In unserer heutigen Diskussion geht es um Bewertungen in Gmail, um Filter hinzuzufügen und dann zum Verfolgen wichtiger E-Mails mit Sternen überzugehen.
Labels sind großartig, können aber durch die Integration von Filtern effektiver verwendet werden, sodass Nachrichten, die ankommen und bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch ein Label oder Labels zugewiesen werden. Dies hilft sehr bei der Organisation und kann die Unordnung im Posteingang erheblich reduzieren.
Erstellen Sie einen neuen Filter mit dem Suchfeld
Um einen neuen Filter zu erstellen, wählen wir die Suchoptionen im Suchfeld aus und erstellen einen Filter aus der Suche. Klicken Sie dazu im Suchfeld auf den Abwärtspfeil.
Geben Sie Ihre Suchkriterien in das Feld für die Suchoptionen ein. Sie können nach Nachrichten von einer bestimmten Person oder einer ganzen Domain (@example.com) mit einigen Wörtern im Betreff sowie anderen Begriffen suchen.
Um einen Filter basierend auf dieser Suche zu erstellen, klicken Sie auf den Link „Filter mit dieser Suche erstellen“.
Filteroptionen werden angezeigt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die angeben, was Sie mit Nachrichten tun möchten, die den Suchkriterien entsprechen.
Wir haben uns zum Beispiel dafür entschieden, Nachrichten von der angegebenen E-Mail-Adresse immer mit dem Label „HTG School“ zu kennzeichnen und diese Nachrichten immer als „wichtig“ zu markieren. Wir haben uns außerdem entschieden, den Filter auf alle vorhandenen E-Mails dieser Person anzuwenden.
Hinweis: Wenn Sie möchten, dass Labels wie Ordner funktionieren, können Sie "Posteingang überspringen (archivieren)" auswählen, um E-Mails beim Eintreffen automatisch in Labels zu verschieben. Dadurch bleiben E-Mails besser organisiert, obwohl Sie riskieren können, eine wichtige Nachricht zu verpassen, da sie nicht automatisch in Ihrem Posteingang angezeigt wird.
Nachdem Sie Ihre Filterkriterien ausgewählt haben, klicken Sie auf Filter erstellen.
Hinweis: Wenn Sie im Filter eine Nachricht weiterleiten als Aktion auswählen, sind nur neue Nachrichten betroffen. Alle vorhandenen Nachrichten, auf die der Filter angewendet wird, werden nicht weitergeleitet.
Es erscheint eine Meldung, dass Ihr Filter erstellt wurde. Beachten Sie, dass in diesem Screenshot alle Nachrichten von dieser Person mit "HTG School" gekennzeichnet sind.
Nachrichten werden auch automatisch als wichtig markiert (die Flaggensymbole links neben den Absendern sind gelb ausgefüllt).
Erstellen Sie einen neuen Filter über den Einstellungsbildschirm
Sie können auch in den Einstellungen einen Filter erstellen.
Rufen Sie den Bildschirm "Einstellungen" wie zuvor gezeigt auf und klicken Sie oben auf den Link "Filter".
Klicken Sie auf den Link „Neuen Filter erstellen“.
Definieren Sie Ihre Such- und Filterkriterien wie bei der vorherigen Methode und klicken Sie im Filteroptionen-Dialog auf „Filter erstellen“.
Anstatt in Ihrem Posteingang zu landen, kehren Sie zum Bildschirm Filter zurück und der neue Filter wird aufgelistet. Sie können sie bearbeiten, löschen oder zum Exportieren auswählen (Filter werden später in dieser Lektion exportiert).
Klicken Sie auf das Label "Posteingang", um zu Ihrem Posteingang zurückzukehren.
Verwenden Sie eine bestimmte Nachricht, um einen neuen Filter zu erstellen
Sie können auch einen Filter basierend auf einer vorhandenen Nachricht erstellen. Wählen Sie dazu eine Nachricht in Ihrer Nachrichtenliste oder in einem Label aus.
Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche "Mehr" und wählen Sie im Dropdown-Menü "Nachrichten wie diese filtern".
Beachten Sie, dass das Feld Von im Dialogfeld Filter automatisch ausgefüllt wird. Geben Sie beliebige andere Filterkriterien ein und klicken Sie auf „Filter mit dieser Suche erstellen“.
Definieren Sie Ihre Filterkriterien, indem Sie im nächsten Dialog wie zuvor beschrieben Filteroptionen auswählen.
Hinweis: Sie können diese Methode verwenden, um Filter einzurichten, um unerwünschte E-Mails beim Empfang automatisch zu löschen.
Wenden Sie denselben Filter auf mehrere Absender an
Sie können einen einzelnen Filter verwenden, um Nachrichten von einer Reihe verschiedener E-Mail-Adressen zu verwalten. Beispielsweise können wir eine Bewertung für Nachrichten von mehreren Personen mit dem Label „HTG School“ festlegen. Öffnen Sie dazu den Dialog Suchoptionen mit dem Pfeil nach unten im Suchfeld.
Fügen Sie jede E-Mail-Adresse im Feld Von getrennt durch das Wort oder hinzu, und klicken Sie auf Filter mit dieser Suche erstellen.
Um dasselbe Label auf Nachrichten von einer dieser E-Mail-Adressen anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Label anwenden und wählen Sie das gewünschte Label aus dem Popup-Menü aus. Wenden Sie alle anderen Aktionen für diesen Filter an und klicken Sie auf Filter erstellen.
Hinweis: Denken Sie daran, das Kontrollkästchen „Filter auch auf übereinstimmende Konversationen anwenden“ zu aktivieren, wenn Sie diesen Filter auf Nachrichten anwenden möchten, die Sie bereits von diesen beiden E-Mail-Adressen erhalten haben.
Export- und Importfilter
Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Filter einrichten, haben Sie wahrscheinlich einige sehr nützliche Filter erstellt, die Sie möglicherweise in Ihren anderen Gmail-Konten verwenden möchten. Sie können Filter aus einem Konto exportieren und in ein anderes importieren.
Exportfilter
Um einen Filter zu exportieren, rufen Sie zuerst den Bildschirm Filter auf dem Bildschirm Einstellungen auf (mithilfe der Zahnradschaltfläche Einstellungen). Wählen Sie dann in der Liste den Filter aus, den Sie exportieren möchten und klicken Sie auf „Exportieren“.
Hinweis: Sie können mehrere Filter für den gleichzeitigen Export auswählen.
Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ort, an dem Sie den Filter speichern möchten. Der Filter wird als XML-Datei mit einem Standardnamen gespeichert, den Sie bei Bedarf ändern können. Belassen Sie die Erweiterung im XML-Format und klicken Sie auf Speichern.
Sie haben jetzt eine Datei, die Sie sichern, auf einen anderen Computer verschieben, mit einem Freund teilen oder in ein anderes Gmail-Konto importieren können.
Filterimport
Um einen Filter in Ihr Gmail-Konto zu importieren, greifen Sie im Bildschirm Einstellungen auf Filter zu und klicken Sie auf den Link Filter importieren.
Klicken Sie unter "Filter importieren" auf "Datei auswählen".
Hinweis: Wenn Sie Ihre Meinung zum Importieren des Filters ändern, klicken Sie auf den Link „Import abbrechen“.
Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu dem Speicherort, an dem Sie den exportierten Filter gespeichert haben. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen".
Der Dateiname wird neben der Schaltfläche Datei auswählen aufgeführt. Klicken Sie auf Datei öffnen, um die Datei zu öffnen und die Filter darin zu importieren.
Während die Filterdatei geöffnet ist, wird unter dem Suchfeld eine Meldung angezeigt. Dies kann je nach Anzahl der Filter in der Datei einige Zeit dauern.
Alle Filter werden in der ausgewählten Datei unter Importfilter aufgelistet. Wählen Sie die Filter aus, die Sie importieren möchten. Wenn Sie importierte Filter auf vorhandene E-Mails anwenden möchten (wie beim Erstellen eines neuen Filters), aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Neue Filter auf vorhandene E-Mails anwenden“ und klicken Sie auf Filter erstellen.
Zeigt ein Dialogfeld an, das den Fortschritt des Filtererstellungsprozesses anzeigt. Sie können das Erstellen von Filtern abbrechen, indem Sie auf Stopp klicken.
Wenn Filter erstellt werden, werden sie in Ihrer Liste auf dem Bildschirm Filter angezeigt.
Behalten Sie den Überblick über wichtige E-Mails mit dem Star .-System
Mit dem Sternsystem von Gmail können Sie Ihre wichtigsten E-Mails markieren, damit Sie sie später leicht wiederfinden. Standardmäßig sind markierte Nachrichten mit einem gelben Stern gekennzeichnet, Sie können jedoch auch andere Farben und Sterntypen hinzufügen.
Die Sterne erscheinen links neben dem Namen des Absenders im Posteingang.
Füge einer Nachricht einen Stern hinzu
Um einer Nachricht in Ihrem Posteingang einen Stern hinzuzufügen, klicken Sie auf das Sternsymbol neben dem Namen des Absenders, wie in der Abbildung oben gezeigt.
Sie können einer geöffneten Nachricht auch einen Stern hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Sternsymbol in der oberen rechten Ecke der Nachricht rechts neben dem Datum. In Konversationen befindet es sich rechts neben der ersten Nachricht am Anfang der Konversation.
Um einer Nachricht, die Sie erstellen, einen Stern hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil Weitere Optionen in der unteren rechten Ecke des Fensters Verfassen.
Bewegen Sie die Maus über die Option „Beschriftung“ und wählen Sie dann „Stern hinzufügen“ aus dem Untermenü.
Im Label Gesendete E-Mail ist die von Ihnen gesendete Nachricht mit einem Stern gekennzeichnet.
Verwenden Sie mehrere Sterndesigns für Ihre Nachrichten
In Gmail können Sie mehrere Farben und Arten von "Sternen" verwenden, um Nachrichten voneinander zu unterscheiden.
Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie mehrere Nachrichten mit unterschiedlichen Wichtigkeitsstufen markieren möchten. Sie können beispielsweise einen violetten Stern für Nachrichten verwenden, die Sie noch einmal lesen möchten, und ein rotes Ausrufezeichen für Nachrichten, die Sie nachverfolgen müssen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen und wählen Sie Einstellungen aus dem Dropdown-Menü. Scrollen Sie auf der Registerkarte Allgemein nach unten zum Abschnitt Sterne. Ziehen Sie die Symbole aus dem Abschnitt Nicht verwendet in den Abschnitt In Verwendung, um verschiedene Arten von Sternen hinzuzufügen. Wenn Sie mehr als einen Sterntyp verwenden, klicken Sie auf das Sternsymbol neben den E-Mails, die alle verwendeten Sterne durchlaufen. Wenn Sie eine Nachricht mit einem Stern markieren, während sie geöffnet ist, wird nur der erste Sterntyp angewendet.
Nach markierten Nachrichten suchen
Um alle Ihre markierten Nachrichten anzuzeigen, klicken Sie links im Hauptfenster von Gmail auf das Label "Markiert". Sie können auch nach markierten Nachrichten suchen, indem Sie „is:starred“ in das Feld „Suchen“ eingeben.
Nach Nachrichten mit einem bestimmten Sterntyp suchen
Wenn Sie mehrere verschiedene Sterntypen zum Markieren Ihrer Nachrichten verwendet haben, können Sie nach einem bestimmten Sterntyp suchen. Suchen Sie dazu mit „has:“ als Stern (zum Beispiel „has: red-bang“).
Um den Namen eines bestimmten Sterns herauszufinden, rufen Sie die Registerkarte „Allgemein“ im Bildschirm „Einstellungen“ auf und bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Sterntyp. Der Sternname wird in einem Popup angezeigt.
Es gibt auch eine Liste mit Sternen in einem Hilfethema erweiterte Suche in Google Mail-Hilfe.
Halten Sie markierte Nachrichten aus dem primären Tab fern
Wenn Sie Ihren Posteingang mithilfe der zuvor in dieser Lektion erwähnten konfigurierbaren Registerkarten organisieren, werden Nachrichten von den anderen markierten Registerkarten auch in die Registerkarte „Allgemein“ aufgenommen. Wenn Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ keine markierten Nachrichten von anderen Registerkarten sehen möchten, können Sie dies deaktivieren.
Klicken Sie auf das „+“-Symbol rechts neben den Registerkarten.
Deaktivieren Sie im Dialogfeld „Zu aktivierende Registerkarten auswählen“ das Kontrollkästchen „Markierte Elemente in der Primärdatei einbeziehen“ und klicken Sie dann auf „Speichern“.
folgende …
Wir sind jetzt am Ende von Lektion 4, aber Sie sind bereits auf dem Weg, ein Gmail-Profi zu werden! In nur vier Tagen wissen Sie jetzt alles, was Sie brauchen, um Ihren Posteingang wirklich zum Strahlen zu bringen, und Nachrichten finden jetzt automatisch ihren Weg in die vorgesehenen Labels, ohne Ihren Posteingang zu füllen.
In der nächsten Lektion werden wir über Signaturen sprechen und wie Sie Ihr Profil sicher halten und Daten sichern.
