การสนทนาของเราในวันนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการให้คะแนนใน Gmail เพื่อรวมตัวกรอง จากนั้นไปยังการติดตามอีเมลสำคัญที่มีดาว
ป้ายกำกับนั้นยอดเยี่ยม แต่สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการรวมตัวกรอง ดังนั้นข้อความที่มาถึงและตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดจะถูกใช้ป้ายกำกับหรือป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยอย่างมากในการจัดองค์กรและลดความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายได้อย่างมาก
สร้างตัวกรองใหม่โดยใช้ช่องค้นหา
ในการสร้างตัวกรองใหม่ เราจะเลือกตัวเลือกการค้นหาในกล่องค้นหา และสร้างตัวกรองจากการค้นหา เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกลูกศรลงในกล่องค้นหา
ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณในช่องตัวเลือกการค้นหา คุณสามารถเลือกค้นหาข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือทั้งโดเมน (@example.com) โดยใช้คำสองสามคำในหัวเรื่อง รวมถึงคำอื่นๆ
หากต้องการสร้างตัวกรองตามการค้นหานี้ ให้คลิกที่ลิงก์ "สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้"
ตัวเลือกตัวกรองจะปรากฏขึ้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุว่าคุณต้องการทำอะไรกับข้อความที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา
ตัวอย่างเช่น เราเลือกที่จะทำเครื่องหมายข้อความจากที่อยู่อีเมลที่ระบุด้วยป้ายกำกับ "HTG School" เสมอ และทำเครื่องหมายข้อความเหล่านี้ว่า "สำคัญ" เสมอ เรายังตัดสินใจใช้ตัวกรองกับอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมดจากบุคคลนั้น
หมายเหตุ: หากคุณต้องการให้ป้ายกำกับทำงานเหมือนโฟลเดอร์ คุณสามารถเลือก “ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร)” เพื่อย้ายอีเมลไปยังป้ายกำกับโดยอัตโนมัติเมื่อมาถึง วิธีนี้ช่วยให้อีเมลมีระเบียบมากขึ้น แม้ว่าคุณอาจเสี่ยงที่จะพลาดข้อความสำคัญเพราะจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ
เมื่อคุณเลือกเกณฑ์การกรองแล้ว ให้คลิกที่ สร้างตัวกรอง
หมายเหตุ: เมื่อคุณเลือกส่งต่อข้อความเป็นการดำเนินการในตัวกรอง เฉพาะข้อความใหม่เท่านั้นที่จะได้รับผลกระทบ ข้อความที่มีอยู่ซึ่งใช้ตัวกรองจะไม่ส่งต่อ
ข้อความปรากฏขึ้นระบุว่าตัวกรองของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว หมายเหตุในภาพหน้าจอนี้ ข้อความทั้งหมดจากบุคคลนี้มีชื่อว่า 'HTG School'
ข้อความจะถูกทำเครื่องหมายว่าสำคัญโดยอัตโนมัติด้วย (ไอคอนธงทางด้านซ้ายของผู้ส่งจะเติมด้วยสีเหลือง)
สร้างตัวกรองใหม่โดยใช้หน้าจอการตั้งค่า
คุณยังสามารถสร้างตัวกรองในการตั้งค่าได้อีกด้วย
เข้าสู่หน้าจอ "การตั้งค่า" ดังที่แสดงไว้ก่อนหน้าแล้วคลิกลิงก์ "ตัวกรอง" ที่ด้านบน
คลิกลิงก์ "สร้างตัวกรองใหม่"
กำหนดเกณฑ์การค้นหาและตัวกรองของคุณในลักษณะเดียวกับวิธีก่อนหน้า และคลิกที่ "สร้างตัวกรอง" ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวกรอง
แทนที่จะไปสิ้นสุดในกล่องจดหมายของคุณ คุณจะกลับไปที่หน้าจอตัวกรองและตัวกรองใหม่จะแสดงอยู่ในรายการ คุณสามารถแก้ไข ลบ หรือเลือกเพื่อส่งออก (การส่งออกตัวกรองจะดำเนินการในบทเรียนนี้ในภายหลัง)
คลิกป้ายกำกับ "กล่องจดหมาย" เพื่อกลับไปยังกล่องจดหมายของคุณ
ใช้ข้อความเฉพาะเพื่อสร้างตัวกรองใหม่
คุณยังสามารถสร้างตัวกรองตามข้อความที่มีอยู่ได้ ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกข้อความในรายการข้อความของคุณหรือในป้ายกำกับ
คลิกปุ่มการทำงาน "เพิ่มเติม" และเลือก "กรองข้อความเช่นนี้" จากเมนูแบบเลื่อนลง
โปรดทราบว่าช่องจากในกล่องโต้ตอบตัวกรองจะถูกเติมโดยอัตโนมัติ ป้อนเกณฑ์การกรองอื่น ๆ ที่คุณต้องการแล้วคลิก "สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้"
กำหนดเกณฑ์การกรองของคุณโดยเลือกตัวเลือกตัวกรองในกล่องโต้ตอบถัดไปตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้
หมายเหตุ: คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อตั้งค่าตัวกรองเพื่อลบอีเมลที่ไม่ต้องการโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับ
ใช้ตัวกรองเดียวกันกับผู้ส่งหลายราย
คุณสามารถใช้ตัวกรองเดียวเพื่อจัดการข้อความจากที่อยู่อีเมลต่างๆ ตัวอย่างเช่น เราสามารถระบุการให้คะแนนสำหรับข้อความจากหลายคนโดยใช้ป้ายกำกับ "HTG School" เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกการค้นหาโดยใช้ลูกศรลงในกล่องค้นหา
เพิ่มที่อยู่อีเมลแต่ละรายการในช่องจาก โดยคั่นด้วยคำหรือ แล้วคลิกสร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้
หากต้องการใช้ป้ายกำกับเดียวกันกับข้อความจากที่อยู่อีเมลใดๆ เหล่านี้ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย ใช้ป้ายกำกับ แล้วเลือกป้ายกำกับที่ต้องการจากเมนูป๊อปอัป ใช้การดำเนินการอื่นๆ สำหรับตัวกรองนี้ แล้วคลิกสร้างตัวกรอง
หมายเหตุ: อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่อง "ใช้ตัวกรองกับการสนทนาที่ตรงกันด้วย" หากคุณต้องการใช้ตัวกรองนี้กับข้อความที่คุณได้รับจากที่อยู่อีเมลทั้งสองนี้
ส่งออกและนำเข้าตัวกรอง
เมื่อคุณได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าตัวกรองแล้ว คุณอาจได้สร้างตัวกรองที่มีประโยชน์ซึ่งคุณอาจต้องการใช้ในบัญชี Gmail อื่นๆ ของคุณ คุณสามารถส่งออกตัวกรองจากบัญชีหนึ่งและนำเข้าไปยังอีกบัญชีหนึ่งได้
ส่งออกตัวกรอง
หากต้องการส่งออกตัวกรอง ก่อนอื่นให้เข้าไปที่หน้าจอตัวกรองในหน้าจอการตั้งค่า (โดยใช้ปุ่มฟันเฟืองการตั้งค่า) จากนั้นเลือกตัวกรองที่คุณต้องการส่งออกในรายการแล้วคลิก "ส่งออก"
หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวกรองหลายตัวเพื่อส่งออกพร้อมกัน
ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น ให้นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกตัวกรอง ตัวกรองจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ XML ด้วยชื่อเริ่มต้นที่คุณสามารถเปลี่ยนได้หากต้องการ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปล่อยนามสกุลไว้ในรูปแบบ xml แล้วคลิกบันทึก
ตอนนี้คุณมีไฟล์ที่คุณสามารถสำรองข้อมูล ย้ายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น แบ่งปันกับเพื่อน หรือนำเข้าบัญชี Gmail อื่น
นำเข้าตัวกรอง
ในการนำเข้าตัวกรองไปยังบัญชี Gmail ของคุณ ให้เข้าถึงตัวกรองในหน้าจอการตั้งค่า แล้วคลิกลิงก์นำเข้าตัวกรอง
ภายใต้ "นำเข้าตัวกรอง" คลิก "เลือกไฟล์"
หมายเหตุ: หากคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับการนำเข้าตัวกรอง ให้คลิกลิงก์ "ยกเลิกการนำเข้า"
ในกล่องโต้ตอบเปิด ให้นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกตัวกรองที่ส่งออก เลือกไฟล์และคลิก "เปิด"
ชื่อไฟล์จะแสดงอยู่ถัดจากปุ่มเลือกไฟล์ คลิก เปิดไฟล์ เพื่อเปิดไฟล์และนำเข้าตัวกรองลงในไฟล์
ข้อความปรากฏขึ้นใต้ช่องค้นหาในขณะที่ไฟล์ตัวกรองเปิดอยู่ อาจใช้เวลาสักครู่ ขึ้นอยู่กับจำนวนตัวกรองในไฟล์
ตัวกรองทั้งหมดแสดงอยู่ในไฟล์ที่เลือกภายใต้ตัวกรองนำเข้า เลือกตัวกรองที่คุณต้องการนำเข้า หากคุณต้องการใช้ตัวกรองที่นำเข้ากับอีเมลที่มีอยู่ (เช่นเดียวกับที่คุณทำเมื่อสร้างตัวกรองใหม่) ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "ใช้ตัวกรองใหม่กับอีเมลที่มีอยู่" แล้วคลิกสร้างตัวกรอง
แสดงกล่องโต้ตอบที่แสดงความคืบหน้าของกระบวนการสร้างตัวกรอง คุณสามารถยกเลิกการสร้างตัวกรองได้โดยคลิกหยุด
เมื่อมีการสร้างตัวกรอง ตัวกรองจะแสดงในรายการของคุณบนหน้าจอตัวกรอง
ติดตามอีเมลสำคัญด้วย Star . system
ระบบดาวของ Gmail ช่วยให้คุณทำเครื่องหมายอีเมลที่สำคัญที่สุดเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายในภายหลัง ตามค่าเริ่มต้น ข้อความที่ติดดาวจะถูกทำเครื่องหมายด้วยดาวสีเหลือง แต่คุณสามารถเพิ่มสีและประเภทของดาวอื่นๆ ได้
ดาวจะปรากฏทางด้านซ้ายของชื่อผู้ส่งในกล่องจดหมาย
เพิ่มดาวให้กับข้อความ
หากต้องการติดดาวให้กับข้อความในกล่องจดหมาย ให้คลิกไอคอนรูปดาวข้างชื่อผู้ส่ง ดังที่แสดงในภาพด้านบน
คุณยังสามารถเพิ่มดาวให้กับข้อความในขณะที่เปิดอยู่ได้ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกไอคอนรูปดาวที่มุมบนขวาของข้อความทางด้านขวาของวันที่ ในการสนทนา จะอยู่ทางขวาของข้อความแรกที่ด้านบนของการสนทนา
หากต้องการติดดาวให้กับข้อความที่คุณกำลังเขียน ให้คลิกลูกศรตัวเลือกเพิ่มเติมที่มุมล่างขวาของหน้าต่างเขียน
เลื่อนเมาส์ไปที่ตัวเลือก "ป้ายกำกับ" จากนั้นเลือก "เพิ่มดาว" จากเมนูย่อย
ในป้ายกำกับ จดหมายที่ส่งแล้ว ข้อความที่คุณส่งจะมีเครื่องหมายดาว
ใช้การออกแบบดาวหลายดวงในข้อความของคุณ
Gmail อนุญาตให้คุณใช้ "ดาว" หลายสีและหลายประเภทเพื่อแยกข้อความออกจากกัน
คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการทำเครื่องหมายหลายข้อความที่มีระดับความสำคัญต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ดาวสีม่วงสำหรับข้อความที่คุณต้องการอ่านอีกครั้ง และเครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงสำหรับข้อความที่คุณต้องการติดตาม
คลิกปุ่มการตั้งค่าและเลือกการตั้งค่าจากเมนูแบบเลื่อนลง บนแท็บทั่วไป ให้เลื่อนลงไปที่ส่วนดาว ลากไอคอนจากส่วน "ไม่ใช้งาน" ไปยังส่วน "ใช้งาน" เพื่อเพิ่มดาวประเภทต่างๆ หากคุณมีดาวใช้งานมากกว่าหนึ่งประเภท ให้คลิกไอคอนรูปดาวข้างอีเมลที่จะอ่านดาวทั้งหมดที่ใช้งาน หากคุณติดดาวข้อความในขณะที่เปิดอยู่ ระบบจะใช้เฉพาะประเภทดาวแรกเท่านั้น
ค้นหาข้อความที่ติดดาว
หากต้องการดูข้อความที่ติดดาวทั้งหมด ให้คลิกป้ายกำกับ "ติดดาว" ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง Gmail หลัก คุณยังค้นหาข้อความที่ติดดาวได้โดยพิมพ์ "is:starred" ในช่อง "Search"
ค้นหาข้อความที่มีดาวเฉพาะประเภท
หากคุณใช้ดาวหลายประเภทเพื่อทำเครื่องหมายข้อความของคุณ คุณสามารถค้นหาดาวประเภทใดประเภทหนึ่งได้ ในการดำเนินการนี้ ให้ค้นหาด้วยคำว่า “has:” เป็นดาว (เช่น “has: red-bang”)
หากต้องการทราบชื่อดาวดวงใดดวงหนึ่ง ให้ไปที่แท็บทั่วไปในหน้าจอการตั้งค่า แล้ววางเมาส์เหนือประเภทดาวที่ต้องการ ชื่อดาวปรากฏในป๊อปอัป
นอกจากนี้ยังมีรายการดาวในหัวข้อช่วยเหลือ การค้นหาขั้นสูงใน ความช่วยเหลือของ Gmail
เก็บข้อความที่ติดดาวไว้ไม่ให้อยู่ในแท็บหลัก
หากคุณจัดระเบียบกล่องจดหมายโดยใช้แท็บที่กำหนดค่าได้ซึ่งกล่าวถึงก่อนหน้านี้ในบทเรียนนี้ ข้อความจากแท็บที่ติดดาวอื่นๆ จะถูกรวมไว้ในแท็บพื้นฐานด้วย หากคุณไม่ต้องการเห็นข้อความที่ติดดาวจากแท็บอื่นๆ ในแท็บพื้นฐาน คุณสามารถปิดได้
คลิกที่ไอคอน “+” ทางด้านขวาของแท็บ
ในกล่องโต้ตอบ เลือกแท็บเพื่อเปิดใช้งาน ให้ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมที่ติดดาวไว้ในหลัก จากนั้นคลิก บันทึก
ต่อไปนี้ …
เรามาถึงตอนท้ายของบทที่ 4 แล้ว แต่คุณกำลังก้าวสู่การเป็นมือโปร Gmail แล้ว! ในเวลาเพียงสี่วัน ตอนนี้คุณรู้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณโดดเด่น และตอนนี้ข้อความจะหาทางเข้าสู่ป้ายกำกับที่กำหนดโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกรอกกล่องจดหมายของคุณ
ในบทต่อไป เราจะพูดถึงเรื่องลายเซ็นและวิธีรักษาโปรไฟล์ของคุณให้ปลอดภัยและสำรองข้อมูล
