V dnešní lekci vám pomůžeme pochopit, jak lépe kategorizovat doručenou poštu a organizovat zprávy pomocí štítků a některých předdefinovaných, ale konfigurovatelných karet.
Nejprve si povíme o rozhraní automatických karet Gmailu, prioritní poštovní schránce a veškerém nastavení, které obsahuje.
Automaticky kategorizujte příchozí poštu pomocí konfigurovatelných karet
Gmail nyní nabízí ve vaší doručené poště záložkové a automatické kategorie. Tato funkce rozděluje vaši doručenou poštu na Primární, Sociální, Propagace, Aktualizace a Fóra. Pokud se účastníte mnoha online služeb, může být tato funkce užitečná.
Zprávy přijaté pro určité typy webů nebo pro určitý obsah lze v zásadě shromažďovat v různých částech vaší doručené pošty. Výsledkem může být méně přeplněná poštovní schránka.
Vyberte, které karty se budou zobrazovat ve vaší doručené poště
Tyto karty lze konfigurovat, což vám umožňuje vybrat karty, které chcete mít ve své doručené poště k dispozici. Chcete -li změnit viditelné karty, klikněte na ikonu plus nalevo od karet.
Zobrazí se dialogové okno Vybrat karty k povolení. Zaškrtněte políčka u karet, které chcete mít k dispozici ve složce Doručená pošta.
Poznámka: Pokud kartu skryjete, zprávy z dané kategorie se místo toho zobrazí na kartě „Základní“. Také text na kartách nelze změnit a nemůžete přidat vlastní karty. K další kategorizaci vašich zpráv použijte místo toho vlastní popisky (popsané v další části).
Můžete se také rozhodnout, které karty se budou zobrazovat ve vaší doručené poště na kartě Doručená pošta na obrazovce Nastavení v sekci Kategorie.
Uspořádejte si zprávy pomocí stylů a nastavení doručené pošty
Styly doručené pošty vám umožňují uspořádat doručenou poštu v Gmailu způsobem, který vám vyhovuje. Doručenou poštu můžete uspořádat pomocí konfigurovatelných karet, jak jsme zmínili dříve v této lekci, nebo do sekcí jako Nepřečtené, Označené hvězdičkou a Důležité.
Změňte typ doručené pošty
Chcete -li změnit styl doručené pošty, otevřete obrazovku Nastavení a klepněte na kartu Doručená pošta.
V části Typ doručené pošty vyberte z rozevíracího seznamu typ doručené pošty, kterou chcete použít.
Každý typ doručené pošty má svá vlastní nastavení. Jakmile vyberete typ doručené pošty, nastavení pro tento typ se zobrazí v části Vybrat typ doručené pošty. Proveďte změny v nastavení a klikněte na Uložit změny.
Některá nastavení stylu doručené pošty můžete také rychle změnit přímo v doručené poště kliknutím na šipku dolů zcela vpravo nadpisem každé sekce.
Poskytuje nápovědu k Gmailu Popisy typů příchozí pošty . Nebojte se experimentovat s různými styly doručené pošty, abyste zjistili, co vám vyhovuje. Pokud si to rozmyslíte, vždy se můžete vrátit k výchozímu nastavení.
Styl doručené pošty můžete také rychle změnit tak, že najedete myší na štítek „Doručená pošta“ a kliknete na šipku dolů, která se zobrazí. V rozevíracím seznamu „Typ příchozí pošty“ vyberte požadovaný styl příchozí pošty. Všimněte si, že umístěním kurzoru myši na každý vzor získáte stručný popis každého typu.
Uspořádejte a kategorizujte své zprávy pomocí štítků
Stručně jsme vám představili samolepky v lekci 1 této série. Kategorie vám umožňují uspořádat e -mailové zprávy do kategorií. Je podobný složkám, na rozdíl od složek můžete na jednu zprávu použít více štítků.
Oznámení: Gmail podporuje maximálně 5000 XNUMX štítků, včetně dílčích štítků. Pokud tento limit překročíte, může se stát, že budete s Gmailem pracovat pomaleji a můžete narazit na chyby. Odstraňte nálepky, které již nepoužíváte. Odstraněním štítků se neodstraní zprávy.
Vytvořte nový štítek
Můžete si vytvořit vlastní štítky, aby byla vaše doručená pošta organizovaná, a dokonce přesouvat zprávy z doručené pošty do štítků (fungujících jako složky). Ukážeme vám, jak vytvořit štítek vnořený pod jiný štítek, například podsložku ve složce.
Chcete -li vytvořit nový vlastní štítek, který bude hlavní složkou, klikněte na Další v seznamu štítků na levé straně domovské obrazovky Gmailu.
Po rozbalení seznamu klikněte na odkaz „Vytvořit novou taxonomii“.
Do textového pole „Zadejte nový název štítku“ v dialogovém okně Nový štítek zadejte název štítku. Kliknutím na Vytvořit dokončíte vytváření nového štítku.
Poznámka: Protože se jedná o hlavní taxonomii, která bude obsahovat podtřídu, nebudeme tuto taxonomii slučovat.
Chcete-li vytvořit podkategorii v hlavní kategorii, kterou jste právě vytvořili, klikněte znovu na Vytvořit novou taxonomii.
V dialogu Nový štítek zadejte název dílčí kategorie, kterou chcete vytvořit, do editačního pole „Zadejte nový název taxonomie“. Zaškrtněte políčko „Vložit štítek pod“, v rozevíracím seznamu vyberte masthead, který jste právě vytvořili, a klikněte na Vytvořit.
Vnořenou taxonomii můžete také vytvořit zadáním původní taxonomie, následovanou lomítkem (/) a poté zadáním názvu vnořené taxonomie - vše do pole pro úpravy „… název nové taxonomie“. Můžeme například do pole pro úpravy zadat „Osobní/Přátelé“ a nezaškrtávat políčko „Ohodnotit plakát pod“.
Poznámka: K vytvoření vnořeného štítku pod ním již musí existovat původní štítek. Nelze vytvořit oba štítky současně. V našem příkladu musíme před vytvořením vnořeného štítku „Přátelé“ nejprve vytvořit štítek „Osobní“.
Vnořená adresa vypadá jako v následujícím příkladu.
Nové hlavní hodnocení s vnořeným štítkem je kromě seznamu hodnocení dostupných na tlačítku akce Přesunout také přidáno do seznamu hodnocení dostupných na tlačítku akce Hodnocení.
Použít kategorie na zprávy
Existují dva způsoby použití štítků na zprávy. Štítky můžete na zprávy aplikovat, zatímco zprávy necháváte ve své doručené poště. Zprávy můžete také přesouvat na štítky a můžete je přesouvat do složek. Ukážeme vám oba způsoby.
Aplikujte štítky na zprávy, zatímco jsou ponechány ve vaší doručené poště.
Tato metoda vám umožňuje snadno použít více štítků na jednu zprávu.
Chcete -li na zprávu použít štítek a ponechat zprávu ve složce Doručená pošta, zaškrtněte políčko napravo od zprávy a vyberte ji (nebo zprávu otevřete). Poté klikněte na tlačítko akce „Kategorie“ a v rozevíracím seznamu vyberte jeden nebo více štítků.
Pamatujte, že na zprávu můžete použít více než jeden štítek. Jakmile vyberete hodnocení, nabídka Kategorie nezmizí, takže můžete vybrat více hodnocení najednou.
Chcete -li vybrané štítky použít na zprávy, klepněte na Použít v dolní části seznamu.
Poté se štítky zobrazí nalevo od řádku předmětu zprávy.
Pokud máte dlouhý seznam hodnocení, můžete začít psát název taxonomie po kliknutí na tlačítko akce „Kategorie“, abyste našli hodnocení v seznamu.
Označte zprávu štítkem a přesuňte ji ze složky Doručená pošta
Chcete -li na zprávu použít štítek a současně ji přesunout ze složky Doručená pošta, přetáhněte zprávu na požadovaný štítek v seznamu vlevo. Při pohybu myší po nabídce se rozbalí a zobrazí štítky, které mohou být aktuálně skryté.
Tuto metodu můžete použít k označení zprávy jako nevyžádané pošty a také k použití tlačítka Nahlásit spam. Jednoduše přetáhněte urážlivé zprávy do kategorie „Spam“.
Přesunutím zprávy na štítek smažete zprávu. Je to stejné, jako když vyberete zprávu nebo ji otevřete a kliknete na tlačítko akce „Odstranit“.
otevřený
Otevření štítku je jako otevření složky. Zobrazí se všechny zprávy související s tímto hodnocením. Štítek otevřete kliknutím na požadovaný štítek v seznamu štítků na levé straně domovské obrazovky Gmailu. Pokud požadovaný štítek není viditelný, klikněte na „Více“ pro přístup k úplnému seznamu.
Zobrazí se všechny zprávy přidružené k této kategorii. Poznamenejte si hledaný výraz do pole Hledat. Gmail automaticky vyplní vyhledávací pole příslušným filtrem a zobrazí vybrané zprávy. Filtry probereme později v této lekci.
Všimněte si toho, že pokud na zprávu použijete štítek, aniž byste zprávu přesunuli na tento štítek (a ze složky Doručená pošta) a pak štítek otevřete, ve zprávě se zobrazí štítek „Doručená pošta“, což znamená, že zpráva je stále v doručená pošta.
Chcete -li se vrátit zpět do doručené pošty, klikněte na štítek „Doručená pošta“ v seznamu vpravo.
Pokud chcete zprávu vrátit do složky Doručená pošta, jednoduše otevřete složku se štítky, abyste se ke zprávě dostali, a přetáhněte zprávu zpět do složky Doručená pošta. Všimněte si, že ke zprávě je stále přiřazen štítek.
Odebrání štítku ze zprávy
Pokud se rozhodnete, že ke zprávě nechcete přidružit konkrétní štítek, můžete jej snadno odebrat.
Chcete -li to provést, vyberte zprávu pomocí zaškrtávacího políčka napravo od zprávy nebo ji otevřete. Klikněte na tlačítko akce Štítky, zrušte výběr štítku v rozevíracím seznamu, který chcete ze zprávy odebrat, a poté klikněte na Použít.
Poznámka: Ze zprávy můžete odebrat více štítků najednou. Jednoduše vyberte všechny štítky, které chcete odebrat, v rozevíracím seznamu Kategorie, než kliknete na Použít.
Změňte barvu nálepky
Štítkům můžete přiřadit barvy, abyste je mohli snadno vybrat v doručené poště. Ve výchozím nastavení jsou všechny štítky barevné se světle šedým pozadím a tmavě šedým textem. Štítek „Osobní/Přátelé“ na obrázku níže používá výchozí barvu. Ostatní označení, „HTG School“ a „Admin“, na ně mají aplikovány jiné barvy.
Chcete -li změnit barvu štítku, najeďte myší na požadovaný štítek. Kliknutím na šipku dolů napravo od štítku se dostanete do jeho rozbalovací nabídky.
Přesuňte ukazatel myši na možnost „Barva štítku“ a kliknutím vyberte text a kombinaci barev.
Můžete také použít možnost „Odebrat barvu“ k odstranění barvy z nálepky a návratu k výchozímu nastavení.
Pokud nechcete, aby se zobrazovala některá ze skupin, můžete vybrat vlastní skupinu kliknutím na Přidat vlastní barvu. V zobrazeném dialogovém okně „Přidat vlastní barvu“ vyberte „Barva pozadí“ a „Barva textu“.
Zobrazte náhled vybrané skupiny, kde je uvedeno „Náhled barvy štítku“.
Nastavte přístup jedním kliknutím ke standardním a vlastním štítkům Gmailu
Přístup ke štítkům můžete snadno vytvořit jediným kliknutím.
Chcete -li to provést, otevřete štítek, jak jsme diskutovali dříve v této lekci, a poté přetáhněte ikonu Oblíbené stránky z adresního řádku na panel nástrojů záložek. Nyní můžete kliknutím na tuto záložku přistupovat ke všem zprávám spojeným s tímto štítkem.
Skrýt a zobrazovat štítky v Gmailu
Pokud máte v Gmailu dlouhý seznam štítků, možná budete chtít vidět některé z často používaných štítků, zatímco ostatní skryjete.
skrýt štítek
Chcete -li štítek v Gmailu skrýt, klikněte na štítek, který chcete skrýt, v seznamu štítků pod tlačítkem Vytvořit a přetáhněte jej na odkaz Více pod seznamem viditelných štítků.
Poznámka: Odkaz „více“ se při přesunutí štítku stane odkazem „méně“.
Hodnocení bylo přesunuto tak, aby bylo uvedeno v části Kategorie, která se zobrazí po kliknutí na Více rozbalíte seznam hodnocení. Pokud je místo odkazu „Více“ k dispozici odkaz „Méně“, lze „Kategorie“ zobrazit jednoduše umístěním kurzoru myši nad seznam kategorií.
Zviditelněte skrytý štítek
Chcete -li zobrazit skrytý štítek, kliknutím na Více (v případě potřeby) zobrazte sekci Kategorie. Klikněte a přetáhněte požadovaný štítek z části „Kategorie“ na štítek „Doručená pošta“.
Štítek se vrátí zpět do hlavního seznamu štítků v abecedním pořadí.
Skrýt přednastavené štítky systému Gmail, jako jsou hvězdička, odeslaná pošta, koncepty, spam nebo koš
Přednastavené štítky Gmailu lze také skrýt. Chcete -li některý z těchto štítků skrýt, klikněte v seznamu štítků na „Více“.
V části „Kategorie“ klikněte na „Spravovat kategorie“.
Zobrazí se obrazovka nastavení „Kategorie“.
V části Systémové štítky najděte systémový štítek, který chcete skrýt, a klikněte na odkaz Skrýt ve sloupci Zobrazit na štítcích.
Poznámka: Štítek není zcela skrytý, je přesunut pod odkaz „Více“.
Přístup k nastavení štítků na obrazovce Nastavení
Na obrazovku nastavení hodnocení je také přístupné pomocí tlačítka Nastavení. V této sérii budeme odkazovat na různé části obrazovky Nastavení. Postup pro přístup k Nastavení je vždy stejný.
K filtrům se dostanete na obrazovce Nastavení kliknutím na tlačítko Nastavení (ozubené kolo) v pravém horním rohu hlavního okna Gmailu.
Poté z rozevírací nabídky vyberte „Nastavení“.
Na obrazovce Nastavení se dostanete k nastavení štítků, filtrů, doručené pošty, motivů a dalších podoken a funkcí Gmailu.
Automaticky skrývat štítky bez nepřečtené pošty v Gmailu
Díky možnosti skrýt štítky a automaticky směrovat zprávy na tyto štítky pomocí filtrů (viz další část) vás možná zajímá, jak rychle zjistit, zda máte ve skrytých štítcích nepřečtené zprávy. Můžete se rozhodnout snadno zobrazovat skryté štítky, pokud jsou v nich nějaké nepřečtené zprávy. Tímto způsobem vám neuniknou žádné důležité zprávy.
Chcete -li nastavit Gmail tak, aby skrýval štítky, pokud neobsahují nepřečtené zprávy, přejděte na obrazovku nastavení štítků pomocí jedné z výše uvedených metod.
U každého systému a vlastního štítku, který chcete skrýt, pokud neobsahuje nepřečtenou poštu, klikněte na odkaz Zobrazit nepřečtené.
Všimněte si toho, že v seznamu Systémové štítky můžete skrýt štítky Koncept a Spam, pouze pokud neobsahují žádné nepřečtené zprávy. Tato funkce se nevztahuje na kategorie a kruhy.
Toto nastavení můžete rychle použít na všechny vlastní štítky kliknutím na šipku dolů vedle položky „Zobrazit v seznamu hodnocení“ v horní části sekce „Hodnocení“ a z rozevírací nabídky vyberte možnost „Zobrazit vše, pokud není přečteno“.
následující …
Tím se dostáváme na konec lekce 3. Měli byste mít celkem pevné znalosti o tom, jak udržet svou doručenou poštu organizovanou pomocí různých karet, stylů a nastavení. Nejlepší ze všeho je, že jste na cestě ke zvládnutí e -mailu se štítky!
V další lekci rozšíříme naši diskusi o štítcích tak, aby zahrnovala filtry - například jak používat filtry k automatickému použití štítků, a také jak převzít stávající filtry a exportovat je do jiného účtu Gmail.
Abychom vše uzavřeli, představujeme hvězdný systém, který vám pomáhá sledovat důležité e -maily.
