Tämän päivän oppitunnissa autamme sinua ymmärtämään, miten postilaatikkosi voidaan luokitella paremmin ja viestit järjestetään tunnisteiden ja joidenkin ennalta määritettyjen mutta konfiguroitavien välilehtien avulla.
Ensinnäkin puhumme Gmailin automaattisesta välilehtien käyttöliittymästä, ensisijaisesta postilaatikosta ja kaikista sen sisältämistä asetuksista.
Luokittele saapuvat sähköpostit automaattisesti määritettävillä välilehdillä
Gmail tarjoaa nyt välilehtiä ja automaattisia luokkia postilaatikkoosi. Tämä ominaisuus jakaa postilaatikkosi ensisijaiseksi, sosiaaliseksi, mainoskampanjaksi, päivitykseksi ja foorumiksi. Jos osallistut moniin verkkopalveluihin, tämä ominaisuus voi olla hyödyllinen.
Periaatteessa tietyn tyyppisille sivustoille tai tietylle sisällölle vastaanotetut viestit voidaan kerätä postilaatikkosi eri osiin. Tämä voi johtaa vähemmän sekavaan postilaatikkoon.
Valitse, mitkä välilehdet näkyvät postilaatikossasi
Nämä välilehdet ovat konfiguroitavissa, joten voit valita haluamasi välilehdet postilaatikossasi. Jos haluat muuttaa näkyvissä olevia välilehtiä, napsauta välilehtien vasemmalla puolella olevaa plus -kuvaketta.
Valitse käyttöön otettavat välilehdet -valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse niiden välilehtien valintaruudut, jotka haluat olla käytettävissä Saapuneet -kansiossasi.
Huomautus: Jos piilotat välilehden, kyseisen luokan viestit näytetään sen sijaan Perus -välilehdellä. Myös välilehtien tekstiä ei voi muuttaa, eikä mukautettuja välilehtiä voi lisätä. Käytä sen sijaan mukautettuja tunnisteita (joista kerrotaan seuraavassa osiossa), jotta voit luokitella viestisi edelleen.
Voit myös päättää, mitkä välilehdet näkyvät postilaatikossasi Luokat -osion Asetukset -näytön Saapuneet -välilehdellä.
Järjestä viestisi postilaatikkotyyleillä ja -asetuksilla
Saapuneet -tyylien avulla voit järjestää Gmail -postilaatikkosi sinulle sopivalla tavalla. Voit järjestää postilaatikkosi konfiguroitavien välilehtien avulla, kuten aiemmin mainitsimme tässä oppitunnissa, tai osioihin, kuten Lukemattomat, Tähdelliset ja Tärkeät.
Vaihda postilaatikon tyyppi
Jos haluat vaihtaa toiseen postilaatikkotyyliin, avaa Asetukset -näyttö ja napauta Saapuneet -välilehteä.
Valitse Saapuneet -kansion osiossa avattavasta luettelosta käytettävä postilaatikon tyyppi.
Jokaisella postilaatikkotyypillä on omat asetukset. Kun olet valinnut Saapuneet -kansion tyypin, sen tyypin asetukset näkyvät Valitse postilaatikon tyyppi -kohdassa. Tee muutoksia asetuksiin ja napsauta Tallenna muutokset.
Voit myös nopeasti muuttaa joitain postilaatikon tyyliasetuksia suoraan postilaatikossasi napsauttamalla kunkin osion otsikon oikeassa reunassa olevaa alanuolta.
Gmailin ohjetoiminnot Saapuvien postityyppien kuvaukset . Kokeile vapaasti erilaisia postilaatikkotyylejä nähdäksesi mikä toimii sinulle. Voit aina palata oletusarvoon, jos muutat mieltäsi.
Voit myös nopeasti muuttaa postilaatikkosi tyyliä viemällä hiiren Saapuneet -otsikon päälle ja napsauttamalla näkyviin tulevaa alanuolta. Valitse haluamasi saapuvan postin tyyli avattavasta Saapuvan postin tyyppi -luettelosta. Huomaa, että hiiren kohdistaminen jokaisen kuvion päälle antaa lyhyen kuvauksen jokaisesta tyypistä.
Järjestä ja luokittele viestisi tunnisteiden avulla
Esittelimme sinulle lyhyesti tämän sarjan oppitunnin 1 tarroja. Luokkien avulla voit järjestää sähköpostiviestisi luokkiin. Se muistuttaa kansioita, toisin kuin kansiot, voit liittää useamman kuin yhden tunnisteen yhteen viestiin.
Ilmoitus: Gmail tukee enintään 5000 XNUMX tunnistetta, mukaan lukien alitunnisteet. Jos ylität tämän rajan, saatat huomata, että Gmail -käyttökokemuksesi on hitaampi ja saatat kohdata virheitä. Poista tarrat, joita et ehkä enää käytä. Tunnisteiden poistaminen ei poista viestejä.
Luo uusi tunniste
Voit luoda omia mukautettuja tunnisteita pitämään postilaatikkosi järjestyksessä ja jopa siirtämään viestit postilaatikostasi tunnisteiksi (toimivat kansioina). Näytämme, kuinka voit luoda tarran, joka on sisäkkäin toisen tarran alle, kuten kansion alikansio.
Jos haluat luoda uuden mukautetun tunnisteen pääkansioksi, napsauta Lisää Gmail -aloitusnäytön vasemmassa reunassa olevassa tarraluettelossa.
Kun luettelo on laajennettu, napsauta "Luo uusi taksonomia" -linkkiä.
Kirjoita tarran nimi Uusi nimiö -valintaikkunan "Anna uusi tunnisteen nimi" -muokkausruutuun. Viimeistele uuden tunnisteen luominen napsauttamalla Luo.
Huomautus: Koska tämä on päätaksonomia, joka sisältää alakategorian, emme yhdistä tätä taksonomiaa.
Jos haluat luoda alaluokan juuri luomasi pääluokan alle, napsauta uudelleen Luo uusi taksonomia.
Kirjoita Uusi tunniste -valintaikkunaan haluamasi alakategorian nimi "Anna uusi taksonomianimi" -kenttään. Valitse Nest-tunniste alla -valintaruutu, valitse juuri luomasi masthead avattavasta luettelosta ja napsauta Luo.
Voit myös luoda sisäkkäisen taksonomian kirjoittamalla alkuperäisen taksonomian, sen jälkeen kauttaviivan (/) ja kirjoittamalla sitten sisäkkäisen taksonomian nimen - kaikki ”… uusi taksonomian nimi” -muokkausruutuun. Voimme esimerkiksi kirjoittaa "Henkilökohtaiset/Ystävät" muokkausruutuun emmekä valitse "Arvostele juliste alla" -valintaruutua.
Huomautus: Alkuperäisen tarran on oltava jo olemassa, jotta sen alle voidaan luoda sisäkkäinen tarra. Et voi luoda molempia tarroja samanaikaisesti. Esimerkissämme meidän on ensin luotava "Henkilökohtainen" -tunniste ennen sisäkkäisen "Ystävät" -tunnisteen luomista.
Sisäkkäinen osoite näyttää seuraavan esimerkin kaltaiselta.
Uusi pääluokitus, jossa on sisäkkäinen tunniste, lisätään myös Arviointitoiminto -painikkeella saatavilla olevaan arviointiluetteloon Move To Action -painikkeella saatavilla olevien arviointiluettelon lisäksi.
Käytä luokkia viesteihin
Tunnisteita voidaan lisätä viesteihin kahdella tavalla. Voit lisätä viesteihin tunnisteita jättämällä viestejä postilaatikkoosi. Voit myös siirtää viestejä tunnisteisiin ja voit siirtää ne kansioihin. Näytämme sinulle molempiin suuntiin.
Lisää tunnisteita viesteihin, kun ne ovat postilaatikossasi.
Tämän menetelmän avulla voit helposti lisätä useita tunnisteita yhteen viestiin.
Jos haluat lisätä viestiin tunnisteen pitämällä sen postilaatikossasi, valitse viesti valitsemalla viestin oikealla puolella oleva valintaruutu (tai avaa viesti). Napsauta sitten "Luokat" -toimintopainiketta ja valitse yksi tai useampi tunniste avattavasta luettelosta.
Muista, että voit liittää viestiin useamman kuin yhden tunnisteen. Luokat -valikko ei katoa, kun olet valinnut luokitukset, joten voit valita useita luokituksia kerralla.
Jos haluat käyttää valittuja tunnisteita viesteihin, napauta Käytä luettelon alareunassa.
Tämän jälkeen tarrat näkyvät viestin otsikkorivin vasemmalla puolella.
Jos sinulla on pitkä luettelo luokituksista, voit aloittaa taksonomian nimen kirjoittamisen napsauttamalla Luokat -toimintopainiketta löytääksesi luokituksen luettelosta.
Merkitse viesti tunnisteella ja siirrä se pois postilaatikostasi
Jos haluat liittää viestiin tunnisteen ja siirtää viestin ulos postilaatikosta, vedä viesti haluamasi tunnisteen kohdalle vasemmalla olevassa luettelossa. Kun siirrät hiiren valikon päälle, se laajenee näyttämään tällä hetkellä piilotettuja tarroja.
Huomaa, että tällä menetelmällä voit merkitä viestin roskapostiksi sekä käyttää Ilmoita roskapostista -painiketta. Vedä loukkaavat viestit vain roskapostiluokkaan.
Jos siirrät viestin roskakoriin, viesti poistetaan. Tämä on sama kuin viestin valitseminen tai avaaminen ja "Poista" -toimintopainikkeen napsauttaminen.
avoin etiketti
Tarran avaaminen on kuin kansion avaaminen. Kaikki tähän luokitukseen liittyvät viestit on lueteltu. Voit avata tunnisteen napsauttamalla haluamaasi tunnistetta Gmailin aloitusnäytön vasemmassa reunassa olevassa tarraluettelossa. Jos haluttu tarra ei ole näkyvissä, napsauta "Lisää" päästäksesi koko luetteloon.
Kaikki tähän luokkaan liittyvät viestit näytetään. Huomaa hakutermi hakukentässä. Gmail täyttää hakukentän automaattisesti sopivalla suodattimella näyttääkseen valitut viestit. Keskustelemme suodattimista myöhemmin tässä oppitunnissa.
Huomaa, että jos lisäät viestiin tunnisteen siirtämättä sitä kyseiseen tunnisteeseen (ja ulos postilaatikosta) ja avaat sitten tarran, viestiin tulee viesti "Saapuneet", mikä osoittaa, että viesti on edelleen postilaatikkoon.
Voit palata postilaatikkoosi napsauttamalla "Saapuneet" -merkkiä oikealla olevasta luettelosta.
Jos haluat palauttaa viestin postilaatikkoosi, avaa tarrakansio päästäksesi viestiin ja vedä viesti takaisin postilaatikkoon. Huomaa, että viestissä on edelleen tunniste.
Poista tunniste viestistä
Jos päätät, ettet halua, että viestiin liitetään tietty tunniste, voit poistaa sen helposti.
Voit tehdä tämän valitsemalla viestin viestin oikealla puolella olevan valintaruudun avulla tai avaamalla viestin. Napsauta Labels-toiminnon painiketta, poista sen valinnan pudotusvalikosta, jonka haluat poistaa viestistä, ja valitse sitten Käytä.
Huomautus: Voit poistaa viestistä useita tarroja kerralla. Valitse vain poistettavat tunnisteet avattavasta Luokat -luettelosta, ennen kuin napsautat Käytä.
Vaihda tarran väri
Voit määrittää värejä tarroillesi, jotta voit valita ne helposti postilaatikostasi. Oletuksena kaikki tarrat on värjätty vaaleanharmaalla taustalla ja tummanharmaalla tekstillä. Alla olevan kuvan 'Henkilö/ystävät' -tarra käyttää oletusväriä. Muissa nimityksissä "HTG School" ja "Admin" on käytetty muita värejä.
Jos haluat muuttaa tarran väriä, siirrä hiiri haluamasi tarran päälle. Napsauta tarran oikealla puolella olevaa alanuolta avataksesi sen avattavan valikon.
Siirrä hiiren osoitin ”Tarran väri” -vaihtoehdon päälle ja valitse teksti- ja väriyhdistelmä napsauttamalla sitä.
Voit myös poistaa värin tarrasta käyttämällä "Poista väri" -vaihtoehtoa ja palata oletusasetuksiin.
Jos et halua näyttää yhtään ryhmää, voit valita mukautetun ryhmän napsauttamalla Lisää mukautettu väri. Valitse "Taustaväri" ja "Tekstin väri" näkyviin tulevassa Lisää mukautettu väri -valintaikkunassa.
Esikatsele valittua ryhmää, jossa lukee Esikatsele tarran väri.
Määritä yhdellä napsautuksella Gmailin tavalliset ja mukautetut tunnisteet
Voit helposti luoda pääsyn tarroihin yhdellä napsautuksella.
Voit tehdä tämän avaamalla tarran, kuten keskustelimme aiemmin tässä oppitunnissa, ja vetämällä sitten Sivun suosikit -kuvake osoiteriviltä kirjanmerkkityökaluriville. Nyt voit napsauttaa tätä kirjanmerkkiä päästäksesi kaikkiin kyseiseen tunnisteeseen liittyviin viesteihisi.
Piilota ja näytä tunnisteet Gmailissa
Jos Gmailissa on pitkä luettelo tunnisteista, saatat haluta nähdä joitain usein käyttämiäsi tunnisteita piilottaessasi loput.
piilota etiketti
Jos haluat piilottaa tunnisteen Gmailissa, napsauta piilotettavaa tunnistetta Luo -painikkeen alla olevassa tarraluettelossa ja vedä se Lisää -linkkiin näkyvien tunnisteiden luettelon alapuolelle.
Huomautus: Lisää -linkistä tulee vähemmän -linkki, kun siirrät tunnisteen siihen.
Luokitus on siirretty siten, että se näkyy Luokat -kohdassa, joka näkyy, kun laajennat luokitusluetteloa napsauttamalla Lisää. Jos "Vähemmän" -linkki on käytettävissä "Lisää" -linkin sijaan, "Luokat" voidaan näyttää yksinkertaisesti viemällä hiiri luokkaluettelon päälle.
Tee piilotettu tarra näkyviin
Voit tuoda piilotetun tunnisteen näkyviin napsauttamalla Lisää (tarvittaessa), jolloin Luokat -osio tulee näkyviin. Napsauta ja vedä haluamasi tunniste Luokat -osiosta Saapuneet -tunnisteeseen.
Etiketti palautetaan takaisin etikettien pääluetteloon aakkosjärjestyksessä.
Piilota järjestelmän esiasetetut Gmail -tunnisteet, kuten tähdellä merkityt, lähetetyt sähköpostit, luonnokset, roskaposti tai roskakori
Esiasetetut Gmail -tunnisteet voidaan myös piilottaa. Voit piilottaa minkä tahansa näistä tunnisteista napsauttamalla tarraluettelon alla olevaa Lisää.
Napsauta "Hallitse luokkia" kohdassa "Luokat".
"Luokat" -asetusnäyttö tulee näkyviin.
Etsi Järjestelmätarrat -osiosta piilotettava järjestelmän tarra ja napsauta Näytä otsikoissa -luettelosarakkeessa Piilota -linkkiä.
Huomautus: Tunniste ei ole täysin piilotettu, se siirretään Lisää -linkin alle.
Tarra -asetusten käyttäminen Asetukset -näytössä
Arviot -asetusnäyttöön pääsee myös Asetukset -painikkeella. Viitataan Asetukset -näytön eri osiin koko sarjassa. Asetusten käyttäminen on aina sama.
Pääset Asetukset-näytön suodattimiin napsauttamalla Gmail-pääikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-painiketta (ratas).
Valitse sitten avattavasta valikosta "Asetukset".
Asetukset -näytössä voit käyttää tunnisteiden, suodattimien, postilaatikon, teemojen ja muiden Gmail -ruutujen ja -asetusten asetuksia.
Piilota tunnisteet automaattisesti ilman lukematonta sähköpostia Gmailissa
Kun pystyt piilottamaan tarrat ja reitittämään viestit automaattisesti kyseisiin tarroihin suodattimien avulla (katso seuraava osa), saatat ihmetellä, miten voit nopeasti selvittää, onko piilotetuissa tunnisteissa lukemattomia viestejä. Voit halutessasi näyttää piilotetut tunnisteet helposti, kun niissä on lukemattomia viestejä. Näin et menetä tärkeitä viestejä.
Jos haluat määrittää Gmailin piilottamaan tunnisteita, elleivät ne sisällä lukemattomia viestejä, avaa Tunnisteiden asetusnäyttö jollakin edellä mainituista tavoista.
Napsauta Näytä jos lukematon -linkkiä kunkin järjestelmän ja mukautetun tunnisteen kohdalla, jotka haluat piilottaa, jos ne eivät sisällä lukematonta postia.
Huomaa, että Järjestelmätarrat -luettelossa voit piilottaa luonnokset ja roskapostitunnisteet vain, jos ne eivät sisällä lukemattomia viestejä. Tämä ominaisuus ei koske luokkia ja piirejä.
Voit ottaa tämän asetuksen nopeasti käyttöön kaikissa muokattuissa tunnisteissa napsauttamalla Arvostelut-osion yläreunan Näytä arvostelut -luettelossa -kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitsemalla avattavasta valikosta Näytä kaikki, jos et ole lukenut.
seuraavat …
Tämä vie meidät oppitunnin 3 loppuun. Sinulla pitäisi olla melko vakaa käsitys siitä, miten postilaatikkosi järjestetään eri välilehdillä, tyyleillä ja asetuksilla. Mikä parasta, olet matkalla hallitsemaan sähköpostisi tunnisteilla!
Seuraavassa oppitunnissa laajennamme keskustelua tunnisteista suodattimiin, kuten suodattimien käyttämiseen tarrojen automaattiseen käyttöön, sekä olemassa olevien suodattimien ottamiseen ja viemiseen toiselle Gmail -tilille.
Lopuksi esittelemme tähtijärjestelmän, joka auttaa sinua seuraamaan tärkeitä sähköposteja.
