V této lekci se zaměříme na přílohy a na to, jak si můžete vytvářet vlastní e -maily pomocí vlastního podpisu.
Dokončujeme informace o nejlepším způsobu, jak chránit data vašeho účtu, a také zálohovat data lokálně, abyste je měli vždy, i když svůj účet odstraníte.
přílohy
Je snadné přidat přílohu k e -mailu v Gmailu. Nejlepší ze všeho je, že se službou Gmail se můžete vyhnout rozpakům při odesílání následného e-mailu, pokud zapomenete připojit soubor.
Poznámka: Zprávy v Gmailu mohou mít velikost až 25 megabajtů (MB). Pokud ve zprávě potřebujete odeslat přílohy, které způsobují velikost větší než 25 MB, můžete místo toho vložit soubory z Disku Google. Počet příloh povolených pro jednu zprávu není omezen, pokud nepřekročíte limit velikosti 25 MB.
Jedním ze způsobů je kliknout na Připojit soubory v dolní části okna Vytvořit.
V dialogu Otevřít vyberte soubory, které chcete připojit ke zprávě. Můžete připojit více souborů najednou výběrem více souborů stejným způsobem jako v Průzkumníkovi Windows. Kliknutím na Otevřít připojíte vybrané soubory.
Průběh připojování souborů se zobrazí ve spodní části zprávy.
Co když jste zapomněli připojit soubory? Gmail vám nedovolí zapomenout. Služba Gmail rozpozná, když do textu zprávy zadáte určité fráze, a před odesláním zprávy se zobrazí připomenutí.
Před odesláním zprávy klikněte na Zrušit a připojte soubory.
Jakékoli z následujících prohlášení vyvolá zobrazení připomenutí přílohy.
- Viz příloha
- Podívej se na přílohu
- Podívej se na přílohu
- Připojeno k tomuto e -mailu
- připojil jsem
- připojil jsem
- Mám zaručeno
- Mám zaručeno
- Přiložený soubor
Pomocí drag and drop připojte soubory
Soubory můžete také přetáhnout do zprávy, kterou píšete, a připojit ji. Jednoduše přetáhněte soubor z okna Průzkumníka do zprávy, kterou píšete.
Nastavte si e -mailový podpis v Gmail Mobile
E -mailový podpis vám automaticky umožňuje zahrnout do spodní části každého odchozího e -mailu několik řádků kontaktních údajů (nebo jakýchkoli jiných informací), což vám umožní snadno inzerovat vaši firmu nebo sebe.
Gmail vám umožňuje nastavit podpis, který bude zahrnut do zpráv, které píšete.
Chcete-li nastavit podpis, který bude automaticky připojen ke všem e-mailům, které vytvoříte v Gmailu, klikněte na tlačítko ozubeného kola nastavení a z rozevírací nabídky vyberte „Nastavení“. Zůstaňte na kartě Obecné, přejděte dolů do části Podpis a zapněte tuto funkci výběrem možnosti Bez podpisu.
Zadejte text, který chcete použít jako podpis. Pokud máte logo, můžete jej vložit jako obrázek s textem nebo samostatně. Do textu v podpisu můžete také přidat hypertextové odkazy výběrem textu odkazu a kliknutím na tlačítko Odkaz na panelu nástrojů.
Poznámka: Pokud chcete k podpisu přidat obrázek, musíte použít obrázek, který je veřejně dostupný na webu. Chcete -li například použít logo společnosti, můžete jej najít na webových stránkách společnosti a zkopírovat adresu URL odtud. K vložení obrázku do podpisu potřebujete webovou adresu URL. Pokud obrázek, který chcete použít, ještě není k dispozici na webu, můžete použít stránky jako Blogger a weby Google Chcete -li vytvořit jednoduchý web a nahrát na něj svůj obrázek. Nebo můžete použít službu hostování obrázků.
V části „Odkaz na“ zadejte, zda je odkaz na „webovou adresu“ nebo „e -mailovou adresu“. Zadejte adresu URL nebo e -mailovou adresu do pole „Na kterou adresu URL by měl tento odkaz směřovat?“ Krabice. Pokud chcete otestovat odkaz, abyste se ujistili, že funguje, klikněte na „Otestovat tento odkaz“. Až budete spokojeni, klikněte na OK.
Odkaz byl zahrnut. Když je kurzor na libovolném propojeném textu, zobrazí se další možnosti. Můžete odkaz 'Přejít na odkaz', 'Změnit' odkaz nebo 'Odebrat' odkaz. Chcete -li tyto možnosti skrýt, klikněte na „X“ na pravé straně pole nebo klikněte na jakýkoli jiný nesouvisející text v podpisu.
Gmail automaticky vloží dvě čárky (-) nad váš podpis a oddělí je od těla e-mailové zprávy, jak je uvedeno níže.
Pomlčky můžete ponechat. Chcete -li to provést, zaškrtněte políčko „Vložit tento podpis před citovaný text do odpovědí a odebrat řádek“ - „Před ním“. Tato možnost také vloží váš podpis před citovaný text do odpovědí.
Klikněte na Uložit změny.
Jakmile je podpis vložen do nové zprávy, můžete jej upravit nebo odstranit ručně.
Nastavte si e -mailový podpis v Gmail Mobile
Mobilní aplikace Gmail vám umožňuje nastavit podpis pro použití v aplikaci odděleně od podpisu, který jste nastavili v Gmailu v prohlížeči.
Ukážeme vám, jak nastavit podpis na telefonu Android. Chcete -li přidat podpis do aplikace Gmail v telefonu Android, klepněte na tlačítko nabídky na telefonu a ve vyskakovacím okně vyberte „Nastavení“.
Na obrazovce Nastavení klepněte na e -mailovou adresu účtu, pro který chcete nastavit podpis.
Na obrazovce „Nastavení“ se dotkněte možnosti „Podepsat“.
Zadejte svůj podpis do vyskakovacího dialogového okna Podpis a klepněte na OK.
Poznámka: Stisknutím klávesy Enter v podpisu umístíte text podpisu na více řádků, v textu aplikace Gmail však nemůžete přidat hypertextové odkazy na text v podpisu.
Podpis se objeví pod možností „Podpis“ na obrazovce „Nastavení“.
Klepnutím na tlačítko Zpět na telefonu se dvakrát vrátíte do doručené pošty. Stiskněte tlačítko Vytvořit.
Vybraný podpis se automaticky přidá do nové e -mailové zprávy.
Nastavte více podpisů
Do Gmailu můžete přidat pouze jeden podpis. V prohlížeči však toto omezení existuje. Pokud v Gmailu potřebujete více podpisů, můžete vytvořit další podpisy pomocí funkce Canned Responses v Gmail Labs.
Této funkci se budeme věnovat v lekci 10, když budeme hovořit o pokročilých funkcích v Gmail Labs.
Udržujte svůj účet a data v bezpečí
Po zbytek této lekce chceme trochu přepnout rychlostní stupeň, abychom se zaměřili na zabezpečení účtu a zálohování vašich dat. Vzhledem k tomu, že ve svém účtu Gmail budete uchovávat velkou část svého života (kontakty, kalendáře, úkoly atd.), Je nezbytné, abyste věděli, jak jej uchovat v bezpečí, a v případě potřeby i zálohovat data pro případ, že například se rozhodnete Kdykoli chcete svůj účet smazat.
Zabezpečte svá data pomocí nastavení účtu Google
Heslo, možnosti obnovení účtu a oznámení můžete změnit v části Zabezpečení v části Účty.
Na obrazovku Účty se dostanete kliknutím na tlačítko Nastavení a z rozevírací nabídky vyberte Nastavení. Klikněte na „Účty“ v horní části obrazovky „Nastavení“.
V části Změnit nastavení účtu můžete změnit heslo, změnit možnosti obnovení hesla a přistupovat k dalším nastavením účtu Google.
Změňte si heslo do Gmailu
Je dobré každou chvíli změnit hesla, abyste zabránili neoprávněnému přístupu k vašim online účtům, včetně Gmailu. Pokud máte podezření, že někdo získal přístup k vašemu účtu Gmail, měli byste si okamžitě změnit heslo.
Chcete -li změnit heslo, přejděte na hlavní obrazovku Účty, jak je uvedeno výše. V sekci „Změnit nastavení účtu“ klikněte na odkaz „Změnit heslo“.
Na obrazovce Změnit heslo zadejte aktuální heslo, poté znovu zadejte nové heslo do pole Potvrdit nové heslo a kliknutím na Změnit heslo změnu přijměte.
Pokud jste heslo zapomněli, obnovte jej nebo resetujte
Pokud jste zapomněli heslo do Gmailu, existuje několik způsobů, jak jej obnovit nebo obnovit.
Jak již bylo uvedeno výše, přejděte do části Účty na obrazovce Nastavení. V části „Změnit nastavení účtu“ klikněte na odkaz „Změnit možnosti obnovení hesla“.
Pomocí obrazovky Možnosti obnovení účtu můžete dále zabezpečit svůj účet Google a poskytnout způsoby přístupu k účtu, pokud jste zapomněli heslo.
Můžete poskytnout číslo „mobilního telefonu“, které pomůže chránit váš účet, „e -mailovou adresu pro obnovení“, která vám umožní společnosti Google kontaktovat vás ohledně změn ve vašem účtu, a „alternativní e -mailovou adresu“, která poskytne další e -mailovou adresu pro obnovení a také způsob Jiný pro přihlášení k vašemu účtu Google.
Můžete také nastavit bezpečnostní otázku pro svůj účet, abyste dokázali, že se skutečně jedná o váš účet, když o tom kontaktujete Google.
Proveďte požadované změny v možnostech obnovení účtu a po dokončení klikněte na Uložit.
Získejte další vrstvu zabezpečení pomocí dvoufázového ověření
Sekce Zabezpečení na obrazovce Účty vám také umožňuje použít dvoufázové ověření na váš účet a poskytnout tak další vrstvu zabezpečení pomocí vašeho mobilního telefonu.
Stručně řečeno, když se rozhodnete přidat dvoufázové ověření do svého účtu Google, zadáte-li heslo, Google poté odešle na váš mobilní telefon číselný kód. Poté ověříte svou identitu zadáním kódu na další obrazovce, tj. Ve druhém kroku.
Podívejte se na náš článek o Zabezpečte svůj účet Google pomocí dvoufázového ověření Podrobné informace o nastavení této funkce.
Chraňte své soukromí pomocí možností externích fotografií
Ve výchozím nastavení se vás však Gmail vždy zobrazí před zobrazením obrázků v e -mailech. Někteří odesílatelé se mohou pokusit použít obrázky k doručení virů nebo malwaru do vašeho počítače nebo mobilního zařízení, což ohrožuje jejich zabezpečení.
V prosinci 2013 Google změnil způsob, jakým Gmail zpracovává obrázky v e -mailu. Ve vašem prohlížeči nyní Gmail automaticky zobrazí obrázky ve vašich zprávách. Tato změna bude k dispozici pro Gmail pro Android a iOS „počátkem roku 2014“.
Vaše zprávy v Gmailu však budou stále v bezpečí. Obrázky jsou obvykle doručovány přímo z původních externích hostitelských serverů. Gmail však nyní bude zobrazovat všechny fotografie prostřednictvím zabezpečených proxy serverů Google. To vás chrání následujícími způsoby:
- Odesílatelé nemohou používat odesílání obrázků k získání informací, jako je vaše IP adresa nebo poloha.
- Odesílatelé nemohou ve vašem prohlížeči nastavovat ani číst soubory cookie.
- Gmail kontroluje vaše fotografie, zda neobsahují známé viry nebo malware.
Gmail bude i nadále kontrolovat každou zprávu, zda neobsahuje podezřelý obsah, a pokud Gmail považuje odesílatele nebo zprávu za podezřelé nebo potenciálně škodlivé, obrázky se nezobrazí a budete dotázáni, zda chcete obrázky zobrazit.
Google bude tedy i nadále odpovědný za zabezpečení fotografií přijatých prostřednictvím Gmailu. Podle Googlu „Váš e -mail bude bezpečnější, rychlejší a krásnější než kdy dříve“.
V nastavení vyberte, zda chcete automaticky zobrazovat fotografie
Pokud si nepřejete, aby se obrázky zobrazovaly automaticky, můžete si přesto zvolit zobrazení obrázků na základě zprávy.
Podívejte se na náš článek o Jak vypnout automatické načítání obrázků v Gmailu pro větší soukromí a rychlejší načítání Další informace o této funkci a o tom, jak změnit nastavení, abyste se mohli rozhodnout zobrazovat obrázky pro každou zprávu samostatně.
Zálohujte svá data
Vždy vás učili, že je dobré zálohovat si data, jako jsou dokumenty, poznámky atd., A totéž platí pro e -maily, data kalendáře a kontakty.
Nyní máte v Gmailu možnost exportovat kopii vašich dat z různých produktů Google, jako jsou Kalendář a Kontakty, a brzy budete moci exportovat kopii svých zpráv z Gmailu.
Každá služba Google je archivována v jiném formátu. Informace o každém z formátů dostupných pro různé služby najdete v části strana Pokyny Google .
Chcete-li archivovat data Google, klikněte na tlačítko ozubeného kola „Nastavení“, v rozevírací nabídce vyberte „Nastavení“ a poté klikněte na kartu „Účty“ na obrazovce „Nastavení“.
V části „Změnit nastavení účtu“ na obrazovce „Účty“ klikněte na odkaz „Nastavení účtu Google“.
Na obrazovce „Účty“ klikněte v části „Účet“ na „Stáhnout data“.
Na obrazovce Stáhnout kopii dat klikněte na Vytvořit archiv.
Další obrazovka vám umožňuje vybrat si produkty Google, pro které chcete svá data stáhnout. Archiv vytvořte podle pokynů na obrazovkách.
Kliknutím na odkaz „Moje archivy“ v pravém horním rohu můžete také přistupovat ke svým archivům a stahovat je do počítače.
Zálohujte svůj účet Gmail pomocí jiných metod
Můžete také Ke stažení zálohy vašeho účtu Gmail použijte open source nástroj s názvem GMVault . Jedná se o nástroj příkazového řádku, který lze použít v operačních systémech Windows, Linux a Mac OS X.
Pokud vám není příjemné používat nástroj příkazového řádku, můžete Pomocí bezplatného e -mailového klienta Thunderbird můžete stahovat a zálohovat své e -maily z účtu Gmail .
Pokud používáte Ubuntu, popsali jsme, jak K zálohování účtu Gmail použijte program s názvem Getmail .
Zprávy z Gmailu můžete dokonce zálohovat tak, že je automaticky přepošlete na jinou e -mailovou adresu. popsat Nápověda Google Jak to udělat. Všimněte si, že tato metoda bude zálohovat pouze přijatý e -mail, nikoli odeslanou poštu.
následující …
Přidávání příloh ke zprávám v Gmailu je skvělé a nejlepší na tom je, že pokud jste zapomnětlivý typ, systém vám to připomene. To je dobrá zpráva, zvláště pokud jste přidali úhledný a profesionálně vypadající podpis a nechcete si udělat ostudu tím, že zapomenete zahrnout soubor.
A co je nejdůležitější, nyní máte lepší přehled o možnostech zabezpečení, které máte k dispozici, a o tom, jak nejlépe zajistit svůj účet a přitom uchovat svá cenná data v bezpečí.
Příští lekce se bude zabývat pozvánkami na dovolenou a respondenty, abyste nikdy nezmeškali důležitou událost a mohli rychle informovat lidi, když jste mimo kancelář a kdy se vrátíte.
