आज की हमारी चर्चा जीमेल में रेटिंग के बारे में है जिसमें फ़िल्टर शामिल हैं और फिर सितारों के साथ महत्वपूर्ण ईमेल को ट्रैक करने के लिए आगे बढ़ना है।
लेबल बहुत अच्छे हैं लेकिन फ़िल्टर को एकीकृत करके अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है, इसलिए आने वाले और कुछ मानदंडों को पूरा करने वाले संदेश स्वचालित रूप से एक लेबल या लेबल लागू होते हैं। यह संगठन के साथ बहुत मदद करता है और इनबॉक्स अव्यवस्था को काफी कम कर सकता है।
खोज बॉक्स का उपयोग करके एक नया फ़िल्टर बनाएं
एक नया फ़िल्टर बनाने के लिए, हम खोज बॉक्स में खोज विकल्पों का चयन करेंगे और खोज से फ़िल्टर बनाएंगे। ऐसा करने के लिए, खोज बॉक्स में नीचे तीर पर क्लिक करें।
खोज विकल्प बॉक्स में अपना खोज मानदंड दर्ज करें। आप किसी विशिष्ट व्यक्ति या संपूर्ण डोमेन (@example.com) के संदेशों को विषय में कुछ शब्दों के साथ-साथ अन्य शब्दों के साथ खोजना चुन सकते हैं।
इस खोज के आधार पर फ़िल्टर बनाने के लिए, "इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं" लिंक पर क्लिक करें।
फ़िल्टर विकल्प प्रदर्शित होते हैं। उन चेक बॉक्सों का चयन करें जो यह इंगित करते हैं कि आप खोज मापदंड से मेल खाने वाले संदेशों के साथ क्या करना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, हमने हमेशा "एचटीजी स्कूल" लेबल के साथ निर्दिष्ट ईमेल पते से संदेशों को चिह्नित करना चुना और इन संदेशों को हमेशा "महत्वपूर्ण" के रूप में चिह्नित किया। हमने उस व्यक्ति के सभी मौजूदा ईमेल पर फ़िल्टर लागू करने का भी निर्णय लिया है।
नोट: यदि आप लेबल को फ़ोल्डर की तरह काम करना चाहते हैं, तो आप ईमेल के आने पर स्वचालित रूप से लेबल में ले जाने के लिए "इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहीत करें)" का चयन कर सकते हैं। यह ईमेल को अधिक व्यवस्थित रखता है, हालांकि आप एक महत्वपूर्ण संदेश को खोने का जोखिम उठा सकते हैं क्योंकि यह स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स में दिखाई नहीं देगा।
एक बार जब आप अपना फ़िल्टर मानदंड चुन लेते हैं, तो फ़िल्टर बनाएँ पर क्लिक करें।
नोट: जब आप फ़िल्टर में किसी संदेश को क्रिया के रूप में अग्रेषित करना चुनते हैं, तो केवल नए संदेश प्रभावित होंगे। कोई भी मौजूदा संदेश जिन पर फ़िल्टर लागू होता है, उन्हें अग्रेषित नहीं किया जाएगा।
एक संदेश प्रकट होता है जो बताता है कि आपका फ़िल्टर बना दिया गया है। इस स्क्रीनशॉट में ध्यान दें, इस व्यक्ति के सभी संदेशों पर 'HTG School' का लेबल लगा है।
संदेशों को भी स्वचालित रूप से महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित किया जाता है (प्रेषकों के बाईं ओर ध्वज चिह्न पीले रंग में भरे जाते हैं)।
सेटिंग स्क्रीन का उपयोग करके एक नया फ़िल्टर बनाएं
आप सेटिंग में एक फ़िल्टर भी बना सकते हैं।
जैसा कि पहले दिखाया गया है, "सेटिंग" स्क्रीन दर्ज करें और शीर्ष पर "फ़िल्टर" लिंक पर क्लिक करें।
"एक नया फ़िल्टर बनाएं" लिंक पर क्लिक करें।
अपनी खोज और फ़िल्टर मानदंड को पिछली विधि की तरह ही परिभाषित करें और फ़िल्टर विकल्प संवाद में "फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें।
आपके इनबॉक्स में समाप्त होने के बजाय, आपको फ़िल्टर स्क्रीन पर वापस कर दिया जाता है और नया फ़िल्टर सूचीबद्ध होता है। आप इसे निर्यात करने के लिए संपादित, हटा या चुन सकते हैं (निर्यात फ़िल्टर इस पाठ में बाद में किए जाएंगे)।
अपने इनबॉक्स में लौटने के लिए "इनबॉक्स" लेबल पर क्लिक करें।
नया फ़िल्टर बनाने के लिए विशिष्ट संदेश का उपयोग करें
आप मौजूदा संदेश के आधार पर एक फ़िल्टर भी बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपनी संदेश सूची या लेबल में एक संदेश चुनें।
"अधिक" क्रिया बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "इस तरह के संदेशों को फ़िल्टर करें" चुनें।
ध्यान दें कि फ़िल्टर संवाद में से फ़ील्ड स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो जाती है। कोई अन्य फ़िल्टर मानदंड दर्ज करें जो आप चाहते हैं और "इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं" पर क्लिक करें।
जैसा कि पहले बताया गया है, अगले संवाद में फ़िल्टर विकल्प चुनकर अपने फ़िल्टर मानदंड को परिभाषित करें।
नोट: आप इस पद्धति का उपयोग फ़िल्टर सेट अप करने के लिए कर सकते हैं ताकि अवांछित ईमेल प्राप्त होने पर उन्हें स्वचालित रूप से हटा दिया जा सके।
एकाधिक प्रेषकों पर एक ही फ़िल्टर लागू करें
आप कई अलग-अलग ईमेल पतों से संदेशों को प्रबंधित करने के लिए एकल फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हम "एचटीजी स्कूल" लेबल का उपयोग करके कई लोगों के संदेशों के लिए एक रेटिंग निर्दिष्ट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, खोज बॉक्स में नीचे तीर का उपयोग करके खोज विकल्प संवाद खोलें।
शब्द या द्वारा अलग किए गए प्रेषक फ़ील्ड में प्रत्येक ईमेल पता जोड़ें, और इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करें।
इनमें से किसी भी ईमेल पते के संदेशों पर समान लेबल लागू करने के लिए, लेबल लागू करें चेक बॉक्स का चयन करें और पॉपअप से वांछित लेबल का चयन करें। इस फ़िल्टर के लिए कोई अन्य क्रिया लागू करें और फ़िल्टर बनाएँ पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप इन दो ईमेल पतों से पहले से प्राप्त संदेशों पर इस फ़िल्टर को लागू करना चाहते हैं, तो "मिलान की गई बातचीत पर फ़िल्टर भी लागू करें" चेक बॉक्स को चेक करना न भूलें।
निर्यात और आयात फिल्टर
अब जब आपने फ़िल्टर सेट करना सीख लिया है, तो संभवतः आपने कुछ बहुत ही उपयोगी फ़िल्टर बना लिए हैं जिनका उपयोग आप अपने अन्य Gmail खातों में करना चाहेंगे। आप एक खाते से फ़िल्टर निर्यात कर सकते हैं और उन्हें दूसरे खाते में आयात कर सकते हैं।
निर्यात फ़िल्टर
फ़िल्टर निर्यात करने के लिए, पहले सेटिंग स्क्रीन पर फ़िल्टर स्क्रीन तक पहुंचें (सेटिंग कॉग बटन का उपयोग करके)। फिर उस फ़िल्टर का चयन करें जिसे आप सूची में निर्यात करना चाहते हैं और "निर्यात करें" पर क्लिक करें।
नोट: आप एक साथ निर्यात करने के लिए कई फ़िल्टर चुन सकते हैं।
इस रूप में सहेजें संवाद में, उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आप फ़िल्टर सहेजना चाहते हैं। फ़िल्टर को डिफ़ॉल्ट नाम वाली XML फ़ाइल के रूप में सहेजा जाता है जिसे आप चाहें तो बदल सकते हैं, बस सुनिश्चित करें कि एक्सटेंशन को xml प्रारूप में छोड़ दें और सहेजें पर क्लिक करें।
अब आपके पास एक फ़ाइल है जिसका आप बैकअप ले सकते हैं, दूसरे कंप्यूटर पर ले जा सकते हैं, किसी मित्र के साथ साझा कर सकते हैं, या किसी अन्य Gmail खाते में आयात कर सकते हैं।
फ़िल्टर आयात
अपने जीमेल खाते में एक फिल्टर आयात करने के लिए, सेटिंग्स स्क्रीन में फ़िल्टर का उपयोग करें, और फ़िल्टर आयात करें लिंक पर क्लिक करें।
"फ़िल्टर आयात करें" के अंतर्गत, "एक फ़ाइल चुनें" पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप फ़िल्टर आयात करने के बारे में अपना विचार बदलते हैं, तो "आयात रद्द करें" लिंक पर क्लिक करें।
खुले संवाद में, उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपने निर्यात किया गया फ़िल्टर सहेजा था। फ़ाइल का चयन करें और "खोलें" पर क्लिक करें।
फ़ाइल का नाम चुनें फ़ाइल बटन के आगे सूचीबद्ध है। फ़ाइल खोलने और उसमें फ़िल्टर आयात करने के लिए फ़ाइल खोलें पर क्लिक करें।
फ़िल्टर फ़ाइल खुली होने पर "खोज" बॉक्स के नीचे एक संदेश दिखाई देता है। फ़ाइल में फ़िल्टर की संख्या के आधार पर इसमें कुछ समय लग सकता है।
सभी फ़िल्टर आयात फ़िल्टर के अंतर्गत चयनित फ़ाइल में सूचीबद्ध हैं। वे फ़िल्टर चुनें जिन्हें आप आयात करना चाहते हैं. यदि आप मौजूदा ईमेल संदेशों पर आयातित फ़िल्टर लागू करना चाहते हैं (जैसे आप एक नया फ़िल्टर बनाते समय करते हैं), तो "मौजूदा मेल पर नए फ़िल्टर लागू करें" चेकबॉक्स चेक करें, और फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करें।
फ़िल्टर निर्माण प्रक्रिया की प्रगति दिखाने वाला एक संवाद प्रदर्शित करता है। आप स्टॉप पर क्लिक करके फ़िल्टर बनाना रद्द कर सकते हैं।
जब फ़िल्टर बनाए जाते हैं, तो वे आपकी सूची में फ़िल्टर स्क्रीन पर प्रदर्शित होते हैं।
स्टार सिस्टम के साथ महत्वपूर्ण ईमेल पर नज़र रखें
जीमेल का स्टार सिस्टम आपको अपने सबसे महत्वपूर्ण ईमेल को चिह्नित करने देता है ताकि आप उन्हें बाद में आसानी से ढूंढ सकें। डिफ़ॉल्ट रूप से, तारांकित संदेशों को पीले तारे से चिह्नित किया जाता है, लेकिन आप अन्य रंग और तारे के प्रकार जोड़ सकते हैं।
तारे इनबॉक्स में प्रेषक के नाम के बाईं ओर दिखाई देते हैं।
संदेश में एक तारा जोड़ें
अपने इनबॉक्स में किसी संदेश में एक तारा जोड़ने के लिए, प्रेषक के नाम के आगे स्थित तारा चिह्न पर क्लिक करें, जैसा कि ऊपर चित्र में दिखाया गया है।
आप संदेश के खुले रहने पर उसमें एक तारा भी जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, संदेश के ऊपरी-दाएँ कोने में दिनांक के दाईं ओर स्थित तारा चिह्न पर क्लिक करें। बातचीत में, यह बातचीत के शीर्ष पर पहले संदेश के दाईं ओर होगा।
आपके द्वारा लिखे जा रहे संदेश में एक तारा जोड़ने के लिए, लिखें विंडो के निचले-दाएँ कोने में अधिक विकल्प तीर पर क्लिक करें।
अपने माउस को "लेबल" विकल्प पर ले जाएँ और फिर सबमेनू से "स्टार जोड़ें" चुनें।
भेजे गए मेल लेबल में, आपके द्वारा भेजा गया संदेश एक तारे से चिह्नित होता है।
अपने संदेशों पर एकाधिक सितारा डिज़ाइनों का उपयोग करें
जीमेल आपको संदेशों को एक दूसरे से अलग करने के लिए कई रंगों और "तारों" के प्रकारों का उपयोग करने की अनुमति देता है।
यदि आप विभिन्न स्तरों के महत्व वाले एकाधिक संदेशों को चिह्नित करना चाहते हैं तो यह सुविधा उपयोगी है। उदाहरण के लिए, आप उन संदेशों के लिए एक बैंगनी तारे का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप फिर से पढ़ना चाहते हैं और उन संदेशों के लिए एक लाल विस्मयादिबोधक चिह्न का उपयोग कर सकते हैं जिनका आपको अनुसरण करने की आवश्यकता है।
सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से सेटिंग्स का चयन करें। सामान्य टैब पर, सितारे अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें। विभिन्न प्रकार के सितारों को जोड़ने के लिए आइकन को उपयोग में नहीं अनुभाग से उपयोग में अनुभाग में खींचें। यदि आपके पास एक से अधिक प्रकार के तारे उपयोग में हैं, तो उन ईमेल के बगल में स्थित तारा चिह्न पर क्लिक करें, जो उपयोग में आने वाले सभी सितारों से गुजरते हैं। यदि आप किसी संदेश के खुले रहते हुए उसे तारांकित करते हैं, तो केवल पहला तारा प्रकार लागू किया जाएगा।
तारांकित संदेशों की खोज करें
अपने सभी तारांकित संदेशों को देखने के लिए, मुख्य जीमेल विंडो के बाईं ओर "तारांकित" लेबल पर क्लिक करें। आप "खोज" बॉक्स में "है: तारांकित" टाइप करके तारांकित संदेशों की खोज भी कर सकते हैं।
विशिष्ट प्रकार के तारे वाले संदेशों की खोज करें
यदि आपने अपने संदेशों को चिह्नित करने के लिए कई अलग-अलग प्रकार के तारों का उपयोग किया है, तो आप एक विशिष्ट प्रकार के तारे की खोज कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "है:" को स्टार के रूप में खोजें (उदाहरण के लिए, "है: रेड-बैंग")।
किसी विशेष तारे का नाम जानने के लिए, सेटिंग स्क्रीन में सामान्य टैब तक पहुंचें और वांछित स्टार प्रकार पर होवर करें। एक पॉपअप में स्टार का नाम दिखाई देता है।
सहायता विषय में सितारों की सूची भी है उन्नत खोज जीमेल सहायता।
तारांकित संदेशों को प्राथमिक टैब से बाहर रखें
यदि आप इस पाठ में पहले बताए गए विन्यास योग्य टैब का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करते हैं, तो अन्य तारांकित टैब के संदेशों को भी मूल टैब में शामिल किया जाएगा। यदि आप मूल टैब में अन्य टैब से तारांकित संदेश नहीं देखना चाहते हैं, तो आप इसे बंद कर सकते हैं।
टैब के दाईं ओर "+" आइकन पर क्लिक करें।
सक्षम करने के लिए टैब का चयन करें संवाद बॉक्स में, प्राथमिक में तारांकित शामिल करें चेक बॉक्स को अनचेक करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें।
निम्नलिखित …
हम अभी पाठ 4 के अंत में हैं लेकिन आप पहले से ही एक Gmail समर्थक बनने की राह पर हैं! केवल चार दिनों में, अब आप अपने इनबॉक्स को वास्तव में चमकदार बनाने के लिए जितना आवश्यक है उतना जान गए हैं, और संदेश अब आपके इनबॉक्स को भरे बिना अपने निर्दिष्ट लेबल में अपने आप पहुंच जाएंगे।
अगले पाठ में हम हस्ताक्षर के बारे में बात करेंगे और अपनी प्रोफ़ाइल को कैसे सुरक्षित रखें और डेटा का बैकअप कैसे लें।
