Cuộc thảo luận của chúng ta hôm nay là về xếp hạng trong Gmail để bao gồm các bộ lọc và sau đó chuyển sang theo dõi các email quan trọng với dấu sao.
Nhãn là tuyệt vời nhưng có thể được sử dụng hiệu quả hơn bằng cách tích hợp bộ lọc, vì vậy các thư đến và đáp ứng các tiêu chí nhất định sẽ tự động được áp dụng một nhãn hoặc các nhãn. Điều này giúp ích rất nhiều cho việc tổ chức và có thể giảm đáng kể tình trạng lộn xộn trong hộp thư đến.
Tạo bộ lọc mới bằng hộp tìm kiếm
Để tạo bộ lọc mới, chúng tôi sẽ chọn các tùy chọn tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm và tạo bộ lọc từ tìm kiếm. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên xuống trong hộp Tìm kiếm.
Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn vào hộp tùy chọn tìm kiếm. Bạn có thể chọn tìm kiếm tin nhắn từ một người cụ thể hoặc toàn bộ miền (@ example.com), với một vài từ trong chủ đề, cũng như các thuật ngữ khác.
Để tạo bộ lọc dựa trên tìm kiếm này, hãy nhấp vào liên kết “Tạo bộ lọc với tìm kiếm này”.
Các tùy chọn bộ lọc được hiển thị. Chọn các hộp kiểm cho biết bạn muốn làm gì với các thư phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.
Ví dụ: chúng tôi đã chọn luôn đánh dấu các thư từ địa chỉ email được chỉ định bằng nhãn “Trường HTG” và luôn đánh dấu các thư này là “quan trọng”. Chúng tôi cũng đã quyết định áp dụng bộ lọc cho tất cả các email hiện có từ người đó.
Lưu ý: Nếu bạn muốn làm cho nhãn hoạt động giống như thư mục, bạn có thể chọn “Bỏ qua hộp thư đến (lưu trữ nó)” để tự động di chuyển email vào nhãn khi chúng đến. Điều này giúp email có tổ chức hơn, mặc dù bạn có thể có nguy cơ bỏ lỡ một thư quan trọng vì nó sẽ không tự động xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.
Khi bạn đã chọn tiêu chí bộ lọc của mình, hãy nhấp vào Tạo bộ lọc.
Lưu ý: Khi bạn chọn chuyển tiếp thư làm hành động trong bộ lọc, chỉ các thư mới sẽ bị ảnh hưởng. Mọi thư hiện có mà bộ lọc áp dụng sẽ không được chuyển tiếp.
Một thông báo xuất hiện cho biết rằng bộ lọc của bạn đã được tạo. Lưu ý trong ảnh chụp màn hình này, tất cả các tin nhắn từ người này được gắn nhãn 'Trường HTG'.
Thư cũng được tự động đánh dấu là quan trọng (biểu tượng cờ ở bên trái của người gửi được tô màu vàng).
Tạo bộ lọc mới bằng màn hình Cài đặt
Bạn cũng có thể tạo bộ lọc trong Cài đặt.
Vào màn hình “Cài đặt” như được hiển thị trước đó và nhấp vào liên kết “Bộ lọc” ở trên cùng.
Nhấp vào liên kết "Tạo bộ lọc mới".
Xác định tiêu chí tìm kiếm và bộ lọc của bạn theo cách tương tự như trong phương pháp trước đó và nhấp vào “Tạo bộ lọc” trong hộp thoại tùy chọn bộ lọc.
Thay vì kết thúc trong hộp thư đến của bạn, bạn được quay lại màn hình Bộ lọc và bộ lọc mới được liệt kê. Bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc chọn nó để xuất (việc xuất bộ lọc sẽ được thực hiện ở phần sau của bài học này).
Nhấp vào nhãn "Hộp thư đến" để quay lại hộp thư đến của bạn.
Sử dụng một thông báo cụ thể để tạo một bộ lọc mới
Bạn cũng có thể tạo một bộ lọc dựa trên một tin nhắn hiện có. Để thực hiện việc này, hãy chọn một tin nhắn trong danh sách tin nhắn của bạn hoặc trong một nhãn.
Nhấp vào nút hành động "Thêm" và chọn "Lọc thư như thế này" từ trình đơn thả xuống.
Lưu ý rằng trường Từ trong hộp thoại Bộ lọc được tự động điền. Nhập bất kỳ tiêu chí lọc nào khác mà bạn muốn và nhấp vào “Tạo bộ lọc với tìm kiếm này”.
Xác định tiêu chí bộ lọc của bạn bằng cách chọn các tùy chọn bộ lọc trong hộp thoại tiếp theo như được mô tả trước đó.
Lưu ý: Bạn có thể sử dụng phương pháp này để thiết lập bộ lọc để tự động xóa các email không mong muốn khi chúng được nhận.
Áp dụng cùng một bộ lọc cho nhiều người gửi
Bạn có thể sử dụng một bộ lọc duy nhất để quản lý thư từ một số địa chỉ email khác nhau. Ví dụ: chúng tôi có thể chỉ định xếp hạng cho các tin nhắn từ nhiều người bằng nhãn “Trường học HTG”. Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại Tùy chọn tìm kiếm bằng cách sử dụng mũi tên xuống trong hộp Tìm kiếm.
Thêm từng địa chỉ email vào trường Từ, được phân tách bằng từ hoặc và nhấp vào Tạo bộ lọc với tìm kiếm này.
Để áp dụng cùng một nhãn cho thư từ bất kỳ địa chỉ email nào trong số này, hãy chọn hộp kiểm Áp dụng nhãn và chọn nhãn mong muốn từ cửa sổ bật lên. Áp dụng bất kỳ hành động nào khác cho bộ lọc này và nhấp vào Tạo bộ lọc.
Lưu ý: Hãy nhớ chọn hộp kiểm “Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp” nếu bạn muốn áp dụng bộ lọc này cho các thư bạn đã nhận được từ hai địa chỉ email này.
Xuất và nhập bộ lọc
Bây giờ bạn đã học cách thiết lập bộ lọc, có thể bạn đã tạo một số bộ lọc rất hữu ích mà bạn có thể muốn sử dụng trong các tài khoản Gmail khác của mình. Bạn có thể xuất bộ lọc từ một tài khoản và nhập chúng vào một tài khoản khác.
xuất bộ lọc
Để xuất một bộ lọc, trước tiên hãy truy cập màn hình Bộ lọc trên màn hình Cài đặt (sử dụng nút Bánh răng cài đặt). Sau đó chọn bộ lọc bạn muốn xuất trong danh sách và nhấp vào "Xuất".
Lưu ý: Bạn có thể chọn nhiều bộ lọc để xuất cùng một lúc.
Trong hộp thoại Lưu dưới dạng, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu bộ lọc. Bộ lọc được lưu dưới dạng tệp XML với tên mặc định mà bạn có thể thay đổi nếu muốn, chỉ cần đảm bảo để phần mở rộng ở định dạng xml và nhấp vào Lưu.
Giờ đây, bạn có một tệp mà bạn có thể sao lưu, di chuyển sang máy tính khác, chia sẻ với bạn bè hoặc nhập vào tài khoản Gmail khác.
bộ lọc nhập
Để nhập bộ lọc vào tài khoản Gmail của bạn, hãy truy cập Bộ lọc trong màn hình Cài đặt và nhấp vào liên kết Nhập bộ lọc.
Trong "Nhập bộ lọc", hãy nhấp vào "Chọn tệp".
Lưu ý: Nếu bạn thay đổi ý định về việc nhập bộ lọc, hãy nhấp vào liên kết "Hủy nhập".
Trong hộp thoại Mở, điều hướng đến vị trí bạn đã lưu bộ lọc đã xuất. Chọn tệp và nhấp vào "Mở".
Tên tệp được liệt kê bên cạnh nút Chọn tệp. Nhấp vào Mở tệp để mở tệp và nhập các bộ lọc vào đó.
Một thông báo xuất hiện bên dưới hộp “Tìm kiếm” khi tệp bộ lọc đang mở. Quá trình này có thể mất một chút thời gian, tùy thuộc vào số lượng bộ lọc trong tệp.
Tất cả các bộ lọc được liệt kê trong tệp đã chọn trong Nhập bộ lọc. Chọn bộ lọc bạn muốn nhập. Nếu bạn muốn áp dụng bộ lọc đã nhập cho các email hiện có (giống như cách bạn làm khi tạo bộ lọc mới), hãy chọn hộp kiểm “Áp dụng bộ lọc mới cho thư hiện có” và nhấp vào Tạo bộ lọc.
Hiển thị hộp thoại hiển thị tiến trình của quá trình tạo bộ lọc. Bạn có thể hủy tạo bộ lọc bằng cách nhấp vào Dừng.
Khi các bộ lọc được tạo, chúng sẽ được hiển thị trong danh sách của bạn trên màn hình Bộ lọc.
Theo dõi các email quan trọng với hệ thống Star.
Hệ thống dấu sao của Gmail cho phép bạn đánh dấu những email quan trọng nhất của mình để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng sau này. Theo mặc định, các tin nhắn có gắn dấu sao được đánh dấu bằng một ngôi sao màu vàng, nhưng bạn có thể thêm các màu và loại dấu sao khác.
Các ngôi sao xuất hiện ở bên trái tên người gửi trong hộp thư đến.
Thêm dấu sao vào tin nhắn
Để thêm dấu sao vào thư trong hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng dấu sao bên cạnh tên người gửi, như thể hiện trong hình trên.
Bạn cũng có thể thêm dấu sao vào tin nhắn khi tin nhắn đang mở. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng ngôi sao ở góc trên bên phải của thư ở bên phải ngày. Trong các cuộc trò chuyện, nó sẽ nằm ở bên phải của tin nhắn đầu tiên ở đầu cuộc trò chuyện.
Để thêm dấu sao vào thư bạn đang soạn, hãy nhấp vào mũi tên Tùy chọn khác ở góc dưới bên phải của cửa sổ Soạn.
Di chuyển chuột qua tùy chọn “Nhãn” và sau đó chọn “Thêm dấu sao” từ menu con.
Trong nhãn Thư đã gửi, thư bạn đã gửi được đánh dấu bằng dấu sao.
Sử dụng nhiều thiết kế dấu sao cho tin nhắn của bạn
Gmail cho phép bạn sử dụng nhiều màu sắc và kiểu "sao" để phân biệt các thư với nhau.
Tính năng này rất hữu ích nếu bạn muốn đánh dấu nhiều thư với các mức độ quan trọng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể sử dụng dấu sao màu tím cho các thư bạn muốn đọc lại và dấu chấm than màu đỏ cho các thư bạn cần theo dõi.
Nhấp vào nút Cài đặt và chọn Cài đặt từ menu thả xuống. Trên tab Chung, cuộn xuống phần Dấu sao. Kéo các biểu tượng từ phần Không sử dụng sang phần Đang sử dụng để thêm các loại dấu sao khác nhau. Nếu bạn có nhiều loại dấu sao đang được sử dụng, hãy nhấp vào biểu tượng dấu sao bên cạnh email đi qua tất cả các dấu sao đang được sử dụng. Nếu bạn gắn dấu sao cho thư khi thư đang mở, thì chỉ loại dấu sao đầu tiên sẽ được áp dụng.
Tìm kiếm tin nhắn có gắn dấu sao
Để xem tất cả các thư được gắn dấu sao của bạn, hãy nhấp vào nhãn "Được gắn dấu sao" ở bên trái của cửa sổ Gmail chính. Bạn cũng có thể tìm kiếm các tin nhắn có gắn dấu sao bằng cách nhập “là: được gắn dấu sao” vào hộp “Tìm kiếm”.
Tìm kiếm tin nhắn với một loại dấu sao cụ thể
Nếu bạn đã sử dụng một số loại dấu sao khác nhau để đánh dấu tin nhắn của mình, bạn có thể tìm kiếm một loại dấu sao cụ thể. Để thực hiện việc này, hãy tìm kiếm với "has:" làm dấu sao (ví dụ: "has: red-bang").
Để tìm tên của một ngôi sao cụ thể, hãy truy cập tab Chung trong màn hình Cài đặt và di chuột qua loại dấu sao mong muốn. Tên ngôi sao xuất hiện trong cửa sổ bật lên.
Ngoài ra còn có một danh sách các ngôi sao trong một chủ đề trợ giúp tìm kiếm nâng cao trong Trợ giúp của Gmail.
Giữ các thư được gắn dấu sao ngoài tab chính
Nếu bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng các tab có thể định cấu hình được đề cập trước đó trong bài học này, thư từ các tab được gắn dấu sao khác cũng sẽ được đưa vào tab Cơ bản. Nếu bạn không muốn xem các thư được gắn dấu sao từ các tab khác trong tab Cơ bản, bạn có thể tắt tính năng này.
Nhấp vào biểu tượng “+” ở bên phải của các tab.
Trong hộp thoại Chọn tab để bật, bỏ chọn hộp kiểm Bao gồm có gắn dấu sao trong chính, sau đó nhấp vào Lưu.
sau đây…
Bây giờ chúng ta đã kết thúc Bài học 4 nhưng bạn đã trên con đường trở thành chuyên gia Gmail! Chỉ trong bốn ngày, giờ đây bạn biết nhiều điều bạn cần làm để làm cho hộp thư đến của mình thực sự tỏa sáng và các thư giờ đây sẽ tự động tìm đường vào các nhãn được chỉ định của chúng mà không cần lấp đầy hộp thư đến của bạn.
Trong bài học tiếp theo, chúng ta sẽ nói về chữ ký và cách giữ an toàn cho hồ sơ của bạn và sao lưu dữ liệu.
