Khi bạn nhấp vào gửi một email, nó thường được gửi ngay lập tức. Nhưng nếu bạn muốn gửi nó sau thì sao? Outlook cho phép bạn trì hoãn việc gửi một tin nhắn hoặc tất cả các email.
Ví dụ: có thể bạn gửi email cho ai đó vào đêm muộn, người ở múi giờ trước bạn ba giờ. Bạn không muốn đánh thức họ vào nửa đêm với thông báo qua email trên điện thoại của họ. Thay vào đó, hãy lên lịch gửi email vào ngày hôm sau vào thời điểm mà bạn biết họ sẽ sẵn sàng nhận email.
Outlook cũng cho phép bạn trì hoãn tất cả các email trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chúng được gửi đi.
Cách trì hoãn việc gửi một email
Để hoãn gửi một email, hãy tạo một email mới, nhập địa chỉ email của (những) người nhận, nhưng không bấm Gửi. Ngoài ra, hãy nhấp vào tab Tùy chọn trong cửa sổ tin nhắn.
Trong phần Tùy chọn khác, hãy nhấp vào Giao hàng bị hoãn.
Trong phần Tùy chọn Phân phối của hộp thoại Thuộc tính, hãy bấm vào hộp kiểm Không phân phối trước để có một dấu kiểm trong hộp. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp ngày và chọn một ngày từ lịch bật lên.
Nhấp vào mũi tên xuống trong hộp thời gian và chọn thời gian từ danh sách thả xuống.
Sau đó nhấp vào Đóng. Email của bạn sẽ được gửi vào ngày và giờ bạn đã chọn.
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP3 hoặc IMAP Outlook phải được để mở để gửi thư. Để xác định loại tài khoản bạn đang sử dụng, hãy xem phần cuối cùng trong bài viết này.
Cách trì hoãn việc gửi tất cả các email bằng quy tắc
Bạn có thể trì hoãn việc gửi tất cả các email trong một số phút nhất định (tối đa 120 phút) bằng cách sử dụng một quy tắc. Để tạo quy tắc này, hãy bấm vào tab Tệp trong cửa sổ Outlook chính (không phải cửa sổ Thư). Bạn có thể lưu tin nhắn của mình dưới dạng bản nháp và đóng cửa sổ tin nhắn hoặc để mở và nhấp vào cửa sổ chính để kích hoạt.
Trên màn hình Hậu trường, chạm vào Quản lý Quy tắc và Cảnh báo.
Hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo xuất hiện. Đảm bảo rằng tab Quy tắc email đang hoạt động và nhấp vào Quy tắc mới.
Hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc xuất hiện. Ở Bước 1: Chọn phần Mẫu, bên dưới Bắt đầu từ quy tắc trống, chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi. Quy tắc được hiển thị trong Bước 2. Nhấp vào Tiếp theo.
Nếu có bất kỳ điều kiện nào bạn muốn áp dụng, hãy chọn chúng ở Bước 1: Chọn danh sách các điều kiện. Nếu bạn muốn quy tắc này áp dụng cho tất cả các email, hãy nhấp vào Tiếp theo mà không chỉ định bất kỳ điều kiện nào.
Nếu bạn nhấp vào Tiếp theo mà không chỉ định bất kỳ điều kiện nào, hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn áp dụng quy tắc cho mọi thư bạn gửi hay không. Nhấp vào Có.
Ở Bước 1: Chọn menu Hành động, chọn hộp kiểm “Giao hàng trễ theo phút”. Hành động được thêm vào hộp Bước 2. Để chỉ định số phút chậm trễ trong việc gửi tất cả email, hãy nhấp vào liên kết Đếm trong Bước 2.
Trong hộp thoại Gửi trễ, hãy nhập số phút để gửi email bị hoãn vào hộp chỉnh sửa hoặc sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để chọn số lượng. Bấm OK.
Liên kết 'Số' được thay thế bằng số phút bạn đã nhập. Để thay đổi lại số phút, hãy nhấp vào liên kết số. Khi bạn hài lòng với cài đặt quy tắc, hãy nhấp vào Tiếp theo.
Nếu có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, hãy chọn chúng ở Bước 1: Chọn danh sách các ngoại lệ. Chúng tôi sẽ không áp dụng bất kỳ ngoại lệ nào, vì vậy chúng tôi nhấp vào Tiếp theo mà không chọn bất kỳ thứ gì.
Trên màn hình thiết lập quy tắc cuối cùng, hãy nhập tên cho quy tắc này vào hộp chỉnh sửa “Bước 1: Chọn tên cho quy tắc này”, sau đó nhấp vào Hoàn tất.
Quy tắc mới đã được thêm vào danh sách trên tab Quy tắc email. Bấm OK.
Tất cả các email bạn gửi bây giờ sẽ vẫn còn trong thư đi của bạn trong số phút bạn đã chỉ định trong quy tắc và sau đó sẽ được gửi tự động.
Lưu ý: Như với một tin nhắn chậm trễ, sẽ không có tin nhắn nào được gửi IMAP và POP3 Đúng giờ trừ khi Outlook đang mở.
Cách xác định loại tài khoản email bạn sử dụng
Nếu bạn muốn biết loại tài khoản bạn đang sử dụng, hãy nhấp vào tab Tệp trong cửa sổ chính của Outlook, sau đó nhấp vào Cài đặt Tài khoản và chọn Cài đặt Tài khoản từ trình đơn thả xuống.
Tab Email trong hộp thoại Cài đặt Tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản đã được thêm vào Outlook và loại của từng tài khoản.
Bạn cũng có thể sử dụng tiện ích bổ sung để lên lịch hoặc trì hoãn email, chẳng hạn như Gửi sau . Có một phiên bản miễn phí và một phiên bản chuyên nghiệp. Phiên bản miễn phí bị giới hạn, nhưng cung cấp một tính năng không có sẵn trong các phương pháp tích hợp của Outlook. Phiên bản miễn phí của SendLater sẽ gửi email IMAP và POP3 đúng giờ ngay cả khi Outlook không mở.
