Nella lezione di oggi ti aiuteremo a capire come classificare meglio la tua casella di posta e organizzare i tuoi messaggi utilizzando etichette e alcune schede predefinite ma configurabili.
Innanzitutto, parleremo dell'interfaccia delle schede automatiche di Gmail, della casella di posta prioritaria e di tutte le impostazioni che contiene.
Classifica automaticamente la posta in arrivo con schede configurabili
Gmail ora offre categorie a schede e automatiche per la tua casella di posta. Questa funzione divide la tua casella di posta in Principale, Social, Promozioni, Aggiornamenti e Forum. Se partecipi a molti servizi online, questa funzione può essere utile.
In sostanza, i messaggi ricevuti per determinati tipi di siti o per determinati contenuti, possono essere raccolti in diverse parti della tua casella di posta. Ciò può comportare una cassetta postale meno ingombra.
Scegli quali schede sono visibili nella tua casella di posta
Queste schede sono configurabili e ti consentono di scegliere le schede che desideri siano disponibili nella tua casella di posta. Per modificare le schede visibili, fai clic sull'icona più a sinistra delle schede.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona schede da abilitare. Seleziona le caselle di controllo per le schede che desideri siano disponibili nella Posta in arrivo.
Nota: se nascondi una scheda, i messaggi di quella categoria verranno invece mostrati nella scheda "Base". Inoltre, il testo nelle schede non può essere modificato e non è possibile aggiungere schede personalizzate. Utilizza invece etichette personalizzate (discusse nella sezione successiva) per classificare ulteriormente i tuoi messaggi.
Puoi anche decidere quali schede verranno mostrate nella tua Posta in arrivo nella scheda Posta in arrivo della schermata Impostazioni nella sezione Categorie.
Organizza i tuoi messaggi con stili e impostazioni della posta in arrivo
Inbox Styles ti consente di organizzare la tua casella di posta Gmail nel modo che preferisci. Puoi organizzare la tua casella di posta utilizzando schede configurabili, come accennato in precedenza in questa lezione, o in sezioni come Da leggere, Speciali e Importanti.
Cambia il tipo di posta in arrivo
Per passare a uno stile di posta in arrivo diverso, apri la schermata Impostazioni e tocca la scheda Posta in arrivo.
Nella sezione Tipo di Posta in arrivo, seleziona il tipo di Posta in arrivo che desideri utilizzare dall'elenco a discesa.
Ogni tipo di casella di posta ha le proprie impostazioni. Dopo aver selezionato un tipo di posta in arrivo, le impostazioni per quel tipo vengono visualizzate in Seleziona tipo di posta in arrivo. Apportare modifiche alle impostazioni e fare clic su Salva modifiche.
Puoi anche modificare rapidamente alcune delle impostazioni di stile della Posta in arrivo direttamente nella Posta in arrivo facendo clic sulla freccia in basso all'estrema destra di ogni intestazione di sezione.
La guida di Gmail fornisce Descrizioni dei tipi di posta in arrivo . Sentiti libero di sperimentare diversi stili di casella di posta per vedere cosa funziona per te. Puoi sempre tornare al valore predefinito se cambi idea.
Puoi anche cambiare rapidamente lo stile della tua casella di posta passando il mouse sull'etichetta "Posta in arrivo" e facendo clic sulla freccia giù visualizzata. Selezionare lo stile di posta in arrivo desiderato dall'elenco a discesa "Tipo di posta in arrivo". Tieni presente che il passaggio del mouse su ciascun modello fornisce una breve descrizione di ciascun tipo.
Organizza e classifica i tuoi messaggi usando le etichette
Ti abbiamo presentato brevemente gli adesivi nella lezione 1 di questa serie. Le categorie ti consentono di organizzare i tuoi messaggi di posta elettronica in categorie. È simile alle cartelle, a differenza delle cartelle, puoi applicare più di un'etichetta a un singolo messaggio.
Nota: Gmail supporta un massimo di 5000 etichette, comprese le etichette secondarie. Se superi questo limite, potresti scoprire che la tua esperienza con Gmail è più lenta e potresti riscontrare errori. Rimuovi gli adesivi che non usi più. L'eliminazione delle etichette non elimina i messaggi.
Crea una nuova etichetta
Puoi creare le tue etichette personalizzate per mantenere organizzata la tua casella di posta e persino spostare i messaggi dalla tua casella di posta in etichette (che fungono da cartelle). Ti mostreremo come creare un'etichetta nidificata sotto un'altra etichetta, ad esempio una sottocartella all'interno di una cartella.
Per creare una nuova etichetta personalizzata che sarà la cartella principale, fai clic su Altro nell'elenco delle etichette sul lato sinistro della schermata iniziale di Gmail.
Quando l'elenco è espanso, fare clic sul collegamento "Crea una nuova tassonomia".
Immettere un nome per l'etichetta nella casella di modifica "Inserire un nuovo nome etichetta" nella finestra di dialogo Nuova etichetta. Fare clic su Crea per completare la creazione della nuova etichetta.
Nota: poiché questa è la tassonomia principale che conterrà la sottoclassificazione, non uniremo questa tassonomia.
Per creare una sottocategoria nella categoria principale appena creata, fai nuovamente clic su Crea nuova tassonomia.
Nella finestra di dialogo Nuova etichetta, inserisci il nome della sottocategoria che desideri creare nella casella di modifica "Inserisci un nuovo nome di tassonomia". Seleziona la casella di controllo "Annida etichetta sotto", seleziona il masthead appena creato dall'elenco a discesa e fai clic su Crea.
Puoi anche creare una tassonomia nidificata inserendo la tassonomia originale, seguita da una barra (/), quindi inserendo il nome della tassonomia nidificata, il tutto nella casella di modifica "...nuovo nome tassonomia". Ad esempio, possiamo inserire "Personale/Amici" nella casella di modifica e non selezionare la casella di controllo "Valuta poster sotto".
Nota: l'etichetta originale deve già esistere per creare un'etichetta nidificata sotto di essa. Non puoi creare entrambe le etichette contemporaneamente. Nel nostro esempio, dobbiamo creare l'etichetta "Personale" prima di creare l'etichetta "Amici" annidata.
Un indirizzo nidificato è simile al seguente esempio.
La nuova valutazione principale, con l'etichetta nidificata, viene aggiunta anche all'elenco delle valutazioni disponibili sul pulsante di azione Valutazioni, oltre all'elenco delle valutazioni disponibili sul pulsante di azione Sposta in.
Applicare categorie ai messaggi
Esistono due modi per applicare etichette ai messaggi. Puoi applicare etichette ai messaggi lasciando i messaggi nella posta in arrivo. Puoi anche spostare i messaggi nelle etichette e spostarli nelle cartelle. Ti mostreremo entrambi i modi.
Applica etichette ai messaggi mentre sono nella tua casella di posta.
Questo metodo consente di applicare facilmente più etichette a un singolo messaggio.
Per applicare un'etichetta a un messaggio mantenendo il messaggio nella Posta in arrivo, seleziona la casella di controllo a destra del messaggio per selezionarlo (o apri il messaggio). Quindi fare clic sul pulsante di azione "Categorie" e selezionare una o più etichette dall'elenco a discesa.
Ricorda che puoi applicare più di un'etichetta a un messaggio. Il menu Categorie non scompare una volta selezionate le valutazioni, quindi puoi selezionare più valutazioni contemporaneamente.
Per applicare le etichette selezionate ai messaggi, tocca Applica in fondo all'elenco.
Quindi le etichette vengono visualizzate a sinistra della riga dell'oggetto del messaggio.
Se hai un lungo elenco di valutazioni, puoi iniziare a digitare il nome della tassonomia dopo aver fatto clic sul pulsante di azione "Categorie" per trovare la valutazione nell'elenco.
Etichetta un messaggio e spostalo fuori dalla tua casella di posta
Per applicare un'etichetta a un messaggio e contemporaneamente spostare il messaggio fuori dalla Posta in arrivo, trascina il messaggio sull'etichetta desiderata nell'elenco a sinistra. Spostando il mouse sul menu, questo si espanderà per visualizzare le etichette che potrebbero essere attualmente nascoste.
Tieni presente che puoi utilizzare questo metodo per contrassegnare il messaggio come spam, nonché utilizzare il pulsante di azione Segnala come spam. Trascina semplicemente i messaggi offensivi nella categoria "Spam".
Lo spostamento di un messaggio nell'etichetta Cestino cancellerà il messaggio. È come selezionare il messaggio o aprirlo e fare clic sul pulsante di azione "Elimina".
etichetta aperta
Aprire un'etichetta è come aprire una cartella. Vengono elencati tutti i messaggi associati a questa valutazione. Per aprire un'etichetta, fai clic sull'etichetta desiderata nell'elenco delle etichette sul lato sinistro della schermata iniziale di Gmail. Se l'etichetta desiderata non è visibile, fare clic su "Altro" per accedere all'elenco completo.
Vengono visualizzati tutti i messaggi associati a questa categoria. Annotare il termine di ricerca nella casella Cerca. Gmail riempie automaticamente la casella di ricerca con il filtro appropriato per visualizzare i messaggi selezionati. Discuteremo i filtri più avanti in questa lezione.
Nota che se applichi un'etichetta a un messaggio senza spostare il messaggio su quell'etichetta (e fuori dalla posta in arrivo) e poi apri l'etichetta, l'etichetta "Posta in arrivo" verrà visualizzata sul messaggio, indicando che il messaggio è ancora nella posta in arrivo.
Per tornare alla tua casella di posta, fai clic sull'etichetta "Posta in arrivo" nell'elenco a destra.
Se desideri riportare il messaggio nella tua casella di posta, apri semplicemente la cartella delle etichette per accedere al messaggio e trascina nuovamente il messaggio nella casella di posta. Nota che al messaggio è ancora applicata l'etichetta.
Rimuovere un'etichetta da un messaggio
Se decidi di non volere una particolare etichetta associata a un messaggio, puoi rimuoverla facilmente.
Per fare ciò, seleziona il messaggio utilizzando la casella di controllo a destra del messaggio o apri il messaggio. Fare clic sul pulsante di azione Etichette, deselezionare l'etichetta nell'elenco a discesa che si desidera rimuovere dal messaggio e quindi fare clic su Applica.
Nota: puoi rimuovere più etichette da un messaggio contemporaneamente. Seleziona semplicemente tutte le etichette che desideri rimuovere nell'elenco a discesa Categorie prima di fare clic su Applica.
Cambia il colore dell'adesivo
Puoi assegnare i colori alle tue etichette in modo da poterle selezionare facilmente nella tua casella di posta. Per impostazione predefinita, tutte le etichette sono colorate con uno sfondo grigio chiaro e un testo grigio scuro. L'etichetta "Personale/Amici" nell'immagine sottostante utilizza il colore predefinito. Alle altre denominazioni, "HTG School" e "Admin", sono applicati altri colori.
Per modificare il colore dell'etichetta, spostare il mouse sull'etichetta desiderata. Fare clic sulla freccia in basso a destra dell'etichetta per accedere al relativo menu a discesa.
Sposta il puntatore del mouse sull'opzione "Colore etichetta" e seleziona la combinazione di testo e colore facendo clic su di essa.
Puoi anche utilizzare l'opzione Rimuovi colore per rimuovere il colore dall'adesivo e tornare all'impostazione predefinita.
Se non si desidera visualizzare nessuno dei gruppi, è possibile selezionare un gruppo personalizzato facendo clic su Aggiungi colore personalizzato. Seleziona "Colore sfondo" e "Colore testo" nella finestra di dialogo "Aggiungi colore personalizzato" che viene visualizzata.
Visualizza l'anteprima del gruppo selezionato dove dice "Anteprima colore etichetta".
Imposta l'accesso con un clic alle etichette Gmail standard e personalizzate
Puoi facilmente creare l'accesso alle etichette con un solo clic.
Per fare ciò, apri un'etichetta come discusso in precedenza in questa lezione, quindi trascina l'icona Pagina Preferiti dalla barra degli indirizzi alla barra dei segnalibri. Ora puoi fare clic su questo segnalibro per accedere a tutti i tuoi messaggi associati a quell'etichetta.
Nascondi e mostra etichette in Gmail
Se hai un lungo elenco di etichette in Gmail, potresti voler vedere alcune delle etichette che usi spesso mentre nascondi il resto.
nascondi etichetta
Per nascondere un'etichetta in Gmail, fai clic sull'etichetta che desideri nascondere nell'elenco delle etichette sotto il pulsante Crea e trascinala sul collegamento Altro sotto l'elenco delle etichette visibili.
Nota: il collegamento "più" diventa il collegamento "meno" quando l'etichetta viene spostata su di esso.
La valutazione è stata spostata in modo da essere elencata in Categorie, che viene visualizzata quando si fa clic su Altro per espandere l'elenco delle valutazioni. Se è disponibile il link "Meno" al posto del link "Più", le "Categorie" possono essere visualizzate semplicemente passando il mouse sull'elenco delle categorie.
Rendi visibile un'etichetta nascosta
Per mostrare un'etichetta nascosta, fare clic su Altro (se necessario) per visualizzare la sezione Categorie. Fare clic e trascinare l'etichetta desiderata dalla sezione "Categorie" all'etichetta "Posta in arrivo".
L'etichetta viene riportata all'elenco principale delle etichette in ordine alfabetico.
Nascondi le etichette Gmail predefinite di sistema come speciale, posta inviata, bozze, spam o cestino
Le etichette Gmail preimpostate possono anche essere nascoste. Per nascondere una di queste etichette, fai clic su "Altro" sotto l'elenco delle etichette.
Fare clic su "Gestisci categorie" in "Categorie".
Viene visualizzata la schermata delle impostazioni "Categorie".
Nella sezione Etichette di sistema, trova l'etichetta di sistema che desideri nascondere e fai clic sul collegamento Nascondi nella colonna Mostra nell'elenco delle etichette.
Nota: l'etichetta non è completamente nascosta, viene spostata sotto il collegamento "Altro".
Accesso alle impostazioni delle etichette nella schermata Impostazioni
È possibile accedere alla schermata delle impostazioni delle valutazioni anche utilizzando il pulsante Impostazioni. Faremo riferimento a diverse parti della schermata Impostazioni in questa serie. La procedura per accedere alle Impostazioni è sempre la stessa.
Per accedere ai filtri nella schermata Impostazioni, fai clic sul pulsante Impostazioni (l'ingranaggio) nell'angolo in alto a destra della finestra principale di Gmail.
Quindi seleziona "Impostazioni" dal menu a discesa.
Una volta nella schermata Impostazioni, puoi accedere alle impostazioni per Etichette, Filtri, Posta in arrivo, Temi e altri riquadri e funzionalità di Gmail.
Nascondi automaticamente le etichette senza messaggi non letti in Gmail
Con la possibilità di nascondere le etichette e instradare automaticamente i messaggi a tali etichette utilizzando i filtri (vedi la sezione successiva), potresti chiederti come sapere rapidamente se hai messaggi non letti nelle etichette nascoste. Puoi scegliere di mostrare facilmente le etichette nascoste quando sono presenti messaggi non letti. In questo modo non perderai nessun messaggio importante.
Per configurare Gmail in modo che nasconda le etichette a meno che non contengano messaggi non letti, accedi alla schermata delle impostazioni delle etichette utilizzando uno dei metodi menzionati in precedenza.
Per ogni sistema ed etichetta personalizzata che si desidera nascondere se non contiene messaggi non letti, fare clic sul collegamento Mostra se non letti.
Tieni presente che nell'elenco Etichette di sistema, puoi nascondere le etichette Bozza e Spam solo se non contengono messaggi non letti. Questa funzione non si applica a Categorie e Cerchie.
Puoi applicare rapidamente questa impostazione a tutte le etichette personalizzate facendo clic sulla freccia verso il basso accanto a "Mostra nell'elenco delle valutazioni" nella parte superiore della sezione "valutazioni" e selezionando "Mostra tutto se non letto" dal menu a discesa.
il seguente …
Questo ci porta alla fine della lezione 3. Dovresti avere una comprensione abbastanza chiara di come mantenere la tua casella di posta organizzata con diverse schede, stili e impostazioni. La cosa migliore è che sei sulla buona strada per padroneggiare la tua posta elettronica con le etichette!
Nella prossima lezione, espanderemo la nostra discussione sulle etichette per includere i filtri, ad esempio come utilizzare i filtri per applicare automaticamente le etichette, nonché come prendere i filtri esistenti ed esportarli in un altro account Gmail.
Quindi, per chiudere le cose, introduciamo il sistema a stella, che ti aiuta a tenere traccia delle email importanti.
