Diese Serie soll Ihnen helfen, die wichtigen und nützlichen Funktionen von Google Mail in Google und seiner einfachen, aber intelligenten Benutzeroberfläche zu beherrschen. Am Ende dieser Lektionen werden wir Sie von einem Anfänger zu einem professionellen Benutzer führen.
Gmail war eines der ersten webbasierten E-Mail-Produkte, das Gigabyte an anfänglichem Speicherplatz bot und damit viele andere beliebte Webmail-Dienste übertraf, die normalerweise 2-4 MB boten. Im Laufe der Zeit hat Google den Speicherplatz weiter erhöht und bietet jetzt 15 GB anfänglichen Speicherplatz, wenn Sie sich für ein neues Konto anmelden!
Google hat auch mit der Tradition gebrochen, indem es eine Schnittstelle eingeführt hat, die Nachrichten in Threads organisiert, und obwohl Sie diese Threads immer noch in einzelne Nachrichten aufteilen können (wir werden später darüber sprechen), wurde sie sofort für einen saubereren Posteingang entwickelt.
Außerdem beschreitet Google Mail neue Wege, indem es alte Ordner vollständig loswird. Alternativ können Benutzer Labels jetzt beliebig oft anwenden und so ihre Nachrichten filtern, ohne sie in einem Ordner zu speichern. Obwohl die Labels dasselbe wie Ordner zu tun scheinen, sind sie in Wirklichkeit viel vielfältiger, wie wir später in Lektion 3 herausfinden werden.
Warum sollten Sie Gmail verwenden?
Lassen Sie uns ein wenig über die besten Gmail-Funktionen sprechen und warum Sie, wenn Sie Gmail noch nicht verwenden, einen Einstieg in Erwägung ziehen sollten.
Gmail spart viel Speicherplatz
Google Mail bietet über 15 GB kostenlosen Speicherplatz, sodass Sie alle Ihre Nachrichten zum späteren Nachschlagen speichern können. Hinweis: Diese 15 GB werden mit Google Drive und Google+ Fotos geteilt.
Das Beste daran ist, dass Google Ihren Kontospeicher ständig erweitert, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Ihnen der Speicherplatz ausgeht, und wenn Sie dies tun, können Sie jederzeit mehr kaufen!
Unterhaltungen in E-Mails sind in Threads organisiert
E-Mails werden automatisch nach der Betreffzeile gruppiert. Wenn Sie eine Antwort auf eine Nachricht erhalten, werden alle relevanten vergangenen Nachrichten in einem zusammenklappbaren vertikalen Thread angezeigt, sodass Sie die gesamte Konversation leicht sehen und das zuvor Besprochene überprüfen können.
Wir werden die genaue Sicht des Gesprächs später in Lektion 2 besprechen.
Malware-Funktionen und umfassender Scan
Gmail aktualisiert ständig seine Anti-Malware- und Antiviren-Scanner, um Ihnen den neuesten Schutz zu bieten.
Dateianhänge werden auf Google-Servern gespeichert, aber wenn Malware oder Viren in einer Nachricht darauf zugreifen, zeigt Gmail eine Warnung an und stellt die beleidigende Nachricht sofort in Quarantäne.
Sie können die Virenfilterung nicht deaktivieren und verhindern, dass Sie eine ausführbare Datei (.exe) als Anhang senden. Wenn Sie wirklich etwas wie eine .exe-Datei senden müssen. Zuerst müssen Sie es in einen Container wie eine .zip- oder .rar-Datei legen.
Ausgezeichnete Spam-Filterung
Google Mail verfügt über eine hervorragende Spam-Filterung, wobei gelegentlich sporadische Nachrichten eintreffen, aber meistens werden Sie wahrscheinlich keine Nachrichten sehen, die Sie nicht sehen möchten.
Google Mail in einem Browser
Wir möchten mit einer Tour durch die Gmail-Benutzeroberflächen beginnen, auf die Sie stoßen werden. Wir beginnen mit dem Webbrowser, mit dem die meisten Gmail-Benutzer sofort vertraut sind. Sie können in jedem Webbrowser auf Gmail zugreifen, Ticket Net empfiehlt jedoch die Verwendung von Google Chrome Dies ist der Browser, den wir in dieser Serie verwenden.
In Lektion 2 konzentrieren wir uns weiterhin auf die mobile Android-App.
Finden Sie Nachrichten schnell und einfach mit dem Suchfeld
Sie können E-Mails schnell finden, indem Sie die Funktionen der Google-Suche verwenden, die mit Ihrem Gmail-Konto verknüpft sind, sodass Sie sofort Ergebnisse erhalten. Geben Sie einfach Ihre Suchkriterien in das Suchfeld ein und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche oder drücken Sie die Eingabetaste.
Erweiterte Suchoperatoren sind Abfragewörter oder Codes, mit denen Sie Ihre Suche verfeinern können. Sie implementieren spezielle Aktionen, mit denen Sie schnell und einfach verfolgen können, wonach Sie suchen (siehe Seite Hilfe zur erweiterten Suche Von Google für eine Liste der nützlichsten Faktoren).
Für weitere Suchoptionen klicken Sie auf den Pfeil im Suchfeld.
Es öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie nach E-Mails basierend auf Von, An, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhängen und mehr suchen können.
Greifen Sie über die Mailingliste auf andere Gmail-Funktionen zu
Klicken Sie auf das Mail-Menü, um auf andere Gmail-Funktionen wie Google Kontakte und Google Tasks zuzugreifen.
Führen Sie allgemeine Aktionen für Ihre Nachrichten mit Aktionsschaltflächen durch
Mit Aktionsschaltflächen können Sie Aktionen für Ihre Nachrichten ausführen. Mit den Schaltflächen können Sie beispielsweise eine oder mehrere Nachrichten als Spam markieren, löschen oder markieren. Aktionsschaltflächen befinden sich unter dem Suchfeld und über Ihren Nachrichten.
Einige Schaltflächen wie Archiv, Spam melden und Labels sind nur verfügbar, wenn Sie eine oder mehrere Nachrichten auswählen oder öffnen.
Mit der Schaltfläche „Markieren“ können Sie schnell alle Ihre Nachrichten, alle gelesenen oder ungelesenen Nachrichten, alle markierten oder nicht markierten Nachrichten auswählen oder deren Markierung aufheben. Klicken Sie auf den Pfeil auf der Schaltfläche Auswählen, um auf die verschiedenen Optionen zum Auswählen Ihrer Nachrichten zuzugreifen.
Um schnell alle Ihre Nachrichten auszuwählen, tippen Sie auf das leere Kontrollkästchen auf der Schaltfläche Auswählen. Wenn das Kontrollkästchen auf der Schaltfläche Auswählen ein Häkchen hat, sind alle Ihre Nachrichten ausgewählt. Wenn Sie auf das Kontrollkästchen auf der Schaltfläche Auswählen klicken, wenn es ein Häkchen hat, werden alle Ihre Nachrichten schnell deaktiviert.
Mit der Schaltfläche „Archivieren“ können Sie Nachrichten aus Ihrem Posteingang entfernen, sie jedoch zum späteren Nachschlagen in Ihrem Gmail-Konto aufbewahren. Sie können sich das Archivieren so vorstellen, als würden Sie eine wichtige Datei auf Ihrem Schreibtisch in den Aktenschrank statt in den Papierkorb verschieben.
Wenn Sie Nachrichten erhalten, die als Spam erscheinen, verwenden Sie die Schaltfläche Spam melden, um diese an Google zu melden. Obwohl die Spamfilter von Gmail sehr gut funktionieren, sind sie nicht perfekt und hin und wieder kommen falsche Nachrichten an. Diese Funktion hilft ihnen, die Filterung von Spam und unerwünschten Nachrichten zu verbessern. Um eine Nachricht als Spam zu melden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Nachricht im Posteingang oder öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Spam melden.
Wenn Sie (oder Google) eine Nachricht versehentlich als Spam markieren, können Sie sie abrufen. Klicken Sie einfach auf das Label „Spam“ in der Liste der Labels auf der linken Seite. Wählen Sie die Nachricht aus, die kein Spam ist, und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Kein Spam".
Denken Sie daran, je mehr Spam Sie melden, desto besser kann Google diesen Spam herausfiltern.
Verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um die Nachrichten in den Papierkorb zu verschieben. Nachrichten im Papierkorb werden nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht. Sobald die Nachricht endgültig aus dem Papierkorb gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden.
Um eine Nachricht wiederherzustellen, verschieben Sie die Nachricht und ziehen Sie sie in den Posteingang oder ein anderes Label. Sie können alle Nachrichten im Papierkorb manuell löschen, indem Sie oben im Menü auf den Link Papierkorb jetzt leeren klicken.
Mit Gmail können Sie bestimmte Nachrichten innerhalb eines Threads löschen. Wir werden dies in einem späteren Abschnitt mehr besprechen.
Die Schaltfläche Verschieben nach ruft ein Menü auf, das der unten gezeigten Schaltfläche Kategorien sehr ähnlich ist. Wenn jedoch eine oder mehrere Nachrichten ausgewählt sind, tippen Sie auf Verschieben nach und wählen Sie dann ein Label aus dem Menü Verschieben nach aus. Die ausgewählte(n) Nachricht(en) werden außerhalb des Posteingangs in dieses Label verschoben, beispielsweise in einen Ordner.
Mit der Schaltfläche "Kategorien" können Sie Ihre Nachrichten in Kategorien einteilen. Sie ähneln Ordnern, fügen jedoch eine zusätzliche Funktion hinzu, die bei Ordnern nicht verfügbar ist: Sie können einer Nachricht mehr als ein Label hinzufügen.
Um einer Nachricht ein Label hinzuzufügen, wählen Sie die Nachricht aus, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kategorien" und wählen Sie ein Label aus der Liste aus. Die Liste wird nach der Auswahl nicht geschlossen, sodass Sie der Nachricht problemlos mehr als ein Label zuweisen können.
Sie können nur die Labels sehen, die Sie auf Nachrichten anwenden. Sie können die Nachricht also mit einem beliebigen Label versehen, z. B. "Später lesen", und der Absender der Nachricht wird es nie erfahren.
Ergreifen Sie Maßnahmen für alle Nachrichten oder überprüfen Sie schnell Ihre E-Mails
Wenn Sie keine Nachricht ausgewählt oder geöffnet haben, stehen nur drei Aktionsschaltflächen zur Verfügung: Auswählen, Aktualisieren und Mehr.
Die Schaltfläche Auswählen (mit dem leeren Kontrollkästchen) bietet dieselben Optionen wie bei Auswahl einer oder mehrerer Nachrichten oder wenn die Nachricht geöffnet ist.
Verwenden Sie die Schaltfläche Aktualisieren (mithilfe des kreisförmigen Pfeils), um nach einer neuen E-Mail zu suchen.
Wenn keine Nachrichten ausgewählt oder geöffnet sind, können Sie mit der Schaltfläche Mehr alle Nachrichten als schreibgeschützt markieren.
Text auf Schaltflächen anstelle von Bildern anzeigen
Wenn Sie lieber Text als Symbole auf den Aktionsschaltflächen haben möchten, können Sie eine der Einstellungen ändern, um dies zu erledigen.
Klicken Sie auf die Zahnradschaltfläche „Einstellungen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Einstellungen“ aus. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Schaltflächenbeschriftungen und wählen Sie die Option Text.
Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Änderungen speichern. Alle Aktionsschaltflächen mit Ausnahme der Auswahlschaltfläche ändern sich, um Text anstelle von Symbolen anzuzeigen.
Navigieren Sie mit den neueren und älteren Schaltflächen schnell durch Ihre Nachrichten
Wenn Sie viele E-Mails in Ihrem Posteingang haben, können Sie mit den Schaltflächen Neuer und Älter durch Ihre Nachrichten blättern. Diese Schaltflächen sind nur aktiv, wenn Sie eine Nachricht geöffnet haben.
Über die Schaltfläche „Eingabetools“ international kommunizieren
Google Mail bietet mehrere verschiedene Standardtastaturen und IMEs (Input Method Editors), die Sie aktivieren müssen, um sie zu verwenden, sodass Sie in verschiedenen Sprachen mit verschiedenen Tastaturlayouts kommunizieren können, um die internationale Kommunikation zu verbessern. Mit IMEs können Sie eine Tastatur mit lateinischem Alphabet verwenden, um Tastenanschläge in Zeichen einer anderen Sprache umzuwandeln.
Mit dem Spracheingabe-Tool können Sie Sprachen mit englischen Buchstaben phonetisch eingeben, und sie werden im richtigen Alphabet angezeigt.
Es steht ein Werkzeug zur Handschrifteingabe zur Verfügung, mit dem Sie Wörter mit Ihrer Maus oder Ihrem Trackpad eingeben können.
Hinweis: Sprachübersetzung unterscheidet sich von Übersetzung. Wenn Sie die Transliteration verwenden, konvertieren Sie nur den Klang von Wörtern von einem Alphabet in ein anderes, nicht die Bedeutung.
Klicken Sie auf die Tastaturschaltfläche, um die Eingabewerkzeuge ein- oder auszuschalten. Beachten Sie, dass Sie dazu auch „Strg + Umschalt + K“ drücken können.
Wenn Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben der Tastaturschaltfläche klicken, werden Eingabeoptionen angezeigt, z.
In Lektion 10 besprechen wir die verschiedenen Arten von Eingabewerkzeugen, zeigen Ihnen, wie Sie Eingabewerkzeuge ein- und ausschalten und bestimmte Eingabewerkzeuge auswählen, die in der Liste verfügbar sein sollen.
Gmail über die Schaltfläche Einstellungen anpassen
Verwenden Sie die Zahnradschaltfläche Einstellungen, um eine Einstellung für die Anzeigedichte (den Abstand zwischen Nachrichten und Objekten in Gmail) auszuwählen, auf andere Einstellungen oder Themen zuzugreifen und Gmail-Hilfe zu erhalten.
In Lektion 3 besprechen wir nützliche Gmail-Einstellungen.
Schreiben und senden Sie E-Mails mit dem Verfassen-Button
Verwenden Sie die Schaltfläche zum Verfassen in der oberen rechten Ecke des Gmail-Startbildschirms, um neue E-Mail-Nachrichten zu schreiben und zu senden. Sie können Text formatieren, Bilder und Links hinzufügen und Dateien anhängen. Wir zeigen Ihnen alle Build-Funktionen in Lektion 2.
Organisieren Sie Ihren Posteingang mit Standard- und benutzerdefinierten Labels
Links neben dem Posteingang befindet sich eine Liste mit Tags. Dieses Menü ähnelt der Liste, die über die Schaltfläche Kategorien verfügbar ist, genau wie die Schaltfläche Etiketten ermöglicht es Ihnen, die Nachrichten in Ihrem Posteingang in Kategorien zu organisieren.
Gmail wird mit mehreren Standardlabels geliefert und Sie können benutzerdefinierte Labels hinzufügen. Die Zahl in Klammern neben dem Label gibt die Anzahl der ungelesenen Nachrichten an, die diesem Label zugeordnet sind. Klicken Sie auf einen Label-Link, um alle mit diesem Label verknüpften Nachrichten anzuzeigen.
Wenn Sie eine Nachricht auf ein Label ziehen, funktioniert dies wie mit der Schaltfläche Verschieben nach. Die Nachricht wurde in dieses Label verschoben und aus dem Posteingang entfernt. Sie können jedoch auch ein Label aus der Liste auf eine Nachricht ziehen, um es diesem Label zuzuordnen. Auf diese Weise können Sie im Gegensatz zu Ordnern mehrere Labels in eine einzelne Nachricht ziehen.
Das Label All Mail ist Ihr Archiv. Verwenden Sie dieses Label, um die Unordnung in Ihrem Posteingang zu reduzieren. Verschieben Sie Nachrichten, die Sie in Ihrem Posteingang gelesen haben (aber nicht löschen möchten), in das Label Alle E-Mails, um die Nachricht zu archivieren. Nachrichten mit dem Label All Mail werden nie gelöscht (es sei denn, Sie löschen sie) und sind immer verfügbar, indem Sie auf den Link All Mail Label klicken. Wenn Sie das Suchfeld verwenden, um Nachrichten zu suchen, werden Nachrichten mit dem Label Alle Nachrichten in die Suche eingeschlossen.
Sie können auch verschiedene Farben für Ihre Labels festlegen, um Nachrichten schnell auf einen Blick in Ihrem Posteingang zu finden. Wenn Sie auf den Pfeil rechts neben dem Etikett klicken, können Sie auf Optionen für dieses Etikett zugreifen, z. B. die Farbe ändern. Verwenden Sie dieses Menü, um das Etikett in der Etikettenliste oder in der Nachrichtenliste ein- oder auszublenden, ein Etikett zu bearbeiten oder zu entfernen oder dem Etikett ein Unteretikett hinzuzufügen.
Wir werden die Nomenklatur ausführlich in Lektion 3 behandeln.
Lesen und organisieren Sie Ihre Nachrichten in Ihrem Posteingang
In Ihrem Posteingang werden alle E-Mails angezeigt, die Sie erhalten haben und die noch nicht an ein Label gesendet oder archiviert wurden. Standardmäßig haben ungelesene Nachrichten im Posteingang einen weißen Hintergrund und werden fett dargestellt, während gelesene Nachrichten einen grauen Hintergrund und einfache Schrift haben.
Jeder hat seine eigene Art, E-Mails anzuzeigen und mit ihnen umzugehen. Mit Gmail können Sie den Stil Ihres Posteingangs ändern. Klicken Sie einfach auf den Pfeil rechts neben der Beschriftung des Posteingangs und wählen Sie einen anderen Stil aus der Dropdown-Liste aus.
Der aktuell ausgewählte Stil wird durch ein Häkchen angezeigt. Jeder Stil wird rechts neben dem Menü beschrieben, wenn Sie mit der Maus über die Optionen fahren.
Das Wechseln von einem Stil zum anderen wirkt sich nicht auf die Nachrichten in Ihrem Posteingang aus, sondern ändert nur die Reihenfolge, in der die Nachrichten aufgelistet werden.
Markieren Sie wichtige Nachrichten mit Sternen
Verwenden Sie die Sterne in Ihrem Posteingang, um bestimmte Nachrichten als "wichtig" zu markieren. Sie können beispielsweise Nachrichten markieren, auf die Sie später antworten müssen. Um eine Nachricht zu markieren, tippen Sie einfach auf den Stern links neben dem Namen des Absenders.
Wenn die Nachricht bereits geöffnet ist, können Sie auf die Schaltfläche Mehr klicken und Stern hinzufügen auswählen.
Sie können andere Arten von Sternen hinzufügen, z. B. ein Ausrufezeichen oder ein Häkchen, indem Sie die Voreinstellung in den Einstellungen anpassen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in Lektion 4.
Nachrichten mit Anhängen oder Kalendereinladungen leicht erkennen
Gmail benachrichtigt Sie visuell, wenn eine Nachricht einen Anhang oder eine Einladung mit einem Symbol rechts neben der Betreffzeile enthält.
In der Abbildung unten haben wir in einer Nachricht eine Einladung zum Mittagessen (Kalendersymbol) und in einer anderen einen Anhang (Büroklammersymbol).
Bleiben Sie mit Hangouts in Verbindung
Mit Google Hangouts können Sie Ihren Freunden und Ihrer Familie Nachrichten und Fotos senden und Videoanrufe tätigen. Es ist in Gmail unter der Liste der Labels auf der linken Seite verfügbar.
Wir werden später in Lektion 8 kurz auf Hangouts eingehen.
Kursüberblick
Für den Rest dieser Serie konzentrieren wir uns auf neun Hauptbereiche:
Lektion 2: Mobile App und Verfassen von E-Mails und Chats
Wir beenden unsere Tour durch die Gmail-Benutzeroberfläche, indem wir zur mobilen App gehen. Dann behandeln wir das Verfassen von E-Mails einschließlich der Beantwortung und Weiterleitung. Schließlich stellen wir Ihnen die Konversationsansicht vor, wie Sie sie deaktivieren und eine einzelne Nachricht aus der Konversation löschen.
Lektion 3 - Verwalten und Etikettieren eingehender Post
In Lektion 3 gehen wir auf die Posteingangsverwaltung ein, z. B. wie Sie eine Posteingangsnachricht automatisch kategorisieren und Ihre Nachrichten mit verschiedenen Posteingangsstilen organisieren. Als nächstes graben wir in die Mail-Etiketten.
Lektion 4 – E-Mail-Filter und Sternensystem
Lektion 4 beginnt mit einer Diskussion darüber, wie klassifizierte E-Mails gefiltert werden, einschließlich des einfachen Importierens und Exportierens vorhandener Filter in andere Gmail-Konten. Wir beenden die Lektion, indem wir uns auf Sternsysteme konzentrieren, mit denen Sie verschiedene E-Mails mit unterschiedlich farbigen Sternen markieren können, um das Auffinden und Gruppieren von Nachrichten zu erleichtern.
Lektion 5 – Anhänge, Signaturen und Sicherheit
Wenn Sie am Ende jeder Nachricht eine Signatur einfügen möchten, erfahren Sie in Lektion XNUMX, wie das geht. Wir behandeln auch kurz die Funktionalität von Gmail-Anhängen und schließen die Lektion ab, indem wir erklären, wie Sie Ihr Passwort ändern, zweistufige Sicherheit hinzufügen und Ihre Daten sichern.
Lektion 6 – Feiertagseinladungen und Antworten
In Lektion 6 behandeln wir Einladungen – wie man sie findet, beantwortet und in Gmail-Nachrichten einfügt. Abschließend erklären wir, wie Urlaubshelfer funktionieren und wie Sie sie effektiv einsetzen, wenn Sie nicht im Büro sind.
Lektion 7 – Verwenden von Gmail als To-Do-Liste
Lektion 7 widmet sich nur der Verwendung von Gmail als To-Do-Liste – Hinzufügen, Erstellen, Umbenennen und alles andere, was mit einer anderen To-Do-Liste zu tun hat.
Lektion 8 – Mehrere Konten, Tastenkombinationen und Hangouts
Hier behandeln wir Google Hangouts (offiziell Gtalk), mit denen Sie problemlos mit jedem anderen Gmail-Benutzer chatten oder einen Hangout mit mehreren Benutzern erstellen können. Dann gehen wir zur Verwendung und Verwaltung mehrerer Konten über, wie Sie sich aus der Ferne bei Gmail abmelden und schließlich eine kurze Einführung in die Verwendung von Gmail mit der Tastatur.
Lektion 9 – Verwenden Ihres Gmail-Kontos, um auf andere Konten zuzugreifen und offline zu arbeiten
Wenn Sie über andere E-Mail-Konten verfügen, können Sie über Ihr Gmail darauf zugreifen, sodass Sie alle Ihre Konten in einem zusammenfassen können. Sie können Gmail auch offline verwenden, wenn Sie keinen zuverlässigen Internetzugang haben, beispielsweise auf Reisen oder in einem abgelegenen Gebiet.
Lektion 10 – Power-Tipps und Labs für Google Mail
Wir beenden die Serie, indem wir Sie durch einige der verbleibenden Powerhouse-Tipps führen und Ihnen Gmail Labs vorstellen, mit denen Sie die Leistung und Funktionalität von Gmail weit über die standardmäßige grundlegende Benutzeroberfläche hinaus erweitern können.
