanneer filters zijn gemaakt, worden ze weergegeven in uw lijst op het scherm Filters.
Houd belangrijke e-mails bij met het Star .-systeem
Met het sterrensysteem van Gmail kun je je belangrijkste e-mails markeren, zodat je ze later gemakkelijk kunt terugvinden. Berichten met een ster worden standaard gemarkeerd met een gele ster, maar u kunt andere kleuren en soorten sterren toevoegen.
De sterren verschijnen links van de naam van de afzender in de inbox.
Een ster toevoegen aan een bericht
Om een ster toe te voegen aan een bericht in je inbox, klik je op het sterpictogram naast de naam van de afzender, zoals weergegeven in de afbeelding hierboven.
Je kunt ook een ster aan een bericht toevoegen terwijl het open is. Klik hiervoor op het sterpictogram in de rechterbovenhoek van het bericht rechts van de datum. In gesprekken staat dit rechts van het eerste bericht bovenaan het gesprek.
Als u een ster wilt toevoegen aan een bericht dat u opstelt, klikt u op de pijl Meer opties in de rechterbenedenhoek van het venster Opstellen.
Beweeg uw muis over de optie "Label" en selecteer vervolgens "Ster toevoegen" in het submenu.
In het label Verzonden e-mail is het bericht dat u hebt verzonden, gemarkeerd met een ster.
Gebruik meerdere sterontwerpen op uw berichten
Met Gmail kun je meerdere kleuren en soorten 'sterren' gebruiken om berichten van elkaar te onderscheiden.
Deze functie is handig als u meerdere berichten met verschillende belangrijkheidsniveaus wilt markeren. U kunt bijvoorbeeld een paarse ster gebruiken voor berichten die u opnieuw wilt lezen en een rood uitroepteken voor berichten die u moet opvolgen.
Klik op de knop Instellingen en selecteer Instellingen in het vervolgkeuzemenu. Scrol op het tabblad Algemeen omlaag naar het gedeelte Sterren. Sleep de pictogrammen van het gedeelte Niet in gebruik naar het gedeelte In gebruik om verschillende soorten sterren toe te voegen. Als je meer dan één type ster in gebruik hebt, klik je op het sterpictogram naast de e-mails die door alle gebruikte sterren gaan. Als je een bericht een ster geeft terwijl het open is, wordt alleen het eerste stertype toegepast.
Zoeken naar berichten met ster
Als u al uw berichten met ster wilt zien, klikt u op het label 'Met ster' aan de linkerkant van het hoofdvenster van Gmail. U kunt ook zoeken naar berichten met ster door "is:starred" in het zoekvak te typen.
Zoeken naar berichten met een specifiek type ster
Als je verschillende soorten sterren hebt gebruikt om je berichten te markeren, kun je zoeken naar een specifiek type ster. Zoek hiervoor met "has:" als ster (bijvoorbeeld "has: red-bang").
Om de naam van een bepaalde ster te achterhalen, gaat u naar het tabblad Algemeen in het scherm Instellingen en beweegt u de muisaanwijzer over het gewenste stertype. De sternaam verschijnt in een pop-up.
Er is ook een lijst met sterren in een helponderwerp geavanceerd zoeken in Gmail-hulp.
Berichten met ster buiten het primaire tabblad houden
Als je je inbox ordent met behulp van de configureerbare tabbladen die eerder in deze les zijn genoemd, worden berichten van de andere tabbladen met ster ook opgenomen in het tabblad Basis. Als u geen berichten met ster van andere tabbladen op het tabblad Basis wilt zien, kunt u dit uitschakelen.
Klik op het pictogram "+" rechts van de tabbladen.
Schakel in het dialoogvenster Selecteer tabbladen om in te schakelen het selectievakje Inclusief ster in primair uit en klik vervolgens op Opslaan.
het volgende …
We zijn nu aan het einde van les 4, maar je bent al op weg om een Gmail-professional te worden! In slechts vier dagen weet je nu zoveel als je nodig hebt om je inbox echt te laten schitteren, en berichten zullen nu automatisch hun weg vinden naar hun aangewezen labels zonder je inbox te vullen.
In de volgende les zullen we het hebben over handtekeningen en hoe u uw profiel veilig kunt houden en back-upgegevens kunt maken.
