منوعات

إدارة وتسميات البريد الوارد

في درس اليوم ، سنساعدك على فهم كيفية تصنيف بريدك الوارد بشكل أفضل وتنظيم رسائلك باستخدام التصنيفات وبعض علامات التبويب المحددة مسبقًا ولكن القابلة للتكوين.

دليلنا الشامل حول التعرف على Gmail

بمجرد أن يكتسب حسابك في Gmail بعض الزخم وتبدأ في تلقي مجموعة من الرسائل ، ستحتاج إلى تعلم ترويض التورنت في تدفقات أكثر قابلية للإدارة. تتيح لك فلاتر Gmail إدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، مما يساعدك على إبقاء بريدك الإلكتروني الأقل أهمية بعيدًا عن طريقك وتصفيته في تصنيف. قبل البدء في التعرف على عوامل التصفية في الدرس 4 ، ستحتاج إلى معرفة كيفية إنشاء تصنيفات ، ومكافئ Gmail للمجلدات ، وهذا ما سنتحدث عنه اليوم.

أولاً ، سنتحدث عن واجهة علامات التبويب التلقائية في Gmail ، وصندوق البريد الهام ، وجميع الإعدادات التي تحتوي عليها.

تصنيف البريد الوارد تلقائيًا باستخدام علامات التبويب القابلة للتكوين

يقدم Gmail الآن فئات مبوبة وتلقائية لصندوق البريد الوارد. تعمل هذه الميزة على تقسيم البريد الوارد إلى “أساسي” و “اجتماعي” و “ترقيات” و “تحديثات” و “منتديات”. إذا كنت تشارك في العديد من الخدمات عبر الإنترنت ، يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة.

في الأساس ، الرسائل المستلمة لأنواع معينة من المواقع أو لمحتوى معين ، يمكن جمعها في أجزاء مختلفة من صندوق البريد الوارد. يمكن أن يؤدي هذا إلى صندوق بريد أقل تشوشًا.

clip_image002

اختر علامات التبويب المرئية في علبة الوارد الخاصة بك

علامات التبويب هذه قابلة للتهيئة مما يسمح لك باختيار علامات التبويب التي تريدها المتاحة في علبة الوارد الخاصة بك. لتغيير علامات التبويب المرئية ، انقر فوق رمز علامة الجمع الموجود على يسار علامات التبويب.

clip_image003

يظهر مربع الحوار “تحديد علامات التبويب لتمكين”. حدد خانات الاختيار لعلامات التبويب التي تريد أن تكون متاحة في علبة الوارد الخاصة بك.

clip_image004

ملاحظة: إذا قمت بإخفاء علامة تبويب ، سيتم عرض الرسائل من هذه الفئة في علامة التبويب “الأساسية” بدلاً من ذلك. أيضًا ، لا يمكن تغيير النص في علامات التبويب ولا يمكنك إضافة علامات تبويب مخصصة. استخدم التصنيفات المخصصة بدلاً من ذلك (سيتم مناقشتها في القسم التالي) لتصنيف رسائلك بشكل أكبر.

يمكنك أيضًا تحديد علامات التبويب التي سيتم عرضها في البريد الوارد الخاص بك في علامة التبويب “البريد الوارد” في شاشة “الإعدادات” في قسم “الفئات”.

clip_image005

تنظيم رسائلك باستخدام أنماط وإعدادات البريد الوارد

تتيح لك أنماط Inbox تنظيم البريد الوارد في Gmail بالطريقة التي تناسبك. يمكنك تنظيم بريدك الوارد باستخدام علامات التبويب القابلة للتكوين ، كما ذكرنا سابقًا في هذا الدرس ، أو في أقسام مثل “غير مقروءة” و “مميزة بنجمة” و “مهمة”.

تغيير نوع علبة الوارد الخاصة بك

للتغيير إلى نمط بريد وارد مختلف ، افتح شاشة “الإعدادات” وانقر على علامة التبويب “البريد الوارد”.

clip_image006

في قسم “نوع البريد الوارد” ، حدد نوع البريد الوارد الذي تريد استخدامه من القائمة المنسدلة.

قد يهمك أيضاً الأطلاع على:  كيفية جعل جوجل يقوم بالحذف التلقائي لسجل الويب وسجل المواقع

clip_image007

لكل نوع من أنواع البريد الوارد إعداداته الخاصة. بمجرد تحديد “نوع علبة الوارد” ، يتم عرض الإعدادات الخاصة بهذا النوع أسفل تحديد “نوع علبة الوارد”. أدخل التغييرات على الإعدادات وانقر على “حفظ التغييرات”.

clip_image009

يمكنك أيضًا تغيير بعض إعدادات نمط البريد الوارد بسرعة في صندوق الوارد مباشرة بالنقر على السهم لأسفل الموجود في أقصى يمين كل عنوان قسم.

clip_image011

تقدم مساعدة Gmail أوصافًا لأنواع البريد الوارد . لا تتردد في تجربة أنماط البريد الوارد المختلفة لمعرفة ما يناسبك. يمكنك دائمًا الرجوع إلى الوضع الافتراضي إذا غيرت رأيك.

يمكنك أيضًا تغيير نمط البريد الوارد بسرعة عن طريق تحريك الماوس فوق تصنيف “البريد الوارد” والنقر فوق السهم لأسفل الذي يظهر. حدد نمط البريد الوارد المطلوب من القائمة المنسدلة “نوع البريد الوارد”. لاحظ أن تحريك الماوس فوق كل نمط يوفر وصفًا موجزًا ​​لكل نوع.

مقطع

تنظيم وتصنيف رسائلك باستخدام التسميات

قدمنا ​​لك لفترة وجيزة للملصقات في الدرس 1 من هذه السلسلة. تسمح لك التصنيفات بتنظيم رسائل بريدك الإلكتروني في فئات. وهي مشابهة للمجلدات ، على عكس المجلدات ، يمكنك تطبيق أكثر من تصنيف واحد على رسالة واحدة.

ملاحظة: يدعم Gmail 5000 تصنيف كحد أقصى ، بما في ذلك التصنيفات الفرعية. إذا تجاوزت هذا الحد ، فقد تجد أن تجربة Gmail الخاصة بك أبطأ ، وقد تواجه أخطاء. أزل الملصقات التي ربما لم تعد تستخدمها. لا يؤدي حذف التصنيفات إلى حذف الرسائل.

مقطع

قم بإنشاء تسمية جديدة

يمكنك إنشاء تصنيفاتك المخصصة للحفاظ على البريد الوارد منظمًا وحتى نقل الرسائل خارج البريد الوارد إلى التصنيفات (تعمل كمجلدات). سنوضح لك كيفية إنشاء تصنيف متداخل تحت تسمية أخرى ، مثل مجلد فرعي داخل مجلد.

لإنشاء تصنيف مخصص جديد سيكون المجلد الرئيسي ، انقر فوق “المزيد” في قائمة التصنيفات على الجانب الأيسر من شاشة Gmail الرئيسية.

مقطع

عند توسيع القائمة ، انقر على رابط “إنشاء تصنيف جديد”.

مقطع

أدخل اسمًا للتسمية في مربع التعديل “الرجاء إدخال اسم تصنيف جديد” في مربع الحوار “تسمية جديدة”. انقر فوق “إنشاء” لإنهاء إنشاء التسمية الجديدة.

مقطع

ملاحظة: نظرًا لأن هذا هو التصنيف الرئيسي الذي سيحتوي على التصنيف الفرعي ، فلن ندمج هذا التصنيف.

لإنشاء تصنيف فرعي تحت التصنيف الرئيسي الذي أنشأته للتو ، انقر فوق “إنشاء تصنيف جديد” مرة أخرى.

في مربع الحوار “تسمية جديدة” ، أدخل اسم التصنيف الفرعي الذي ترغب في إنشائه في مربع التعديل “الرجاء إدخال اسم تصنيف جديد”. حدد خانة الاختيار “Nest label under” ، وحدد التسمية الرئيسية التي أنشأتها للتو من القائمة المنسدلة ، وانقر على “إنشاء”.

clip_image018

يمكنك أيضًا إنشاء تصنيف متداخل عن طريق إدخال التصنيف الأصلي ، متبوعًا بشرطة مائلة (/) ، ثم إدخال اسم التصنيف المتداخل – كل ذلك في مربع التعديل “… اسم التصنيف الجديد”. على سبيل المثال ، يمكننا إدخال “شخصي / أصدقاء” في مربع التعديل وعدم تحديد خانة الاختيار “تصنيف الملصق ضمن”.

clip_image019

ملاحظة: يجب أن يكون التصنيف الأصلي موجودًا بالفعل لإنشاء تسمية متداخلة تحته. لا يمكنك إنشاء كلا التصنيفين في نفس الوقت. في مثالنا ، يجب علينا إنشاء التصنيف “شخصي” أولاً قبل إنشاء تصنيف “الأصدقاء” المتداخل.

يبدو العنوان المتداخل مثل المثال التالي.

clip_image020

تتم أيضًا إضافة التصنيف الرئيسي الجديد ، مع التسمية المتداخلة ، إلى قائمة التصنيفات المتاحة على زر إجراء “التصنيفات” ، بالإضافة إلى قائمة التصنيفات المتاحة على زر الإجراء “نقل إلى”.

مقطع

تطبيق التصنيفات على الرسائل

هناك طريقتان لتطبيق التصنيفات على الرسائل. يمكنك تطبيق التصنيفات على الرسائل أثناء ترك الرسائل في بريدك الوارد. يمكنك أيضًا نقل الرسائل إلى التسميات كما يمكنك نقلها إلى مجلدات. سنعرض لك كلتا الطريقتين.

تطبيق التسميات على الرسائل أثناء تركها في علبة الوارد الخاصة بك.

تتيح لك هذه الطريقة تطبيق تصنيفات متعددة بسهولة على رسالة واحدة.

لتطبيق تصنيف على رسالة مع الاحتفاظ بالرسالة في علبة الوارد الخاصة بك ، حدد خانة الاختيار الموجودة على يمين الرسالة لتحديدها (أو افتح الرسالة). ثم انقر على زر الإجراء “التصنيفات” وحدد تصنيفًا واحدًا أو أكثر من القائمة المنسدلة.

تذكر أنه يمكنك تطبيق أكثر من تصنيف على رسالة. لا تختفي قائمة “التصنيفات” بمجرد تحديد التصنيفات ، حتى تتمكن من تحديد تصنيفات متعددة في وقت واحد.

قد يهمك أيضاً الأطلاع على:  Laptop Battery Articles and Tips

لتطبيق التصنيفات المحددة على الرسائل ، انقر فوق “تطبيق” في أسفل القائمة.

clip_image022

ثم يتم عرض التسميات على يسار سطر موضوع الرسالة.

Clip_image023

إذا كانت لديك قائمة طويلة من التصنيفات ، يمكنك البدء في كتابة اسم التصنيف بعد النقر على زر الإجراء “التصنيفات” للعثور على التصنيف في القائمة.

قم بتطبيق تسمية على رسالة ونقلها خارج علبة الوارد الخاصة بك

لتطبيق تصنيف على رسالة ونقل الرسالة خارج البريد الوارد في نفس الوقت ، اسحب الرسالة إلى التصنيف المطلوب في القائمة الموجودة على اليسار. أثناء تحريك الماوس فوق القائمة ، سيتم توسيعه لعرض التسميات التي قد تكون مخفية حاليًا.

Clip_image024

لاحظ أنه يمكنك استخدام هذه الطريقة لتحديد الرسالة كرسالة غير مرغوب فيها ، بالإضافة إلى استخدام زر الإجراء “الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها”. ما عليك سوى سحب الرسائل المسيئة إلى تصنيف “الرسائل غير المرغوب فيها”.

يؤدي نقل رسالة إلى تصنيف “المهملات” إلى حذف الرسالة. هذا هو نفس اختيار الرسالة ، أو فتحها ، والنقر على زر الإجراء “حذف”.

افتح تسمية

فتح الملصق يشبه فتح مجلد. يتم سرد جميع الرسائل المرتبطة بهذا التصنيف. لفتح تصنيف ، انقر فوق التسمية المطلوبة في قائمة التصنيفات على الجانب الأيسر من شاشة Gmail الرئيسية. إذا كانت التسمية المطلوبة غير مرئية ، فانقر فوق “المزيد” للوصول إلى القائمة الكاملة.

مقطع

يتم عرض جميع الرسائل المرتبطة بهذا التصنيف. لاحظ مصطلح البحث في مربع “البحث”. يملأ Gmail تلقائيًا في مربع “البحث” بالفلتر المناسب لعرض الرسائل المحددة. سنناقش الفلاتر لاحقًا في هذا الدرس.

clip_image026

لاحظ أنه إذا قمت بتطبيق تصنيف على رسالة دون نقل الرسالة إلى ذلك التصنيف (وخارج البريد الوارد) ثم قمت بفتح التسمية ، فسيتم عرض تصنيف “البريد الوارد” على الرسالة ، مشيرًا إلى أن الرسالة لا تزال موجودة في البريد الوارد .

مقطع

للرجوع إلى البريد الوارد ، انقر على تصنيف “البريد الوارد” في القائمة على اليمين.

مقطع

إذا كنت تريد إعادة الرسالة إلى بريدك الوارد ، فما عليك سوى فتح مجلد التسمية للوصول إلى الرسالة وسحب الرسالة مرة أخرى إلى البريد الوارد. لاحظ أن الرسالة لا تزال تحمل التسمية المطبقة عليها.

إزالة تسمية من رسالة

إذا قررت أنك لا تريد تسمية معينة مرتبطة برسالة ، فيمكنك إزالتها بسهولة.

للقيام بذلك ، حدد الرسالة باستخدام خانة الاختيار على يمين الرسالة ، أو افتح الرسالة. انقر على زر الإجراء “التصنيفات” ، وقم بإلغاء تحديد التصنيف في القائمة المنسدلة التي تريد إزالتها من الرسالة ، ثم انقر فوق “تطبيق”.

ملاحظة: يمكنك إزالة تسميات متعددة من رسالة في وقت واحد. ما عليك سوى تحديد جميع التصنيفات التي تريد إزالتها في القائمة المنسدلة “التصنيفات” قبل النقر على “تطبيق”.

Clip_image029

تغيير لون الملصق

يمكنك تعيين ألوان لتصنيفاتك حتى تتمكن من تحديدها بسهولة في صندوق الوارد الخاص بك. بشكل افتراضي ، يتم تلوين جميع التسميات بخلفية رمادية فاتحة ونص رمادي داكن. يستخدم تصنيف “شخصي / أصدقاء” في الصورة أدناه اللون الافتراضي. التسميات الأخرى ، “HTG School” و “Admin” ، لها ألوان أخرى مطبقة عليها.

مقطع

لتغيير اللون على الملصق ، حرك الماوس فوق الملصق المطلوب. انقر فوق السهم لأسفل الموجود على يمين التسمية للوصول إلى القائمة المنسدلة الخاصة به.

Clip_image031

حرك مؤشر الماوس فوق خيار “Label color” وحدد تركيبة النص واللون من خلال النقر عليه.

يمكنك أيضًا استخدام خيار “إزالة اللون” لإزالة اللون من الملصق والعودة إلى الإعداد الافتراضي.

clip_image032

إذا كنت لا تريد أي من المجموعات المعروضة ، يمكنك تحديد مجموعة مخصصة بالنقر فوق “إضافة لون مخصص”. حدد “لون الخلفية” و “لون النص” في مربع الحوار “إضافة لون مخصص” الذي يتم عرضه.

معاينة المجموعة المختارة حيث تقول “Preview Label Color”.

Clip_image033

إعداد الوصول بنقرة واحدة إلى تسميات Gmail القياسية والمخصصة

يمكنك بسهولة إنشاء الوصول إلى التسميات بنقرة واحدة.

للقيام بذلك ، افتح تسمية كما ناقشنا سابقًا في هذا الدرس ، ثم اسحب رمز الصفحة المفضل من شريط العناوين إلى شريط أدوات الإشارات المرجعية. الآن ، يمكنك النقر فوق هذه الإشارة المرجعية للوصول إلى جميع رسائلك المرتبطة بهذا التصنيف.

قد يهمك أيضاً الأطلاع على:  كيفية النسخ الاحتياطي لحساب البريد الإلكتروني الخاص بك على شبكة الإنترنت باستخدام ثندربيرد

Clip_image034

إخفاء وإظهار التسميات في Gmail

إذا كانت لديك قائمة طويلة من التصنيفات في Gmail ، فقد ترغب في رؤية بعض التصنيفات التي تستخدمها كثيرًا أثناء إخفاء الباقي.

إخفاء تسمية

لإخفاء تصنيف في Gmail ، انقر على التصنيف الذي تريد إخفاءه في قائمة التصنيفات أسفل زر “إنشاء” واسحبه إلى رابط “المزيد” أسفل قائمة التصنيفات المرئية.

ملاحظة: يصبح الرابط “المزيد” هو الرابط “أقل” أثناء نقل التسمية إليه.

مقطع

تم نقل التصنيف بحيث يتم إدراجه أسفل “الفئات” ، والذي يتم عرضه عند النقر فوق “المزيد” لتوسيع قائمة التصنيفات. إذا كان الرابط “أقل” متاحًا بدلاً من الرابط “المزيد” ، فيمكن عرض “الفئات” ببساطة عن طريق تحريك الماوس فوق قائمة التصنيفات.

Clip_image036

جعل تسمية مخفية مرئية

لإظهار تسمية مخفية ، انقر فوق “المزيد” (إذا لزم الأمر) لعرض قسم “الفئات”. انقر واسحب التصنيف المطلوب من قسم “الفئات” إلى تصنيف “البريد الوارد”.

مقطع

يتم إرجاع التسمية مرة أخرى إلى القائمة الرئيسية للتسميات بالترتيب الأبجدي.

إخفاء تسميات Gmail للنظام المضبوطة مسبقًا مثل المميزة بنجمة أو البريد المرسل أو المسودات أو البريد العشوائي أو المهملات

يمكن أيضًا إخفاء تصنيفات Gmail المعدة مسبقًا. لإخفاء أي من هذه التصنيفات ، انقر على “المزيد” ضمن قائمة التصنيفات.

Clip_image038

انقر على “إدارة التصنيفات” ضمن “الفئات”.

Clip_image039

يتم عرض شاشة إعدادات “التصنيفات”.

في قسم “تسميات النظام” ، ابحث عن تسمية النظام التي تريد إخفاءها وانقر على رابط الإخفاء في العمود “إظهار في قائمة التصنيفات”.

Clip_image040

ملاحظة: التسمية ليست مخفية بالكامل ، بل يتم نقلها تحت رابط “المزيد”.

مقطع

الوصول إلى إعدادات التسميات على شاشة الإعدادات

يمكن أيضًا الوصول إلى شاشة إعدادات “التصنيفات” باستخدام زر “الإعدادات”. سنشير إلى أجزاء مختلفة من شاشة الإعدادات طوال هذه السلسلة. دائمًا ما يكون إجراء الوصول إلى “الإعدادات” هو نفسه.

للوصول إلى أدوات التصفية على شاشة “الإعدادات” ، انقر على زر “الإعدادات” (الترس) في الزاوية العلوية اليمنى من نافذة Gmail الرئيسية.

Clip_image042

ثم حدد “الإعدادات” من القائمة المنسدلة.

Clip_image043

بمجرد الدخول إلى شاشة “الإعدادات” ، يمكنك الوصول إلى إعدادات “التصنيفات” و “الفلاتر” و “البريد الوارد” و “المظاهر” وأجزاء وميزات Gmail الأخرى.

مقطع

إخفاء التصنيفات التي لا تحتوي على بريد غير مقروء تلقائيًا في Gmail

من خلال القدرة على إخفاء التصنيفات وتوجيه الرسائل تلقائيًا إلى تلك التصنيفات باستخدام الفلاتر (انظر القسم التالي) ، قد تتساءل عن كيفية معرفة ما إذا كان لديك رسائل غير مقروءة في التصنيفات المخفية بسرعة. يمكنك اختيار إظهار التصنيفات المخفية بسهولة عند وجود أي رسائل غير مقروءة فيها. بهذه الطريقة ، لا تفوت أي رسائل مهمة.

لإعداد Gmail حتى يخفي التصنيفات إلا إذا كانت تحتوي على رسائل غير مقروءة ، ادخل إلى شاشة إعدادات “التصنيفات” باستخدام إحدى الطرق المذكورة سابقًا.

لكل نظام وتسمية مخصصة تريد إخفاءها إذا كانت لا تحتوي على بريد غير مقروء ، انقر فوق الرابط “إظهار في حالة عدم القراءة”.

مقطع

لاحظ أنه في قائمة تصنيفات “النظام” ، يمكنك فقط إخفاء تصنيفات “المسودة” و “الرسائل غير المرغوب فيها” إذا لم تحتوي على أي رسائل غير مقروءة. لا تنطبق هذه الميزة على “الفئات” و “الدوائر”.

مقطع

يمكنك تطبيق هذا الإعداد بسرعة على جميع التصنيفات المخصصة بالنقر على السهم لأسفل بجوار “إظهار في قائمة التصنيفات” في الجزء العلوي من قسم “التصنيفات” وتحديد “إظهار الكل في حالة عدم القراءة” من القائمة المنسدلة.

مقطع .048

التالي …

هذا ينقلنا إلى نهاية الدرس 3. يجب أن يكون لديك فهم راسخ إلى حد ما لكيفية الحفاظ على البريد الوارد منظمًا باستخدام علامات التبويب والأنماط والإعدادات المختلفة. وأفضل ما في الأمر أنك في طريقك إلى إتقان بريدك الإلكتروني باستخدام التصنيفات!

في الدرس التالي ، سنوسع مناقشتنا حول التصنيفات لتشمل الفلاتر – مثل كيفية استخدام الفلاتر لتطبيق التصنيفات تلقائيًا ، بالإضافة إلى كيفية أخذ الفلاتر الحالية وتصديرها إلى حساب Gmail آخر.

ثم ، لإغلاق الأشياء ، نقدم نظام النجوم ، الذي يساعدك على تتبع رسائل البريد الإلكتروني المهمة.

المصدر

السابق
نصائح القوة ومختبرات Gmail
التالي
أفضل 10 برامج ويب لاستخدامها في مكالمات الفيديو

اترك تعليقاً