Trong bài học hôm nay, chúng ta sẽ xem xét cách sử dụng Gmail như một danh sách việc cần làm. Gmail tích hợp một danh sách việc cần làm đơn giản vào tài khoản của bạn. Google Tasks cho phép bạn tạo danh sách các mục, đặt ngày đến hạn và thêm ghi chú. Bạn thậm chí có thể tạo nhiệm vụ trực tiếp từ thư Gmail.
Thêm một nhiệm vụ
Để thêm công việc vào tài khoản Gmail của bạn bằng Google Task, hãy nhấp vào mũi tên xuống trong menu Mail ở góc trên bên phải của cửa sổ Gmail và chọn Task.
Cửa sổ Công việc xuất hiện ở góc dưới bên trái của cửa sổ Gmail. Lưu ý rằng chỉ báo nhấp nháy trên tác vụ trống đầu tiên. Nếu con trỏ không nhấp nháy trên tác vụ trống đầu tiên, hãy di chuyển chuột qua nó và nhấp vào nó.
Sau đó gõ trực tiếp vào nhiệm vụ trống đầu tiên.
Sau khi thêm một nhiệm vụ, bạn có thể nhấp vào biểu tượng dấu cộng để tạo các nhiệm vụ bổ sung. Nhấn Return sau khi nhập một nhiệm vụ sẽ tạo một nhiệm vụ mới ngay bên dưới nó.
Tạo nhiệm vụ từ email
Bạn cũng có thể dễ dàng tạo một nhiệm vụ từ email. Chọn email bạn muốn thêm làm nhiệm vụ. Nhấp vào nút Tác vụ khác và chọn Thêm vào Công việc từ trình đơn thả xuống.
Gmail tự động thêm một nhiệm vụ mới bằng dòng chủ đề của email. Một liên kết đến "Email liên quan" cũng đã được thêm vào nhiệm vụ. Nhấp vào liên kết sẽ mở email phía sau cửa sổ Nhiệm vụ.
Bạn cũng có thể thêm văn bản bổ sung vào tác vụ hoặc thay đổi mục nhập văn bản của Gmail chỉ bằng cách nhấp vào tác vụ và nhập hoặc đánh dấu và thay thế văn bản.
Lưu ý rằng cửa sổ Công việc vẫn mở ngay cả khi điều hướng qua email của bạn trong nền. Sử dụng nút "X" ở góc trên bên phải của cửa sổ Công việc để đóng cửa sổ.
Sắp xếp lại nhiệm vụ
Các nhiệm vụ có thể được sắp xếp lại một cách dễ dàng. Chỉ cần di chuyển chuột qua tác vụ ở phía ngoài cùng bên trái cho đến khi bạn nhìn thấy đường viền có dấu chấm.
Nhấp và kéo đường viền này lên hoặc xuống để di chuyển nhiệm vụ đến một vị trí khác trong danh sách.
Thêm nhiệm vụ vào giữa danh sách việc cần làm của bạn
Bạn cũng có thể sắp xếp các công việc của mình bằng cách chèn các công việc mới vào giữa danh sách. Nếu bạn đặt con trỏ vào cuối một công việc và nhấn “Enter”, một công việc mới sẽ được thêm vào sau công việc đó. Nếu bạn nhấn "Enter" bằng con trỏ khi bắt đầu tác vụ, tác vụ mới sẽ được chèn trước tác vụ đó.
Tạo nhiệm vụ phụ
Nếu một nhiệm vụ có chứa các nhiệm vụ con, bạn có thể dễ dàng thêm các nhiệm vụ con đó vào nhiệm vụ đó. Thêm nhiệm vụ con dưới một nhiệm vụ và nhấn “Tab” để thụt lề. Nhấn “Shift + Tab” để di chuyển công việc trở lại bên trái.
Thêm chi tiết vào một công việc
Đôi khi bạn có thể muốn thêm ghi chú hoặc chi tiết vào một nhiệm vụ mà không cần tạo nhiệm vụ phụ. Để thực hiện việc này, hãy di chuột qua một nhiệm vụ cho đến khi một mũi tên xuất hiện ở bên phải của nhiệm vụ. Bấm vào mũi tên.
Một cửa sổ xuất hiện cho phép bạn đặt ngày hoàn thành nhiệm vụ và nhập ghi chú. Để chọn ngày đến hạn, hãy nhấp vào hộp Ngày đến hạn.
Hiển thị lịch. Bấm vào một ngày để chọn một ngày đến hạn cho nhiệm vụ. Sử dụng các mũi tên bên cạnh tháng để chuyển sang các tháng khác nhau.
Ngày được liệt kê trong hộp Ngày đến hạn. Để thêm ghi chú vào bài tập, hãy viết chúng vào hộp chỉnh sửa bên dưới hộp Ngày Đến hạn. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Quay lại Menu.
Ghi chú và ngày đến hạn được hiển thị trong nhiệm vụ dưới dạng liên kết. Nhấp vào một trong hai liên kết cho phép bạn chỉnh sửa phần này của nhiệm vụ.
Thu nhỏ cửa sổ tác vụ
Khi bạn di chuyển chuột qua thanh tiêu đề của cửa sổ Nhiệm vụ, nó sẽ trở thành một bàn tay. Nhấp vào thanh tiêu đề sẽ thu nhỏ cửa sổ Nhiệm vụ.
Nhấp lại vào thanh địa chỉ sẽ mở cửa sổ Nhiệm vụ.
Đổi tên danh sách nhiệm vụ
Theo mặc định, danh sách việc cần làm của bạn mang tên tài khoản Gmail của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này. Ví dụ: có thể bạn muốn danh sách việc cần làm riêng biệt cho công việc và cá nhân.
Để đổi tên danh sách nhiệm vụ, hãy nhấp vào biểu tượng “Chuyển đổi Danh sách” ở góc dưới bên phải của cửa sổ “Nhiệm vụ” và chọn “Đổi tên Danh sách” từ menu bật lên.
Nhập tên mới cho danh sách nhiệm vụ hiện có trong hộp Chỉnh sửa Đổi tên Danh sách trong hộp thoại được hiển thị. Nhấp vào OK. ”
Tên mới xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ Nhiệm vụ.
In hoặc gửi email một danh sách việc cần làm
Bạn có thể in danh sách công việc bằng cách bấm vào Tác vụ và chọn In danh sách tác vụ từ menu bật lên.
Bạn có thể gửi email danh sách việc cần làm cho chính mình hoặc người khác bằng cách sử dụng tùy chọn Danh sách việc cần làm qua email trong cửa sổ bật lên Tác vụ, được minh họa ở trên.
Tạo danh sách việc cần làm bổ sung
Bây giờ bạn đã đổi tên danh sách việc cần làm ban đầu của mình, bạn có thể thêm một danh sách khác cho một mục đích sử dụng khác, chẳng hạn như nhiệm vụ cá nhân. Để thực hiện việc này, hãy nhấp lại vào nút chuyển đổi Menu và chọn Menu mới từ cửa sổ bật lên.
Nhập tên cho danh sách mới trong hộp chỉnh sửa “Tạo danh sách mới dưới dạng” trên hộp thoại hiển thị, sau đó nhấp vào OK.
Danh sách mới được tạo và Gmail tự động chuyển sang danh sách mới trong cửa sổ Nhiệm vụ.
Chuyển sang một danh sách nhiệm vụ khác
Bạn có thể dễ dàng chuyển sang danh sách nhiệm vụ khác bằng cách nhấp vào biểu tượng “Chuyển danh sách” và chọn tên của danh sách mong muốn từ menu bật lên.
Kiểm tra xem các nhiệm vụ đã hoàn thành đã dừng chưa
Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể kiểm tra nó, điều này cho biết rằng bạn đã hoàn thành nhiệm vụ. Để dừng một nhiệm vụ, hãy chọn hộp kiểm ở bên trái của nhiệm vụ. Dấu kiểm được hiển thị và nhiệm vụ bị gạch bỏ.
Xóa các công việc đã hoàn thành
Để xóa hoặc ẩn các công việc đã hoàn thành khỏi danh sách công việc, hãy nhấp vào Hành động ở cuối cửa sổ Công việc và chọn Xóa Công việc đã Hoàn thành từ menu bật lên.
Nhiệm vụ đã hoàn thành được xóa khỏi danh sách và một tác vụ trống mới được thêm vào theo mặc định.
Xem các nhiệm vụ ẩn đã hoàn thành
Khi bạn xóa nhiệm vụ khỏi danh sách nhiệm vụ, chúng sẽ không bị xóa hoàn toàn. Chúng chỉ đơn giản là ẩn. Để xem các nhiệm vụ ẩn đã hoàn thành, hãy nhấp vào Hành động và chọn Xem các nhiệm vụ đã hoàn thành từ menu bật lên.
Các nhiệm vụ đã hoàn thành của danh sách nhiệm vụ hiện đang được chọn được hiển thị theo ngày.
xóa một nhiệm vụ
Bạn có thể xóa các nhiệm vụ mà bạn đã tạo, cho dù chúng có được đánh dấu là đã hoàn thành hay không.
Để xóa một công việc, hãy nhấp vào con trỏ trong văn bản công việc để chọn nó và nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở cuối cửa sổ Công việc.
Lưu ý: Việc xóa công việc có hiệu lực ngay lập tức trong cửa sổ Nhiệm vụ. Tuy nhiên, Google nói rằng các bản sao còn lại có thể mất tới 30 ngày để bị xóa khỏi máy chủ của mình.
Hiển thị danh sách của bạn trong một cửa sổ bật lên
Bạn có thể xem các nhiệm vụ của mình trong một cửa sổ riêng biệt mà bạn có thể điều hướng. Nếu bạn có màn hình đủ lớn, điều này rất hữu ích để bạn có thể xem toàn bộ cửa sổ Gmail mà không bị cửa sổ Nhiệm vụ chặn.
Để tạo một cửa sổ Nhiệm vụ riêng biệt, hãy nhấp vào mũi tên Bật lên ở đầu cửa sổ Nhiệm vụ.
Cửa sổ Nhiệm vụ trở thành một cửa sổ riêng biệt với cửa sổ trình duyệt. Tất cả các menu và tùy chọn giống nhau đều có sẵn bao gồm nút "Cửa sổ bật lên" cho phép bạn đưa cửa sổ "Công việc" trở lại góc dưới bên phải của cửa sổ trình duyệt.
Đó là tất cả những gì bạn cần biết về các tác vụ trong Gmail. Chúng tôi biết nó khá toàn diện, nhưng có thể sử dụng Gmail để theo dõi các công việc của bạn là khá khó khăn, vì vậy chúng tôi muốn dành cho nó sự chú ý xứng đáng.
Trong bài học tiếp theo, chúng ta sẽ tập trung vào Google Hangouts, cho phép bạn trò chuyện tức thì với những người dùng Gmail khác; Cách quản lý nhiều tài khoản Gmail; Và sử dụng Gmail với các phím tắt.
