आज के पाठ में, हम जानेंगे कि जीमेल को कार्य सूची के रूप में कैसे उपयोग किया जाए। जीमेल आपके खाते में एक सरल कार्य सूची एकीकृत करता है। Google कार्य आपको आइटमों की सूची बनाने, नियत तिथियां निर्धारित करने और नोट्स जोड़ने की सुविधा देता है। आप सीधे अपने जीमेल संदेशों से भी कार्य बना सकते हैं।
कोई कार्य जोड़ें
Google कार्य का उपयोग करके अपने जीमेल खाते में कोई कार्य जोड़ने के लिए, जीमेल विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में मेल मेनू में नीचे तीर पर क्लिक करें और कार्य चुनें।
कार्य विंडो जीमेल विंडो के निचले-बाएँ कोने में दिखाई देती है। ध्यान दें कि संकेतक पहले रिक्त कार्य पर झपकाता है। यदि पहले खाली कार्य पर कर्सर नहीं झपकता है, तो उस पर माउस ले जाएँ और उस पर क्लिक करें।
फिर सीधे पहले रिक्त असाइनमेंट में टाइप करें।
एक बार जब आप कोई कार्य जोड़ लेते हैं, तो आप अतिरिक्त कार्य बनाने के लिए प्लस आइकन पर क्लिक कर सकते हैं। किसी कार्य में प्रवेश करने के बाद रिटर्न दबाने से उसके ठीक नीचे एक नया कार्य बन जाता है।
ईमेल से कार्य बनाएं
आप ईमेल से भी आसानी से कोई कार्य बना सकते हैं। वह ईमेल चुनें जिसे आप कार्य के रूप में जोड़ना चाहते हैं। अधिक कार्रवाई बटन पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन मेनू से कार्यों में जोड़ें का चयन करें।
जीमेल स्वचालित रूप से ईमेल की विषय पंक्ति का उपयोग करके एक नया कार्य जोड़ता है। असाइनमेंट में "प्रासंगिक ईमेल" का एक लिंक भी जोड़ा गया है। लिंक पर क्लिक करने से कार्य विंडो के पीछे ईमेल खुल जाता है।
आप कार्य में अतिरिक्त टेक्स्ट भी जोड़ सकते हैं या जीमेल द्वारा टेक्स्ट इनपुट को केवल कार्य में क्लिक करके और टाइप करके या हाइलाइट करके और टेक्स्ट को बदलकर बदल सकते हैं।
ध्यान दें कि जब आप पृष्ठभूमि में अपने ईमेल को स्क्रॉल कर रहे होते हैं तब भी कार्य विंडो खुली रहती है। इसे बंद करने के लिए कार्य विंडो के ऊपरी-दाएँ कोने में "X" बटन का उपयोग करें।
कार्यों को पुनर्व्यवस्थित करें
कार्यों को आसानी से पुनर्व्यवस्थित किया जा सकता है। बस अपने माउस को सबसे बाईं ओर के कार्य पर तब तक घुमाएँ जब तक आपको एक बिंदीदार बॉर्डर दिखाई न दे।
कार्य को सूची में किसी भिन्न स्थान पर ले जाने के लिए इस बॉर्डर को क्लिक करें और ऊपर या नीचे खींचें।
अपनी कार्य सूची के मध्य में कार्य जोड़ें
आप सूची के मध्य में नए कार्य सम्मिलित करके भी अपने कार्यों को व्यवस्थित कर सकते हैं। यदि आप कर्सर को किसी कार्य के अंत में रखते हैं और "एंटर" दबाते हैं, तो उस कार्य के बाद एक नया कार्य जुड़ जाता है। यदि आप किसी कार्य की शुरुआत में कर्सर से "एंटर" दबाते हैं, तो उसके पहले एक नया कार्य डाला जाता है।
उपकार्य बनाएँ
यदि किसी कार्य में उप-कार्य शामिल हैं, तो आप इन उप-कार्यों को आसानी से कार्य में जोड़ सकते हैं। किसी कार्य के अंतर्गत एक उपकार्य जोड़ें और उसे इंडेंट करने के लिए "टैब" दबाएँ। कार्य को वापस बाईं ओर ले जाने के लिए "Shift + Tab" दबाएँ।
किसी कार्य में विवरण जोड़ें
कभी-कभी आप उप-कार्य बनाए बिना किसी कार्य में नोट्स या विवरण जोड़ना चाह सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपने माउस को किसी कार्य पर तब तक घुमाएं जब तक कि कार्य के दाईं ओर एक तीर दिखाई न दे। तीर पर क्लिक करें.
एक विंडो दिखाई देती है जो आपको कार्य के लिए नियत तारीख का चयन करने और नोट्स दर्ज करने की अनुमति देती है। नियत तिथि का चयन करने के लिए, नियत तिथि बॉक्स पर क्लिक करें।
कैलेंडर प्रदर्शित करता है. कार्य के लिए नियत तिथि चुनने के लिए किसी तिथि पर क्लिक करें। अलग-अलग महीनों में जाने के लिए महीने के आगे वाले तीरों का उपयोग करें।
दिनांक नियत तिथि बॉक्स में सूचीबद्ध है। कार्य में नोट्स जोड़ने के लिए, उन्हें नियत तिथि बॉक्स के नीचे संपादन बॉक्स में टाइप करें। समाप्त होने पर, मेनू पर लौटें पर क्लिक करें।
नोट और नियत तारीख को कार्य पर लिंक के रूप में प्रदर्शित किया जाता है। किसी भी लिंक पर क्लिक करने से आप कार्य के उस भाग को संपादित कर सकते हैं।
कार्य विंडो को छोटा करें
जब आप टास्क विंडो में टाइटल बार पर अपना माउस घुमाते हैं, तो कमांड एक हाथ बन जाता है। शीर्षक पट्टी पर क्लिक करने से कार्य विंडो छोटी हो जाती है।
टाइटल बार पर क्लिक करने से फिर से टास्क विंडो खुल जाती है।
कार्य सूची का नाम बदलें
डिफ़ॉल्ट रूप से, आपकी कार्य सूची में आपके जीमेल खाते का नाम होता है। हालाँकि, आप इसे बदल सकते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप काम और व्यक्तिगत कार्यों के लिए अलग-अलग कार्य सूचियाँ चाहते हों।
अपनी टू-डू सूची का नाम बदलने के लिए, टू-डू विंडो के निचले-दाएं कोने में "स्विच सूची" आइकन पर क्लिक करें और पॉप-अप मेनू से "सूची का नाम बदलें" चुनें।
प्रदर्शित संवाद पर संपादन के लिए नाम बदलें बॉक्स में मौजूदा कार्य सूची के लिए एक नया नाम दर्ज करें। ओके पर क्लिक करें।"
नया नाम कार्य विंडो के शीर्षक पट्टी में दिखाई देता है।
कार्य सूची प्रिंट करें या ईमेल करें
आप कार्रवाई पर क्लिक करके और पॉप-अप मेनू से प्रिंट टू-डू सूची चुनकर एक टू-डू सूची प्रिंट कर सकते हैं।
आप ऊपर चित्रित क्रियाएँ पॉप-अप मेनू में ईमेल टू-डू सूची विकल्प का उपयोग करके स्वयं को या किसी अन्य को एक कार्य सूची ईमेल कर सकते हैं।
अतिरिक्त कार्य सूचियाँ बनाएँ
अब जब आपने अपनी प्रारंभिक कार्य सूची का नाम बदल दिया है, तो आप व्यक्तिगत कार्यों जैसे अलग-अलग उपयोग के लिए एक और सूची जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, स्विच मेनू आइकन पर फिर से क्लिक करें और पॉपअप मेनू से नया मेनू चुनें।
प्रदर्शित संवाद पर संपादन बॉक्स के रूप में नई सूची बनाएं में नई सूची के लिए एक नाम दर्ज करें, फिर ठीक पर क्लिक करें।
नई सूची बनाई जाती है और जीमेल स्वचालित रूप से कार्य विंडो में नई सूची पर स्विच हो जाता है।
किसी भिन्न कार्य सूची पर स्विच करें
आप "स्विच सूची" आइकन पर क्लिक करके और पॉप-अप मेनू से वांछित सूची नाम का चयन करके आसानी से किसी अन्य कार्य सूची पर स्विच कर सकते हैं।
पूर्ण किए गए कार्यों की जाँच करें
जब आप कोई कार्य पूरा कर लेते हैं, तो आप उसकी जांच कर सकते हैं, जो इंगित करता है कि आपने कार्य पूरा कर लिया है। किसी कार्य को रोकने के लिए, कार्य के बाईं ओर स्थित चेक बॉक्स का चयन करें। एक चेक मार्क प्रदर्शित होता है और कार्य काट दिया जाता है।
पूर्ण किए गए कार्यों को साफ़ करें
पूर्ण किए गए कार्यों को साफ़ करने या उन्हें कार्य सूची से छिपाने के लिए, कार्य विंडो के नीचे क्रियाएँ पर क्लिक करें और पॉप-अप मेनू से पूर्ण किए गए कार्यों को साफ़ करें का चयन करें।
पूरा किया गया कार्य सूची से हटा दिया जाता है और डिफ़ॉल्ट रूप से एक नया, खाली कार्य जोड़ा जाता है।
छुपे हुए कार्यों को पूरा करके दिखाएँ
जब आप कार्य सूची से कार्यों को साफ़ करते हैं, तो वे पूरी तरह से नहीं हटाए जाते हैं। वे बस छिपे हुए हैं. पूर्ण किए गए छिपे हुए कार्यों को देखने के लिए, क्रियाएँ पर क्लिक करें और पॉप-अप मेनू से पूर्ण किए गए कार्यों को देखें का चयन करें।
वर्तमान में चयनित कार्य सूची के लिए पूर्ण किए गए कार्य दिनांक के अनुसार प्रदर्शित किए जाते हैं।
एक कार्य हटाएं
आप अपने द्वारा बनाए गए कार्यों को हटा सकते हैं, भले ही उन्हें पूर्ण के रूप में चिह्नित किया गया हो या नहीं।
किसी कार्य को हटाने के लिए, उसे चुनने के लिए कार्य टेक्स्ट में कर्सर पर क्लिक करें और कार्य विंडो के नीचे "ट्रैश" आइकन पर क्लिक करें।
ध्यान दें: कार्य विलोपन कार्य विंडो में तुरंत प्रभावी होते हैं। हालाँकि, Google का कहना है कि शेष प्रतियों को उसके सर्वर से हटाने में 30 दिन तक का समय लग सकता है।
अपनी सूची पॉपअप में दिखाएं
आप अपने कार्यों को एक अलग विंडो में देख सकते हैं जिसमें आप नेविगेट कर सकते हैं। यदि आपके पास पर्याप्त बड़ी स्क्रीन है, तो यह उपयोगी है ताकि आप टू-डू विंडो द्वारा अवरुद्ध किए बिना संपूर्ण जीमेल विंडो देख सकें।
एक अलग कार्य विंडो बनाने के लिए, कार्य विंडो के शीर्ष पर पॉपअप तीर पर क्लिक करें।
कार्य विंडो ब्राउज़र विंडो से एक अलग विंडो बन जाती है। "पॉप-इन" बटन सहित सभी समान मेनू और विकल्प उपलब्ध हैं जो आपको "कार्य" विंडो को ब्राउज़र विंडो के निचले दाएं कोने में वापस ले जाने की अनुमति देता है।
जीमेल में कार्यों के बारे में आपको बस इतना ही जानना चाहिए। हम जानते हैं कि यह काफी व्यापक है, लेकिन अपने कार्यों पर नज़र रखने के लिए जीमेल का उपयोग करने में सक्षम होना काफी साहसपूर्ण है, इसलिए हम इस पर उतना ध्यान देना चाहते थे जितना यह हकदार है।
अगले पाठ में, हम Google Hangouts पर ध्यान केंद्रित करेंगे, जो आपको अन्य Gmail उपयोगकर्ताओं के साथ तुरंत चैट करने की अनुमति देता है; एकाधिक जीमेल खाते कैसे प्रबंधित करें; और कीबोर्ड शॉर्टकट के साथ जीमेल का उपयोग करना।
