今日のディスカッションでは、Gmailでの評価にフィルターを含めてから、星付きの重要なメールの追跡に移ります。
ラベルは優れていますが、フィルターを統合することでより効果的に使用できるため、到着して特定の条件を満たすメッセージには、XNUMXつまたは複数のラベルが自動的に適用されます。 これは組織化に大いに役立ち、受信トレイの乱雑さを大幅に減らすことができます。
検索ボックスを使用して新しいフィルターを作成します
新しいフィルターを作成するには、[検索]ボックスで検索オプションを選択し、検索からフィルターを作成します。 これを行うには、検索ボックスの下矢印をクリックします。
検索オプションボックスに検索条件を入力します。 特定の人またはドメイン全体（@ example.com）からのメッセージを検索することを選択できます。件名にはいくつかの単語が含まれ、その他の用語も含まれます。
この検索に基づいてフィルターを作成するには、「この検索でフィルターを作成する」リンクをクリックします。
フィルタオプションが表示されます。 検索条件に一致するメッセージをどのように処理するかを示すチェックボックスを選択します。
たとえば、指定したメールアドレスからのメッセージには常に「HTGスクール」ラベルを付け、これらのメッセージには常に「重要」のマークを付けることを選択しました。 また、その人からの既存のすべての電子メールにフィルターを適用することも決定しました。
注：ラベルをフォルダのように機能させたい場合は、[受信トレイをスキップ（アーカイブ）]を選択して、メールが届いたときに自動的にラベルに移動できます。 これにより、メールがより整理された状態に保たれますが、重要なメッセージは受信トレイに自動的に表示されないため、見逃す可能性があります。
フィルタ条件を選択したら、[フィルタの作成]をクリックします。
注：フィルターのアクションとしてメッセージの転送を選択すると、新しいメッセージのみが影響を受けます。 フィルタが適用される既存のメッセージは転送されません。
フィルタが作成されたことを示すメッセージが表示されます。 このスクリーンショットでは、この人からのすべてのメッセージに「HTGSchool」というラベルが付いていることに注意してください。
メッセージも自動的に重要としてマークされます（送信者の左側にあるフラグアイコンは黄色で塗りつぶされます）。
[設定]画面を使用して新しいフィルターを作成します
[設定]でフィルターを作成することもできます。
前に示したように「設定」画面に入り、上部の「フィルター」リンクをクリックします。
「新しいフィルターの作成」リンクをクリックします。
前の方法と同じ方法で検索とフィルターの条件を定義し、フィルターオプションダイアログで[フィルターの作成]をクリックします。
受信トレイに表示される代わりに、[フィルター]画面に戻り、新しいフィルターが一覧表示されます。 編集、削除、または選択してエクスポートできます（フィルターのエクスポートはこのレッスンの後半で行います）。
「受信トレイ」ラベルをクリックして、受信トレイに戻ります。
特定のメッセージを使用して新しいフィルターを作成する
既存のメッセージに基づいてフィルターを作成することもできます。 これを行うには、メッセージリストまたはラベルでメッセージを選択します。
[その他]アクションボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから[このようなメッセージをフィルタリングする]を選択します。
[フィルター]ダイアログの[差出人]フィールドに自動的に入力されることに注意してください。 他の必要なフィルター基準を入力し、「この検索でフィルターを作成」をクリックします。
前に説明したように、次のダイアログでフィルターオプションを選択して、フィルター基準を定義します。
注：この方法を使用して、不要な電子メールを受信したときに自動的に削除するフィルターを設定できます。
同じフィルターを複数の送信者に適用する
単一のフィルターを使用して、さまざまな電子メールアドレスからのメッセージを管理できます。 たとえば、「HTG School」ラベルを使用して、複数の人からのメッセージの評価を指定できます。 これを行うには、[検索]ボックスの下矢印を使用して[検索オプション]ダイアログを開きます。
[差出人]フィールドに、またはという単語で区切って各電子メールアドレスを追加し、この検索で[フィルターの作成]をクリックします。
これらの電子メールアドレスのいずれかからのメッセージに同じラベルを適用するには、[ラベルの適用]チェックボックスをオンにして、ポップアップから目的のラベルを選択します。 このフィルターに他のアクションを適用し、[フィルターの作成]をクリックします。
注：これらXNUMXつの電子メールアドレスから既に受信したメッセージにこのフィルターを適用する場合は、[一致した会話にもフィルターを適用する]チェックボックスをオンにすることを忘れないでください。
フィルタのエクスポートとインポート
フィルタの設定方法を学習したので、他のGmailアカウントで使用する可能性のある非常に便利なフィルタをいくつか作成したと思います。 あるアカウントからフィルターをエクスポートして、別のアカウントにインポートできます。
エクスポートフィルター
フィルタをエクスポートするには、最初に[設定]画面の[フィルタ]画面にアクセスします（[設定の歯車]ボタンを使用）。 次に、エクスポートするフィルターをリストから選択し、[エクスポート]をクリックします。
注：一度にエクスポートする複数のフィルターを選択できます。
[名前を付けて保存]ダイアログで、フィルターを保存する場所に移動します。 フィルタは、必要に応じて変更できるデフォルト名のXMLファイルとして保存されます。拡張子をxml形式のままにして、[保存]をクリックしてください。
これで、バックアップ、別のコンピューターへの移動、友人との共有、または別のGmailアカウントへのインポートが可能なファイルができました。
フィルタのインポート
Gmailアカウントにフィルタをインポートするには、[設定]画面で[フィルタ]にアクセスし、[フィルタのインポート]リンクをクリックします。
[フィルターのインポート]で、[ファイルの選択]をクリックします。
注：フィルターのインポートについて気が変わった場合は、[インポートのキャンセル]リンクをクリックしてください。
[開く]ダイアログで、エクスポートしたフィルターを保存した場所に移動します。 ファイルを選択し、「開く」をクリックします。
ファイル名は、[ファイルの選択]ボタンの横に表示されます。 [ファイルを開く]をクリックしてファイルを開き、フィルターをファイルにインポートします。
フィルタファイルを開いている間、検索ボックスの下にメッセージが表示されます。 ファイル内のフィルターの数によっては、これには時間がかかる場合があります。
すべてのフィルターは、[フィルターのインポート]の下の選択したファイルに一覧表示されます。 インポートするフィルターを選択します。 インポートしたフィルターを既存の電子メールに適用する場合（新しいフィルターを作成する場合と同じように）、[既存のメールに新しいフィルターを適用する]チェックボックスをオンにして、[フィルターの作成]をクリックします。
フィルタ作成プロセスの進行状況を示すダイアログを表示します。 [停止]をクリックすると、フィルターの作成をキャンセルできます。
フィルタが作成されると、フィルタ画面のリストに表示されます。
Star。システムで重要なメールを追跡します
Gmailのスターシステムを使用すると、最も重要なメールにマークを付けて、後で簡単に見つけることができます。 デフォルトでは、スター付きメッセージは黄色のスターでマークされていますが、他の色やタイプのスターを追加することもできます。
受信トレイの送信者名の左側に星が表示されます。
メッセージにスターを追加する
受信トレイのメッセージにスターを追加するには、上の画像に示すように、送信者の名前の横にあるスターアイコンをクリックします。
メッセージが開いているときに、メッセージにスターを追加することもできます。 これを行うには、日付の右側にあるメッセージの右上隅にある星のアイコンをクリックします。 会話では、会話の上部にある最初のメッセージの右側に表示されます。
作成中のメッセージにスターを追加するには、[作成]ウィンドウの右下隅にある[その他のオプション]矢印をクリックします。
「ラベル」オプションの上にマウスを移動し、サブメニューから「星を追加」を選択します。
[送信済みメール]ラベルでは、送信したメッセージに星印が付けられています。
メッセージに複数の星のデザインを使用する
Gmailでは、複数の色と種類の「星」を使用して、メッセージを互いに区別できます。
この機能は、重要度の異なる複数のメッセージにマークを付ける場合に役立ちます。 たとえば、もう一度読みたいメッセージには紫色の星を使用し、フォローアップする必要のあるメッセージには赤い感嘆符を使用できます。
[設定]ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから[設定]を選択します。 [全般]タブで、[星]セクションまで下にスクロールします。 アイコンを[未使用]セクションから[使用中]セクションにドラッグして、さまざまな種類の星を追加します。 複数の種類のスターを使用している場合は、使用中のすべてのスターを通過するメールの横にあるスターアイコンをクリックします。 メッセージが開いているときにスターを付けると、最初のスタータイプのみが適用されます。
スター付きメッセージを検索する
スター付きのメッセージをすべて表示するには、Gmailのメインウィンドウの左側にある[スター付き]ラベルをクリックします。 「検索」ボックスに「is：starred」と入力して、スター付きメッセージを検索することもできます。
特定の種類の星が付いたメッセージを検索する
メッセージをマークするためにいくつかの異なるタイプの星を使用した場合は、特定のタイプの星を検索できます。 これを行うには、「has：」をスターとして検索します（たとえば、「has：red-bang」）。
特定の星の名前を見つけるには、[設定]画面の[一般]タブにアクセスし、目的の星の種類にカーソルを合わせます。 星の名前がポップアップに表示されます。
ヘルプトピックには星のリストもあります 高度な検索 Gmailヘルプ。
スター付きメッセージをプライマリタブに入れないでください
このレッスンで前述した構成可能なタブを使用して受信トレイを整理すると、他のスター付きタブからのメッセージも[基本]タブに含まれます。 [基本]タブの他のタブからのスター付きメッセージを表示したくない場合は、これをオフにすることができます。
タブの右側にある「+」アイコンをクリックします。
[有効にするタブを選択]ダイアログボックスで、[プライマリにスター付きを含める]チェックボックスをオフにして、[保存]をクリックします。
以下 …
レッスン4の終わりになりましたが、Gmailのプロになるための準備はすでに整っています。 わずかXNUMX日で、受信トレイを本当に輝かせるのに必要なだけのことがわかり、メッセージは受信トレイを埋めることなく、指定されたラベルに自動的に届くようになります。
次のレッスンでは、署名と、プロファイルを安全に保ち、データをバックアップする方法について説明します。
