Наша сьогоднішня дискусія стосується оцінок у Gmail, які мають включати фільтри, а потім переходимо до відстеження важливих електронних листів із зірками.
Мітки чудові, але їх можна ефективніше використовувати, інтегрувавши фільтри, тому повідомлення, які надходять і відповідають певним критеріям, автоматично застосовуються до мітки або міток. Це дуже допомагає в організації та може значно зменшити безлад у вхідних.
Створіть новий фільтр за допомогою вікна пошуку
Щоб створити новий фільтр, ми виберемо параметри пошуку у вікні пошуку та створимо фільтр із пошуку. Для цього натисніть стрілку вниз у полі пошуку.
Введіть критерії пошуку у вікні параметрів пошуку. Ви можете вибрати пошук повідомлень від певної особи або цілого домену (@example.com) з кількома словами в темі, а також іншими термінами.
Щоб створити фільтр на основі цього пошуку, натисніть посилання «Створити фільтр із цим пошуком».
Відобразяться параметри фільтра. Установіть прапорці, які вказують, що ви хочете робити з повідомленнями, які відповідають критеріям пошуку.
Наприклад, ми вирішили завжди позначати повідомлення з вказаної адреси електронної пошти міткою "HTG School" і завжди позначати ці повідомлення як "важливі". Ми також вирішили застосувати фільтр до всіх наявних електронних листів від цієї особи.
Примітка. Якщо ви хочете, щоб мітки працювали як папки, ви можете вибрати "Пропустити вхідні (заархівувати їх)", щоб автоматично переміщати електронні листи до міток під час їх надходження. Завдяки цьому електронні листи стають більш організованими, хоча ви можете ризикувати пропустити важливе повідомлення, оскільки воно автоматично не з’явиться у вашій вхідній.
Вибравши критерії фільтрації, натисніть Створити фільтр.
Примітка. Якщо ви вибрали пересилання повідомлення як дію у фільтрі, це вплине лише на нові повідомлення. Усі існуючі повідомлення, до яких застосовується фільтр, не пересилатимуться.
З'явиться повідомлення про те, що ваш фільтр створено. Зверніть увагу, що на цьому знімку екрана всі повідомлення від цієї людини мають позначку "HTG School".
Повідомлення також автоматично позначаються як важливі (значки прапорів зліва від відправників заповнюються жовтим кольором).
Створіть новий фільтр за допомогою екрана налаштувань
Ви також можете створити фільтр у налаштуваннях.
Перейдіть на екран «Налаштування», як показано раніше, і натисніть на посилання «Фільтри» угорі.
Натисніть на посилання «Створити новий фільтр».
Визначте критерії пошуку та фільтрування так само, як і в попередньому методі, і натисніть «Створити фільтр» у діалоговому вікні параметрів фільтра.
Замість того, щоб опинитися у вашій папці "Вхідні", ви повернетесь на екран "Фільтри", і новий фільтр з'явиться у списку. Ви можете редагувати, видаляти або вибирати його для експорту (експортування фільтрів буде здійснено далі в цьому уроці).
Натисніть на ярлик "Вхідні", щоб повернутися до папки "Вхідні".
Створіть новий фільтр за допомогою певного повідомлення
Ви також можете створити фільтр на основі наявного повідомлення. Для цього виберіть повідомлення у списку повідомлень або на мітці.
Натисніть кнопку дії «Більше» та виберіть «Фільтрувати такі повідомлення» у спадному меню.
Зауважте, що поле "Від" у діалоговому вікні "Фільтр" заповнюється автоматично. Введіть будь -які інші критерії фільтрації та натисніть «Створити фільтр із цим пошуком».
Визначте критерії фільтрації, вибравши параметри фільтра у наступному діалоговому вікні, як описано раніше.
Примітка: Ви можете використовувати цей метод для налаштування фільтрів для автоматичного видалення небажаних листів під час їх отримання.
Застосуйте один і той же фільтр до кількох відправників
Ви можете використовувати один фільтр для керування повідомленнями з кількох різних електронних адрес. Наприклад, ми можемо вказати рейтинг для повідомлень від кількох людей, використовуючи мітку “HTG School”. Для цього відкрийте діалогове вікно Параметри пошуку за допомогою стрілки вниз у полі пошуку.
Додайте кожну адресу електронної пошти в поле "Від", розділене словом або, і натисніть Створити фільтр із цим пошуком.
Щоб застосувати ту саму мітку до повідомлень з будь -якої з цих електронних адрес, установіть прапорець Застосувати мітку та виберіть потрібну мітку зі спливаючого вікна. Застосуйте будь -які інші дії до цього фільтра та натисніть Створити фільтр.
Примітка. Не забудьте поставити прапорець "Також застосувати фільтр до відповідних бесід", якщо ви хочете застосувати цей фільтр до повідомлень, які ви вже отримали з цих двох адрес електронної пошти.
Фільтри експорту та імпорту
Тепер, коли ви дізналися, як налаштовувати фільтри, ви, ймовірно, створили кілька дуже корисних фільтрів, які ви, можливо, захочете використовувати в інших облікових записах Gmail. Ви можете експортувати фільтри з одного облікового запису та імпортувати їх в інший.
Експортний фільтр
Щоб експортувати фільтр, спочатку перейдіть на екран Фільтри на екрані Налаштування (за допомогою кнопки Налаштування шестірні). Потім виберіть у списку фільтр, який потрібно експортувати, і натисніть «Експорт».
Примітка: Ви можете вибрати декілька фільтрів для експорту одночасно.
У діалоговому вікні Зберегти як перейдіть до місця, де потрібно зберегти фільтр. Фільтр зберігається у вигляді файлу XML із назвою за замовчуванням, яку можна змінити за бажанням, просто залиште розширення у форматі xml і натисніть Зберегти.
Тепер у вас є файл, який можна створити резервну копію, перемістити на інший комп’ютер, поділитися з другом або імпортувати в інший обліковий запис Gmail.
імпорт фільтрів
Щоб імпортувати фільтр у свій обліковий запис Gmail, перейдіть у розділ Фільтри на екрані налаштувань і натисніть посилання Імпортувати фільтри.
У розділі "Імпортувати фільтри" натисніть "Вибрати файл".
Примітка. Якщо ви передумали щодо імпорту фільтра, натисніть посилання "Скасувати імпорт".
У діалоговому вікні "Відкрити" перейдіть до місця, де ви зберегли експортований фільтр. Виберіть файл і натисніть "Відкрити".
Ім'я файлу вказано поруч із кнопкою Вибрати файл. Натисніть Відкрити файл, щоб відкрити файл та імпортувати до нього фільтри.
Під час відкриття файлу фільтра під вікном "Пошук" з'являється повідомлення. Це може зайняти деякий час, залежно від кількості фільтрів у файлі.
Усі фільтри перераховані у вибраному файлі в розділі Імпорт фільтрів. Виберіть фільтри, які потрібно імпортувати. Якщо ви хочете застосувати імпортовані фільтри до наявних електронних листів (так само, як і при створенні нового фільтра), поставте прапорець біля пункту «Застосувати нові фільтри до наявної пошти» та натисніть Створити фільтри.
Відображає діалогове вікно, що показує хід процесу створення фільтра. Ви можете скасувати створення фільтрів, натиснувши кнопку Зупинити.
Після створення фільтрів вони відображаються у вашому списку на екрані Фільтри.
Відстежуйте важливі електронні листи за допомогою системи Star
Зоряна система Gmail дозволяє вам позначати найважливіші електронні листи, щоб ви могли їх легко знайти пізніше. За замовчуванням повідомлення із зірочкою позначені жовтою зірочкою, але можна додати інші кольори та типи зірок.
Зірочки з’являються ліворуч від імені відправника у вхідних.
Додайте зірочку до повідомлення
Щоб додати зірочку до повідомлення у вашій папці "Вхідні", натисніть значок зірочки біля імені відправника, як показано на зображенні вище.
Ви також можете додати зірочку до повідомлення, коли воно відкрите. Для цього натисніть значок зірочки у верхньому правому куті повідомлення праворуч від дати. У розмовах це буде справа від першого повідомлення у верхній частині бесіди.
Щоб додати зірочку до повідомлення, яке ви складаєте, клацніть стрілку Додаткові параметри у правому нижньому куті вікна "Написати".
Наведіть курсор миші на опцію «Мітка», а потім виберіть «Додати зірку» з підменю.
На етикетці «Надіслана пошта» надіслане повідомлення позначено зірочкою.
Використовуйте у своїх повідомленнях кілька дизайнів зірок
Gmail дозволяє використовувати різні кольори та типи "зірок", щоб відрізняти повідомлення один від одного.
Ця функція корисна, якщо ви хочете позначити кілька повідомлень різного рівня важливості. Наприклад, ви можете використовувати фіолетову зірку для повідомлень, які ви хочете прочитати ще раз, і червоний знак оклику для повідомлень, які вам потрібно відстежити.
Натисніть кнопку Налаштування та виберіть Налаштування зі спадного меню. На вкладці Загальні прокрутіть униз до розділу Зірки. Перетягніть піктограми з розділу "Не використовується" до розділу "Використовується", щоб додати зірки різних типів. Якщо у вас використовується декілька типів зірок, натисніть значок зірочки поруч із електронними листами, які проходять через усі зірки, які використовуються. Якщо позначити повідомлення зірочкою, поки воно відкрито, буде застосовано лише перший тип зірочки.
Пошук повідомлень із зірочкою
Щоб побачити всі повідомлення, позначені зірочкою, клацніть на ярлику "Зірочкою" ліворуч у головному вікні Gmail. Ви також можете здійснювати пошук повідомлень із зірочкою, ввівши "is: starred" у полі "Пошук".
Шукайте повідомлення з певним типом зірочки
Якщо ви використовували кілька різних типів зірок для позначення своїх повідомлень, ви можете шукати певний тип зірки. Для цього знайдіть зірочку “has:” (наприклад, “has: red-bang”).
Щоб дізнатися назву певної зірки, перейдіть на вкладку Загальні на екрані Налаштування та наведіть курсор на потрібний тип зірки. Ім'я зірки з'являється у спливаючому вікні.
У темі довідки також є список зірок розширений пошук у Довідка Gmail.
Тримайте позначені зірочкою повідомлення поза основною вкладкою
Якщо ви впорядковуєте свою папку "Вхідні" за допомогою налаштованих вкладок, згаданих раніше в цьому уроці, повідомлення з інших вкладок із зірочкою також будуть включені до вкладки "Основні". Якщо ви не хочете бачити повідомлення з зірочкою з інших вкладок на вкладці Основні, вимкніть цю функцію.
Натисніть на значок «+» праворуч від вкладок.
У діалоговому вікні «Вибрати вкладки для ввімкнення» зніміть прапорець «Включити зірочку в основний», а потім натисніть «Зберегти».
наступні …
Ми зараз у кінці Уроку 4, але ви вже на шляху до того, щоб стати професіоналом Gmail! Всього за чотири дні ви тепер знаєте стільки, скільки вам потрібно, щоб ваша поштова скринька дійсно сяяла, і повідомлення тепер автоматично потраплять у призначені для них мітки, не заповнюючи вашу вхідну.
У наступному уроці ми поговоримо про підписи та про те, як захистити свій профіль та створити резервну копію даних.
