Bạn đã luôn sử dụng email, nhưng bạn có biết tất cả những gì email đó có nghĩa là gì không? Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa các cách khác nhau mà bạn có thể nhận email.
Cho dù bạn sử dụng email công ty, một dịch vụ web như Gmail hay Outlook.com hay máy chủ email của riêng bạn, thì việc nhận email sẽ có nhiều thứ hơn so với bề ngoài. Nếu bạn đã thiết lập một ứng dụng email, thì chắc chắn bạn đã bắt gặp các tùy chọn như POP3, IMAP và Exchange. Chúng ta sẽ xem xét sự khác biệt giữa ứng dụng email và webmail cũng như các giao thức khác nhau được sử dụng.
Gửi email cho người dùng so với webmail
Trước khi chúng tôi giải thích các giao thức khác nhau được sử dụng để tải xuống email, hãy dành vài phút để hiểu những điều đơn giản Gửi email cho khách hàng و E-mail . Nếu bạn đã từng bắt đầu sử dụng Gmail, Outlook.com hoặc tài khoản email trực tuyến khác, bạn đã sử dụng webmail. Nếu bạn sử dụng một ứng dụng như Microsoft Outlook, Windows Live Mail hoặc Mozilla Thunderbird để quản lý thư email, bạn đang sử dụng ứng dụng email.
Cả webmail và ứng dụng email đều gửi và nhận email và sử dụng các phương pháp tương tự để làm như vậy. Webmail là một ứng dụng được viết để chạy trên Internet thông qua một trình duyệt - thường mà không cần các ứng dụng đã tải xuống hoặc phần mềm bổ sung cần thiết. Có thể nói, tất cả công việc được thực hiện bởi các máy tính từ xa (tức là các máy chủ và thiết bị mà bạn kết nối qua Internet).
Chương trình email là các ứng dụng mà bạn cài đặt trên các thiết bị cục bộ (chẳng hạn như PC hoặc máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn). Ứng dụng khách tương tác với máy chủ email từ xa để tải xuống email và gửi email cho người mà nó có thể quan tâm. Một số công việc của back-end để gửi email và tất cả công việc của front-end là tạo giao diện người dùng (những gì bạn đang tìm để nhận email của mình) được thực hiện trên thiết bị của bạn bằng ứng dụng đã cài đặt, thay vì trình duyệt của bạn với các hướng dẫn từ máy chủ điều khiển. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp email trực tuyến cho phép người dùng sử dụng ứng dụng email khách với dịch vụ của họ — và đây là lúc nó có thể bắt đầu trở nên khó hiểu. Hãy xem qua một ví dụ nhanh để giải thích sự khác biệt.
Giả sử bạn đăng ký một địa chỉ email mới bằng Google Gmail. Bạn bắt đầu gửi và nhận email thông qua dịch vụ webmail bằng cách kết nối với nó trong trình duyệt của bạn. Google cung cấp hai thứ cho bạn. Đầu tiên là giao diện người dùng web, nơi bạn có thể đọc, sắp xếp và soạn tin nhắn. Thứ hai là phần cuối của máy chủ thư nơi các thư tiếp tục được lưu trữ và định tuyến.
Bây giờ, giả sử bạn không thích giao diện Gmail của Google, vì vậy bạn đã quyết định chuyển sang một ứng dụng email hỗ trợ Gmail - cho dù đó là giao diện Gmail chính thức hay ứng dụng Thư tích hợp sẵn trên thiết bị của bạn. Giờ đây, thay vì sử dụng ứng dụng khách dựa trên web (giao diện web của Gmail) để tương tác với các máy chủ Gmail của Google, ứng dụng bạn đang sử dụng tương tác trực tiếp với các máy chủ thư, tránh hoàn toàn webmail.
Tất cả các nhà cung cấp email trên web đều cung cấp khả năng sử dụng trang web của họ để thực hiện công việc kinh doanh của bạn hoặc kết nối khách hàng với máy chủ của họ và thực hiện mọi việc theo cách này.
Nếu bạn sử dụng một chương trình email, cho dù đó là để kết nối với máy chủ của nhà cung cấp email trên web, máy chủ thư của bạn hay máy chủ của công ty bạn, thì ứng dụng khách đó sẽ giao tiếp bằng một trong một số giao thức email khác nhau như POP3, IMAP hoặc Exchange. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những điều đó.
POP3
Giao thức Bưu điện (POP) cung cấp một cách tương tác với các máy chủ thư có từ một Internet rất khác so với chúng ta sử dụng ngày nay. Máy tính có xu hướng không có quyền truy cập Internet vĩnh viễn. Thay vào đó, bạn truy cập mạng, làm những gì bạn phải làm, và sau đó bạn bị ngắt kết nối. Các kết nối này cũng có băng thông rất thấp so với những gì chúng ta có ngày nay.
Các kỹ sư đã tạo ra POP như một cách đơn giản nhất để tải xuống các bản sao của email để đọc ngoại tuyến. Phiên bản đầu tiên của POP được tạo ra vào năm 1984, với một bản sửa đổi của POP2 được tạo ra vào đầu năm 1985. POP3 là phiên bản hiện tại của kiểu giao thức email cụ thể này và nó vẫn là một trong những giao thức email phổ biến nhất. POP4 đã được đề xuất và một ngày nào đó có thể được phát triển, mặc dù không đạt được nhiều tiến bộ trong vài năm.
POP3 hoạt động giống như thế này. Ứng dụng của bạn kết nối với máy chủ email, tải tất cả thư xuống máy tính của bạn mà trước đó chưa được tải xuống, sau đó xóa các email gốc khỏi máy chủ. Ngoài ra, bạn có thể định cấu hình ứng dụng và máy chủ của mình để không xóa email trong một khoảng thời gian nhất định hoặc thậm chí hoàn toàn không xóa email khỏi máy chủ - ngay cả khi chúng đã được khách hàng của bạn tải xuống.
Giả sử các email bị xóa khỏi máy chủ, bản sao duy nhất của các thư này nằm trong ứng dụng khách của bạn. Bạn không thể đăng nhập từ một thiết bị hoặc ứng dụng khách khác và xem những email này.
Ngay cả khi bạn đặt máy chủ của mình không xóa thư sau khi tải xuống, mọi thứ vẫn khá phức tạp khi kiểm tra email từ nhiều thiết bị. Dưới đây là một số ví dụ:
- Khi bạn gửi email, email đã gửi sẽ được lưu trữ trong ứng dụng khách mà bạn đã gửi. Bạn sẽ không thể xem tin nhắn đã gửi của mình trên các thiết bị khác.
- Khi bạn xóa một email trong một ứng dụng khách, nó sẽ chỉ bị xóa trong ứng dụng khách đó. Nó không bị xóa khỏi các khách hàng khác đã tải xuống tin nhắn.
- Mỗi máy khách tải xuống tất cả các thư từ máy chủ. Bạn sẽ nhận được nhiều bản sao tin nhắn trên các thiết bị khác nhau, không có cách nào tốt để phân loại những gì bạn đã đọc và khi nào. Ít nhất, không phải là không thực hiện nhiều chuyển tiếp email hoặc di chuyển xung quanh các tệp hộp thư.
Mặc dù những hạn chế này là đáng kể, POP3 vẫn là một giao thức nhanh và mạnh, đặc biệt hữu ích nếu bạn chỉ kiểm tra email từ một thiết bị. Ví dụ: nếu bạn chỉ kiểm tra thư từ máy tính của mình bằng Windows Live Mail, không có lý do gì để không sử dụng POP3.
Truy cập IMAP
Giao thức Truy cập Tin nhắn Internet (IMAP) được tạo ra vào năm 1986, nhưng nó rất phù hợp trong thế giới hiện đại ngày nay với sự hiện diện của Internet luôn hiện diện và luôn được kết nối. Ý tưởng đằng sau IMAP là ngăn người dùng liên kết với một ứng dụng email khách duy nhất, mang lại cho họ khả năng đọc email của họ như thể họ đang ở 'trên đám mây'.
Không giống như POP3, IMAP lưu trữ tất cả các thư trên máy chủ. Khi được kết nối với máy chủ IMAP, ứng dụng khách cho phép bạn đọc những email đó (và thậm chí tải xuống các bản sao để đọc ngoại tuyến), nhưng tất cả công việc thực sự diễn ra trên máy chủ. Khi bạn xóa thư trong ứng dụng khách, thư đó sẽ bị xóa trên máy chủ, vì vậy bạn sẽ không nhìn thấy thư đó nếu bạn kết nối với máy chủ từ các thiết bị khác. Các tin nhắn đã gửi cũng được lưu trữ trên máy chủ, cũng như thông tin về các tin nhắn đã được đọc.
Cuối cùng, IMAP là một giao thức tốt hơn nhiều để sử dụng nếu bạn đang kết nối với máy chủ thư của mình từ nhiều thiết bị. Và trong một thế giới mà mọi người đang quen với việc kiểm tra thư từ PC, điện thoại và máy tính bảng, thì đây là một điểm khác biệt quan trọng.
Nhưng IMAP không phải là không có vấn đề của nó.
Vì IMAP lưu trữ email trên máy chủ thư từ xa, bạn thường có kích thước hộp thư hạn chế (mặc dù nó phụ thuộc vào cài đặt mà dịch vụ email của bạn cung cấp). Nếu bạn có một số lượng lớn email muốn giữ lại, bạn có thể gặp sự cố khi gửi và nhận thư khi hộp thư đến của bạn đầy. Một số người dùng tránh sự cố này bằng cách tạo bản sao cục bộ, được lưu trữ của email bằng chương trình email của họ, sau đó xóa chúng khỏi máy chủ từ xa.
Microsoft Exchange, MAPI, Exchange ActiveSync
Microsoft bắt đầu phát triển API nhắn tin (MAPI) ngay sau khi IMAP và POP lần đầu tiên được phát triển. Và nó thực sự được thiết kế cho nhiều thứ không chỉ là email. So sánh chặt chẽ IMAP và POP với MAPI là một quá trình kỹ thuật khá phức tạp và nằm ngoài phạm vi của bài viết này.
Nhưng nói một cách đơn giản, MAPI cung cấp một cách để ứng dụng email và các ứng dụng khác giao tiếp với máy chủ Microsoft Exchange. MAPI có thể đồng bộ hóa email, danh bạ, lịch và các tính năng kiểu IMAP khác, tất cả đều được liên kết với các chương trình hoặc ứng dụng email gốc. Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Outlook tại nơi làm việc, bạn đã sử dụng MAPI. Trên thực tế, tất cả những việc Outlook làm - email, đồng bộ lịch, tìm kiếm thông tin rảnh / bận, đồng bộ danh bạ với công ty, v.v. - đều hoạt động thông qua MAPI.
Chức năng đồng bộ hóa này được Microsoft mô tả là “Exchange ActiveSync.” Tùy thuộc vào thiết bị, điện thoại hoặc ứng dụng khách bạn đang sử dụng, công nghệ tương tự này có thể được gọi là bất kỳ giao thức nào trong ba giao thức của Microsoft - Microsoft Exchange, MAPI hoặc Exchange ActiveSync - nhưng nó cung cấp đồng bộ hóa email khá giống với IMAP.
Vì Exchange và MAPI là các sản phẩm của Microsoft, bạn có thể sẽ chỉ làm việc trong giao thức này nếu bạn đang sử dụng email do một công ty sử dụng máy chủ thư Exchange cung cấp. Nhiều ứng dụng email, bao gồm các ứng dụng thư Android và iPhone mặc định, có khả năng Exchange ActiveSync.
Các giao thức email khác
có, có Các giao thức khác để gửi, nhận và sử dụng email , nhưng đại đa số mọi người sử dụng một trong ba giao thức chính - POP3, IMAP hoặc Exchange. Vì ba công nghệ này có khả năng đáp ứng nhu cầu của hầu hết tất cả độc giả của chúng tôi, chúng tôi sẽ không đi vào chi tiết về các giao thức khác. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ kinh nghiệm nào sử dụng các giao thức email không được liệt kê ở đây, chúng tôi muốn biết - vui lòng thảo luận trong phần nhận xét.
Tóm lại: Tôi có thể sử dụng gì để thiết lập email của mình?
Tùy thuộc vào phong cách giao tiếp cá nhân của bạn với nhà cung cấp email, bạn có thể nhanh chóng thu hẹp cách bạn sử dụng email của mình.
- Nếu bạn sử dụng để kiểm tra email của mình từ nhiều thiết bị, điện thoại hoặc máy tính, hãy sử dụng dịch vụ email trực tuyến hoặc thiết lập chương trình email để sử dụng IMAP.
- Nếu bạn thường sử dụng webmail và muốn điện thoại hoặc iPad của mình đồng bộ hóa với webmail, hãy sử dụng cả IMAP.
- Nếu bạn sử dụng một ứng dụng email trên một thiết bị chuyên dụng (giả sử trong văn phòng của bạn), bạn có thể ổn với POP3, nhưng chúng tôi vẫn khuyên bạn nên sử dụng IMAP.
- Nếu bạn có lịch sử email lớn và đang sử dụng nhà cung cấp thư cũ mà không có nhiều dung lượng ổ đĩa, bạn có thể cần sử dụng POP3 để tránh hết dung lượng trên máy chủ email từ xa.
- Nếu bạn sử dụng email công ty và công ty của bạn sử dụng máy chủ Exchange, bạn sẽ phải sử dụng Exchange.
Đối với những độc giả của chúng tôi, những người đã biết về nội dung này, hãy tham gia thảo luận! Hãy cho chúng tôi biết cách bạn giải thích cho những người thân và đồng nghiệp gặp khó khăn về công nghệ về sự khác biệt trong các cài đặt email thông thường. Tốt hơn nữa, hãy giữ hướng dẫn này hữu ích và giúp bạn đỡ rắc rối khi giải thích nó!
