In der heutigen Lektion erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang besser kategorisieren und Ihre Nachrichten mithilfe von Labels und einigen vordefinierten, aber konfigurierbaren Registerkarten organisieren können.
Zuerst sprechen wir über die automatische Tabs-Benutzeroberfläche von Gmail, das Prioritätspostfach und alle darin enthaltenen Einstellungen.
Kategorisieren Sie eingehende E-Mails automatisch mit konfigurierbaren Registerkarten
Gmail bietet jetzt Kategorien mit Registerkarten und automatische Kategorien für Ihren Posteingang. Diese Funktion unterteilt Ihren Posteingang in primäre, soziale, Werbeaktionen, Updates und Foren. Wenn Sie an vielen Onlinediensten teilnehmen, kann diese Funktion nützlich sein.
Grundsätzlich können Nachrichten, die für bestimmte Arten von Websites oder für bestimmte Inhalte eingehen, in verschiedenen Teilen Ihres Posteingangs gesammelt werden. Dies kann zu einem weniger überladenen Postfach führen.
Wählen Sie aus, welche Registerkarten in Ihrem Posteingang sichtbar sind
Diese Registerkarten sind konfigurierbar, sodass Sie die Registerkarten auswählen können, die in Ihrem Posteingang verfügbar sein sollen. Um die sichtbaren Registerkarten zu ändern, klicken Sie auf das Plussymbol links neben den Registerkarten.
Das Dialogfeld „Zu aktivierende Registerkarten auswählen“ wird angezeigt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Registerkarten, die in Ihrem Posteingang verfügbar sein sollen.
Hinweis: Wenn Sie eine Registerkarte ausblenden, werden Nachrichten aus dieser Kategorie stattdessen auf der Registerkarte "Allgemein" angezeigt. Außerdem kann der Text in Registerkarten nicht geändert werden, und Sie können keine benutzerdefinierten Registerkarten hinzufügen. Verwenden Sie stattdessen benutzerdefinierte Labels (wird im nächsten Abschnitt erläutert), um Ihre Nachrichten weiter zu kategorisieren.
Sie können auch festlegen, welche Registerkarten in Ihrem Posteingang auf der Registerkarte Posteingang des Bildschirms Einstellungen im Abschnitt Kategorien angezeigt werden.
Organisieren Sie Ihre Nachrichten mit Posteingangsstilen und -einstellungen
Mit Posteingangsstilen können Sie Ihren Gmail-Posteingang so organisieren, wie es für Sie funktioniert. Sie können Ihren Posteingang mit konfigurierbaren Registerkarten organisieren, wie wir bereits in dieser Lektion erwähnt haben, oder in Abschnitte wie Ungelesen, Markiert und Wichtig einteilen.
Ändern Sie Ihren Posteingangstyp
Um zu einem anderen Posteingangsstil zu wechseln, öffnen Sie den Bildschirm Einstellungen und tippen Sie auf die Registerkarte Posteingang.
Wählen Sie im Abschnitt Posteingangstyp den gewünschten Posteingangstyp aus der Dropdown-Liste aus.
Jeder Posteingangstyp hat seine eigenen Einstellungen. Nachdem Sie einen Posteingangstyp ausgewählt haben, werden die Einstellungen für diesen Typ unter Posteingangstyp auswählen angezeigt. Nehmen Sie Änderungen an den Einstellungen vor und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Sie können einige Ihrer Einstellungen für den Posteingangsstil auch direkt in Ihrem Posteingang ändern, indem Sie auf den Abwärtspfeil ganz rechts neben jeder Abschnittsüberschrift klicken.
Gmail-Hilfe bietet Beschreibungen der eingehenden E-Mail-Typen . Experimentieren Sie mit verschiedenen Posteingangsstilen, um zu sehen, was für Sie funktioniert. Sie können jederzeit zur Standardeinstellung zurückkehren, wenn Sie Ihre Meinung ändern.
Sie können den Stil Ihres Posteingangs auch schnell ändern, indem Sie mit der Maus über das Label "Posteingang" fahren und auf den angezeigten Abwärtspfeil klicken. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Typ der eingehenden E-Mail“ den gewünschten Stil für eingehende E-Mails aus. Beachten Sie, dass wenn Sie mit der Maus über jedes Muster fahren, eine kurze Beschreibung jedes Typs angezeigt wird.
Organisieren und kategorisieren Sie Ihre Nachrichten mithilfe von Labels
Wir haben Ihnen die Sticker in Lektion 1 dieser Serie kurz vorgestellt. Kategorien ermöglichen Ihnen, Ihre E-Mail-Nachrichten in Kategorien zu organisieren. Es ähnelt Ordnern, im Gegensatz zu Ordnern können Sie einer einzelnen Nachricht mehr als ein Label zuweisen.
Hinweis: Gmail unterstützt maximal 5000 Labels, einschließlich Unterlabels. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, wird Ihre Google Mail-Erfahrung möglicherweise langsamer und es können Fehler auftreten. Entfernen Sie Aufkleber, die Sie nicht mehr verwenden dürfen. Durch das Löschen von Labels werden keine Nachrichten gelöscht.
Erstellen Sie ein neues Etikett
Sie können Ihre eigenen benutzerdefinierten Labels erstellen, um Ihren Posteingang zu organisieren, und sogar Nachrichten aus Ihrem Posteingang in Labels verschieben (die als Ordner fungieren). Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Label erstellen, das unter einem anderen Label verschachtelt ist, beispielsweise einem Unterordner innerhalb eines Ordners.
Um ein neues benutzerdefiniertes Label als Hauptordner zu erstellen, klicken Sie in der Labelliste auf der linken Seite des Gmail-Startbildschirms auf Mehr.
Wenn die Liste erweitert ist, klicken Sie auf den Link „Neues Etikett erstellen“.
Geben Sie einen Namen für das Etikett in das Bearbeitungsfeld „Bitte geben Sie einen neuen Etikettennamen ein“ im Dialogfeld „Neues Etikett“ ein. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung des neuen Etiketts abzuschließen.
Hinweis: Da dies die Haupttaxonomie ist, die die Unterklassifizierung enthält, werden wir diese Taxonomie nicht zusammenführen.
Um eine Unterkategorie unter der soeben erstellten Hauptkategorie zu erstellen, klicken Sie erneut auf Neue Taxonomie erstellen.
Geben Sie im Dialogfeld „Neues Label“ den Namen der Unterkategorie, die Sie erstellen möchten, in das Bearbeitungsfeld „Bitte geben Sie einen neuen Taxonomienamen ein“ ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Label verschachteln unter", wählen Sie den gerade erstellten Masthead aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Erstellen.
Sie können auch eine verschachtelte Taxonomie erstellen, indem Sie die ursprüngliche Taxonomie gefolgt von einem Schrägstrich (/) eingeben und dann den Namen der verschachtelten Taxonomie eingeben – alles in das Bearbeitungsfeld „…neuer Taxonomiename“. Beispielsweise können wir im Bearbeitungsfeld „Persönlich/Freunde“ eingeben und das Kontrollkästchen „Poster bewerten unter“ nicht aktivieren.
Hinweis: Das ursprüngliche Etikett muss bereits vorhanden sein, um darunter ein verschachteltes Etikett zu erstellen. Sie können nicht beide Labels gleichzeitig erstellen. In unserem Beispiel müssen wir zuerst das Label "Persönlich" erstellen, bevor wir das verschachtelte Label "Freunde" erstellen.
Eine verschachtelte Adresse sieht wie im folgenden Beispiel aus.
Die neue Hauptbewertung mit dem verschachtelten Label wird auch der Liste der Bewertungen hinzugefügt, die auf der Aktionsschaltfläche Bewertungen verfügbar sind, zusätzlich zu der Liste der Bewertungen, die auf der Aktionsschaltfläche Verschieben nach verfügbar sind.
Anwenden von Kategorien auf Nachrichten
Es gibt zwei Möglichkeiten, Labels auf Nachrichten anzuwenden. Sie können Nachrichten Labels zuweisen, während Sie Nachrichten in Ihrem Posteingang hinterlassen. Sie können Nachrichten auch in Labels und in Ordner verschieben. Wir zeigen Ihnen beide Wege.
Wenden Sie Labels auf Nachrichten an, während sie sich in Ihrem Posteingang befinden.
Mit dieser Methode können Sie ganz einfach mehrere Labels auf eine einzelne Nachricht anwenden.
Um einer Nachricht ein Label zuzuweisen, während die Nachricht in Ihrem Posteingang verbleibt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen rechts neben der Nachricht, um sie auszuwählen (oder öffnen Sie die Nachricht). Klicken Sie dann auf die Aktionsschaltfläche "Kategorien" und wählen Sie ein oder mehrere Labels aus der Dropdown-Liste aus.
Denken Sie daran, dass Sie einer Nachricht mehr als ein Label zuweisen können. Das Kategorien-Menü verschwindet nicht, nachdem Sie die Bewertungen ausgewählt haben, sodass Sie mehrere Bewertungen gleichzeitig auswählen können.
Um die ausgewählten Labels auf Nachrichten anzuwenden, tippen Sie unten in der Liste auf Übernehmen.
Dann werden die Labels links neben der Betreffzeile der Nachricht angezeigt.
Wenn Sie eine lange Liste von Bewertungen haben, können Sie mit der Eingabe des Namens der Taxonomie beginnen, nachdem Sie auf die Aktionsschaltfläche "Kategorien" geklickt haben, um die Bewertung in der Liste zu finden.
Beschriften Sie eine Nachricht und verschieben Sie sie aus Ihrem Posteingang
Um einer Nachricht ein Label zuzuweisen und die Nachricht gleichzeitig aus dem Posteingang zu verschieben, ziehen Sie die Nachricht auf das gewünschte Label in der Liste auf der linken Seite. Wenn Sie die Maus über das Menü bewegen, wird es erweitert, um Beschriftungen anzuzeigen, die derzeit möglicherweise ausgeblendet sind.
Beachten Sie, dass Sie mit dieser Methode die Nachricht als Spam markieren oder die Aktionsschaltfläche Spam melden verwenden können. Ziehen Sie die anstößigen Nachrichten einfach in die Kategorie „Spam“.
Wenn Sie eine Nachricht in den Papierkorb verschieben, wird die Nachricht gelöscht. Dies entspricht dem Auswählen oder Öffnen der Nachricht und dem Klicken auf die Aktionsschaltfläche "Löschen".
offenes Etikett
Das Öffnen eines Etiketts ist wie das Öffnen eines Ordners. Alle dieser Bewertung zugeordneten Nachrichten werden aufgelistet. Um ein Label zu öffnen, klicken Sie auf das gewünschte Label in der Labelliste auf der linken Seite des Gmail-Startbildschirms. Wenn das gewünschte Label nicht sichtbar ist, klicken Sie auf "Mehr", um zur vollständigen Liste zu gelangen.
Alle dieser Kategorie zugeordneten Nachrichten werden angezeigt. Notieren Sie den Suchbegriff im Suchfeld. Gmail füllt das Suchfeld automatisch mit dem entsprechenden Filter aus, um die ausgewählten Nachrichten anzuzeigen. Auf Filter werden wir später in dieser Lektion eingehen.
Beachten Sie, dass, wenn Sie einer Nachricht ein Label zuweisen, ohne die Nachricht in dieses Label (und aus dem Posteingang) zu verschieben, und dann das Label öffnen, das Label "Posteingang" auf der Nachricht angezeigt wird, was darauf hinweist, dass sich die Nachricht noch im Posteingang.
Um zu Ihrem Posteingang zurückzukehren, klicken Sie auf das Label „Posteingang“ in der Liste rechts.
Wenn Sie die Nachricht an Ihren Posteingang zurücksenden möchten, öffnen Sie einfach den Etikettenordner, um auf die Nachricht zuzugreifen, und ziehen Sie die Nachricht zurück in den Posteingang. Beachten Sie, dass auf die Nachricht immer noch das Label angewendet wird.
Entfernen eines Labels aus einer Nachricht
Wenn Sie einer Nachricht kein bestimmtes Label zuordnen möchten, können Sie es ganz einfach entfernen.
Markieren Sie dazu die Nachricht über das Kontrollkästchen rechts neben der Nachricht oder öffnen Sie die Nachricht. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche Labels, deaktivieren Sie das Label in der Dropdown-Liste, das Sie aus der Nachricht entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Übernehmen.
Hinweis: Sie können mehrere Labels gleichzeitig aus einer Nachricht entfernen. Wählen Sie einfach alle Labels, die Sie entfernen möchten, in der Dropdown-Liste Kategorien aus, bevor Sie auf Übernehmen klicken.
Ändern Sie die Farbe des Aufklebers
Sie können Ihren Etiketten Farben zuweisen, damit Sie sie einfach in Ihrem Posteingang auswählen können. Standardmäßig sind alle Etiketten mit einem hellgrauen Hintergrund und dunkelgrauem Text eingefärbt. Das Label "Persönlich/Freunde" im Bild unten verwendet die Standardfarbe. Die anderen Bezeichnungen "HTG School" und "Admin" haben andere Farben.
Um die Farbe des Etiketts zu ändern, bewegen Sie die Maus über das gewünschte Etikett. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Etikett, um auf das Dropdown-Menü zuzugreifen.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Option „Labelfarbe“ und wählen Sie die Text- und Farbkombination durch Anklicken aus.
Sie können auch die Option "Farbe entfernen" verwenden, um die Farbe vom Aufkleber zu entfernen und zur Standardeinstellung zurückzukehren.
Wenn keine der Gruppen angezeigt werden soll, können Sie eine benutzerdefinierte Gruppe auswählen, indem Sie auf Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen klicken. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld "Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen" "Hintergrundfarbe" und "Textfarbe".
Zeigen Sie eine Vorschau der ausgewählten Gruppe an, in der "Vorschau der Etikettenfarbe" steht.
Ein-Klick-Zugriff auf standardmäßige und benutzerdefinierte Gmail-Labels einrichten
Sie können den Zugriff auf Etiketten ganz einfach mit einem einzigen Klick erstellen.
Öffnen Sie dazu wie zuvor in dieser Lektion besprochen ein Label und ziehen Sie dann das Symbol Seitenfavoriten aus der Adressleiste in die Lesezeichen-Symbolleiste. Jetzt können Sie auf dieses Lesezeichen klicken, um auf alle Ihre Nachrichten zuzugreifen, die mit diesem Label verknüpft sind.
Labels in Gmail ein- und ausblenden
Wenn Sie in Gmail eine lange Liste von Labels haben, möchten Sie vielleicht einige der Labels sehen, die Sie häufig verwenden, während Sie den Rest ausblenden.
Etikett ausblenden
Um ein Label in Gmail auszublenden, klicken Sie in der Labelliste unter der Schaltfläche Erstellen auf das Label, das Sie ausblenden möchten, und ziehen Sie es auf den Link Mehr unter der Liste der sichtbaren Labels.
Hinweis: Der Link "mehr" wird zum Link "weniger", wenn Sie das Label dorthin verschieben.
Die Bewertung wurde so verschoben, dass sie unter Kategorien aufgelistet ist, die angezeigt wird, wenn Sie auf Mehr klicken, um die Bewertungsliste zu erweitern. Wenn statt des Links "Mehr" der Link "Weniger" vorhanden ist, können die "Kategorien" einfach durch Bewegen der Maus über die Kategorienliste angezeigt werden.
Verstecktes Label sichtbar machen
Um ein ausgeblendetes Label einzublenden, klicken Sie auf Mehr (falls erforderlich), um den Abschnitt Kategorien anzuzeigen. Klicken Sie auf das gewünschte Label und ziehen Sie es aus dem Abschnitt "Kategorien" auf das Label "Posteingang".
Das Label wird in alphabetischer Reihenfolge an die Hauptliste der Labels zurückgegeben.
Systemvoreingestellte Gmail-Labels wie markierte, gesendete E-Mails, Entwürfe, Spam oder Papierkorb ausblenden
Voreingestellte Gmail-Labels können auch ausgeblendet werden. Um eines dieser Labels auszublenden, klicken Sie auf "Mehr" unter der Labelliste.
Klicken Sie unter "Kategorien" auf "Kategorien verwalten".
Der Einstellungsbildschirm „Kategorien“ wird angezeigt.
Suchen Sie im Abschnitt Systemlabels das Systemlabel, das Sie ausblenden möchten, und klicken Sie in der Spalte In Labels anzeigen auf den Link Ausblenden.
Hinweis: Das Label wird nicht vollständig ausgeblendet, es wird unter den Link "Mehr" verschoben.
Zugreifen auf die Etiketteneinstellungen auf dem Einstellungsbildschirm
Der Bildschirm mit den Rating-Einstellungen kann auch über die Schaltfläche Einstellungen aufgerufen werden. Wir werden uns in dieser Serie auf verschiedene Teile des Einstellungsbildschirms beziehen. Der Zugriff auf die Einstellungen ist immer gleich.
Um auf die Filter auf dem Einstellungsbildschirm zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen (das Zahnrad) in der oberen rechten Ecke des Gmail-Hauptfensters.
Wählen Sie dann "Einstellungen" aus dem Dropdown-Menü.
Auf dem Einstellungsbildschirm können Sie auf die Einstellungen für Labels, Filter, Posteingang, Designs und andere Gmail-Bereiche und -Funktionen zugreifen.
Labels automatisch ausblenden, ohne ungelesene E-Mails in Gmail
Mit der Möglichkeit, Labels auszublenden und Nachrichten mithilfe von Filtern automatisch an diese Labels weiterzuleiten (siehe nächster Abschnitt), fragen Sie sich vielleicht, wie Sie schnell feststellen können, ob ungelesene Nachrichten in ausgeblendeten Labels enthalten sind. Sie können wählen, ob ausgeblendete Labels einfach angezeigt werden sollen, wenn sich darin ungelesene Nachrichten befinden. So verpassen Sie keine wichtigen Nachrichten.
Um Gmail so einzurichten, dass Labels ausgeblendet werden, es sei denn, sie enthalten ungelesene Nachrichten, greifen Sie mit einer der oben genannten Methoden auf den Bildschirm mit den Labels-Einstellungen zu.
Klicken Sie für jedes System und jedes benutzerdefinierte Label, das Sie ausblenden möchten, wenn es keine ungelesenen E-Mails enthält, auf den Link Zeigen, wenn ungelesen.
Beachten Sie, dass Sie in der Liste Systemlabels die Labels Draft und Spam nur ausblenden können, wenn sie keine ungelesenen Nachrichten enthalten. Diese Funktion gilt nicht für Kategorien und Kreise.
Sie können diese Einstellung schnell auf alle benutzerdefinierten Labels anwenden, indem Sie oben im Abschnitt "Bewertungen" auf den Abwärtspfeil neben "In Bewertungsliste anzeigen" klicken und im Dropdown-Menü "Alle anzeigen, wenn nicht gelesen" auswählen.
folgende …
Damit sind wir am Ende von Lektion 3 angelangt. Sie sollten ziemlich genau wissen, wie Sie Ihren Posteingang mit verschiedenen Registerkarten, Stilen und Einstellungen organisieren können. Und das Beste daran: Sie sind auf dem besten Weg, Ihre E-Mail mit Labels zu meistern!
In der nächsten Lektion erweitern wir unsere Erläuterungen zu Labels um Filter, z. B. wie Sie mithilfe von Filtern Labels automatisch anwenden oder vorhandene Filter in ein anderes Gmail-Konto exportieren.
Zum Abschluss führen wir dann das Sternsystem ein, das Ihnen hilft, den Überblick über wichtige E-Mails zu behalten.
