ไฟล์แนบ ลายเซ็น และการรักษาความปลอดภัยใน Gmail

ในบทเรียนนี้ เราเน้นที่ไฟล์แนบและวิธีสร้างอีเมลของคุณเองด้วยลายเซ็นที่กำหนดเอง

เราปิดท้ายด้วยข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องข้อมูลบัญชีของคุณและสำรองข้อมูลของคุณไว้ในเครื่อง เพื่อให้คุณมีข้อมูลอยู่เสมอ แม้ว่าคุณจะลบบัญชีของคุณก็ตาม

คู่มือฉบับสมบูรณ์เพื่อทำความรู้จักกับ Gmail

ไฟล์แนบ

การเพิ่มไฟล์แนบในอีเมลใน Gmail เป็นเรื่องง่าย เหนือสิ่งอื่นใด ด้วย Gmail คุณสามารถหลีกเลี่ยงความลำบากใจในการส่งอีเมลติดตามผลหากคุณลืมแนบไฟล์

หมายเหตุ: ข้อความ Gmail มีขนาดไม่เกิน 25 เมกะไบต์ (MB) หากคุณต้องการส่งไฟล์แนบในข้อความที่มีขนาดเกิน 25MB คุณสามารถแทรกไฟล์จาก Google ไดรฟ์แทนได้ ไม่มีการจำกัดจำนวนไฟล์แนบที่อนุญาตต่อข้อความ ตราบใดที่คุณไม่เกินขีดจำกัดขนาด 25MB

วิธีหนึ่งคือการคลิกแนบไฟล์ที่ด้านล่างของหน้าต่างสร้าง

เลือกไฟล์ของคุณเพื่อแนบไปกับข้อความในกล่องโต้ตอบเปิด คุณสามารถแนบหลายไฟล์พร้อมกันได้โดยเลือกหลายไฟล์แบบเดียวกับที่คุณทำใน Windows Explorer คลิกเปิดเพื่อแนบไฟล์ที่เลือก

ความคืบหน้าของการแนบไฟล์จะปรากฏที่ด้านล่างของข้อความ

แล้วถ้าคุณลืมแนบไฟล์ล่ะ? Gmail จะไม่ทำให้คุณลืม Gmail รับรู้เมื่อคุณพิมพ์ข้อความบางวลีลงในเนื้อหาของข้อความ และก่อนที่คุณจะส่งข้อความ การแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้น

คลิกยกเลิกและแนบไฟล์ก่อนส่งข้อความ

ข้อความใดๆ ต่อไปนี้จะแจ้งเตือนให้แสดงการเตือนสิ่งที่แนบมา

• ดูไฟล์แนบ
• ดูเอกสารแนบ
• ดูเอกสารแนบ
• แนบมากับอีเมลนี้
• ฉันแนบ
• ฉันแนบ
• รับประกันค่ะ
• รับประกันค่ะ
• ไฟล์แนบ

ใช้การลากและวางเพื่อแนบไฟล์

คุณยังสามารถลากและวางไฟล์ลงในข้อความที่คุณกำลังเขียนเพื่อแนบได้ เพียงลากไฟล์จากหน้าต่าง Explorer ไปยังข้อความที่คุณกำลังเขียน

ตั้งค่าลายเซ็นอีเมลใน Gmail Mobile

ลายเซ็นอีเมลช่วยให้คุณสามารถใส่ข้อมูลติดต่อสองสามบรรทัด (หรือข้อมูลอื่น ๆ ) ที่ด้านล่างของอีเมลขาออกแต่ละฉบับโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถโฆษณาธุรกิจหรือตัวคุณเองได้อย่างง่ายดาย

Gmail ให้คุณตั้งค่าลายเซ็นเพื่อรวมไว้ในข้อความที่คุณเขียน

ในการตั้งค่าลายเซ็นที่จะต่อท้ายอีเมลที่คุณเขียนใน Gmail โดยอัตโนมัติ ให้คลิกปุ่มการตั้งค่ารูปเฟืองและเลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลง อยู่ในแท็บ ทั่วไป เลื่อนลงไปที่ส่วน ลายเซ็น และเลือกตัวเลือกด้านล่าง ไม่มีลายเซ็น เพื่อเปิดคุณสมบัติ

ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้เป็นลายเซ็นของคุณ หากคุณมีโลโก้ คุณสามารถแทรกโลโก้เป็นรูปภาพพร้อมข้อความหรือใส่เองได้ คุณยังสามารถเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ให้กับข้อความในลายเซ็นของคุณ โดยเลือกข้อความลิงก์แล้วคลิกปุ่มลิงก์ในแถบเครื่องมือ

หมายเหตุ: หากคุณต้องการเพิ่มรูปภาพลงในลายเซ็นของคุณ คุณต้องใช้รูปภาพที่เผยแพร่ต่อสาธารณะบนเว็บ ตัวอย่างเช่น หากต้องการใช้โลโก้บริษัท คุณอาจพบโลโก้ดังกล่าวในเว็บไซต์ของบริษัทและคัดลอก URL จากที่นั่น คุณต้องมี URL ของเว็บเพื่อรวมรูปภาพในลายเซ็นของคุณ หากรูปภาพที่คุณต้องการใช้ยังไม่มีในเว็บ คุณสามารถใช้ไซต์เช่น บล็อกเกอร์ และไซต์ Google เพื่อสร้างเว็บไซต์ที่เรียบง่ายและอัปโหลดภาพของคุณไป หรือจะใช้บริการโฮสต์รูปภาพก็ได้

ภายใต้ "ลิงก์ไปยัง" ให้ระบุว่าลิงก์นั้นเป็น "ที่อยู่เว็บ" หรือ "ที่อยู่อีเมล" ป้อน URL หรือที่อยู่อีเมลใน "ลิงก์นี้ควรไปที่ URL ใด" กล่อง. หากคุณต้องการทดสอบลิงก์เพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้ ให้คลิกที่ "ทดสอบลิงก์นี้" เมื่อพอใจแล้ว คลิกตกลง

รวมลิงค์แล้ว เมื่อเคอร์เซอร์อยู่บนข้อความที่เชื่อมโยง ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น คุณสามารถ 'ไปที่ลิงก์', 'เปลี่ยน' ลิงก์ หรือ 'ลบ' ลิงก์ หากต้องการซ่อนตัวเลือกเหล่านี้ ให้คลิก "X" ที่ด้านขวาของช่อง หรือคลิกข้อความอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องในลายเซ็น

Gmail จะแทรกเครื่องหมายขีดกลาง (-) สองอันโดยอัตโนมัติเหนือลายเซ็นของคุณ โดยแยกออกจากเนื้อหาข้อความอีเมลดังที่แสดงด้านล่าง

คุณสามารถเลือกที่จะออกจากขีดกลาง ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกช่องกาเครื่องหมาย “แทรกลายเซ็นนี้ก่อนข้อความที่ยกมาในการตอบกลับและลบบรรทัด” – “ก่อนหน้านั้น” โปรดทราบว่าตัวเลือกนี้จะแทรกลายเซ็นของคุณก่อนข้อความที่ยกมาในการตอบกลับ

คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถแก้ไขหรือลบลายเซ็นได้ด้วยตนเองเมื่อใส่ลงในข้อความใหม่

ตั้งค่าลายเซ็นอีเมลใน Gmail Mobile

แอป Gmail มือถือช่วยให้คุณตั้งค่าลายเซ็นเพื่อใช้ในแอปแยกจากลายเซ็นที่คุณตั้งค่าใน Gmail ในเบราว์เซอร์

เราจะแสดงวิธีตั้งค่าลายเซ็นบนโทรศัพท์ Android ของคุณ หากต้องการเพิ่มลายเซ็นในแอป Gmail บนโทรศัพท์ Android ให้แตะปุ่มเมนูบนโทรศัพท์ของคุณแล้วเลือก "การตั้งค่า" จากป๊อปอัป

ในหน้าจอการตั้งค่า ให้แตะที่อยู่อีเมลของบัญชีที่คุณต้องการตั้งค่าลายเซ็น

แตะตัวเลือก "ลงชื่อเข้าใช้" ในหน้าจอ "การตั้งค่า"

ป้อนลายเซ็นของคุณในกล่องโต้ตอบลายเซ็นที่ปรากฏขึ้นและแตะตกลง

หมายเหตุ: คุณสามารถกด Enter ในลายเซ็นเพื่อวางข้อความลายเซ็นของคุณในหลายบรรทัด อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ไปยังข้อความในลายเซ็นของคุณในแอป Gmail

ลายเซ็นจะปรากฏใต้ตัวเลือก "ลายเซ็น" ในหน้าจอ "การตั้งค่า"

แตะปุ่มย้อนกลับบนโทรศัพท์ของคุณสองครั้งเพื่อกลับไปที่กล่องจดหมายของคุณ แตะปุ่มสร้าง

ลายเซ็นที่คุณเลือกจะถูกเพิ่มลงในข้อความอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ

ตั้งค่าหลายลายเซ็น

คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นได้เพียงลายเซ็นเดียวใน Gmail อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ปัญหาข้อจำกัดนี้ในเบราว์เซอร์ หากคุณต้องการลายเซ็นหลายลายเซ็นใน Gmail คุณสามารถสร้างลายเซ็นเพิ่มเติมได้โดยใช้คุณลักษณะการตอบกลับสำเร็จรูปใน Gmail Labs

เราจะกล่าวถึงคุณลักษณะนี้ในบทที่ 10 เมื่อเราพูดถึงคุณลักษณะขั้นสูงใน Gmail Labs

รักษาบัญชีและข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย

เราต้องการเปลี่ยนเกียร์เล็กน้อยสำหรับบทเรียนที่เหลือนี้เพื่อเน้นที่ความปลอดภัยของบัญชีและการสำรองข้อมูลของคุณ เนื่องจากคุณจะต้องรักษาชีวิตส่วนใหญ่ (รายชื่อติดต่อ ปฏิทิน งาน ฯลฯ) ไว้ในบัญชี Gmail ของคุณ คุณจึงจำเป็นต้องรู้วิธีรักษาความปลอดภัยและวิธีสำรองข้อมูลในกรณีที่จำเป็น ตัวอย่างเช่น คุณเป็นผู้ตัดสินใจ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการลบบัญชีของคุณ

ปกป้องข้อมูลของคุณด้วยการตั้งค่าบัญชี Google

คุณสามารถเปลี่ยนรหัสผ่าน ตัวเลือกการกู้คืนบัญชี และการแจ้งเตือนได้ในส่วนความปลอดภัยของส่วนบัญชี

หากต้องการไปที่หน้าจอบัญชี ให้คลิกปุ่มเฟืองการตั้งค่า แล้วเลือกการตั้งค่าจากเมนูแบบเลื่อนลง คลิก "บัญชี" ที่ด้านบนของหน้าจอ "การตั้งค่า"

ในส่วนเปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี คุณสามารถเปลี่ยนรหัสผ่าน เปลี่ยนตัวเลือกการกู้คืนรหัสผ่าน และเข้าถึงการตั้งค่าบัญชี Google อื่นๆ ได้

เปลี่ยนรหัสผ่าน Gmail ของคุณ

เป็นความคิดที่ดีที่จะเปลี่ยนรหัสผ่านของคุณเป็นระยะๆ เพื่อป้องกันการเข้าถึงบัญชีออนไลน์ของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต รวมถึง Gmail หากคุณสงสัยว่ามีคนเข้าถึงบัญชี Gmail ของคุณ คุณควรเปลี่ยนรหัสผ่านทันที

หากต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้เข้าไปที่หน้าจอหลักของบัญชีดังที่แสดงด้านบน ในส่วน "เปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี" ให้คลิกที่ลิงก์ "เปลี่ยนรหัสผ่าน"

บนหน้าจอ เปลี่ยนรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่านปัจจุบัน จากนั้นป้อนรหัสผ่านใหม่อีกครั้งใน ยืนยันรหัสผ่านใหม่ แล้วคลิก เปลี่ยนรหัสผ่าน เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลง

กู้คืนหรือรีเซ็ตรหัสผ่าน Gmail หากคุณลืม

หากคุณลืมรหัสผ่าน Gmail คุณสามารถกู้คืนหรือรีเซ็ตรหัสผ่านได้หลายวิธี

เข้าถึงส่วนบัญชีของหน้าจอการตั้งค่าตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คลิกลิงก์ "เปลี่ยนตัวเลือกการกู้คืนรหัสผ่าน" ใน "เปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี"

ใช้หน้าจอตัวเลือกการกู้คืนบัญชีเพื่อรักษาความปลอดภัยบัญชี Google ของคุณให้ดียิ่งขึ้นและให้วิธีในการเข้าถึงบัญชีหากคุณลืมรหัสผ่าน

คุณสามารถระบุหมายเลข "โทรศัพท์มือถือ" เพื่อช่วยปกป้องบัญชีของคุณ "ที่อยู่อีเมลสำรอง" ที่ช่วยให้ Google ติดต่อคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในบัญชีของคุณ และ "ที่อยู่อีเมลสำรอง" ซึ่งให้ที่อยู่อีเมลสำรองอื่นรวมทั้ง วิธีอื่น ๆ เพื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ

คุณยังสามารถตั้งคำถามเพื่อความปลอดภัยสำหรับบัญชีของคุณเพื่อพิสูจน์ว่านี่คือบัญชีของคุณจริงๆ เมื่อคุณติดต่อ Google เกี่ยวกับเรื่องนี้

เปลี่ยนแปลงตัวเลือกการกู้คืนบัญชีตามต้องการ แล้วคลิกบันทึกเมื่อเสร็จสิ้น

รับการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งด้วยการยืนยันแบบ XNUMX ขั้นตอน

ส่วนความปลอดภัยของหน้าจอบัญชียังช่วยให้คุณใช้การยืนยันแบบ XNUMX ขั้นตอนกับบัญชีของคุณเพื่อเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมโดยใช้โทรศัพท์มือถือของคุณ

กล่าวโดยย่อ เมื่อคุณเลือกที่จะเพิ่มการยืนยันแบบ XNUMX ขั้นตอนในบัญชี Google ของคุณ เมื่อคุณป้อนรหัสผ่าน Google จะส่งรหัสตัวเลขไปยังโทรศัพท์มือถือของคุณ จากนั้นคุณยืนยันตัวตนของคุณโดยป้อนรหัสในหน้าจอถัดไป นั่นคือ ขั้นตอนที่สอง

ดูบทความของเราเกี่ยวกับ รักษาความปลอดภัยบัญชี Google ของคุณด้วยการยืนยันแบบ XNUMX ขั้นตอน สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าคุณสมบัตินี้

ปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณด้วยตัวเลือกภาพถ่ายภายนอก

ตามค่าเริ่มต้น Gmail จะถามคุณเสมอก่อนที่จะแสดงรูปภาพในอีเมล ผู้ส่งบางรายอาจพยายามใช้รูปภาพเพื่อส่งไวรัสหรือมัลแวร์ไปยังคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือของคุณ ซึ่งทำให้ความปลอดภัยลดลง

ในเดือนธันวาคม 2013 Google ได้เปลี่ยนวิธีที่ Gmail จัดการกับรูปภาพในอีเมล ในเบราว์เซอร์ของคุณ Gmail จะแสดงรูปภาพในข้อความของคุณโดยอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงนี้จะเปิดตัวใน Gmail สำหรับ Android และ iOS "ต้นปี 2014"

อย่างไรก็ตาม ข้อความ Gmail ของคุณจะยังปลอดภัย โดยปกติ รูปภาพจะให้บริการโดยตรงจากเซิร์ฟเวอร์โฮสต์ภายนอกดั้งเดิม อย่างไรก็ตาม ขณะนี้ Gmail จะแสดงรูปภาพทั้งหมดผ่านพร็อกซีเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยของ Google สิ่งนี้ปกป้องคุณด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ผู้ส่งไม่สามารถใช้การอัปโหลดภาพเพื่อรับข้อมูล เช่น ที่อยู่ IP หรือตำแหน่งของคุณ
• ผู้ส่งไม่สามารถตั้งค่าหรืออ่านคุกกี้ในเบราว์เซอร์ของคุณได้
• Gmail ตรวจสอบรูปภาพของคุณเพื่อหาไวรัสหรือมัลแวร์ที่รู้จัก

Gmail จะยังคงตรวจสอบทุกข้อความเพื่อหาเนื้อหาที่น่าสงสัย และหาก Gmail ถือว่าผู้ส่งหรือข้อความน่าสงสัยหรืออาจเป็นอันตราย รูปภาพจะไม่ปรากฏ และระบบจะถามคุณว่าต้องการดูภาพหรือไม่

ดังนั้น Google จะยังคงรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของรูปภาพที่ได้รับผ่าน Gmail Google กล่าวว่า “อีเมลของคุณจะปลอดภัย เร็วขึ้น และสวยงามกว่าที่เคย”

เลือกว่าต้องการแสดงรูปภาพโดยอัตโนมัติในการตั้งค่าหรือไม่

ถ้าคุณไม่ต้องการให้แสดงภาพโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเลือกแสดงภาพตามข้อความได้

ดูบทความของเราเกี่ยวกับ วิธีปิดการโหลดรูปภาพอัตโนมัติใน Gmail เพื่อเพิ่มความเป็นส่วนตัวและโหลดเร็วขึ้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะนี้ และเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนการตั้งค่าเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจแสดงรูปภาพสำหรับแต่ละข้อความได้

สำรองข้อมูลของคุณ

คุณได้รับการสอนมาโดยตลอดว่าควรสำรองข้อมูลของคุณ เช่น เอกสาร บันทึกย่อ ฯลฯ และเช่นเดียวกันกับอีเมล ข้อมูลปฏิทิน และรายชื่อติดต่อ

ขณะนี้คุณมีความสามารถใน Gmail ในการส่งออกสำเนาข้อมูลจากผลิตภัณฑ์ต่างๆ ของ Google เช่น ปฏิทินและที่อยู่ติดต่อ และในไม่ช้าคุณจะสามารถส่งออกสำเนาข้อความ Gmail ของคุณได้

แต่ละบริการของ Google จะถูกเก็บถาวรในรูปแบบที่แตกต่างกัน สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละรูปแบบที่มีให้บริการที่แตกต่างกัน โปรดดูที่ หน้า การแปล Google .

หากต้องการเก็บข้อมูล Google ถาวร ให้คลิกที่ปุ่มรูปเฟือง "การตั้งค่า" และเลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลง แล้วคลิกแท็บ "บัญชี" บนหน้าจอ "การตั้งค่า"

ในส่วน "เปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี" ของหน้าจอ "บัญชี" คลิกลิงก์ "การตั้งค่าบัญชี Google"

ในหน้าจอ "บัญชี" คลิก "ดาวน์โหลดข้อมูลของคุณ" ใต้ "บัญชี"

ในหน้าจอดาวน์โหลดสำเนาข้อมูลของคุณ ให้คลิกสร้างที่เก็บถาวร

หน้าจอถัดไปให้คุณเลือกผลิตภัณฑ์ Google ที่คุณต้องการดาวน์โหลดข้อมูลของคุณ ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรของคุณ

คุณยังสามารถคลิกลิงก์ "คลังข้อมูลของฉัน" ที่มุมบนขวาเพื่อเข้าถึงและดาวน์โหลดไฟล์เก็บถาวรของคุณไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ

สำรองข้อมูลบัญชี Gmail ของคุณด้วยวิธีอื่น

คุณก็ได้เช่นกัน ใช้เครื่องมือโอเพ่นซอร์สที่เรียกว่า GMVault เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลสำรองของบัญชี Gmail ของคุณ . นี่คือเครื่องมือบรรทัดคำสั่งที่ใช้ในระบบปฏิบัติการ Windows, Linux และ Mac OS X

หากคุณไม่สะดวกที่จะใช้เครื่องมือบรรทัดคำสั่ง คุณสามารถ ใช้ไคลเอนต์อีเมลธันเดอร์เบิร์ดฟรีเพื่อดาวน์โหลดและสำรองอีเมลของคุณจากบัญชี Gmail ของคุณ .

หากคุณกำลังใช้ Ubuntu เราได้อธิบายวิธีการ ใช้โปรแกรมชื่อ Getmail เพื่อสำรองข้อมูลบัญชี Gmail ของคุณ .

คุณยังสามารถสำรองข้อความ Gmail ของคุณด้วยการส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลอื่นโดยอัตโนมัติ อธิบาย ความช่วยเหลือของ Google ทำอย่างไร. โปรดทราบว่าวิธีนี้จะสำรองข้อมูลอีเมลที่คุณได้รับเท่านั้น ไม่ใช่อีเมลที่ส่ง

ต่อไปนี้ …

การเพิ่มไฟล์แนบในข้อความ Gmail เป็นสิ่งที่ดี และเหนือสิ่งอื่นใด หากคุณเป็นคนขี้ลืม ระบบจะเตือนคุณ นี่เป็นข่าวดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณได้เพิ่มลายเซ็นที่ดูเป็นมืออาชีพและไม่ต้องการทำให้ตัวเองอับอายด้วยการลืมใส่ไฟล์

ที่สำคัญที่สุด ตอนนี้คุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับตัวเลือกการรักษาความปลอดภัยที่มีให้คุณ และวิธีที่คุณสามารถรักษาบัญชีของคุณให้ปลอดภัยได้ดีที่สุดในขณะที่รักษาข้อมูลอันมีค่าของคุณให้ปลอดภัย

บทเรียนต่อไปจะพูดถึงการเชิญวันหยุดและผู้ตอบกลับ ดังนั้นคุณจะไม่พลาดงานสำคัญ และสามารถบอกผู้คนได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานและเมื่อคุณจะกลับ

แหล่งที่มา