Trong bài học này, chúng tôi tập trung vào tệp đính kèm và cách bạn có thể tạo email của riêng mình bằng chữ ký tùy chỉnh.
Chúng tôi kết thúc mọi thứ với thông tin về cách tốt nhất để bảo vệ dữ liệu tài khoản của bạn và cũng sao lưu dữ liệu cục bộ để bạn luôn có dữ liệu đó, ngay cả khi bạn xóa tài khoản của mình.
Tiếng Anh
Thật dễ dàng để thêm tệp đính kèm vào email trong Gmail. Hơn hết, với Gmail, bạn có thể tránh được sự lúng túng khi gửi email tiếp theo nếu bạn quên đính kèm tệp.
Lưu ý: Thư Gmail có thể lên đến 25 megabyte (MB). Nếu bạn cần gửi tệp đính kèm trong thư khiến chúng có kích thước trên 25MB, bạn có thể chèn tệp từ Google Drive. Không có giới hạn về số lượng tệp đính kèm được phép cho mỗi thư, miễn là bạn không vượt quá giới hạn kích thước 25MB.
Một cách là nhấp vào Đính kèm Tệp ở cuối cửa sổ Tạo.
Chọn tệp của bạn để đính kèm vào thư trong hộp thoại Mở. Bạn có thể đính kèm nhiều tệp cùng một lúc bằng cách chọn nhiều tệp giống như cách bạn thực hiện trong Windows Explorer. Nhấp vào Mở để đính kèm các tệp đã chọn.
Tiến trình đính kèm tệp xuất hiện ở cuối thư.
Bây giờ, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn quên đính kèm các tệp của mình? Gmail sẽ không để bạn quên. Gmail nhận dạng khi bạn nhập các cụm từ nhất định vào nội dung thư và trước khi bạn gửi thư, một lời nhắc sẽ bật lên.
Nhấp vào Hủy và đính kèm các tệp trước khi gửi tin nhắn.
Bất kỳ câu lệnh nào sau đây sẽ khiến lời nhắc tệp đính kèm được hiển thị.
- Xem tập tin Đinh kem
- Xem tệp đính kèm
- Xem tệp đính kèm
- Được đính kèm với email này
- tôi đính kèm
- tôi đính kèm
- Tôi đã đảm bảo
- Tôi đã đảm bảo
- Tiếng Việt
Sử dụng kéo và thả để đính kèm tệp
Bạn cũng có thể kéo và thả tệp vào thư bạn đang soạn để đính kèm. Chỉ cần kéo một tệp từ cửa sổ Explorer vào thư bạn đang soạn.
Thiết lập chữ ký email trong Gmail Mobile
Chữ ký email tự động cho phép bạn bao gồm một vài dòng thông tin liên hệ (hoặc bất kỳ thông tin nào khác) ở cuối mỗi email gửi đi, cho phép bạn dễ dàng quảng cáo doanh nghiệp của mình hoặc chính bạn.
Gmail cho phép bạn thiết lập chữ ký để đưa vào các thư bạn soạn.
Để thiết lập chữ ký sẽ tự động được thêm vào bất kỳ email nào bạn soạn trong Gmail, hãy nhấp vào nút bánh răng cài đặt và chọn “Cài đặt” từ menu thả xuống. Ở trong tab Chung, cuộn xuống phần Chữ ký và chọn tùy chọn bên dưới Không có Chữ ký để bật tính năng.
Nhập văn bản bạn muốn sử dụng làm chữ ký của mình. Nếu bạn có một biểu trưng, bạn có thể chèn nó dưới dạng hình ảnh với văn bản của bạn hoặc của chính nó. Bạn cũng có thể thêm siêu liên kết vào văn bản trong chữ ký của mình, bằng cách chọn văn bản liên kết và nhấp vào nút Liên kết trên thanh công cụ.
Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm hình ảnh vào chữ ký của mình, bạn cần sử dụng hình ảnh có sẵn công khai trên web. Ví dụ: để sử dụng biểu tượng công ty của bạn, bạn có thể tìm thấy nó trên trang web của công ty mình và sao chép URL từ đó. Bạn cần một URL web để đưa hình ảnh vào chữ ký của mình. Nếu hình ảnh bạn muốn sử dụng chưa có sẵn trên web, bạn có thể sử dụng các trang web như Blogger và các trang web Google Để tạo một trang web đơn giản và tải hình ảnh của bạn lên đó. Hoặc bạn có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ hình ảnh.
Trong "Liên kết tới", chỉ định xem liên kết là "địa chỉ web" hay "địa chỉ email". Nhập URL hoặc địa chỉ email trong "Liên kết này sẽ đi đến URL nào?" Hộp. Nếu bạn muốn kiểm tra liên kết để đảm bảo nó hoạt động, hãy nhấp vào “Kiểm tra liên kết này”. Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào OK.
Liên kết đã được bao gồm. Khi con trỏ ở trên bất kỳ văn bản được liên kết nào, các tùy chọn bổ sung sẽ được hiển thị. Bạn có thể 'Đi tới liên kết', 'Thay đổi' liên kết hoặc 'Xóa' liên kết. Để ẩn các tùy chọn này, hãy nhấp vào "X" ở bên phải của hộp hoặc nhấp vào bất kỳ văn bản không liên quan nào khác trong chữ ký.
Gmail tự động chèn hai dấu gạch ngang (-) phía trên chữ ký của bạn, ngăn cách chúng với nội dung thư email, như được hiển thị bên dưới.
Bạn có thể chọn để lại dấu gạch ngang. Để thực hiện việc này, hãy chọn hộp kiểm “Chèn chữ ký này trước văn bản được trích dẫn trong câu trả lời và xóa một dòng” - “Trước nó”. Lưu ý rằng tùy chọn này cũng sẽ chèn chữ ký của bạn trước văn bản được trích dẫn trong câu trả lời.
Nhấp vào Lưu thay đổi.
Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa chữ ký theo cách thủ công khi nó đã được chèn vào thư mới.
Thiết lập chữ ký email trong Gmail Mobile
Ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động cho phép bạn thiết lập chữ ký để sử dụng trong ứng dụng tách biệt với chữ ký bạn đã thiết lập trong Gmail trên trình duyệt.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chữ ký trên điện thoại Android của bạn. Để thêm chữ ký trong ứng dụng Gmail trên điện thoại Android của bạn, hãy nhấn vào nút menu trên điện thoại của bạn và chọn “Cài đặt” từ cửa sổ bật lên.
Trên màn hình Cài đặt, chạm vào địa chỉ email của tài khoản mà bạn muốn thiết lập chữ ký.
Chạm vào tùy chọn "Đăng" trong màn hình "Cài đặt".
Nhập chữ ký của bạn vào hộp thoại Chữ ký bật lên và nhấn OK.
Lưu ý: Bạn có thể nhấn Enter trong chữ ký để đặt văn bản chữ ký của mình trên nhiều dòng, tuy nhiên, bạn không thể thêm siêu liên kết vào văn bản trong chữ ký của mình trong ứng dụng Gmail.
Chữ ký xuất hiện trong tùy chọn "Chữ ký" trong màn hình "Cài đặt".
Nhấn vào nút Quay lại trên điện thoại của bạn hai lần để quay lại hộp thư đến của bạn. Chạm vào nút Tạo.
Chữ ký bạn đã chọn sẽ tự động được thêm vào email mới.
Thiết lập nhiều chữ ký
Bạn chỉ có thể thêm một chữ ký trong Gmail. Tuy nhiên, có một cách để giải quyết hạn chế này trong trình duyệt. Nếu bạn cần nhiều chữ ký trong Gmail, bạn có thể tạo thêm chữ ký bằng cách sử dụng tính năng Trả lời soạn trước trong Gmail Labs.
Chúng tôi sẽ đề cập đến tính năng này trong Bài học 10 khi chúng tôi nói về các tính năng nâng cao trong Gmail Labs.
Giữ tài khoản và dữ liệu của bạn an toàn
Chúng tôi muốn chuyển đổi một chút trong phần còn lại của bài học này để tập trung vào bảo mật tài khoản và sao lưu dữ liệu của bạn. Vì bạn sẽ lưu giữ phần lớn cuộc sống của mình (danh bạ, lịch, công việc, v.v.) trong tài khoản Gmail của mình, điều cần thiết là bạn phải biết cách giữ an toàn và nếu cần, cách sao lưu dữ liệu của bạn trong trường hợp ví dụ, bạn quyết định Bất cứ lúc nào bạn muốn xóa tài khoản của mình.
Bảo mật dữ liệu của bạn với cài đặt tài khoản Google của bạn
Bạn có thể thay đổi mật khẩu, tùy chọn khôi phục tài khoản và thông báo trong phần Bảo mật của phần Tài khoản.
Để đến màn hình Tài khoản, hãy nhấp vào nút bánh răng Cài đặt và chọn Cài đặt từ menu thả xuống. Nhấp vào “Tài khoản” ở đầu màn hình “Cài đặt”.
Trong phần Thay đổi Cài đặt Tài khoản, bạn có thể thay đổi mật khẩu của mình, thay đổi các tùy chọn khôi phục mật khẩu và truy cập các Cài đặt Tài khoản Google khác.
Thay đổi mật khẩu Gmail của bạn
Bạn nên thay đổi mật khẩu của mình thỉnh thoảng để ngăn truy cập trái phép vào các tài khoản trực tuyến của bạn, bao gồm cả Gmail. Nếu bạn nghi ngờ rằng ai đó đã giành được quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, bạn nên thay đổi mật khẩu của mình ngay lập tức.
Để thay đổi mật khẩu của bạn, hãy truy cập vào màn hình Tài khoản chính như được hiển thị ở trên. Trong phần “Thay đổi cài đặt tài khoản”, hãy nhấp vào liên kết “Thay đổi mật khẩu”.
Trên màn hình Thay đổi mật khẩu, nhập Mật khẩu hiện tại, sau đó nhập lại Mật khẩu mới trong Xác nhận mật khẩu mới và nhấp vào Thay đổi mật khẩu để chấp nhận thay đổi.
Khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu Gmail nếu bạn quên nó
Nếu bạn quên mật khẩu Gmail của mình, có một số cách để bạn có thể khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu đó.
Truy cập phần Tài khoản của màn hình Cài đặt, như đã thảo luận trước đó. Nhấp vào liên kết “Thay đổi tùy chọn khôi phục mật khẩu” trong “Thay đổi cài đặt tài khoản”.
Sử dụng màn hình Tùy chọn khôi phục tài khoản để bảo mật hơn nữa Tài khoản Google của bạn và cung cấp các cách truy cập tài khoản nếu bạn quên mật khẩu của mình.
Bạn có thể cung cấp số "điện thoại di động" để giúp bảo vệ tài khoản của mình, "địa chỉ email khôi phục" cho phép Google liên hệ với bạn về các thay đổi đối với tài khoản của bạn và "địa chỉ email thay thế", cung cấp một địa chỉ email khôi phục khác cũng như phương pháp Khác để đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Bạn cũng có thể đặt Câu hỏi bảo mật cho tài khoản của mình để chứng minh rằng đây thực sự là tài khoản của bạn khi bạn liên hệ với Google về tài khoản đó.
Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn đối với các tùy chọn khôi phục tài khoản của mình và nhấp vào Lưu khi hoàn tất.
Nhận thêm một lớp bảo mật với Xác minh XNUMX bước
Phần Bảo mật của màn hình Tài khoản cũng cho phép bạn áp dụng Xác minh XNUMX bước cho tài khoản của mình để cung cấp thêm một lớp bảo mật bằng điện thoại di động của bạn.
Tóm lại, khi bạn chọn thêm Xác minh XNUMX bước vào tài khoản Google của mình, khi bạn nhập mật khẩu, Google sẽ gửi một mã số đến điện thoại di động của bạn. Sau đó, bạn xác minh danh tính của mình bằng cách nhập mã vào màn hình tiếp theo, tức là bước thứ hai.
Xem bài viết của chúng tôi về Bảo mật Tài khoản Google của bạn bằng Xác minh XNUMX bước Để biết thông tin chi tiết về việc thiết lập tính năng này.
Bảo vệ quyền riêng tư của bạn với các tùy chọn ảnh bên ngoài
Tuy nhiên, theo mặc định, Gmail luôn hỏi bạn trước khi hiển thị hình ảnh trong email. Một số người gửi có thể cố gắng sử dụng hình ảnh để gửi vi-rút hoặc phần mềm độc hại đến máy tính hoặc thiết bị di động của bạn, làm ảnh hưởng đến bảo mật của họ.
Kể từ tháng 2013 năm 2014, Google đã thay đổi cách Gmail xử lý hình ảnh trong email. Trong trình duyệt của bạn, giờ đây Gmail sẽ tự động hiển thị hình ảnh trong thư của bạn. Thay đổi này sẽ được triển khai cho Gmail dành cho Android và iOS vào "đầu năm XNUMX".
Tuy nhiên, thư Gmail của bạn sẽ vẫn an toàn. Thông thường, hình ảnh được phân phát trực tiếp từ các máy chủ lưu trữ bên ngoài ban đầu. Tuy nhiên, Gmail hiện sẽ cung cấp tất cả ảnh thông qua máy chủ proxy an toàn của Google. Điều này bảo vệ bạn theo những cách sau:
- Người gửi không thể sử dụng tải lên hình ảnh để lấy thông tin như địa chỉ IP hoặc vị trí của bạn.
- Người gửi không thể đặt hoặc đọc cookie trong trình duyệt của bạn.
- Gmail kiểm tra ảnh của bạn để tìm vi-rút hoặc phần mềm độc hại đã biết.
Gmail sẽ tiếp tục kiểm tra mọi thư để tìm nội dung đáng ngờ và nếu Gmail coi người gửi hoặc thư là đáng ngờ hoặc có khả năng gây hại, hình ảnh sẽ không được hiển thị và bạn sẽ được hỏi có muốn xem hình ảnh hay không.
Vì vậy, Google vẫn sẽ chịu trách nhiệm về tính bảo mật của ảnh nhận được qua Gmail. Theo Google, “Email của bạn sẽ an toàn hơn, nhanh hơn và đẹp hơn bao giờ hết”.
Chọn nếu bạn muốn hiển thị ảnh tự động trong Cài đặt
Nếu bạn không muốn hình ảnh được hiển thị tự động, bạn vẫn có thể chọn hiển thị hình ảnh trên cơ sở mỗi tin nhắn.
Xem bài viết của chúng tôi về Cách tắt tính năng tự động tải hình ảnh trong Gmail để tăng tính riêng tư và tải nhanh hơn Tìm hiểu thêm về tính năng này và về cách thay đổi cài đặt để bạn có thể quyết định hiển thị hình ảnh cho từng thư riêng lẻ.
Sao lưu dữ liệu của bạn
Bạn luôn được dạy rằng nên sao lưu dữ liệu của mình, chẳng hạn như tài liệu, ghi chú, v.v. và điều này cũng đúng với email, dữ liệu lịch và danh bạ.
Giờ đây, trong Gmail, bạn có khả năng xuất bản sao dữ liệu của mình từ các sản phẩm khác nhau của Google, chẳng hạn như Lịch và Danh sách liên hệ, và bạn sẽ sớm có thể xuất bản sao thư Gmail của mình.
Mỗi dịch vụ của Google được lưu trữ ở một định dạng khác nhau. Để biết thông tin về từng định dạng có sẵn cho các dịch vụ khác nhau, hãy xem trang hướng Google .
Để lưu trữ dữ liệu Google, hãy nhấp vào nút bánh răng “Cài đặt” và chọn “Cài đặt” từ trình đơn thả xuống và nhấp vào tab “Tài khoản” trên màn hình “Cài đặt”.
Trong phần “Thay đổi cài đặt tài khoản” của màn hình “Tài khoản”, hãy nhấp vào liên kết “Cài đặt tài khoản Google”.
Trên màn hình “Tài khoản”, hãy nhấp vào “Tải xuống dữ liệu của bạn” trong “Tài khoản”.
Trên màn hình Tải xuống bản sao dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào Tạo Lưu trữ.
Màn hình tiếp theo cho phép bạn chọn các sản phẩm của Google mà bạn muốn tải xuống dữ liệu của mình. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để tạo tệp lưu trữ của bạn.
Bạn cũng có thể nhấp vào liên kết "Lưu trữ của tôi" ở góc trên cùng bên phải để truy cập và tải tệp lưu trữ xuống máy tính của bạn.
Sao lưu tài khoản Gmail của bạn bằng các phương pháp khác
Bạn cũng có thể Sử dụng một công cụ mã nguồn mở có tên GMVault để tải xuống bản sao lưu tài khoản Gmail của bạn . Đây là một công cụ dòng lệnh có thể được sử dụng trong hệ điều hành Windows, Linux và Mac OS X.
Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi sử dụng công cụ dòng lệnh, bạn có thể Sử dụng ứng dụng email Thunderbird miễn phí để tải xuống và sao lưu email từ tài khoản Gmail của bạn .
Nếu bạn đang sử dụng Ubuntu, chúng tôi đã mô tả cách Sử dụng chương trình có tên Getmail để sao lưu tài khoản Gmail của bạn .
Bạn thậm chí có thể sao lưu các thư Gmail của mình bằng cách tự động chuyển tiếp chúng đến một địa chỉ email khác. diễn tả Trợ giúp của Google Làm thế nào để làm nó. Lưu ý rằng phương pháp này sẽ chỉ sao lưu email bạn nhận được chứ không phải thư được gửi đi.
sau đây…
Thêm tệp đính kèm vào thư Gmail là một điều tuyệt vời và hơn hết, nếu bạn thuộc tuýp người hay quên, hệ thống sẽ nhắc nhở bạn. Đây là một tin tốt, đặc biệt nếu bạn đã thêm một chữ ký gọn gàng, trông chuyên nghiệp và không muốn khiến bản thân khó xử khi quên đính kèm một tệp.
Quan trọng nhất, giờ đây bạn đã hiểu rõ hơn về các tùy chọn bảo mật có sẵn cho mình và cách bạn có thể giữ an toàn tốt nhất cho tài khoản của mình trong khi vẫn giữ an toàn cho dữ liệu quý giá của mình.
Bài học tiếp theo sẽ thảo luận về những lời mời và phản hồi trong kỳ nghỉ, vì vậy bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một sự kiện quan trọng và có thể nhanh chóng thông báo cho mọi người biết khi nào bạn vắng mặt ở văn phòng và khi nào bạn sẽ quay lại.
