Umræða okkar í dag snýst um einkunnir í Gmail til að innihalda síur og fara síðan í að fylgjast með mikilvægum tölvupósti með stjörnum.
Merkingar eru frábærar en hægt er að nota þær á áhrifaríkari hátt með því að samþætta síur, þannig að skilaboð sem berast og uppfylla ákveðin skilyrði eru sjálfkrafa sett á merkimiða eða merki. Þetta hjálpar mjög við skipulag og getur dregið verulega úr rusli í pósthólfinu.
Búðu til nýja síu með því að nota leitarreitinn
Til að búa til nýja síu, munum við velja leitarmöguleika í leitarreitnum og búa til síu úr leitinni. Til að gera þetta, smelltu á örina í leitarreitnum.
Sláðu inn leitarskilyrði þín í reitnum leitarvalkostir. Þú getur valið að leita að skilaboðum frá tilteknum aðila eða heilu léni (@example.com), með nokkrum orðum í efninu, svo og öðrum hugtökum.
Til að búa til síu sem byggist á þessari leit, smelltu á tengilinn „Búa til síu með þessari leit“.
Síukostir birtast. Veldu gátreitina sem gefa til kynna hvað þú vilt gera með skilaboðum sem passa við leitarskilyrði.
Til dæmis völdum við að merkja alltaf skilaboð frá tilgreinda netfanginu með merkinu „HTG School“ og merkja alltaf þessi skilaboð sem „mikilvæg.“ Við höfum einnig ákveðið að nota síuna á öll núverandi tölvupóst frá viðkomandi.
Athugið: Ef þú vilt láta merki virka eins og möppur geturðu valið „Hoppa yfir pósthólf (geymið það)“ til að færa tölvupóst sjálfkrafa í merki þegar þeir berast. Þetta heldur tölvupósti skipulagðari, þó að þú gætir átt á hættu að missa af mikilvægum skilaboðum vegna þess að þau birtast ekki sjálfkrafa í pósthólfinu þínu.
Þegar þú hefur valið síuviðmiðin þín smellirðu á Búa til síu.
Athugið: Þegar þú velur að senda skilaboð sem aðgerð í síunni munu aðeins ný skilaboð hafa áhrif. Engin fyrirliggjandi skilaboð sem sían á við verða ekki send áfram.
Skilaboð birtast um að sían þín hafi verið búin til. Athugið á þessari skjámynd að öll skilaboð frá þessum einstaklingi eru merkt „HTG School“.
Skilaboð eru einnig sjálfkrafa merkt sem mikilvæg (fánatákn vinstra megin við sendendur eru gulir).
Búðu til nýja síu með stillingaskjánum
Þú getur líka búið til síu í Stillingar.
Farðu inn á „Stillingar“ skjáinn eins og sýnt er áðan og smelltu á „Síur“ tengilinn efst.
Smelltu á tengilinn „Búa til nýja síu“.
Skilgreindu leitar- og síuviðmiðanir þínar á sama hátt og í fyrri aðferð og smelltu á „Búa til síu“ í valmyndinni fyrir síuvalkosti.
Í stað þess að lenda í pósthólfinu þínu ertu aftur á síuskjánum og nýja sían er skráð. Þú getur breytt, eytt eða valið það til útflutnings (útflutningssíur verða gerðar síðar í þessari kennslustund).
Smelltu á merkið „Innhólf“ til að fara aftur í pósthólfið þitt.
Notaðu tiltekin skilaboð til að búa til nýja síu
Þú getur líka búið til síu út frá fyrirliggjandi skilaboðum. Til að gera þetta skaltu velja skilaboð í skilaboðalistanum þínum eða á merkimiða.
Smelltu á „Meira“ aðgerðarhnappinn og veldu „Sía skilaboð eins og þetta“ í fellivalmyndinni.
Athugið að reiturinn Frá í síuskjánum er fyllt út sjálfkrafa. Sláðu inn önnur síuviðmið sem þú vilt og smelltu á „Búa til síu með þessari leit“.
Skilgreindu síuviðmiðin þín með því að velja síuvalkosti í næsta glugga eins og lýst var áðan.
Athugið: Þú getur notað þessa aðferð til að setja upp síur til að eyða sjálfkrafa óæskilegum tölvupósti þegar þeir berast.
Notaðu sömu síu á marga sendendur
Þú getur notað eina síu til að stjórna skilaboðum úr fjölda mismunandi netföng. Til dæmis getum við tilgreint einkunn fyrir skilaboð frá mörgum sem nota merkið „HTG School“. Til að gera þetta, opnaðu valmyndina Leitarmöguleikar með því að nota örina í leitarreitnum.
Bættu við hverju netfangi í reitinn Frá, aðskilið með orðinu eða, og smelltu á Búa til síu með þessari leit.
Til að nota sama merki á skilaboð frá einhverju af þessum netföngum skaltu velja gátreitinn Nota merki og velja viðeigandi merki úr sprettiglugganum. Notaðu allar aðrar aðgerðir fyrir þessa síu og smelltu á Búa til síu.
Athugið: Mundu að haka í gátreitinn „Notaðu síu einnig á samsvörun“ ef þú vilt nota þessa síu á skilaboð sem þú hefur þegar fengið frá þessum tveimur netföngum.
Flytja út og flytja inn síur
Nú þegar þú hefur lært hvernig á að setja upp síur hefur þú líklega búið til mjög gagnlegar síur sem þú gætir viljað nota á hinum Gmail reikningunum þínum. Þú getur flutt síur frá einum reikningi og flutt þær á annan.
Flytja út síu
Til að flytja út síu, opnaðu fyrst skjámyndina Síur á Stillingarskjánum (með því að nota hnappinn Stillingarhnappur). Veldu síðan síuna sem þú vilt flytja út á listanum og smelltu á "Flytja út".
Athugið: Þú getur valið margar síur til að flytja út í einu.
Í glugganum Vista sem, farðu þangað sem þú vilt vista síuna. Sían er vistuð sem XML skrá með sjálfgefnu nafni sem þú getur breytt ef þú vilt, vertu viss um að skilja eftirnafnið eftir í XML sniði og smelltu á Vista.
Þú ert núna með skrá sem þú getur tekið afrit af, flutt í aðra tölvu, deilt með vini eða flutt inn á annan Gmail reikning.
sía innflutningur
Til að flytja síu inn á Gmail reikninginn þinn, opnaðu síur á stillingarskjánum og smelltu á tengilinn Flytja inn síur.
Undir „Flytja inn síur“, smelltu á „Veldu skrá“.
Athugið: Ef þú skiptir um skoðun á innflutningi síunnar skaltu smella á „Hætta við innflutning“.
Í Opna glugganum, farðu á staðinn þar sem þú vistaðir útfluttu síuna. Veldu skrána og smelltu á "Opna".
Skráarnafnið er skráð við hliðina á hnappinn Veldu skrá. Smelltu á Open File til að opna skrána og flytja síurnar inn í hana.
Skilaboð birtast fyrir neðan leitarreitinn meðan síuskráin er opin. Þetta getur tekið nokkurn tíma, allt eftir fjölda sía í skránni.
Allar síur eru taldar upp í valinni skrá undir Flytja síur. Veldu síurnar sem þú vilt flytja inn. Ef þú vilt nota innfluttar síur á fyrirliggjandi tölvupósta (alveg eins og þegar þú bjóst til nýja síu), merktu við gátreitinn „Notaðu nýjar síur á núverandi póst“ og smelltu á Búa til síur.
Sýnir glugga sem sýnir framvindu síunargerðarferlisins. Þú getur hætt við að búa til síur með því að smella á Stöðva.
Þegar síur eru búnar til birtast þær í listanum þínum á síuskjánum.
Fylgstu með mikilvægum tölvupósti með Star. Kerfinu
Stjörnukerfi Gmail gerir þér kleift að merkja mikilvægustu tölvupóstana þína svo þú getir auðveldlega fundið þau síðar. Sjálfgefið eru stjörnumerkt skilaboð merkt með gulri stjörnu en þú getur bætt við öðrum litum og gerðum stjarna.
Stjörnurnar birtast vinstra megin við nafn sendanda í pósthólfinu.
Bættu stjörnu við skilaboð
Til að bæta stjörnu við skilaboð í pósthólfinu þínu, smelltu á stjörnumerkið við hliðina á nafni sendandans, eins og sýnt er á myndinni hér að ofan.
Þú getur líka bætt stjörnu við skilaboð meðan hún er opin. Til að gera þetta, smelltu á stjörnutáknið efst í hægra horninu á skilaboðunum til hægri á dagsetningunni. Í samtölum mun það vera hægra megin við fyrstu skilaboðin efst í samtalinu.
Til að bæta stjörnu við skilaboð sem þú ert að skrifa er smellt á örina Fleiri valkostir í neðra hægra horninu á Compose glugganum.
Færðu músina yfir valkostinn „Merki“ og veldu síðan „Bæta við stjörnu“ í undirvalmyndinni.
Í flokknum Sendur póstur eru skilaboðin sem þú sendir merkt með stjörnu.
Notaðu margar stjörnuhönnun í skilaboðum þínum
Gmail gerir þér kleift að nota marga liti og gerðir „stjarna“ til að aðgreina skilaboð hvert frá öðru.
Þessi eiginleiki er gagnlegur ef þú vilt merkja mörg skilaboð með mismunandi mikilvægi. Til dæmis getur þú notað fjólubláa stjörnu fyrir skilaboð sem þú vilt lesa aftur og rautt upphrópunarmerki fyrir skilaboð sem þú þarft að fylgja eftir.
Smelltu á Stillingar hnappinn og veldu Stillingar í fellivalmyndinni. Á flipanum Almennt, skrunaðu niður að Stjörnuhlutanum. Dragðu táknin úr hlutanum Ekki í notkun í hlutann Í notkun til að bæta við mismunandi gerðum stjarna. Ef þú ert með fleiri en eina tegund stjarna í notkun, smelltu á stjörnutáknið við hliðina á tölvupóstinum sem fer í gegnum allar stjörnurnar sem eru í notkun. Ef þú stjörnumerkir skeyti meðan það er opið verður aðeins fyrsta stjarnagerðin notuð.
Leitaðu að stjörnumerktum skilaboðum
Til að sjá öll stjörnu skilaboðin þín skaltu smella á merkið „Stjörnumerkt“ vinstra megin í aðal glugganum í Gmail. Þú getur líka leitað að stjörnumerktum skilaboðum með því að slá „is: starred“ í reitinn „Search“.
Leitaðu að skilaboðum með tiltekinni tegund stjörnu
Ef þú hefur notað nokkrar mismunandi gerðir stjarna til að merkja skilaboðin þín geturðu leitað að tiltekinni stjörnugerð. Til að gera þetta skaltu leita með „has:“ sem stjörnu (til dæmis „has: red-bang“).
Til að komast að nafni tiltekinnar stjörnu, opnaðu flipann Almennt á skjánum Stillingar og sveigðu yfir viðkomandi stjörnugerð. Stjörnuheitið birtist í sprettiglugga.
Það er líka listi yfir stjörnur í hjálparefni háþróuð leit í Hjálp Gmail.
Haltu stjörnumerktum skilaboðum frá aðalflipanum
Ef þú skipuleggur pósthólfið þitt með því að stilla flipana sem nefndir voru fyrr í þessari kennslustund verða skilaboð frá hinum stjörnumerðu flipunum einnig með í grunnflipanum. Ef þú vilt ekki sjá stjörnumerkt skeyti frá öðrum flipum í grunnflipanum geturðu slökkt á þessu.
Smelltu á „+“ táknið til hægri við flipana.
Í Veldu flipa til að virkja valmynd, hakaðu úr gátreitnum Hafa með stjörnumerkt í aðal og smelltu síðan á Vista.
eftirfarandi …
Við erum hér í lok lexíu 4 núna en þú ert nú þegar á leiðinni að verða atvinnumaður í Gmail! Á aðeins fjórum dögum veistu nú eins mikið og þú þarft til að láta pósthólfið þitt skína virkilega og skilaboð munu nú sjálfkrafa rata inn á tilgreindar merkingar án þess að fylla pósthólfið þitt.
Í næstu lexíu munum við tala um undirskriftir og hvernig á að halda prófílnum þínum öruggum og taka afrit af gögnum.
