Keskustelumme käsittelee Gmailin luokituksia suodattimien sisällyttämiseksi ja sitten tärkeiden sähköpostien seuraamiseen tähtien avulla.
Tunnisteet ovat hienoja, mutta niitä voidaan käyttää tehokkaammin integroimalla suodattimia, joten saapuvat ja tietyt ehdot täyttävät viestit lisätään automaattisesti tunnisteeseen. Tämä auttaa suuresti organisoinnissa ja voi vähentää merkittävästi postilaatikon sotkua.
Luo uusi suodatin hakukentän avulla
Jos haluat luoda uuden suodattimen, valitsemme hakuruudun hakuvaihtoehdot ja luomme suodattimen hausta. Voit tehdä tämän napsauttamalla hakukentän alanuolta.
Kirjoita hakuehdot hakuvaihtoehdot -ruutuun. Voit hakea tietyn henkilön tai koko verkkotunnuksen (@example.com) viestejä, joissa on muutama sana aiheessa, sekä muita termejä.
Jos haluat luoda suodattimen tämän haun perusteella, napsauta Luo suodatin tällä haulla -linkkiä.
Suodatinvaihtoehdot näytetään. Valitse valintaruudut, jotka osoittavat, mitä haluat tehdä hakuehtoja vastaavilla viesteillä.
Esimerkiksi päätimme merkitä määritetyn sähköpostiosoitteen viestit aina HTG School -tunnisteella ja merkitä nämä viestit aina tärkeiksi. Olemme myös päättäneet soveltaa suodatinta kaikkiin kyseisen henkilön sähköposteihin.
Huomautus: Jos haluat saada tarrat toimimaan kansioiden tapaan, voit valita "Ohita postilaatikko (arkistoi se)", jos haluat siirtää sähköpostit automaattisesti tunnisteiksi niiden saapuessa. Tämä pitää sähköpostit järjestyksessä, mutta saatat vaarantaa tärkeän viestin puuttumisen, koska se ei näy automaattisesti postilaatikossasi.
Kun olet valinnut suodatusehdot, napsauta Luo suodatin.
Huomautus: Kun valitset viestin edelleenlähetyksen suodattimen toiminnoksi, se vaikuttaa vain uusiin viesteihin. Suodatinta koskevia viestejä ei välitetä.
Näyttöön tulee ilmoitus, että suodatin on luotu. Huomaa tässä kuvakaappauksessa, että kaikki tämän henkilön viestit on merkitty nimellä HTG School.
Viestit merkitään myös automaattisesti tärkeiksi (lähettäjien vasemmalla puolella olevat lippukuvakkeet ovat keltaisia).
Luo uusi suodatin Asetukset -näytön avulla
Voit myös luoda suodattimen Asetuksissa.
Siirry "Asetukset" -näyttöön kuten aiemmin näytettiin ja napsauta "Suodattimet" -linkkiä yläreunassa.
Napsauta "Luo uusi suodatin" -linkkiä.
Määritä haku- ja suodatuskriteerit samalla tavalla kuin edellisessä menetelmässä ja napsauta "Luo suodatin" suodatinvalintaikkunassa.
Sen sijaan, että päädyit postilaatikkoosi, sinut palautetaan Suodattimet -näyttöön ja uusi suodatin näkyy luettelossa. Voit muokata, poistaa tai valita sen vietäväksi (suodattimien vienti tehdään myöhemmin tässä oppitunnissa).
Palaa postilaatikkoosi napsauttamalla Saapuneet -kansiota.
Luo uusi suodatin tietyn viestin avulla
Voit myös luoda suodattimen olemassa olevan viestin perusteella. Voit tehdä tämän valitsemalla viestin viestiluettelostasi tai tarrasta.
Napsauta "Lisää" -toimintopainiketta ja valitse avattavasta valikosta "Suodata tällaiset viestit".
Huomaa, että Suodatin -valintaikkunan Lähettäjä -kenttä täytetään automaattisesti. Anna muut haluamasi suodatusehdot ja napsauta "Luo suodatin tällä haulla".
Määritä suodatusehdot valitsemalla suodatinvaihtoehdot seuraavassa valintaikkunassa, kuten aiemmin on kuvattu.
Huomautus: Tällä menetelmällä voit määrittää suodattimet poistamaan ei -toivotut sähköpostit automaattisesti, kun ne vastaanotetaan.
Käytä samaa suodatinta useille lähettäjille
Voit käyttää yhtä suodatinta hallitaksesi viestejä useista eri sähköpostiosoitteista. Voimme esimerkiksi määrittää luokituksen useiden ihmisten viesteille käyttämällä HTG School -merkkiä. Voit tehdä tämän avaamalla Hakuasetukset -valintaikkunan käyttämällä hakukentän alanuolta.
Lisää jokainen sähköpostiosoite Lähettäjä -kenttään erotettuna sanalla tai ja napsauta Luo suodatin tällä haulla.
Jos haluat käyttää samaa tunnistetta minkä tahansa sähköpostiosoitteen viesteihin, valitse Käytä tunnistetta -valintaruutu ja valitse haluamasi tunniste ponnahdusikkunasta. Käytä muita toimintoja tälle suodattimelle ja napsauta Luo suodatin.
Huomautus: Muista valita myös Käytä suodatinta vastaaviin keskusteluihin -valintaruutu, jos haluat käyttää tätä suodatinta viesteihin, jotka olet jo saanut näistä kahdesta sähköpostiosoitteesta.
Vienti- ja tuontisuodattimet
Nyt kun olet oppinut suodattimien määrittämisen, olet luonut todennäköisesti erittäin hyödyllisiä suodattimia, joita haluat ehkä käyttää muilla Gmail -tileilläsi. Voit viedä suodattimia yhdeltä tililtä ja tuoda ne toiselle.
vientisuodatin
Vie suodatin avaamalla ensin Asetukset -näytön Suodattimet -näyttö (käyttämällä Asetukset -painiketta). Valitse sitten vietävä suodatin luettelosta ja napsauta "Vie".
Huomautus: Voit valita useita suodattimia vietäväksi kerralla.
Siirry Tallenna nimellä -valintaikkunassa kohtaan, johon haluat tallentaa suodattimen. Suodatin tallennetaan XML -tiedostona oletusnimellä, jonka voit halutessasi muuttaa. Muista jättää laajennus xml -muodossa ja napsauta Tallenna.
Sinulla on nyt tiedosto, jonka voit varmuuskopioida, siirtää toiseen tietokoneeseen, jakaa ystävän kanssa tai tuoda toiselle Gmail -tilille.
suodattimen tuonti
Jos haluat tuoda suodattimen Gmail -tiliisi, avaa Asetukset -näytön Suodattimet ja napsauta Tuo suodattimet -linkkiä.
Valitse Tuo suodattimet -kohdasta Valitse tiedosto.
Huomautus: Jos muutat mieltäsi suodattimen tuonnista, napsauta Peruuta tuonti -linkkiä.
Siirry Avaa -valintaikkunassa sijaintiin, johon tallensit viedyn suodattimen. Valitse tiedosto ja napsauta "Avaa".
Tiedostonimi näkyy Valitse tiedosto -painikkeen vieressä. Avaa tiedosto ja tuo suodattimet napsauttamalla Avaa tiedosto.
Haku -ruudun alle tulee viesti, kun suodatintiedosto on auki. Tämä voi kestää jonkin aikaa, riippuen suodattimien määrästä tiedostossa.
Kaikki suodattimet on lueteltu valitussa tiedostossa kohdassa Tuo suodattimet. Valitse tuotavat suodattimet. Jos haluat käyttää tuotuja suodattimia olemassa oleviin sähköposteihin (aivan kuten uuden suodattimen luomisen yhteydessä), valitse Käytä uusia suodattimia olemassa olevaan sähköpostiin -valintaruutu ja napsauta Luo suodattimia.
Näyttää valintaikkunan, joka näyttää suodattimen luontiprosessin edistymisen. Voit peruuttaa suodattimien luomisen napsauttamalla Lopeta.
Kun suodattimia luodaan, ne näkyvät luettelossa Suodattimet -näytössä.
Seuraa tärkeitä sähköposteja Star. -Järjestelmän avulla
Gmailin tähtijärjestelmän avulla voit merkitä tärkeimmät sähköpostisi, jotta löydät ne helposti myöhemmin. Oletusarvoisesti tähdellä merkityt viestit on merkitty keltaisella tähdellä, mutta voit lisätä muita värejä ja tähtilajeja.
Tähdet näkyvät lähettäjän nimen vasemmalla puolella postilaatikossa.
Lisää viestiin tähti
Jos haluat lisätä tähden postilaatikkosi viestiin, napsauta lähettäjän nimen vieressä olevaa tähtikuvaketta, kuten yllä olevassa kuvassa näkyy.
Voit myös lisätä tähden viestiin sen ollessa auki. Voit tehdä tämän napsauttamalla tähtikuvaketta viestin oikeassa yläkulmassa päivämäärän oikealla puolella. Keskusteluissa se on keskustelun yläreunan ensimmäisen viestin oikealla puolella.
Jos haluat lisätä tähden kirjoittamaasi viestiin, napsauta Lisää asetukset -nuolta Kirjoita-ikkunan oikeassa alakulmassa.
Siirrä hiiri "Label" -vaihtoehdon päälle ja valitse sitten "Lisää tähti" alavalikosta.
Lähetetyt -tunnisteessa lähettämäsi viesti on merkitty tähdellä.
Käytä viesteissäsi useita tähtimalleja
Gmailin avulla voit erottaa viestit toisistaan useilla väreillä ja tähdillä.
Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos haluat merkitä useita viestejä eri tärkeysasteilla. Voit esimerkiksi käyttää violettia tähteä viesteissä, jotka haluat lukea uudelleen, ja punaista huutomerkkiä viesteissä, joita sinun on seurattava.
Napsauta Asetukset-painiketta ja valitse avattavasta valikosta Asetukset. Vieritä Yleiset -välilehden Tähdet -osioon. Vedä kuvakkeet Ei käytössä -osiosta Käytössä -osioon lisätäksesi erilaisia tähtiä. Jos käytössäsi on useita tähtilajeja, napsauta tähtikuvaketta kaikkien käytössä olevien tähtien läpi tulevien sähköpostiviestien vieressä. Jos merkitset viestin tähdellä sen ollessa auki, vain ensimmäistä tähteä käytetään.
Hae tähdellä merkittyjä viestejä
Jos haluat nähdä kaikki tähdellä merkityt viestisi, napsauta Gmail -pääikkunan vasemmalla puolella olevaa "Tähdelliset" -merkkiä. Voit myös etsiä tähdellä merkittyjä viestejä kirjoittamalla "is: starred" "Search" -kenttään.
Hae viestejä, joissa on tietyntyyppinen tähti
Jos olet käyttänyt useita erityyppisiä tähtiä viestiesi merkitsemiseen, voit hakea tietyn tyyppistä tähteä. Voit tehdä tämän etsimällä tähdellä "has:" (esimerkiksi "has: red-bang").
Jos haluat tietää tietyn tähden nimen, avaa Asetukset -näytön Yleiset -välilehti ja vie hiiri haluamasi tähtityypin päälle. Tähden nimi näkyy ponnahdusikkunassa.
Ohjeaiheessa on myös luettelo tähdistä tarkennettu haku Gmailin ohje.
Pidä tähdellä merkityt viestit poissa ensisijaisesta välilehdestä
Jos järjestät postilaatikkosi aiemmin tässä oppitunnissa mainittujen muokattavien välilehtien avulla, myös muiden tähdellä merkittyjen välilehtien viestit sisältyvät Perus -välilehteen. Jos et halua nähdä tähdellä merkittyjä viestejä muista välilehdistä Perus -välilehdessä, voit poistaa tämän käytöstä.
Napsauta välilehtien oikealla puolella olevaa "+" -kuvaketta.
Poista Valitse välilehdet käyttöön -valintaikkunassa Poista Sisällytä tähdelliset ensisijaiseen -valintaruudun valinta ja valitse sitten Tallenna.
seuraavat …
Olemme nyt oppitunnin 4 lopussa, mutta olet jo matkalla Gmail -ammattilaiseksi! Vain neljän päivän kuluttua tiedät niin paljon kuin tarvitset saadaksesi postilaatikkosi todella loistamaan, ja viestit löytävät automaattisesti tiensä niille määritettyihin tunnisteisiin täyttämättä postilaatikkoasi.
Seuraavassa oppitunnissa puhumme allekirjoituksista ja siitä, miten profiilisi suojataan ja tiedot varmuuskopioidaan.
