Loạt bài này nhằm giúp bạn nắm vững các tính năng quan trọng và hữu ích của Gmail trong Google và giao diện đơn giản nhưng thông minh của nó. Vào cuối các bài học này, chúng tôi sẽ đưa bạn từ người dùng mới thành người dùng chuyên nghiệp.
Gmail là một trong những sản phẩm email dựa trên web đầu tiên cung cấp GB dung lượng lưu trữ ban đầu, vượt trội so với nhiều dịch vụ email trực tuyến phổ biến khác vào thời điểm đó, thường cung cấp 2-4MB. Theo thời gian, Google đã tiếp tục tăng dung lượng lưu trữ và hiện họ cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ ban đầu khi bạn đăng ký tài khoản mới!
Google cũng phá vỡ truyền thống bằng cách giới thiệu một giao diện sắp xếp các thư thành các chuỗi và trong khi bạn vẫn có thể chia các chuỗi đó thành các thư riêng lẻ (chúng ta sẽ nói về điều này sau), nó ngay lập tức được tạo ra cho một hộp thư đến gọn gàng hơn.
Ngoài ra, Gmail đang tạo ra bước đột phá mới bằng cách loại bỏ hoàn toàn các thư mục cũ. Thay vào đó, người dùng hiện có thể áp dụng Nhãn, thường xuyên nếu họ cần, do đó lọc thư của họ mà không cần lưu chúng vào một thư mục. Mặc dù các nhãn có vẻ hoạt động tương tự như các thư mục, nhưng trên thực tế, chúng đa dạng hơn nhiều khi chúng ta sẽ tìm hiểu sau trong Bài 3.
Tại sao bạn nên sử dụng Gmail?
Hãy nói một chút về các tính năng tốt nhất của Gmail và tại sao, nếu bạn chưa sử dụng Gmail, bạn có thể cân nhắc bắt đầu.
Gmail tiết kiệm rất nhiều dung lượng
Gmail cung cấp hơn 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí, cho phép bạn lưu tất cả các thư của mình để tham khảo trong tương lai. Lưu ý: 15 GB này được chia sẻ với Google Drive và Google+ Ảnh.
Hơn hết, Google luôn tăng dung lượng lưu trữ trong tài khoản của bạn, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc hết dung lượng và nếu có, bạn luôn có thể mua thêm!
Các cuộc trò chuyện trong email được sắp xếp thành các chuỗi
Các email được tự động nhóm lại theo dòng chủ đề. Khi bạn nhận được phản hồi cho một tin nhắn, tất cả các tin nhắn trước đó có liên quan sẽ được hiển thị trong một chuỗi dọc có thể thu gọn, giúp bạn dễ dàng xem toàn bộ cuộc trò chuyện và xem lại những gì đã thảo luận trước đó.
Chúng ta sẽ thảo luận về quan điểm chính xác của cuộc trò chuyện, ở phần sau của Bài học 2.
Tính năng phần mềm độc hại và Quét toàn diện
Gmail liên tục cập nhật trình quét chống phần mềm độc hại và chống vi-rút để cung cấp cho bạn sự bảo vệ mới nhất có thể.
Tệp đính kèm được lưu trên máy chủ của Google, nhưng nếu phần mềm độc hại hoặc vi-rút truy cập vào chúng trong thư, Gmail sẽ hiển thị cảnh báo và ngay lập tức cách ly thư vi phạm.
Bạn không thể tắt tính năng lọc vi-rút và nó ngăn bạn gửi tệp thực thi (.exe) dưới dạng tệp đính kèm. Nếu bạn thực sự cần gửi bất cứ thứ gì như tệp .exe. Trước tiên, bạn sẽ cần đặt nó vào một vùng chứa chẳng hạn như tệp .zip hoặc .rar.
Lọc thư rác tuyệt vời
Gmail có một số tính năng lọc thư rác tuyệt vời, thỉnh thoảng có những thư lẻ tẻ đến nhưng hầu như bạn không thể thấy những thư mà bạn không muốn xem.
Gmail trong trình duyệt
Chúng tôi muốn bắt đầu bằng việc tham quan các giao diện Gmail mà bạn sẽ gặp phải. Chúng ta sẽ bắt đầu với trình duyệt web mà hầu hết người dùng Gmail sẽ quen thuộc ngay lập tức. Bạn có thể truy cập Gmail trong bất kỳ trình duyệt web nào, tuy nhiên, Ticket Net khuyên bạn nên sử dụng Google Chrome Đây là trình duyệt chúng tôi đang sử dụng trong loạt bài này.
Trong Bài 2, chúng ta sẽ tiếp tục tập trung vào ứng dụng dành cho thiết bị di động Android.
Tìm tin nhắn nhanh chóng và dễ dàng với hộp tìm kiếm
Bạn có thể nhanh chóng tìm thấy email bằng khả năng tìm kiếm của Google, được liên kết với tài khoản Gmail của bạn cho phép nhận được kết quả tức thì. Chỉ cần nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn vào trường tìm kiếm và nhấp vào nút màu xanh lam hoặc nhấn Enter.
Toán tử tìm kiếm nâng cao là các từ hoặc mã truy vấn giúp bạn tinh chỉnh tìm kiếm của mình. Chúng triển khai các hành động đặc biệt cho phép bạn theo dõi nhanh chóng và dễ dàng những gì bạn đang tìm kiếm (xem trang Trợ giúp Tìm kiếm Nâng cao Từ Google để có danh sách các yếu tố hữu ích nhất).
Để có thêm tùy chọn tìm kiếm, hãy nhấp vào mũi tên trong hộp tìm kiếm.
Nó thả một hộp thoại cho phép bạn tìm kiếm email dựa trên Từ, Đến, Chủ đề, nội dung thư, tệp đính kèm, v.v.
Truy cập các tính năng khác của Gmail bằng danh sách gửi thư
Nhấp vào menu Thư để truy cập các tính năng khác của Gmail như Danh bạ Google và Google Tasks.
Thực hiện các tác vụ phổ biến đối với tin nhắn của bạn bằng cách sử dụng các nút tác vụ
Các nút hành động cho phép bạn thực hiện hành động đối với tin nhắn của mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các nút để đánh dấu, xóa hoặc đánh dấu một hoặc nhiều thư là spam. Các nút hành động nằm bên dưới hộp tìm kiếm và phía trên thư của bạn.
Một số nút như Lưu trữ, Báo cáo Spam và Nhãn chỉ khả dụng nếu bạn chọn một hoặc nhiều thư hoặc mở một thư.
Nút Đánh dấu cho phép bạn nhanh chóng chọn hoặc bỏ đánh dấu tất cả các tin nhắn của mình, tất cả các tin nhắn đã đọc hoặc chưa đọc, tất cả các tin nhắn có gắn dấu sao hoặc không gắn dấu sao. Nhấp vào mũi tên trên nút Chọn để truy cập các tùy chọn khác nhau để chọn thư của bạn.
Để nhanh chóng chọn tất cả các tin nhắn của bạn, hãy nhấn vào hộp kiểm trống trên nút Chọn. Khi hộp kiểm trên nút Chọn có dấu kiểm, tất cả thư của bạn đã được chọn. Nhấp vào hộp kiểm trên nút Chọn khi nó có dấu kiểm, nhanh chóng bỏ chọn tất cả thư của bạn.
Nút Lưu trữ cho phép bạn xóa thư khỏi hộp thư đến của mình nhưng vẫn giữ chúng trong tài khoản Gmail của bạn để tham khảo sau này. Bạn có thể nghĩ đến việc lưu trữ giống như chuyển một tập tin quan trọng trên bàn làm việc vào tủ đựng hồ sơ thay vì thùng rác.
Nếu bạn nhận được bất kỳ thư nào có vẻ là thư rác, hãy sử dụng nút Báo cáo thư rác để báo cáo cho Google. Mặc dù các bộ lọc thư rác của Gmail hoạt động rất tốt nhưng chúng không hoàn hảo và thỉnh thoảng có thư sai. Tính năng này giúp họ cải thiện khả năng lọc thư rác và thư không mong muốn. Để báo cáo thư là spam, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh thư trong hộp thư đến hoặc mở thư, sau đó nhấp vào nút Báo cáo thư rác trên thanh công cụ.
Nếu bạn (hoặc Google) đánh dấu một thư là spam do nhầm lẫn, bạn có thể truy xuất thư đó. Chỉ cần nhấp vào nhãn “Spam” trong danh sách các nhãn ở bên trái. Chọn thư không phải là thư rác và nhấp vào nút "Không phải thư rác" trên thanh công cụ.
Hãy nhớ rằng, bạn báo cáo càng nhiều thư rác, thì Google càng lọc ra thư rác này tốt hơn.
Sử dụng nút Xóa để chuyển thư vào Thùng rác. Thư trong Thùng rác sẽ tự động bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày. Sau khi thư bị xóa vĩnh viễn khỏi Thùng rác, không thể khôi phục thư được.
Để 'phục hồi' một tin nhắn, hãy di chuyển tin nhắn và kéo nó vào 'Hộp thư đến' hoặc một số nhãn khác. Bạn có thể xóa thủ công tất cả thư trong Thùng rác bằng cách nhấp vào liên kết Dọn sạch thùng rác ngay ở đầu menu.
Gmail cho phép bạn xóa một số thư nhất định trong một chuỗi. Chúng ta sẽ thảo luận thêm về vấn đề này trong phần sau.
Nút Move To truy cập một menu rất giống với nút Danh mục được hiển thị bên dưới. Tuy nhiên, khi một hoặc nhiều thư được chọn, hãy chạm vào Di chuyển Đến và sau đó chọn một nhãn từ menu Di chuyển Đến. Thư đã chọn hoặc các thư được chuyển ra ngoài Hộp thư đến đến nhãn này, chẳng hạn như thư mục.
Nút "Danh mục" cho phép bạn sắp xếp thư của mình thành các danh mục. Chúng tương tự như các thư mục, nhưng chúng thêm một tính năng bổ sung không có sẵn với các thư mục: bạn có thể thêm nhiều nhãn vào một thư.
Để thêm nhãn vào thư, hãy chọn thư, nhấp vào nút "Danh mục" và chọn một nhãn từ danh sách. Danh sách không đóng sau khi lựa chọn được thực hiện, vì vậy bạn có thể dễ dàng áp dụng nhiều nhãn cho thư.
Bạn chỉ có thể thấy các nhãn bạn áp dụng cho thư. Vì vậy, bạn có thể gắn thẻ thư bằng bất kỳ nhãn nào bạn muốn, chẳng hạn như "Đọc sau" và người gửi thư sẽ không bao giờ biết.
Thực hiện hành động trên tất cả các tin nhắn hoặc nhanh chóng kiểm tra email
Nếu bạn không chọn hoặc mở thư, chỉ có ba nút tác vụ có sẵn: Chọn, Làm mới và Thêm.
Nút Chọn (với hộp kiểm trống) cung cấp các tùy chọn tương tự như khi một hoặc nhiều thư được chọn hoặc khi thư được mở.
Sử dụng nút Cập nhật (sử dụng mũi tên hình tròn) để kiểm tra email mới.
Khi không có tin nhắn nào được chọn hoặc mở, nút More cho phép bạn đánh dấu tất cả các tin nhắn là chỉ đọc.
Hiển thị văn bản trên các nút thay vì hình ảnh
Nếu bạn thích có văn bản hơn là các biểu tượng trên các nút Hành động, bạn có thể thay đổi một trong các cài đặt để hoàn thành việc đó.
Nhấp vào nút bánh răng “Cài đặt” và chọn “Cài đặt” từ menu thả xuống. Cuộn xuống phần Nhãn Nút và chọn tùy chọn Văn bản.
Cuộn xuống cuối trang và nhấp vào Lưu thay đổi. Tất cả các nút Hành động, ngoại trừ nút Chọn, thay đổi để hiển thị văn bản thay vì biểu tượng.
Di chuyển nhanh qua các tin nhắn của bạn bằng các nút mới hơn và cũ hơn
Nếu bạn có nhiều email trong hộp thư đến của mình, bạn có thể sử dụng các nút Mới hơn và Cũ hơn để duyệt qua các thư của mình. Các nút này chỉ hoạt động nếu bạn có một tin nhắn đang mở.
Giao tiếp quốc tế bằng nút công cụ nhập liệu
Gmail cung cấp một số bàn phím và IME mặc định khác nhau (Trình chỉnh sửa phương thức nhập) mà bạn phải bật để sử dụng nó, cho phép bạn giao tiếp bằng các ngôn ngữ khác nhau bằng cách sử dụng các bố cục bàn phím khác nhau để cải thiện giao tiếp quốc tế. IME cho phép bạn sử dụng bàn phím bảng chữ cái Latinh để chuyển đổi tổ hợp phím thành các ký tự trong ngôn ngữ khác.
Công cụ nhập liệu bằng giọng nói cho phép bạn nhập ngôn ngữ theo phiên âm với các chữ cái tiếng Anh và chúng sẽ được hiển thị theo đúng bảng chữ cái của chúng.
Có sẵn công cụ nhập liệu bằng chữ viết tay cho phép bạn nhập các từ bằng chuột hoặc bàn di chuột.
Lưu ý: Bản dịch giọng nói khác với bản dịch thuật. Khi bạn sử dụng chuyển ngữ, bạn chỉ đang chuyển đổi âm thanh của từ từ bảng chữ cái này sang bảng chữ cái khác, chứ không phải ý nghĩa.
Nhấp vào nút bàn phím để bật hoặc tắt các công cụ nhập liệu. Lưu ý rằng bạn cũng có thể nhấn “Ctrl + Shift + K” để thực hiện việc này.
Nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của nút bàn phím sẽ hiển thị các tùy chọn nhập liệu, chẳng hạn như chọn bố cục bàn phím khác, bật Từ điển cá nhân và truy cập Cài đặt công cụ nhập liệu.
Trong Bài học 10, chúng ta sẽ thảo luận về các loại công cụ nhập liệu khác nhau, chỉ cho bạn cách bật và tắt Công cụ nhập liệu cũng như chọn các công cụ nhập liệu cụ thể có sẵn trong danh sách.
Tùy chỉnh Gmail bằng nút Cài đặt
Sử dụng nút bánh răng Cài đặt để chọn cài đặt mật độ hiển thị (khoảng cách giữa thư và đối tượng trong Gmail), truy cập các cài đặt hoặc chủ đề khác và nhận trợ giúp của Gmail.
Chúng ta sẽ thảo luận về các cài đặt Gmail hữu ích trong Bài 3.
Viết và gửi email bằng nút soạn thư
Sử dụng nút soạn thư ở góc trên bên phải của màn hình chính Gmail để viết và gửi email mới. Bạn có thể định dạng văn bản, thêm hình ảnh, liên kết và đính kèm tệp. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn tất cả các tính năng xây dựng trong Bài học 2.
Sắp xếp hộp thư đến của bạn với các nhãn mặc định và tùy chỉnh
Bên trái hộp thư đến là danh sách các thẻ. Menu này tương tự như danh sách có sẵn từ nút Danh mục, giống như nút Nhãn, nó cho phép bạn sắp xếp các thư trong hộp thư đến của mình thành các danh mục.
Gmail đi kèm với một số nhãn mặc định và bạn có thể thêm các nhãn tùy chỉnh. Số trong ngoặc đơn bên cạnh nhãn cho biết số lượng thư chưa đọc được liên kết với nhãn đó. Nhấp vào liên kết nhãn để xem tất cả các thư được liên kết với nhãn đó.
Khi bạn kéo thư vào nhãn, nó giống như sử dụng nút Di chuyển đến. Thư đã được chuyển đến nhãn này và bị xóa khỏi hộp thư đến. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kéo một nhãn từ danh sách vào một thư để liên kết nó với nhãn đó. Điều này cho phép bạn kéo một số nhãn vào một thư, trái ngược với các thư mục.
Nhãn Tất cả Thư là kho lưu trữ của bạn. Sử dụng nhãn này để giúp giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến của bạn. Di chuyển thư bạn đã đọc (nhưng không muốn xóa) trong hộp thư đến của bạn đến nhãn Tất cả thư để lưu trữ thư. Thư trong nhãn Tất cả Thư không bao giờ bị xóa (trừ khi bạn xóa chúng) và luôn có sẵn bằng cách nhấp vào liên kết nhãn Tất cả Thư. Khi bạn sử dụng hộp Tìm kiếm để tìm thư, thư trong nhãn Tất cả thư sẽ được đưa vào tìm kiếm.
Bạn cũng có thể đặt các màu khác nhau cho nhãn của mình để nhanh chóng tìm thấy thư trong hộp thư đến của mình. Nhấp vào mũi tên ở bên phải của nhãn cho phép bạn truy cập các tùy chọn cho nhãn đó, chẳng hạn như thay đổi màu sắc. Sử dụng menu này để hiển thị hoặc ẩn nhãn trong danh sách nhãn hoặc trong danh sách thư, để chỉnh sửa hoặc xóa nhãn hoặc thêm nhãn phụ vào nhãn.
Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về danh pháp trong Bài 3.
Đọc và sắp xếp thư trong hộp thư đến của bạn
Hộp thư đến của bạn hiển thị tất cả các email bạn đã nhận chưa được chuyển đến nhãn hoặc chưa được lưu trữ. Theo mặc định, các thư chưa đọc trong hộp thư đến có nền trắng và được hiển thị bằng chữ in đậm trong khi các thư đã đọc có nền xám và kiểu đơn giản.
Mọi người đều có cách xem và xử lý email của riêng mình. Gmail cho phép bạn thay đổi kiểu hộp thư đến của mình. Chỉ cần nhấp vào mũi tên ở bên phải nhãn Hộp thư đến và chọn một kiểu khác từ danh sách thả xuống.
Kiểu hiện được chọn được biểu thị bằng dấu kiểm. Mỗi kiểu được mô tả ở bên phải của menu khi bạn di chuyển chuột qua các tùy chọn.
Việc chuyển từ kiểu này sang kiểu khác không ảnh hưởng đến các thư trong hộp thư đến của bạn, nó chỉ thay đổi thứ tự các thư được liệt kê.
Đánh dấu các tin nhắn quan trọng bằng dấu sao
Sử dụng các dấu sao trong hộp thư đến của bạn để đánh dấu các thư cụ thể là "quan trọng". Ví dụ: bạn có thể gắn dấu sao cho các tin nhắn mà bạn cần trả lời sau này. Để gắn dấu sao cho một tin nhắn, chỉ cần nhấn vào dấu sao ở bên trái tên người gửi.
Nếu tin nhắn đã được mở, bạn có thể nhấp vào nút Thêm và chọn Thêm dấu sao.
Bạn có thể thêm các loại dấu sao khác, chẳng hạn như dấu chấm than hoặc dấu kiểm bằng cách điều chỉnh tùy chọn trong cài đặt. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều này trong Bài học 4.
Dễ dàng phát hiện các tin nhắn có tệp đính kèm hoặc lời mời trên lịch
Gmail sẽ thông báo cho bạn một cách trực quan khi thư có tệp đính kèm hoặc lời mời có biểu tượng ở bên phải dòng chủ đề.
Trong hình ảnh bên dưới, chúng ta có một lời mời ăn trưa (biểu tượng lịch) trong một tin nhắn và một tệp đính kèm (biểu tượng kẹp giấy) trong một tin nhắn khác.
Giữ kết nối với Hangouts
Google Hangouts cho phép bạn gửi tin nhắn, ảnh và gọi điện video cho bạn bè và gia đình của mình. Nó có sẵn trong Gmail bên dưới danh sách các nhãn ở bên trái.
Chúng ta sẽ thảo luận ngắn gọn về hangout ở phần sau trong Bài học 8.
Tổng quan về nhiên
Đối với phần còn lại của loạt bài này, chúng tôi sẽ tập trung vào chín lĩnh vực chính:
Bài học 2: Ứng dụng di động và soạn thư và trò chuyện
Chúng tôi kết thúc chuyến tham quan giao diện Gmail bằng cách chuyển đến ứng dụng dành cho thiết bị di động. Sau đó, chúng tôi đề cập đến cách soạn email bao gồm trả lời và chuyển tiếp. Cuối cùng, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn chế độ xem cuộc hội thoại, cách tắt nó và cách xóa một tin nhắn khỏi cuộc hội thoại.
Bài 3 - Quản lý và gắn nhãn thư đến
Trong Bài học 3, chúng ta sẽ xem xét cách quản lý hộp thư đến như cách tự động phân loại thư hộp thư đến và sắp xếp thư của bạn với các kiểu hộp thư đến khác nhau. Tiếp theo, chúng ta đi sâu vào nhãn thư.
Bài 4 - Bộ lọc Thư và Hệ thống Sao
Bài 4 bắt đầu với phần thảo luận về cách lọc thư đã phân loại, bao gồm cách dễ dàng nhập và xuất các bộ lọc hiện có sang các tài khoản Gmail khác. Chúng tôi kết thúc bài học bằng cách tập trung vào hệ thống dấu sao, cho phép bạn đánh dấu các email khác nhau bằng các ngôi sao màu khác nhau, giúp tìm và nhóm thư dễ dàng hơn.
Bài học 5 - Tệp đính kèm, Chữ ký và Bảo mật
Nếu bạn muốn thêm chữ ký vào cuối mỗi thư, bạn sẽ tìm hiểu cách thực hiện điều đó trong Bài học thứ năm. Chúng tôi cũng trình bày ngắn gọn về chức năng của tệp đính kèm trong Gmail và kết thúc bài học bằng cách trình bày cách thay đổi mật khẩu, thêm bảo mật hai cấp và sao lưu dữ liệu của bạn.
Bài học 6 - Lời mời và người trả lời vào kỳ nghỉ
Trong Bài học 6, chúng tôi đề cập đến lời mời - cách tìm, trả lời và đưa chúng vào thư Gmail. Kết luận, chúng tôi giải thích cách thức hoạt động của những người trả lời ngày nghỉ và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả khi bạn vắng mặt tại văn phòng.
Bài học 7 - Sử dụng Gmail làm danh sách việc cần làm
Bài học 7 chỉ dành cho việc sử dụng Gmail như một danh sách việc cần làm - thêm, tạo, đổi tên và bất kỳ thứ gì khác liên quan đến một danh sách việc cần làm khác.
Bài 8 - Nhiều tài khoản, phím tắt và Hangouts
Ở đây chúng tôi đề cập đến Google Hangouts (chính thức là Gtalk), cho phép bạn dễ dàng trò chuyện với bất kỳ người dùng Gmail nào khác hoặc tạo Hangout với nhiều người dùng. Sau đó, chúng ta chuyển sang sử dụng và quản lý nhiều tài khoản, cách đăng xuất Gmail từ xa và cuối cùng là giới thiệu sơ lược về cách sử dụng Gmail bằng bàn phím.
Bài học 9 - Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác và làm việc ngoại tuyến
Nếu bạn có các tài khoản email khác, bạn có thể truy cập chúng thông qua Gmail của mình, cho phép bạn kết hợp tất cả các tài khoản của mình thành một. Bạn cũng có thể sử dụng Gmail ngoại tuyến khi bạn không có quyền truy cập Internet đáng tin cậy, chẳng hạn như khi bạn đang đi du lịch hoặc ở một vùng sâu vùng xa.
Bài 10 - Mẹo và Labs Power của Gmail
Chúng tôi kết thúc loạt bài bằng cách hướng dẫn bạn qua một số mẹo mạnh mẽ còn lại khác nhau và giới thiệu cho bạn Gmail Labs, điều này sẽ cho phép bạn mở rộng sức mạnh và chức năng của Gmail vượt xa giao diện người dùng cơ bản mặc định.
