La nostra discussione di oggi riguarda le valutazioni in Gmail per includere i filtri e poi passare al monitoraggio delle email importanti con le stelle.
Le etichette sono ottime ma possono essere utilizzate in modo più efficace integrando filtri, quindi i messaggi che arrivano e che soddisfano determinati criteri vengono automaticamente applicati a una o più etichette. Questo aiuta notevolmente con l'organizzazione e può ridurre significativamente l'ingombro della posta in arrivo.
Crea un nuovo filtro utilizzando la casella di ricerca
Per creare un nuovo filtro, selezioneremo le opzioni di ricerca nella casella Cerca e creeremo un filtro dalla ricerca. Per fare ciò, fare clic sulla freccia giù nella casella di ricerca.
Inserisci i tuoi criteri di ricerca nella casella delle opzioni di ricerca. Puoi scegliere di cercare i messaggi di una persona specifica o di un intero dominio (@example.com), con poche parole nell'oggetto e altri termini.
Per creare un filtro basato su questa ricerca, fare clic sul collegamento "Crea un filtro con questa ricerca".
Vengono visualizzate le opzioni di filtro. Seleziona le caselle di controllo che indicano cosa vuoi fare con i messaggi che corrispondono ai criteri di ricerca.
Ad esempio, abbiamo scelto di contrassegnare sempre i messaggi dall'indirizzo e-mail specificato con l'etichetta "HTG School" e contrassegnare sempre questi messaggi come "importanti". Abbiamo anche deciso di applicare il filtro a tutte le email esistenti da quella persona.
Nota: se desideri che le etichette funzionino come cartelle, puoi selezionare "Salta posta in arrivo (archiviala)" per spostare automaticamente le e-mail nelle etichette non appena arrivano. Ciò mantiene le e-mail più organizzate, anche se potresti rischiare di perdere un messaggio importante perché non apparirà automaticamente nella tua casella di posta.
Dopo aver selezionato i criteri di filtro, fare clic su Crea filtro.
Nota: quando scegli di inoltrare un messaggio come azione nel filtro, saranno interessati solo i nuovi messaggi. Eventuali messaggi esistenti a cui si applica il filtro non verranno inoltrati.
Viene visualizzato un messaggio che informa che il filtro è stato creato. Nota in questo screenshot, tutti i messaggi di questa persona sono etichettati come "HTG School".
I messaggi vengono inoltre contrassegnati come importanti automaticamente (le icone dei flag a sinistra dei mittenti sono riempite in giallo).
Crea un nuovo filtro utilizzando la schermata Impostazioni
Puoi anche creare un filtro in Impostazioni.
Accedi alla schermata "Impostazioni" come mostrato in precedenza e fai clic sul collegamento "Filtri" in alto.
Fare clic sul collegamento "Crea un nuovo filtro".
Definisci i criteri di ricerca e filtro allo stesso modo del metodo precedente e fai clic su "Crea filtro" nella finestra di dialogo delle opzioni di filtro.
Invece di finire nella tua casella di posta, torni alla schermata Filtri e viene elencato il nuovo filtro. Puoi modificarlo, eliminarlo o selezionarlo per l'esportazione (l'esportazione dei filtri verrà eseguita più avanti in questa lezione).
Fare clic sull'etichetta "Posta in arrivo" per tornare alla posta in arrivo.
Usa un messaggio specifico per creare un nuovo filtro
Puoi anche creare un filtro basato su un messaggio esistente. Per fare ciò, seleziona un messaggio nell'elenco dei messaggi o in un'etichetta.
Fai clic sul pulsante di azione "Altro" e seleziona "Filtra messaggi come questo" dal menu a discesa.
Notare che il campo Da nella finestra di dialogo Filtro viene popolato automaticamente. Inserisci qualsiasi altro criterio di filtro che desideri e fai clic su "Crea filtro con questa ricerca".
Definisci i tuoi criteri di filtro selezionando le opzioni di filtro nella finestra di dialogo successiva come descritto in precedenza.
Nota: è possibile utilizzare questo metodo per impostare filtri per eliminare automaticamente le e-mail indesiderate quando vengono ricevute.
Applica lo stesso filtro a più mittenti
Puoi utilizzare un unico filtro per gestire i messaggi provenienti da diversi indirizzi email. Ad esempio, possiamo specificare una valutazione per i messaggi di più persone utilizzando l'etichetta "HTG School". Per fare ciò, apri la finestra di dialogo Opzioni di ricerca utilizzando la freccia giù nella casella Cerca.
Aggiungi ogni indirizzo email nel campo Da, separato dalla parola o, e fai clic su Crea filtro con questa ricerca.
Per applicare la stessa etichetta ai messaggi provenienti da uno di questi indirizzi e-mail, selezionare la casella di controllo Applica etichetta e selezionare l'etichetta desiderata dal popup. Applica qualsiasi altra azione per questo filtro e fai clic su Crea filtro.
Nota: ricorda di selezionare la casella di controllo "Applica filtro anche alle conversazioni corrispondenti" se desideri applicare questo filtro ai messaggi che hai già ricevuto da questi due indirizzi e-mail.
Esporta e importa filtri
Ora che hai imparato a impostare i filtri, probabilmente hai creato alcuni filtri molto utili che potresti voler utilizzare nei tuoi altri account Gmail. Puoi esportare i filtri da un account e importarli in un altro.
Filtro di esportazione
Per esportare un filtro, accedi prima alla schermata Filtri nella schermata Impostazioni (utilizzando il pulsante a forma di ingranaggio Impostazioni). Quindi seleziona il filtro che desideri esportare nell'elenco e fai clic su "Esporta".
Nota: puoi selezionare più filtri da esportare contemporaneamente.
Nella finestra di dialogo Salva con nome, vai alla posizione in cui desideri salvare il filtro. Il filtro viene salvato come file XML con un nome predefinito che puoi modificare se lo desideri, assicurati di lasciare l'estensione in formato xml e fai clic su Salva.
Ora hai un file di cui puoi eseguire il backup, spostare su un altro computer, condividere con un amico o importare in un altro account Gmail.
importazione del filtro
Per importare un filtro nel tuo account Gmail, accedi a Filtri nella schermata Impostazioni e fai clic sul collegamento Importa filtri.
In "Importa filtri", fai clic su "Scegli un file".
Nota: se cambi idea sull'importazione del filtro, fai clic sul link "Annulla importazione".
Nella finestra di dialogo Apri, vai alla posizione in cui hai salvato il filtro esportato. Seleziona il file e fai clic su "Apri".
Il nome del file è elencato accanto al pulsante Scegli file. Fare clic su Apri file per aprire il file e importare i filtri al suo interno.
Viene visualizzato un messaggio sotto la casella "Cerca" mentre il file del filtro è aperto. Questa operazione potrebbe richiedere del tempo, a seconda del numero di filtri nel file.
Tutti i filtri sono elencati nel file selezionato in Importa filtri. Seleziona i filtri che desideri importare. Se desideri applicare filtri importati alle email esistenti (proprio come faresti quando crei un nuovo filtro), seleziona la casella di controllo "Applica nuovi filtri alla posta esistente" e fai clic su Crea filtri.
Visualizza una finestra di dialogo che mostra l'avanzamento del processo di creazione del filtro. Puoi annullare la creazione dei filtri facendo clic su Interrompi.
Quando i filtri vengono creati, vengono visualizzati nell'elenco nella schermata Filtri.
Tieni traccia delle email importanti con il sistema Star .
Il sistema a stella di Gmail ti consente di contrassegnare le tue email più importanti in modo da poterle ritrovare facilmente in seguito. Per impostazione predefinita, i messaggi speciali sono contrassegnati da una stella gialla, ma puoi aggiungere altri colori e tipi di stelle.
Le stelle appaiono a sinistra del nome del mittente nella posta in arrivo.
Aggiungi una stella a un messaggio
Per aggiungere una stella a un messaggio nella posta in arrivo, fai clic sull'icona a forma di stella accanto al nome del mittente, come mostrato nell'immagine sopra.
Puoi anche aggiungere una stella a un messaggio mentre è aperto. Per fare ciò, fai clic sull'icona a forma di stella nell'angolo in alto a destra del messaggio a destra della data. Nelle conversazioni, sarà a destra del primo messaggio nella parte superiore della conversazione.
Per aggiungere una stella a un messaggio che stai componendo, fai clic sulla freccia Altre opzioni nell'angolo inferiore destro della finestra Componi.
Sposta il mouse sull'opzione "Etichetta" e quindi seleziona "Aggiungi stella" dal sottomenu.
Nell'etichetta Posta inviata, il messaggio inviato è contrassegnato da una stella.
Usa più design di stelle sui tuoi messaggi
Gmail ti consente di utilizzare più colori e tipi di "stelle" per distinguere i messaggi l'uno dall'altro.
Questa funzione è utile se desideri contrassegnare più messaggi con diversi livelli di importanza. Ad esempio, puoi utilizzare una stella viola per i messaggi che desideri rileggere e un punto esclamativo rosso per i messaggi che devi seguire.
Fare clic sul pulsante Impostazioni e selezionare Impostazioni dal menu a discesa. Nella scheda Generale, scorri verso il basso fino alla sezione Stelle. Trascina le icone dalla sezione Non in uso alla sezione In uso per aggiungere diversi tipi di stelle. Se hai più di un tipo di stella in uso, fai clic sull'icona a forma di stella accanto alle email che attraversano tutte le stelle in uso. Se aggiungi un messaggio a Speciali mentre è aperto, verrà applicato solo il primo tipo di stella.
Cerca messaggi speciali
Per vedere tutti i tuoi messaggi speciali, fai clic sull'etichetta "Speciali" sul lato sinistro della finestra principale di Gmail. Puoi anche cercare i messaggi speciali digitando "is:starred" nella casella "Cerca".
Cerca messaggi con un tipo specifico di asterisco
Se hai utilizzato diversi tipi di stelle per contrassegnare i tuoi messaggi, puoi cercare un tipo specifico di stelle. Per fare ciò, cerca con "ha:" come stella (ad esempio, "ha: red-bang").
Per scoprire il nome di una particolare stella, accedi alla scheda Generale nella schermata Impostazioni e passa il mouse sopra il tipo di stella desiderato. Il nome della stella viene visualizzato in un popup.
C'è anche un elenco di stelle in un argomento della guida ricerca avanzata in Guida di Gmail.
Tieni i messaggi speciali fuori dalla scheda principale
Se organizzi la tua casella di posta utilizzando le schede configurabili menzionate in precedenza in questa lezione, anche i messaggi delle altre schede speciali verranno inclusi nella scheda Base. Se non vuoi vedere i messaggi speciali da altre schede nella scheda Base, puoi disattivare questa opzione.
Fare clic sull'icona "+" a destra delle schede.
Nella finestra di dialogo Seleziona schede da abilitare, deselezionare la casella di controllo Includi speciali nella casella di controllo principale, quindi fare clic su Salva.
il seguente …
Siamo qui alla fine della lezione 4 ora, ma sei già sulla buona strada per diventare un professionista di Gmail! In soli quattro giorni, ora sai tutto ciò di cui hai bisogno per far brillare davvero la tua casella di posta e i messaggi ora troveranno automaticamente la loro strada nelle etichette designate senza riempire la tua casella di posta.
Nella prossima lezione parleremo delle firme e di come proteggere il tuo profilo e fare il backup dei dati.
