Mae ein trafodaeth heddiw yn ymwneud â graddfeydd yn Gmail i gynnwys hidlwyr ac yna symud ymlaen i olrhain e-byst pwysig gyda sêr.
Mae labeli yn wych ond gellir eu defnyddio'n fwy effeithiol trwy integreiddio hidlwyr, felly mae negeseuon sy'n cyrraedd ac sy'n cwrdd â meini prawf penodol yn cael eu defnyddio'n awtomatig ar label neu labeli. Mae hyn yn help mawr gyda'r sefydliad a gall leihau annibendod mewnflwch yn sylweddol.
Creu hidlydd newydd gan ddefnyddio'r blwch chwilio
I greu hidlydd newydd, byddwn yn dewis yr opsiynau chwilio yn y blwch Chwilio ac yn creu hidlydd o'r chwiliad. I wneud hyn, cliciwch y saeth i lawr yn y blwch Chwilio.
Rhowch eich meini prawf chwilio yn y blwch opsiynau chwilio. Gallwch ddewis chwilio am negeseuon gan berson penodol neu barth cyfan (@ example.com), gydag ychydig eiriau yn y pwnc, yn ogystal â thermau eraill.
I greu hidlydd yn seiliedig ar y chwiliad hwn, cliciwch ar y ddolen “Creu hidlydd gyda'r chwiliad hwn”.
Arddangosir opsiynau hidlo. Dewiswch y blychau gwirio sy'n nodi'r hyn rydych chi am ei wneud gyda negeseuon sy'n cyfateb i'r meini prawf chwilio.
Er enghraifft, gwnaethom ddewis marcio negeseuon o'r cyfeiriad e-bost penodedig gyda'r label “Ysgol HTG” a marcio'r negeseuon hyn bob amser fel rhai “pwysig.” Rydym hefyd wedi penderfynu defnyddio'r hidlydd i'r holl negeseuon e-bost sy'n bodoli eisoes gan yr unigolyn hwnnw.
Nodyn: Os ydych chi am wneud i labeli weithio fel ffolderau, gallwch ddewis “Skip inbox (archifwch ef)” i symud e-byst yn awtomatig i labeli wrth iddynt gyrraedd. Mae hyn yn cadw e-byst yn fwy trefnus, er y gallai fod perygl ichi fethu neges bwysig oherwydd ni fydd yn ymddangos yn awtomatig yn eich blwch derbyn.
Ar ôl i chi ddewis eich meini prawf hidlo, cliciwch ar Creu Hidlo.
Nodyn: Pan ddewiswch neges ymlaen fel gweithred yn yr hidlydd, dim ond negeseuon newydd fydd yn cael eu heffeithio. Ni fydd unrhyw negeseuon presennol y mae'r hidlydd yn berthnasol iddynt yn cael eu hanfon ymlaen.
Mae neges yn ymddangos yn nodi bod eich hidlydd wedi'i greu. Sylwch yn y screenshot hwn, mae holl negeseuon yr unigolyn hwn wedi'u labelu fel 'Ysgol HTG'.
Mae negeseuon hefyd yn cael eu marcio fel rhai pwysig yn awtomatig (mae'r eiconau baneri i'r chwith o'r anfonwyr wedi'u llenwi â melyn).
Creu hidlydd newydd gan ddefnyddio'r sgrin Gosodiadau
Gallwch hefyd greu hidlydd mewn Gosodiadau.
Rhowch y sgrin “Settings” fel y dangosir yn gynharach a chlicio ar y ddolen “Hidlau” ar y brig.
Cliciwch ar y ddolen “Creu hidlydd newydd”.
Diffiniwch eich meini prawf chwilio a hidlo yn yr un ffordd a grybwyllwyd yn y dull blaenorol a chlicio ar “Creu hidlydd” yn y dialog opsiynau hidlo.
Yn lle dod i ben yn eich blwch derbyn, fe'ch dychwelir i'r sgrin Hidlau a rhestrir yr hidlydd newydd. Gallwch ei olygu, ei ddileu, neu ei ddewis i'w allforio (bydd allforio hidlwyr yn cael eu gwneud yn ddiweddarach yn y wers hon).
Cliciwch y label "Mewnflwch" i ddychwelyd i'ch mewnflwch.
Defnyddiwch neges benodol i greu hidlydd newydd
Gallwch hefyd greu hidlydd yn seiliedig ar neges sy'n bodoli. I wneud hyn, dewiswch neges yn eich rhestr negeseuon neu mewn label.
Cliciwch y botwm gweithredu "Mwy" a dewis "Hidlo negeseuon fel hyn" o'r gwymplen.
Sylwch fod y maes From yn y dialog Hidlo yn cael ei boblogi'n awtomatig. Rhowch unrhyw feini prawf hidlo eraill rydych chi eu heisiau a chlicio ar “Creu hidlydd gyda'r chwiliad hwn”.
Diffiniwch eich meini prawf hidlo trwy ddewis opsiynau hidlo yn y dialog nesaf fel y disgrifiwyd yn gynharach.
Nodyn: Gallwch ddefnyddio'r dull hwn i sefydlu hidlwyr i ddileu e-byst diangen yn awtomatig pan dderbynnir hwy.
Cymhwyso'r un hidlydd i sawl anfonwr
Gallwch ddefnyddio hidlydd sengl i reoli negeseuon o nifer o gyfeiriadau e-bost gwahanol. Er enghraifft, gallwn nodi sgôr ar gyfer negeseuon gan bobl luosog gan ddefnyddio'r label “Ysgol HTG”. I wneud hyn, agorwch y dialog Dewisiadau Chwilio gan ddefnyddio'r saeth i lawr yn y blwch Chwilio.
Ychwanegwch bob cyfeiriad e-bost yn y maes From, wedi'i wahanu gan y gair neu, a chlicio Creu hidlydd gyda'r chwiliad hwn.
I gymhwyso'r un label i negeseuon o unrhyw un o'r cyfeiriadau e-bost hyn, dewiswch y blwch gwirio label Apply a dewiswch y label a ddymunir o'r naidlen. Cymhwyso unrhyw gamau gweithredu eraill ar gyfer yr hidlydd hwn a chlicio Creu Hidlo.
Nodyn: Cofiwch edrych ar y blwch gwirio “Hefyd cymhwyswch hidlydd i sgyrsiau wedi'u paru” os ydych chi am gymhwyso'r hidlydd hwn i negeseuon rydych chi eisoes wedi'u derbyn o'r ddau gyfeiriad e-bost hyn.
Hidlau allforio a mewnforio
Nawr eich bod wedi dysgu sut i sefydlu hidlwyr, mae'n debyg eich bod wedi creu hidlwyr defnyddiol iawn y byddech chi efallai am eu defnyddio yn eich cyfrifon Gmail eraill. Gallwch allforio hidlwyr o un cyfrif a'u mewnforio i un arall.
Hidlo allforio
I allforio hidlydd, cyrchwch y sgrin Hidlau yn gyntaf ar y sgrin Gosodiadau (gan ddefnyddio'r botwm Gosodiadau cog). Yna dewiswch yr hidlydd rydych chi am ei allforio yn y rhestr a chlicio "Allforio".
Nodyn: Gallwch ddewis hidlwyr lluosog i'w hallforio ar unwaith.
Yn y dialog Save As, llywiwch i ble rydych chi am achub yr hidlydd. Mae'r hidlydd yn cael ei gadw fel ffeil XML gydag enw diofyn y gallwch ei newid os dymunwch, gwnewch yn siŵr eich bod yn gadael yr estyniad ar ffurf xml a chlicio Save.
Nawr mae gennych chi ffeil y gallwch chi ei hategu, ei symud i gyfrifiadur arall, ei rhannu gyda ffrind, neu ei mewnforio i gyfrif Gmail arall.
mewnforio hidlo
I fewnforio hidlydd i'ch cyfrif Gmail, cyrchwch Hidlau yn y sgrin Gosodiadau, a chliciwch ar y ddolen Mewnforio Hidlau.
O dan "Mewnforio hidlwyr," cliciwch "Dewiswch ffeil."
Nodyn: Os byddwch chi'n newid eich meddwl ynglŷn â mewnforio'r hidlydd, cliciwch y ddolen “Canslo mewnforio”.
Yn y dialog Agored, llywiwch i'r lleoliad lle gwnaethoch chi arbed yr hidlydd a allforiwyd. Dewiswch y ffeil a chlicio "Open."
Rhestrir enw'r ffeil wrth ymyl y botwm Dewis Ffeil. Cliciwch Open File i agor y ffeil a mewnforio'r hidlwyr i mewn iddi.
Mae neges yn ymddangos o dan y blwch “Chwilio” tra bod y ffeil hidlo ar agor. Gall hyn gymryd peth amser, yn dibynnu ar nifer yr hidlwyr yn y ffeil.
Rhestrir yr holl hidlwyr yn y ffeil a ddewiswyd o dan Mewnforio Hidlau. Dewiswch yr hidlwyr rydych chi am eu mewnforio. Os ydych chi am gymhwyso hidlwyr wedi'u mewnforio i e-byst sy'n bodoli eisoes (yn union fel y byddech chi wrth greu hidlydd newydd), gwiriwch y blwch gwirio “Cymhwyso hidlwyr newydd i'r post presennol”, a chliciwch Creu Hidlau.
Yn arddangos deialog yn dangos cynnydd y broses creu hidlwyr. Gallwch ganslo creu hidlwyr trwy glicio Stop.
Pan fydd hidlwyr yn cael eu creu, fe'u dangosir yn eich rhestr ar y sgrin Hidlau.
Cadwch olwg ar e-byst pwysig gyda'r system Star
Mae system seren Gmail yn caniatáu ichi farcio'ch e-byst pwysicaf fel y gallwch ddod o hyd iddynt yn nes ymlaen. Yn ddiofyn, mae negeseuon seren yn cael eu marcio â seren felen, ond gallwch ychwanegu lliwiau a mathau eraill o sêr.
Mae'r sêr yn ymddangos i'r chwith o enw'r anfonwr yn y blwch derbyn.
Ychwanegwch seren at neges
I ychwanegu seren at neges yn eich blwch derbyn, cliciwch yr eicon seren wrth ymyl enw'r anfonwr, fel y dangosir yn y ddelwedd uchod.
Gallwch hefyd ychwanegu seren at neges tra ei bod ar agor. I wneud hyn, cliciwch yr eicon seren yng nghornel dde uchaf y neges ar ochr dde'r dyddiad. Mewn sgyrsiau, bydd i'r dde o'r neges gyntaf ar frig y sgwrs.
I ychwanegu seren at neges rydych chi'n ei chyfansoddi, cliciwch y saeth Mwy o Opsiynau yng nghornel dde isaf y ffenestr Cyfansoddi.
Symudwch eich llygoden dros yr opsiwn “Label” ac yna dewiswch “Ychwanegu seren” o'r is-raglen.
Yn label Sent Mail, mae'r neges a anfonwyd gennych wedi'i marcio â seren.
Defnyddiwch ddyluniadau seren lluosog ar eich negeseuon
Mae Gmail yn caniatáu ichi ddefnyddio lliwiau a mathau lluosog o "sêr" i wahaniaethu negeseuon oddi wrth eich gilydd.
Mae'r nodwedd hon yn ddefnyddiol os ydych chi am farcio nifer o negeseuon gyda gwahanol lefelau o bwysigrwydd. Er enghraifft, gallwch ddefnyddio seren borffor ar gyfer negeseuon rydych chi am eu darllen eto a phwynt ebychnod coch ar gyfer negeseuon y mae angen i chi eu dilyn.
Cliciwch y botwm Gosodiadau a dewiswch Gosodiadau o'r gwymplen. Ar y tab Cyffredinol, sgroliwch i lawr i'r adran Sêr. Llusgwch yr eiconau o'r adran Di-ddefnydd i'r adran Mewn Defnydd i ychwanegu gwahanol fathau o sêr. Os oes gennych fwy nag un math o seren yn cael ei defnyddio, cliciwch yr eicon seren wrth ymyl yr e-byst sy'n mynd trwy'r holl sêr sy'n cael eu defnyddio. Os ydych chi'n serennu neges tra bydd ar agor, dim ond y math seren gyntaf fydd yn cael ei gymhwyso.
Chwilio am negeseuon seren
I weld eich holl negeseuon serennog, cliciwch y label "Starred" ar ochr chwith prif ffenestr Gmail. Gallwch hefyd chwilio am negeseuon â sêr trwy deipio “is: starred” yn y blwch “Search”.
Chwilio am negeseuon gyda math penodol o seren
Os ydych wedi defnyddio sawl math gwahanol o sêr i farcio'ch negeseuon, gallwch chwilio am fath penodol o seren. I wneud hyn, chwiliwch gyda “has:” fel y seren (er enghraifft, “has: red-bang”).
I ddarganfod enw seren benodol, cyrchwch y tab Cyffredinol yn y sgrin Gosodiadau a hofran dros y math seren a ddymunir. Mae enw'r seren yn ymddangos mewn naidlen.
Mae yna hefyd restr o sêr mewn pwnc cymorth chwilio uwch i mewn Cymorth Gmail.
Cadwch negeseuon seren allan o'r tab cynradd
Os trefnwch eich blwch derbyn gan ddefnyddio'r tabiau ffurfweddadwy y soniwyd amdanynt yn gynharach yn y wers hon, bydd negeseuon o'r tabiau seren eraill hefyd yn cael eu cynnwys yn y tab Sylfaenol. Os nad ydych chi eisiau gweld negeseuon serennog o dabiau eraill yn y tab Sylfaenol, gallwch chi ddiffodd hyn.
Cliciwch ar yr eicon “+” ar ochr dde'r tabiau.
Yn y blwch deialog Dewis Tabiau i Alluogi, dad-diciwch y blwch Cynnwys serennu yn y blwch gwirio cynradd, yna cliciwch ar Cadw.
y canlynol …
Rydyn ni yma ar ddiwedd Gwers 4 nawr ond rydych chi eisoes ar eich ffordd i ddod yn pro Gmail! Mewn dim ond pedwar diwrnod, rydych chi nawr yn gwybod cymaint ag sydd ei angen arnoch i wneud i'ch blwch derbyn ddisgleirio mewn gwirionedd, a bydd negeseuon nawr yn dod o hyd i'w ffordd i'w labeli dynodedig yn awtomatig heb lenwi'ch blwch derbyn.
Yn y wers nesaf byddwn yn siarad am lofnodion a sut i gadw'ch proffil yn ddiogel ac yn ddata wrth gefn.
