आज के पाठ में, हम आपको यह समझने में मदद करेंगे कि अपने इनबॉक्स को बेहतर तरीके से कैसे वर्गीकृत किया जाए और लेबल और कुछ पूर्वनिर्धारित लेकिन कॉन्फ़िगर करने योग्य टैब का उपयोग करके अपने संदेशों को व्यवस्थित किया जाए।
सबसे पहले, हम जीमेल के स्वचालित टैब इंटरफेस, प्राथमिकता वाले मेलबॉक्स और इसमें शामिल सभी सेटिंग्स के बारे में बात करेंगे।
आने वाले मेल को कॉन्फ़िगर करने योग्य टैब के साथ स्वचालित रूप से वर्गीकृत करें
जीमेल अब आपके इनबॉक्स के लिए टैब्ड और स्वचालित श्रेणियां प्रदान करता है। यह सुविधा आपके इनबॉक्स को प्राथमिक, सामाजिक, प्रचार, अपडेट और फ़ोरम में विभाजित करती है। यदि आप कई ऑनलाइन सेवाओं में भाग लेते हैं, तो यह सुविधा उपयोगी हो सकती है।
मूल रूप से, कुछ विशेष प्रकार की साइटों या कुछ सामग्री के लिए प्राप्त संदेशों को आपके इनबॉक्स के विभिन्न भागों में एकत्र किया जा सकता है। इसके परिणामस्वरूप कम अव्यवस्थित मेलबॉक्स हो सकता है।
चुनें कि आपके इनबॉक्स में कौन से टैब दिखाई दे रहे हैं
ये टैब कॉन्फ़िगर करने योग्य हैं जिससे आप अपने इनबॉक्स में उपलब्ध टैब को चुन सकते हैं। दृश्यमान टैब बदलने के लिए, टैब के बाईं ओर स्थित प्लस आइकन पर क्लिक करें।
सक्षम करने के लिए टैब चुनें संवाद बॉक्स प्रकट होता है। उन टैब के लिए चेक बॉक्स चुनें, जिन्हें आप अपने इनबॉक्स में उपलब्ध कराना चाहते हैं।
नोट: यदि आप कोई टैब छिपाते हैं, तो उस श्रेणी के संदेश इसके बजाय "मूल" टैब में दिखाए जाएंगे। साथ ही, टैब में टेक्स्ट को बदला नहीं जा सकता और आप कस्टम टैब नहीं जोड़ सकते। अपने संदेशों को और वर्गीकृत करने के लिए इसके बजाय कस्टम लेबल का उपयोग करें (जिस पर अगले अनुभाग में चर्चा की गई है)।
आप यह भी तय कर सकते हैं कि श्रेणियाँ अनुभाग में सेटिंग स्क्रीन के इनबॉक्स टैब पर आपके इनबॉक्स में कौन से टैब दिखाए जाएंगे।
अपने संदेशों को इनबॉक्स शैलियों और सेटिंग्स के साथ व्यवस्थित करें
इनबॉक्स शैलियाँ आपको अपने जीमेल इनबॉक्स को आपके लिए काम करने वाले तरीके से व्यवस्थित करने देती हैं। आप अपने इनबॉक्स को कॉन्फ़िगर करने योग्य टैब का उपयोग करके व्यवस्थित कर सकते हैं, जैसा कि हमने इस पाठ में पहले उल्लेख किया है, या अपठित, तारांकित और महत्वपूर्ण जैसे अनुभागों में।
अपना इनबॉक्स प्रकार बदलें
किसी भिन्न इनबॉक्स शैली में बदलने के लिए, सेटिंग स्क्रीन खोलें और इनबॉक्स टैब पर टैप करें।
इनबॉक्स प्रकार अनुभाग में, ड्रॉपडाउन सूची से उस प्रकार के इनबॉक्स का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
प्रत्येक प्रकार के इनबॉक्स की अपनी सेटिंग्स होती हैं। एक बार जब आप इनबॉक्स प्रकार का चयन करते हैं, तो उस प्रकार की सेटिंग्स इनबॉक्स प्रकार चुनें के अंतर्गत प्रदर्शित होती हैं। सेटिंग्स में बदलाव करें और सेव चेंजेस पर क्लिक करें।
आप प्रत्येक अनुभाग शीर्षक के दाईं ओर नीचे तीर पर क्लिक करके अपनी कुछ इनबॉक्स शैली सेटिंग्स को सीधे अपने इनबॉक्स में भी बदल सकते हैं।
जीमेल सहायता प्रदान करता है इनकमिंग मेल प्रकारों का विवरण . आपके लिए क्या कारगर है, यह देखने के लिए विभिन्न इनबॉक्स शैलियों के साथ बेझिझक प्रयोग करें। यदि आप अपना विचार बदलते हैं तो आप हमेशा डिफ़ॉल्ट पर वापस जा सकते हैं।
आप अपने माउस को "इनबॉक्स" लेबल पर मँडराकर और दिखाई देने वाले नीचे तीर पर क्लिक करके भी अपने इनबॉक्स की शैली को तेज़ी से बदल सकते हैं। "इनकमिंग मेल टाइप" ड्रॉप-डाउन सूची से वांछित इनकमिंग मेल स्टाइल चुनें। ध्यान दें कि प्रत्येक पैटर्न पर अपने माउस को घुमाने से प्रत्येक प्रकार का संक्षिप्त विवरण मिलता है।
लेबल का उपयोग करके अपने संदेशों को व्यवस्थित और वर्गीकृत करें
हमने आपको संक्षेप में इस श्रृंखला के पाठ 1 में स्टिकर से परिचित कराया है। श्रेणियाँ आपको अपने ईमेल संदेशों को श्रेणियों में व्यवस्थित करने की अनुमति देती हैं। यह फ़ोल्डर के समान है, फ़ोल्डरों के विपरीत, आप एक संदेश में एक से अधिक लेबल लागू कर सकते हैं।
ध्यान दें: जीमेल उप-लेबल सहित अधिकतम 5000 लेबल का समर्थन करता है। यदि आप इस सीमा को पार कर जाते हैं, तो आप पा सकते हैं कि आपका जीमेल अनुभव धीमा है, और आपको त्रुटियों का सामना करना पड़ सकता है। उन स्टिकर को हटा दें जिनका आप अब उपयोग नहीं कर सकते हैं। लेबल हटाने से संदेश नहीं हटते।
एक नया लेबल बनाएं
आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित रखने के लिए अपने स्वयं के कस्टम लेबल बना सकते हैं और यहां तक कि अपने इनबॉक्स से संदेशों को लेबल में ले जा सकते हैं (फ़ोल्डर के रूप में कार्य करते हुए)। हम आपको दिखाएंगे कि किसी अन्य लेबल के अंतर्गत नेस्टेड लेबल कैसे बनाया जाता है, जैसे किसी फ़ोल्डर में सबफ़ोल्डर।
एक नया कस्टम लेबल बनाने के लिए जो मुख्य फ़ोल्डर होगा, जीमेल होम स्क्रीन के बाईं ओर लेबल सूची में अधिक क्लिक करें।
जब सूची का विस्तार किया जाता है, तो "नया लेबल बनाएं" लिंक पर क्लिक करें।
नए लेबल संवाद बॉक्स में "कृपया एक नया लेबल नाम दर्ज करें" संपादन बॉक्स में लेबल के लिए एक नाम दर्ज करें। नया लेबल बनाना समाप्त करने के लिए बनाएँ पर क्लिक करें।
नोट: चूंकि यह मुख्य वर्गीकरण है जिसमें उपवर्गीकरण शामिल होगा, हम इस वर्गीकरण का विलय नहीं करेंगे।
आपके द्वारा अभी-अभी बनाई गई मुख्य श्रेणी के अंतर्गत एक उप-श्रेणी बनाने के लिए, फिर से नई टैक्सोनॉमी बनाएँ पर क्लिक करें।
नए लेबल संवाद में, उस उप-श्रेणी का नाम दर्ज करें जिसे आप "कृपया एक नया वर्गीकरण नाम दर्ज करें" संपादन बॉक्स में बनाना चाहते हैं। “नेस्ट लेबल अंडर” चेकबॉक्स चुनें, ड्रॉप-डाउन सूची से आपके द्वारा अभी-अभी बनाया गया मास्टहेड चुनें और क्रिएट पर क्लिक करें।
आप मूल टैक्सोनॉमी दर्ज करके एक नेस्टेड टैक्सोनॉमी भी बना सकते हैं, उसके बाद एक स्लैश (/), फिर नेस्टेड टैक्सोनॉमी का नाम दर्ज कर सकते हैं - सभी "...नया टैक्सोनॉमी नाम" एडिट बॉक्स में। उदाहरण के लिए, हम संपादन बॉक्स में "व्यक्तिगत / मित्र" दर्ज कर सकते हैं और "दरें पोस्टर के तहत" चेकबॉक्स को चेक नहीं कर सकते हैं।
नोट: इसके अंतर्गत नेस्टेड लेबल बनाने के लिए मूल लेबल पहले से मौजूद होना चाहिए। आप एक ही समय में दोनों लेबल नहीं बना सकते। हमारे उदाहरण में, नेस्टेड "मित्र" लेबल बनाने से पहले हमें पहले "व्यक्तिगत" लेबल बनाना होगा।
एक नेस्टेड पता निम्न उदाहरण जैसा दिखता है।
नेस्टेड लेबल के साथ नई मुख्य रेटिंग, मूव टू एक्शन बटन पर उपलब्ध रेटिंग की सूची के अलावा, रेटिंग एक्शन बटन पर उपलब्ध रेटिंग की सूची में भी जोड़ा जाता है।
संदेशों पर श्रेणियां लागू करें
संदेशों पर लेबल लगाने के दो तरीके हैं। आप संदेशों को अपने इनबॉक्स में छोड़ते समय संदेशों पर लेबल लगा सकते हैं। आप संदेशों को लेबल में भी ले जा सकते हैं और आप उन्हें फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं। हम आपको दोनों तरीके दिखाएंगे।
संदेशों पर लेबल तब लागू करें जब वे आपके इनबॉक्स में बचे हों।
यह विधि आपको एक संदेश में कई लेबल आसानी से लागू करने की अनुमति देती है।
संदेश को अपने इनबॉक्स में रखते हुए किसी संदेश पर लेबल लागू करने के लिए, संदेश को चुनने के लिए उसके दाईं ओर स्थित चेक बॉक्स का चयन करें (या संदेश खोलें)। फिर "श्रेणियाँ" क्रिया बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन सूची से एक या अधिक लेबल चुनें।
याद रखें कि आप किसी संदेश पर एक से अधिक लेबल लागू कर सकते हैं। आपके द्वारा रेटिंग का चयन करने के बाद श्रेणियाँ मेनू गायब नहीं होता है, इसलिए आप एक साथ कई रेटिंग का चयन कर सकते हैं।
संदेशों पर चयनित लेबल लागू करने के लिए, सूची के निचले भाग पर लागू करें पर टैप करें।
फिर लेबल संदेश विषय पंक्ति के बाईं ओर प्रदर्शित होते हैं।
यदि आपके पास रेटिंग की एक लंबी सूची है, तो आप सूची में रेटिंग खोजने के लिए "श्रेणियां" क्रिया बटन पर क्लिक करने के बाद वर्गीकरण का नाम टाइप करना शुरू कर सकते हैं।
किसी संदेश को लेबल करें और उसे अपने इनबॉक्स से बाहर ले जाएं
किसी संदेश पर लेबल लागू करने के लिए और उसी समय संदेश को इनबॉक्स से बाहर ले जाने के लिए, संदेश को बाईं ओर सूची में वांछित लेबल पर खींचें। जैसे ही आप अपने माउस को मेनू पर ले जाते हैं, यह उन लेबलों को प्रदर्शित करने के लिए विस्तृत हो जाएगा जो वर्तमान में छिपे हो सकते हैं।
ध्यान दें कि आप इस पद्धति का उपयोग संदेश को स्पैम के रूप में चिह्नित करने के लिए कर सकते हैं, साथ ही स्पैम कार्रवाई की रिपोर्ट करें बटन का भी उपयोग कर सकते हैं। केवल आपत्तिजनक संदेशों को "स्पैम" श्रेणी में खींचें।
संदेश को ट्रैश लेबल में ले जाने से संदेश हट जाएगा। यह संदेश का चयन करने, या इसे खोलने और "हटाएं" क्रिया बटन पर क्लिक करने जैसा ही है।
खुला लेबल
एक लेबल खोलना एक फ़ोल्डर खोलने जैसा है। इस रेटिंग से जुड़े सभी संदेश सूचीबद्ध हैं। लेबल खोलने के लिए, जीमेल होम स्क्रीन के बाईं ओर लेबल सूची में वांछित लेबल पर क्लिक करें। यदि वांछित लेबल दिखाई नहीं दे रहा है, तो पूरी सूची तक पहुंचने के लिए "अधिक" पर क्लिक करें।
इस श्रेणी से जुड़े सभी संदेश प्रदर्शित होते हैं। खोज बॉक्स में खोज शब्द नोट करें। जीमेल स्वचालित रूप से चयनित संदेशों को प्रदर्शित करने के लिए उपयुक्त फिल्टर के साथ खोज बॉक्स में भर देता है। हम इस पाठ में बाद में फ़िल्टर पर चर्चा करेंगे।
ध्यान दें कि यदि आप संदेश को उस लेबल पर (और इनबॉक्स से बाहर) ले जाए बिना किसी संदेश पर लेबल लागू करते हैं और फिर लेबल खोलते हैं, तो संदेश पर "इनबॉक्स" लेबल प्रदर्शित होगा, यह दर्शाता है कि संदेश अभी भी अंदर है इनबॉक्स।
अपने इनबॉक्स में वापस जाने के लिए, दाईं ओर सूची में "इनबॉक्स" लेबल पर क्लिक करें।
यदि आप संदेश को अपने इनबॉक्स में वापस करना चाहते हैं, तो संदेश तक पहुँचने के लिए बस लेबल फ़ोल्डर खोलें और संदेश को वापस इनबॉक्स में खींचें। ध्यान दें कि संदेश में अभी भी लेबल लागू है।
संदेश से लेबल हटाएं
यदि आप निर्णय लेते हैं कि आप किसी संदेश से संबद्ध कोई विशेष लेबल नहीं चाहते हैं, तो आप उसे आसानी से हटा सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, संदेश के दाईं ओर स्थित चेकबॉक्स का उपयोग करके संदेश का चयन करें, या संदेश खोलें। लेबल क्रिया बटन पर क्लिक करें, ड्रॉप-डाउन सूची में उस लेबल को अचयनित करें जिसे आप संदेश से हटाना चाहते हैं, और फिर लागू करें पर क्लिक करें।
नोट: आप एक संदेश से एक साथ कई लेबल हटा सकते हैं। लागू करें पर क्लिक करने से पहले बस उन सभी लेबलों का चयन करें जिन्हें आप श्रेणियाँ ड्रॉपडाउन सूची में हटाना चाहते हैं।
स्टिकर का रंग बदलें
आप अपने लेबल को रंग असाइन कर सकते हैं ताकि आप उन्हें अपने इनबॉक्स में आसानी से चुन सकें। डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी लेबल हल्के भूरे रंग की पृष्ठभूमि और गहरे भूरे रंग के टेक्स्ट से रंगे होते हैं। नीचे दी गई छवि में "व्यक्तिगत/मित्र" लेबल डिफ़ॉल्ट रंग का उपयोग करता है। अन्य पदनाम, "एचटीजी स्कूल" और "एडमिन", के लिए अन्य रंग लागू होते हैं।
लेबल पर रंग बदलने के लिए, माउस को वांछित लेबल पर ले जाएँ। लेबल के ड्रॉपडाउन मेनू तक पहुंचने के लिए नीचे तीर पर क्लिक करें।
अपने माउस पॉइंटर को “लेबल रंग” विकल्प पर ले जाएँ और उस पर क्लिक करके टेक्स्ट और रंग संयोजन का चयन करें।
आप स्टिकर से रंग हटाने के लिए रंग निकालें विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं और डिफ़ॉल्ट सेटिंग पर वापस जा सकते हैं।
यदि आप नहीं चाहते कि कोई समूह दिखाया जाए, तो आप कस्टम रंग जोड़ें पर क्लिक करके एक कस्टम समूह का चयन कर सकते हैं। प्रदर्शित होने वाले "कस्टम रंग जोड़ें" संवाद में "पृष्ठभूमि रंग" और "पाठ रंग" चुनें।
चयनित समूह का पूर्वावलोकन करें जहां यह "लेबल रंग का पूर्वावलोकन करें" कहता है।
मानक और कस्टम जीमेल लेबल के लिए एक-क्लिक एक्सेस सेट करें
आप एक क्लिक से आसानी से लेबल तक पहुंच बना सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, जैसा कि हमने इस पाठ में पहले चर्चा की थी, एक लेबल खोलें, और फिर पता बार से बुकमार्क टूलबार पर पृष्ठ पसंदीदा आइकन खींचें। अब, आप उस लेबल से जुड़े अपने सभी संदेशों तक पहुंचने के लिए इस बुकमार्क पर क्लिक कर सकते हैं।
Gmail में लेबल छिपाएं और दिखाएं
यदि आपके पास Gmail में लेबलों की एक लंबी सूची है, तो हो सकता है कि आप कुछ ऐसे लेबल देखना चाहें, जिनका उपयोग आप अक्सर शेष को छुपाते समय करते हैं।
लेबल छुपाएं
जीमेल में एक लेबल छिपाने के लिए, उस लेबल पर क्लिक करें जिसे आप लेबल सूची में क्रिएट बटन के नीचे छिपाना चाहते हैं और इसे दृश्यमान लेबल की सूची के नीचे अधिक लिंक पर खींचें।
नोट: जैसे ही आप लेबल को इसमें ले जाते हैं "अधिक" लिंक "कम" लिंक बन जाता है।
रेटिंग को स्थानांतरित कर दिया गया है ताकि यह श्रेणियों के अंतर्गत सूचीबद्ध हो, जो तब प्रदर्शित होती है जब आप रेटिंग की सूची का विस्तार करने के लिए अधिक पर क्लिक करते हैं। यदि "अधिक" लिंक के बजाय "कम" लिंक उपलब्ध है, तो "श्रेणियां" केवल श्रेणियों की सूची पर माउस को घुमाकर प्रदर्शित किया जा सकता है।
छिपे हुए लेबल को दृश्यमान बनाएं
किसी छिपे हुए लेबल को दिखाने के लिए, श्रेणियाँ अनुभाग प्रदर्शित करने के लिए अधिक (यदि आवश्यक हो) क्लिक करें। वांछित लेबल को "श्रेणियां" अनुभाग से "इनबॉक्स" लेबल पर क्लिक करें और खींचें।
लेबल को वर्णानुक्रम में लेबल की मुख्य सूची में वापस लौटा दिया जाता है।
सिस्टम प्रीसेट जीमेल लेबल जैसे तारांकित, भेजे गए मेल, ड्राफ्ट, स्पैम या ट्रैश छुपाएं
प्रीसेट जीमेल लेबल्स को भी छुपाया जा सकता है। इनमें से किसी भी लेबल को छिपाने के लिए, लेबल सूची के अंतर्गत "अधिक" पर क्लिक करें।
"श्रेणियाँ" के अंतर्गत "श्रेणियाँ प्रबंधित करें" पर क्लिक करें।
"श्रेणियाँ" सेटिंग्स स्क्रीन प्रदर्शित होती है।
सिस्टम लेबल अनुभाग में, वह सिस्टम लेबल ढूंढें जिसे आप छिपाना चाहते हैं और लेबल सूची में दिखाएँ कॉलम में छिपाएँ लिंक पर क्लिक करें।
नोट: लेबल पूरी तरह से छिपा नहीं है, इसे "अधिक" लिंक के तहत ले जाया गया है।
सेटिंग स्क्रीन पर लेबल सेटिंग तक पहुंचना
रेटिंग सेटिंग्स स्क्रीन को सेटिंग्स बटन का उपयोग करके भी एक्सेस किया जा सकता है। हम इस पूरी श्रृंखला में सेटिंग्स स्क्रीन के विभिन्न भागों की बात करेंगे। सेटिंग्स तक पहुँचने की प्रक्रिया हमेशा समान होती है।
सेटिंग्स स्क्रीन पर फ़िल्टर तक पहुँचने के लिए, मुख्य जीमेल विंडो के ऊपरी-दाएँ कोने में सेटिंग्स बटन (गियर) पर क्लिक करें।
फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से "सेटिंग" चुनें।
एक बार सेटिंग्स स्क्रीन में, आप लेबल, फिल्टर, इनबॉक्स, थीम और अन्य जीमेल पैन और सुविधाओं के लिए सेटिंग्स तक पहुंच सकते हैं।
Gmail में बिना पढ़े मेल के लेबल अपने आप छिपाएं
लेबल छिपाने की क्षमता और फ़िल्टर का उपयोग करके संदेशों को स्वचालित रूप से उन लेबलों पर रूट करने की क्षमता के साथ (अगला अनुभाग देखें), आप सोच रहे होंगे कि छिपे हुए लेबल में आपके पास अपठित संदेश हैं या नहीं, तो जल्दी से कैसे बताएं। जब कोई अपठित संदेश हो तो आप आसानी से छिपे हुए लेबल दिखाना चुन सकते हैं। इस तरह, आप कोई महत्वपूर्ण संदेश नहीं छोड़ते हैं।
लेबल को छिपाने के लिए जीमेल सेट अप करने के लिए जब तक कि उनमें अपठित संदेश न हों, पहले बताए गए तरीकों में से किसी एक का उपयोग करके लेबल सेटिंग्स स्क्रीन तक पहुंचें।
प्रत्येक सिस्टम और कस्टम लेबल के लिए जिसे आप छिपाना चाहते हैं यदि उसमें अपठित मेल नहीं है, तो बिना पढ़े लिंक दिखाएँ पर क्लिक करें।
ध्यान दें कि सिस्टम लेबल सूची में, आप ड्राफ्ट और स्पैम लेबल को केवल तभी छिपा सकते हैं जब उनमें कोई अपठित संदेश न हो। यह सुविधा श्रेणियों और मंडलियों पर लागू नहीं होती है।
आप "रेटिंग" अनुभाग के शीर्ष पर "रेटिंग सूची में दिखाएं" के बगल में नीचे तीर पर क्लिक करके और ड्रॉप-डाउन मेनू से "यदि पढ़ा नहीं है तो सभी दिखाएं" का चयन करके इस सेटिंग को सभी कस्टम लेबल पर तुरंत लागू कर सकते हैं।
निम्नलिखित …
यह हमें पाठ 3 के अंत में लाता है। आपको अपने इनबॉक्स को विभिन्न टैब, शैलियों और सेटिंग्स के साथ व्यवस्थित रखने के तरीके के बारे में काफी अच्छी समझ होनी चाहिए। और सबसे अच्छी बात यह है कि आप लेबल के साथ अपने ईमेल में महारत हासिल करने की ओर बढ़ रहे हैं!
अगले पाठ में, हम फ़िल्टर को शामिल करने के लिए लेबल की अपनी चर्चा का विस्तार करेंगे - जैसे कि लेबल को स्वचालित रूप से लागू करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कैसे करें, साथ ही मौजूदा फ़िल्टर कैसे लें और उन्हें किसी अन्य Gmail खाते में कैसे निर्यात करें।
फिर, चीजों को बंद करने के लिए, हम स्टार सिस्टम की शुरुआत करते हैं, जो आपको महत्वपूर्ण ईमेल का ट्रैक रखने में मदद करता है।
