Trong bài học hôm nay, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu cách phân loại tốt hơn hộp thư đến và sắp xếp thư của bạn bằng cách sử dụng nhãn và một số tab được xác định trước nhưng có thể định cấu hình.
Đầu tiên, chúng ta sẽ nói về giao diện tab tự động của Gmail, hộp thư ưu tiên và tất cả các cài đặt mà nó chứa.
Tự động phân loại thư đến với các tab có thể định cấu hình
Gmail hiện cung cấp các danh mục theo thẻ và tự động cho hộp thư đến của bạn. Tính năng này chia hộp thư đến của bạn thành Chính, Xã hội, Quảng cáo, Cập nhật và Diễn đàn. Nếu bạn tham gia vào nhiều dịch vụ trực tuyến, tính năng này có thể hữu ích.
Về cơ bản, thư nhận được cho một số loại trang web hoặc cho một số nội dung nhất định, có thể được thu thập trong các phần khác nhau của hộp thư đến của bạn. Điều này có thể dẫn đến một hộp thư ít lộn xộn hơn.
Chọn tab nào hiển thị trong hộp thư đến của bạn
Các tab này có thể định cấu hình cho phép bạn chọn các tab bạn muốn có sẵn trong hộp thư đến của mình. Để thay đổi các tab hiển thị, hãy nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở bên trái các tab.
Hộp thoại Chọn tab để bật xuất hiện. Chọn hộp kiểm cho các tab bạn muốn có trong Hộp thư đến của mình.
Lưu ý: Nếu bạn ẩn một tab, các thư từ danh mục đó sẽ được hiển thị trong tab "Cơ bản". Ngoài ra, văn bản trong các tab không thể thay đổi và bạn không thể thêm các tab tùy chỉnh. Thay vào đó, hãy sử dụng các nhãn tùy chỉnh (được thảo luận trong phần tiếp theo) để phân loại thêm các thư của bạn.
Bạn cũng có thể quyết định tab nào sẽ được hiển thị trong hộp thư đến của mình trên tab Hộp thư đến của màn hình Cài đặt trong phần Danh mục.
Sắp xếp thư của bạn với các kiểu và cài đặt hộp thư đến
Kiểu hộp thư đến cho phép bạn tổ chức hộp thư đến Gmail theo cách phù hợp với bạn. Bạn có thể sắp xếp hộp thư đến của mình bằng các tab có thể định cấu hình, như chúng tôi đã đề cập trước đó trong bài học này hoặc thành các phần như Chưa đọc, Có gắn dấu sao và Quan trọng.
Thay đổi loại hộp thư đến của bạn
Để thay đổi sang một kiểu hộp thư đến khác, hãy mở màn hình Cài đặt và nhấn vào tab Hộp thư đến.
Trong phần Loại hộp thư đến, chọn loại hộp thư đến bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống.
Mỗi loại hộp thư đến có cài đặt riêng. Sau khi bạn chọn Loại hộp thư đến, cài đặt cho loại đó được hiển thị trong Chọn loại hộp thư đến. Thực hiện thay đổi đối với cài đặt và nhấp vào Lưu thay đổi.
Bạn cũng có thể nhanh chóng thay đổi một số cài đặt kiểu hộp thư đến ngay trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào mũi tên xuống ở ngoài cùng bên phải của mỗi tiêu đề phần.
Cung cấp trợ giúp của Gmail Mô tả các loại thư đến . Hãy thử nghiệm các kiểu hộp thư đến khác nhau để xem cách nào phù hợp với bạn. Bạn luôn có thể quay lại chế độ mặc định nếu bạn thay đổi ý định.
Bạn cũng có thể nhanh chóng thay đổi kiểu hộp thư đến của mình bằng cách di chuột qua nhãn "Hộp thư đến" và nhấp vào mũi tên xuống xuất hiện. Chọn kiểu thư đến mong muốn từ danh sách thả xuống “Loại thư đến”. Lưu ý rằng việc di chuột qua từng mẫu sẽ cung cấp mô tả ngắn gọn về từng loại.
Sắp xếp và phân loại thư của bạn bằng cách sử dụng nhãn
Chúng tôi đã giới thiệu ngắn gọn cho bạn về các nhãn dán trong Bài 1 của loạt bài này. Danh mục cho phép bạn sắp xếp các thư email của mình thành các danh mục. Nó tương tự như thư mục, không giống như thư mục, bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một thư.
Ứng dụng: Gmail hỗ trợ tối đa 5000 nhãn, bao gồm cả nhãn phụ. Nếu vượt quá giới hạn này, bạn có thể thấy rằng trải nghiệm Gmail của mình chậm hơn và bạn có thể gặp lỗi. Xóa các nhãn dán bạn có thể không sử dụng nữa. Xóa nhãn không xóa thư.
Tạo một nhãn mới
Bạn có thể tạo các nhãn tùy chỉnh của riêng mình để giữ cho hộp thư đến của bạn có tổ chức và thậm chí chuyển các thư ra khỏi hộp thư đến thành các nhãn (hoạt động như các thư mục). Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một nhãn lồng vào một nhãn khác, chẳng hạn như một thư mục con trong một thư mục.
Để tạo một nhãn tùy chỉnh mới sẽ là thư mục chính, hãy nhấp vào Thêm trong danh sách nhãn ở bên trái màn hình chính của Gmail.
Khi danh sách được mở rộng, hãy nhấp vào liên kết "Tạo phân loại mới".
Nhập tên cho nhãn trong hộp chỉnh sửa "Vui lòng nhập tên nhãn mới" trong hộp thoại Nhãn Mới. Nhấp vào Tạo để hoàn tất việc tạo nhãn mới.
Lưu ý: Vì đây là phân loại chính sẽ chứa phân loại con, chúng tôi sẽ không hợp nhất phân loại này.
Để tạo một danh mục phụ theo phân loại chính mà bạn vừa tạo, hãy nhấp lại vào Tạo phân loại mới.
Trong hộp thoại Nhãn mới, nhập tên của danh mục phụ bạn muốn tạo trong hộp chỉnh sửa "Vui lòng nhập tên phân loại mới". Chọn hộp kiểm “Nhãn lồng trong”, chọn quảng cáo tiêu đề bạn vừa tạo từ danh sách thả xuống và nhấp vào Tạo.
Bạn cũng có thể tạo phân loại lồng nhau bằng cách nhập phân loại ban đầu, theo sau là dấu gạch chéo (/), sau đó nhập tên của phân loại lồng nhau - tất cả trong hộp chỉnh sửa “… tên phân loại mới”. Ví dụ: chúng ta có thể nhập "Cá nhân / Bạn bè" vào hộp chỉnh sửa và không chọn hộp kiểm "Xếp hạng người đăng dưới".
Lưu ý: Nhãn gốc phải đã tồn tại để tạo nhãn lồng nhau bên dưới nó. Bạn không thể tạo cả hai nhãn cùng một lúc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi phải tạo nhãn "Cá nhân" trước khi tạo nhãn "Bạn bè" lồng nhau.
Một địa chỉ lồng nhau trông giống như ví dụ sau.
Xếp hạng chính mới, với nhãn lồng nhau, cũng được thêm vào danh sách xếp hạng có sẵn trên nút hành động Xếp hạng, ngoài danh sách xếp hạng có sẵn trên nút hành động Di chuyển đến.
Áp dụng danh mục cho tin nhắn
Có hai cách để áp dụng nhãn cho thư. Bạn có thể áp dụng nhãn cho thư trong khi để thư trong hộp thư đến của mình. Bạn cũng có thể di chuyển thư vào nhãn và bạn có thể chuyển chúng vào thư mục. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cả hai cách.
Áp dụng nhãn cho thư khi chúng được để trong hộp thư đến của bạn.
Phương pháp này cho phép bạn dễ dàng áp dụng nhiều nhãn cho một thư.
Để áp dụng nhãn cho thư trong khi vẫn giữ thư trong Hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp kiểm ở bên phải thư để chọn (hoặc mở thư). Sau đó nhấp vào nút hành động "Danh mục" và chọn một hoặc nhiều nhãn từ danh sách thả xuống.
Hãy nhớ rằng bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một tin nhắn. Menu Danh mục không biến mất khi bạn đã chọn xếp hạng, vì vậy bạn có thể chọn nhiều xếp hạng cùng một lúc.
Để áp dụng các nhãn đã chọn cho thư, hãy nhấn vào Áp dụng ở cuối danh sách.
Sau đó, các nhãn được hiển thị ở bên trái của dòng chủ đề thư.
Nếu bạn có một danh sách xếp hạng dài, bạn có thể bắt đầu nhập tên của phân loại sau khi nhấp vào nút hành động "Danh mục" để tìm xếp hạng trong danh sách.
Gắn nhãn một tin nhắn và chuyển nó ra khỏi hộp thư đến của bạn
Để áp dụng nhãn cho thư và chuyển thư ra khỏi hộp thư đến cùng lúc, hãy kéo thư đến nhãn mong muốn trong danh sách ở bên trái. Khi bạn di chuyển chuột qua menu, nó sẽ mở rộng để hiển thị các nhãn hiện có thể bị ẩn.
Lưu ý rằng bạn có thể sử dụng phương pháp này để đánh dấu thư là thư rác, cũng như sử dụng nút hành động Báo cáo thư rác. Chỉ cần kéo các thư xúc phạm vào danh mục "Thư rác".
Di chuyển thư đến nhãn Thùng rác sẽ xóa thư. Điều này cũng giống như việc chọn hoặc mở thư và nhấp vào nút Xóa tác vụ.
mở một nhãn hiệu
Mở nhãn cũng giống như mở một thư mục. Tất cả các thông báo liên quan đến xếp hạng này được liệt kê. Để mở nhãn, hãy nhấp vào nhãn mong muốn trong danh sách nhãn ở bên trái màn hình chính của Gmail. Nếu nhãn mong muốn không hiển thị, hãy nhấp vào "Thêm" để truy cập danh sách đầy đủ.
Tất cả các thông báo liên quan đến danh mục này đều được hiển thị. Lưu ý cụm từ tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm. Gmail tự động điền vào hộp Tìm kiếm với bộ lọc thích hợp để hiển thị các thư đã chọn. Chúng ta sẽ thảo luận về các bộ lọc sau trong bài học này.
Lưu ý rằng nếu bạn áp dụng nhãn cho thư mà không di chuyển thư đến nhãn đó (và ra khỏi hộp thư đến) rồi mở nhãn, nhãn "Hộp thư đến" sẽ được hiển thị trên thư, cho biết rằng thư vẫn nằm trong hộp thư đến.
Để quay lại hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào nhãn “Hộp thư đến” trong danh sách bên phải.
Nếu bạn muốn trả lại thư vào hộp thư đến của mình, chỉ cần mở thư mục nhãn để truy cập thư và kéo thư trở lại hộp thư đến. Lưu ý rằng tin nhắn vẫn có nhãn được áp dụng cho nó.
Xóa nhãn khỏi tin nhắn
Nếu bạn quyết định rằng bạn không muốn một nhãn cụ thể được liên kết với một tin nhắn, bạn có thể dễ dàng xóa nó.
Để thực hiện việc này, hãy chọn thư bằng hộp kiểm ở bên phải thư hoặc mở thư. Bấm vào nút Hành động nhãn, bỏ chọn nhãn trong danh sách thả xuống mà bạn muốn xóa khỏi thư, sau đó bấm Áp dụng.
Lưu ý: Bạn có thể xóa nhiều nhãn khỏi một thư cùng một lúc. Chỉ cần chọn tất cả các nhãn bạn muốn xóa trong danh sách thả xuống Danh mục trước khi nhấp vào Áp dụng.
Thay đổi màu của nhãn dán
Bạn có thể gán màu cho các nhãn của mình để có thể dễ dàng chọn chúng trong hộp thư đến của mình. Theo mặc định, tất cả các nhãn được tô màu với nền màu xám nhạt và văn bản màu xám đậm. Nhãn 'Cá nhân / Bạn bè' trong hình ảnh bên dưới sử dụng màu mặc định. Các ký hiệu khác, "Trường HTG" và "Quản trị viên", có các màu khác được áp dụng cho chúng.
Để thay đổi màu trên nhãn, hãy di chuyển chuột qua nhãn mong muốn. Nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải của nhãn để truy cập menu thả xuống của nhãn.
Di chuyển con trỏ chuột của bạn qua tùy chọn “Màu nhãn” và chọn kết hợp văn bản và màu sắc bằng cách nhấp vào nó.
Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Xóa màu để xóa màu khỏi nhãn dán và quay lại cài đặt mặc định.
Nếu bạn không muốn bất kỳ nhóm nào được hiển thị, bạn có thể chọn một nhóm tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Thêm màu tùy chỉnh. Chọn "Màu nền" và "Màu văn bản" trong hộp thoại "Thêm màu tùy chỉnh" được hiển thị.
Xem trước nhóm đã chọn có nội dung “Xem trước Màu nhãn”.
Thiết lập quyền truy cập bằng một cú nhấp chuột vào các nhãn Gmail tiêu chuẩn và tùy chỉnh
Bạn có thể dễ dàng tạo quyền truy cập vào các nhãn chỉ với một cú nhấp chuột.
Để thực hiện việc này, hãy mở một nhãn như chúng ta đã thảo luận trước đó trong bài học này, sau đó kéo biểu tượng Trang ưa thích từ thanh địa chỉ sang thanh công cụ dấu trang. Bây giờ, bạn có thể nhấp vào dấu trang này để truy cập tất cả các thư của bạn được liên kết với nhãn đó.
Ẩn và hiển thị nhãn trong Gmail
Nếu bạn có một danh sách dài các nhãn trong Gmail, bạn có thể muốn xem một số nhãn bạn thường sử dụng trong khi ẩn phần còn lại.
ẩn nhãn
Để ẩn nhãn trong Gmail, hãy nhấp vào nhãn bạn muốn ẩn trong danh sách nhãn bên dưới nút Tạo và kéo nhãn đó vào liên kết Khác bên dưới danh sách nhãn hiển thị.
Lưu ý: Liên kết "nhiều hơn" trở thành liên kết "ít hơn" khi bạn di chuyển nhãn đến liên kết đó.
Xếp hạng đã được di chuyển để nó được liệt kê trong Danh mục, được hiển thị khi bạn nhấp vào Thêm để mở rộng danh sách xếp hạng. Nếu liên kết "Ít hơn" khả dụng thay vì liên kết "Nhiều hơn", thì "Danh mục" có thể được hiển thị đơn giản bằng cách di chuột qua danh sách các danh mục.
Hiển thị nhãn ẩn
Để hiện một nhãn ẩn, hãy nhấp vào Thêm (nếu cần) để hiển thị phần Danh mục. Nhấp và kéo nhãn mong muốn từ phần "Danh mục" đến nhãn "Hộp thư đến".
Nhãn được đưa trở lại danh sách nhãn chính theo thứ tự bảng chữ cái.
Ẩn các nhãn Gmail đặt trước của hệ thống như có gắn dấu sao, thư đã gửi, thư nháp, spam hoặc thùng rác
Các nhãn Gmail đặt trước cũng có thể bị ẩn. Để ẩn bất kỳ nhãn nào trong số này, hãy nhấp vào "Thêm" trong danh sách nhãn.
Nhấp vào “Quản lý danh mục” trong “Danh mục”.
Màn hình cài đặt "Danh mục" được hiển thị.
Trong phần Nhãn hệ thống, hãy tìm nhãn hệ thống bạn muốn ẩn và nhấp vào liên kết Ẩn trong cột Hiển thị trong danh sách nhãn.
Lưu ý: Nhãn không bị ẩn hoàn toàn, nó được di chuyển theo liên kết "Thêm".
Truy cập cài đặt nhãn trên màn hình Cài đặt
Màn hình cài đặt Xếp hạng cũng có thể được truy cập bằng nút Cài đặt. Chúng tôi sẽ đề cập đến các phần khác nhau của màn hình Cài đặt trong suốt loạt bài này. Quy trình truy cập Cài đặt luôn giống nhau.
Để truy cập các bộ lọc trên màn hình Cài đặt, hãy nhấp vào nút Cài đặt (bánh răng) ở góc trên bên phải của cửa sổ Gmail chính.
Sau đó chọn "Cài đặt" từ menu thả xuống.
Khi ở trong màn hình Cài đặt, bạn có thể truy cập cài đặt cho Nhãn, Bộ lọc, Hộp thư đến, Chủ đề cũng như các ngăn và tính năng khác của Gmail.
Tự động ẩn nhãn mà không có thư chưa đọc trong Gmail
Với khả năng ẩn nhãn và tự động định tuyến thư đến các nhãn đó bằng bộ lọc (xem phần tiếp theo), bạn có thể tự hỏi làm thế nào để nhanh chóng biết liệu bạn có thư chưa đọc trong nhãn ẩn hay không. Bạn có thể dễ dàng chọn hiển thị các nhãn ẩn khi có bất kỳ thư chưa đọc nào trong đó. Bằng cách này, bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn quan trọng nào.
Để thiết lập Gmail ẩn các nhãn trừ khi chúng chứa các thư chưa đọc, hãy truy cập màn hình cài đặt Nhãn bằng một trong các phương pháp được đề cập trước đó.
Đối với mỗi hệ thống và nhãn tùy chỉnh mà bạn muốn ẩn nếu nó không chứa thư chưa đọc, hãy bấm vào liên kết Hiển thị nếu chưa đọc.
Lưu ý rằng trong danh sách Nhãn hệ thống, bạn chỉ có thể ẩn các nhãn Nháp và Thư rác nếu chúng không chứa bất kỳ thư chưa đọc nào. Tính năng này không áp dụng cho Danh mục và Vòng kết nối.
Bạn có thể nhanh chóng áp dụng cài đặt này cho tất cả các nhãn tùy chỉnh bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh “Hiển thị trong danh sách xếp hạng” ở đầu phần “xếp hạng” và chọn “Hiển thị tất cả nếu chưa đọc” từ menu thả xuống.
sau đây…
Điều này sẽ đưa chúng ta đến phần cuối của Bài học 3. Bạn nên hiểu khá chắc chắn về cách giữ cho hộp thư đến của bạn được tổ chức với các tab, kiểu và cài đặt khác nhau. Hơn hết, bạn đang trên đường làm chủ email của mình với các nhãn!
Trong bài học tiếp theo, chúng ta sẽ mở rộng cuộc thảo luận về nhãn để bao gồm các bộ lọc - chẳng hạn như cách sử dụng bộ lọc để tự động áp dụng nhãn, cũng như cách lấy các bộ lọc hiện có và xuất chúng sang một tài khoản Gmail khác.
Sau đó, để kết thúc mọi thứ, chúng tôi giới thiệu hệ thống dấu sao, giúp bạn theo dõi các email quan trọng.
