Naše dnešní diskuse se týká hodnocení v Gmailu, které mají zahrnovat filtry, a poté přejít ke sledování důležitých e -mailů s hvězdičkami.
Štítky jsou skvělé, ale lze je efektivněji využívat integrací filtrů, takže zprávy, které dorazí a které splňují určitá kritéria, se automaticky použijí na štítek nebo štítky. To velmi pomáhá při organizaci a může výrazně snížit nepořádek v doručené poště.
Pomocí vyhledávacího pole vytvořte nový filtr
Chcete -li vytvořit nový filtr, vybereme možnosti vyhledávání v poli Hledat a vytvoříme filtr z vyhledávání. Chcete -li to provést, klikněte na šipku dolů ve vyhledávacím poli.
Do pole možností hledání zadejte hledaná kritéria. Můžete se rozhodnout pro vyhledávání zpráv od konkrétní osoby nebo celé domény (@example.com) s několika slovy v předmětu a dalšími výrazy.
Chcete -li na základě tohoto vyhledávání vytvořit filtr, klikněte na odkaz „Vytvořit filtr pomocí tohoto vyhledávání“.
Zobrazí se možnosti filtrování. Zaškrtněte políčka, která označují, co chcete dělat se zprávami, které odpovídají kritériím vyhledávání.
Například jsme se rozhodli vždy označit zprávy ze zadané e -mailové adresy štítkem „Škola HTG“ a vždy označit tyto zprávy jako „důležité“. Také jsme se rozhodli použít filtr na všechny existující e -maily od této osoby.
Poznámka: Pokud chcete, aby štítky fungovaly jako složky, můžete vybrat „Přeskočit doručenou poštu (archivovat ji)“ a automaticky přesouvat e -maily do štítků, jakmile dorazí. Díky tomu budou e -maily organizovanější, i když můžete riskovat, že vám důležitá zpráva unikne, protože se automaticky nezobrazí ve vaší doručené poště.
Jakmile vyberete kritéria filtru, klikněte na Vytvořit filtr.
Poznámka: Pokud jako akci ve filtru zvolíte přeposlání zprávy, budou ovlivněny pouze nové zprávy. Žádné stávající zprávy, na které se filtr vztahuje, nebudou přeposílány.
Zobrazí se zpráva oznamující, že váš filtr byl vytvořen. Na tomto snímku obrazovky jsou všechny zprávy od této osoby označeny jako „škola HTG“.
Zprávy jsou také automaticky označeny jako důležité (ikony vlajek nalevo od odesílatelů jsou vyplněny žlutě).
Vytvořte nový filtr pomocí obrazovky Nastavení
V Nastavení můžete také vytvořit filtr.
Vstupte na obrazovku „Nastavení“, jak je uvedeno výše, a v horní části klikněte na odkaz „Filtry“.
Klikněte na odkaz „Vytvořit nový filtr“.
Kritéria hledání a filtru definujte stejným způsobem jako v předchozí metodě a v dialogovém okně možností filtru klikněte na „Vytvořit filtr“.
Místo toho, abyste skončili ve své doručené poště, jste vráceni na obrazovku Filtry a je uveden nový filtr. Můžete jej upravit, odstranit nebo vybrat k exportu (export filtrů bude proveden později v této lekci).
Kliknutím na štítek „Doručená pošta“ se vrátíte do doručené pošty.
Pomocí konkrétní zprávy vytvořte nový filtr
Můžete také vytvořit filtr na základě existující zprávy. Chcete -li to provést, vyberte zprávu v seznamu zpráv nebo na štítku.
Klikněte na akční tlačítko „Více“ a z rozevírací nabídky vyberte „Filtrovat zprávy takto“.
Pole Od v dialogovém okně Filtr se vyplní automaticky. Zadejte další požadovaná kritéria filtru a klikněte na „Vytvořit filtr pomocí tohoto vyhledávání“.
Definujte kritéria filtru výběrem možností filtru v dalším dialogu, jak bylo popsáno výše.
Poznámka: Tuto metodu můžete použít k nastavení filtrů na automatické mazání nechtěných e -mailů při jejich příjmu.
Použijte stejný filtr na více odesílatelů
Pomocí jediného filtru můžete spravovat zprávy z několika různých e -mailových adres. Pomocí štítku „Škola HTG“ můžeme například určit hodnocení pro zprávy od více lidí. Chcete -li to provést, otevřete dialogové okno Možnosti hledání pomocí šipky dolů v poli Hledat.
Přidejte každou e -mailovou adresu do pole Od, oddělené slovem nebo, a při tomto hledání klikněte na Vytvořit filtr.
Chcete -li na zprávy z jakékoli z těchto e -mailových adres použít stejný štítek, zaškrtněte políčko Použít štítek a ve vyskakovacím okně vyberte požadovaný štítek. U tohoto filtru použijte další akce a klikněte na Vytvořit filtr.
Poznámka: Pokud chcete použít tento filtr na zprávy, které jste již obdrželi z těchto dvou e -mailových adres, nezapomeňte zaškrtnout políčko „Použít filtr také na odpovídající konverzace“.
Export a import filtrů
Nyní, když jste se naučili nastavit filtry, jste pravděpodobně vytvořili několik velmi užitečných filtrů, které byste mohli chtít použít ve svých ostatních účtech Gmail. Filtry můžete exportovat z jednoho účtu a importovat je do jiného.
Exportovat filtr
Chcete -li exportovat filtr, nejprve přejděte na obrazovku Filtry na obrazovce Nastavení (pomocí tlačítka Nastavení ozubeného kola). Poté v seznamu vyberte filtr, který chcete exportovat, a klikněte na „Exportovat“.
Poznámka: Můžete vybrat více filtrů pro export najednou.
V dialogovém okně Uložit jako přejděte na místo, kam chcete filtr uložit. Filtr je uložen jako soubor XML s výchozím názvem, který můžete libovolně změnit, ale ponechte příponu ve formátu xml a klikněte na Uložit.
Nyní máte soubor, který můžete zálohovat, přesunout na jiný počítač, sdílet s přítelem nebo importovat do jiného účtu Gmail.
import filtru
Chcete -li importovat filtr do svého účtu Gmail, přejděte na obrazovce Nastavení na Filtry a klikněte na odkaz Importovat filtry.
V části „Importovat filtry“ klikněte na „Vybrat soubor“.
Poznámka: Pokud změníte názor na import filtru, klikněte na odkaz „Zrušit import“.
V dialogu Otevřít přejděte do umístění, kam jste uložili exportovaný filtr. Vyberte soubor a klikněte na „Otevřít“.
Název souboru je uveden vedle tlačítka Vybrat soubor. Kliknutím na Otevřít soubor otevřete soubor a importujte do něj filtry.
V otevřeném souboru filtru se pod polem „Hledat“ zobrazí zpráva. V závislosti na počtu filtrů v souboru to může nějakou dobu trvat.
Všechny filtry jsou uvedeny ve vybraném souboru v části Import filtrů. Vyberte filtry, které chcete importovat. Pokud chcete použít importované filtry na stávající e -maily (stejně jako při vytváření nového filtru), zaškrtněte políčko „Použít nové filtry na existující poštu“ a klikněte na Vytvořit filtry.
Zobrazí dialog ukazující průběh procesu vytváření filtru. Vytváření filtrů můžete zrušit kliknutím na Zastavit.
Když jsou filtry vytvořeny, zobrazí se ve vašem seznamu na obrazovce Filtry.
Sledujte důležité e -maily se systémem Star
Hvězdný systém Gmailu vám umožňuje označit nejdůležitější e -maily, abyste je mohli později snadno najít. Ve výchozím nastavení jsou zprávy s hvězdičkou označeny žlutou hvězdou, ale můžete přidat další barvy a typy hvězd.
Hvězdičky se zobrazují nalevo od jména odesílatele v doručené poště.
Přidejte ke zprávě hvězdičku
Chcete -li ke zprávě ve složce doručené pošty přidat hvězdičku, klikněte na ikonu hvězdičky vedle jména odesílatele, jak je znázorněno na obrázku výše.
Pokud je zpráva otevřená, můžete také přidat hvězdičku. To provedete kliknutím na ikonu hvězdičky v pravém horním rohu zprávy napravo od data. V konverzacích bude napravo od první zprávy v horní části konverzace.
Chcete-li ke zprávě, kterou píšete, přidat hvězdičku, klikněte na šipku Další možnosti v pravém dolním rohu okna Napsat.
Přesuňte myš nad možnost „Štítek“ a poté v podnabídce vyberte „Přidat hvězdu“.
Na štítku Odeslaná pošta je zpráva, kterou jste odeslali, označena hvězdičkou.
Ve svých zprávách použijte více hvězdiček
Služba Gmail vám umožňuje používat k rozlišování zpráv více barev a typů „hvězdiček“.
Tato funkce je užitečná, pokud chcete označit více zpráv s různou úrovní důležitosti. Například můžete použít purpurovou hvězdičku pro zprávy, které si chcete přečíst znovu, a červený vykřičník pro zprávy, které musíte sledovat.
Klikněte na tlačítko Nastavení a z rozevírací nabídky vyberte Nastavení. Na kartě Obecné přejděte dolů do části Hvězdy. Chcete -li přidat různé typy hvězdiček, přetáhněte ikony z části Nepoužíváno do části Používáno. Pokud používáte více než jeden typ hvězdičky, klikněte na ikonu hvězdičky vedle e -mailů, které procházejí všemi používanými hvězdičkami. Pokud zprávu označíte hvězdičkou, když je otevřená, použije se pouze první typ hvězdičky.
Vyhledejte zprávy označené hvězdičkou
Chcete -li zobrazit všechny zprávy označené hvězdičkou, klikněte na štítek „S hvězdičkou“ na levé straně hlavního okna Gmailu. Zprávy označené hvězdičkou můžete také vyhledat zadáním „is: starred“ do pole „Hledat“.
Hledejte zprávy s konkrétním typem hvězdičky
Pokud jste k označení svých zpráv použili několik různých typů hvězdiček, můžete vyhledat konkrétní typ hvězdičky. Chcete-li to provést, vyhledejte jako hvězdu „has:“ (například „has: red-bang“).
Chcete -li zjistit název konkrétní hvězdy, přejděte na kartu Obecné na obrazovce Nastavení a najeďte myší na požadovaný typ hvězdy. Ve vyskakovacím okně se zobrazí jméno hvězdy.
V tématu nápovědy je také seznam hvězd pokročilé vyhledávání v Nápověda Gmailu.
Uchovávejte zprávy označené hvězdičkou mimo primární kartu
Pokud svou doručenou poštu organizujete pomocí konfigurovatelných karet uvedených výše v této lekci, zprávy z ostatních karet označených hvězdičkou budou také zahrnuty na kartě Základní. Pokud nechcete, aby se vám zprávy s hvězdičkou zobrazovaly z jiných karet na kartě Základní, můžete to vypnout.
Klikněte na ikonu „+“ napravo od karet.
V dialogovém okně Vybrat karty k povolení zrušte zaškrtnutí políčka Zahrnout hvězdičkou do primárního a poté klikněte na Uložit.
následující …
Jsme tu na konci lekce 4, ale vy jste již na cestě stát se profesionálem v Gmailu! Za pouhé čtyři dny nyní víte tolik, kolik potřebujete, aby vaše schránka opravdu zazářila, a zprávy si nyní automaticky najdou cestu na určené štítky, aniž by se vaše schránka naplnila.
V další lekci si promluvíme o podpisech a o tom, jak zabezpečit váš profil a zálohovat data.
