Vår diskussion idag handlar om betyg i Gmail för att inkludera filter och sedan gå vidare till att spåra viktiga mejl med stjärnor.
Etiketter är bra men kan användas mer effektivt genom att integrera filter, så meddelanden som kommer och som uppfyller vissa kriterier tillämpas automatiskt en etikett eller etiketter. Detta hjälper starkt med organisationen och kan avsevärt minska röran i inkorgen.
Skapa ett nytt filter med sökrutan
För att skapa ett nytt filter väljer vi sökalternativen i sökrutan och skapar ett filter från sökningen. Klicka på nedåtpilen i sökrutan för att göra detta.
Ange dina sökkriterier i rutan för sökalternativ. Du kan välja att söka efter meddelanden från en specifik person eller en hel domän (@example.com), med några ord i ämnet, liksom andra termer.
För att skapa ett filter baserat på den här sökningen, klicka på länken "Skapa ett filter med den här sökningen".
Filteralternativ visas. Markera kryssrutorna som anger vad du vill göra med meddelanden som matchar sökkriterierna.
Till exempel valde vi att alltid markera meddelanden från den angivna e -postadressen med etiketten "HTG School" och alltid markera dessa meddelanden som "viktiga". Vi har också beslutat att tillämpa filtret på alla befintliga e -postmeddelanden från den personen.
Obs! Om du vill få etiketter att fungera som mappar kan du välja "Hoppa över inkorg (arkivera den)" för att automatiskt flytta e -postmeddelanden till etiketter när de kommer. Detta håller e -postmeddelanden mer organiserade, även om du kan riskera att missa ett viktigt meddelande eftersom det inte visas automatiskt i din inkorg.
När du har valt dina filterkriterier klickar du på Skapa filter.
Obs! När du väljer att vidarebefordra ett meddelande som en åtgärd i filtret påverkas bara nya meddelanden. Alla befintliga meddelanden som filtret gäller kommer inte att vidarebefordras.
Ett meddelande visas om att ditt filter har skapats. Notera i denna skärmdump, alla meddelanden från den här personen är märkta med "HTG School".
Meddelanden markeras också som viktiga automatiskt (flaggikonerna till vänster om avsändarna är gula).
Skapa ett nytt filter på skärmen Inställningar
Du kan också skapa ett filter i Inställningar.
Öppna skärmen "Inställningar" som visat tidigare och klicka på "Filter" -länken högst upp.
Klicka på länken "Skapa ett nytt filter".
Definiera dina sök- och filterkriterier på samma sätt som i föregående metod och klicka på "Skapa filter" i dialogrutan för filteralternativ.
Istället för att hamna i din inkorg återgår du till skärmen Filter och det nya filtret listas. Du kan redigera, ta bort eller välja det som ska exporteras (exportfilter kommer senare i den här lektionen).
Klicka på etiketten "Inkorg" för att återgå till din inkorg.
Använd ett specifikt meddelande för att skapa ett nytt filter
Du kan också skapa ett filter baserat på ett befintligt meddelande. För att göra detta, välj ett meddelande i meddelandelistan eller i en etikett.
Klicka på åtgärdsknappen "Mer" och välj "Filtrera meddelanden så här" från rullgardinsmenyn.
Observera att Från -fältet i dialogrutan Filter fylls i automatiskt. Ange andra filterkriterier du vill ha och klicka på "Skapa filter med den här sökningen".
Definiera dina filterkriterier genom att välja filteralternativ i nästa dialogruta som beskrivits tidigare.
Obs! Du kan använda den här metoden för att konfigurera filter för att automatiskt ta bort oönskade e -postmeddelanden när de tas emot.
Tillämpa samma filter på flera avsändare
Du kan använda ett enda filter för att hantera meddelanden från ett antal olika e -postadresser. Till exempel kan vi ange ett betyg för meddelanden från flera personer med etiketten "HTG School". För att göra detta, öppna dialogrutan Sökalternativ med hjälp av nedåtpilen i sökrutan.
Lägg till varje e -postadress i fältet Från, åtskilt av ordet eller, och klicka på Skapa filter med den här sökningen.
Om du vill tillämpa samma etikett på meddelanden från någon av dessa e -postadresser markerar du kryssrutan Tillämpa etikett och väljer önskad etikett från popup -fönstret. Använd alla andra åtgärder för det här filtret och klicka på Skapa filter.
Obs! Kom ihåg att markera kryssrutan "Använd även filter på matchade konversationer" om du vill tillämpa det här filtret på meddelanden som du redan har fått från dessa två e -postadresser.
Exportera och importera filter
Nu när du har lärt dig hur du konfigurerar filter har du förmodligen skapat några mycket användbara filter som du kanske vill använda i dina andra Gmail -konton. Du kan exportera filter från ett konto och importera dem till ett annat.
Exportera filter
För att exportera ett filter öppnar du först skärmen Filter på skärmen Inställningar (med hjälp av inställningsknappen). Välj sedan filtret du vill exportera i listan och klicka på "Exportera".
Obs! Du kan välja flera filter som ska exporteras samtidigt.
Navigera till där du vill spara filtret i dialogrutan Spara som. Filtret sparas som en XML -fil med ett standardnamn som du kan ändra om du vill, var noga med att lämna tillägget i xml -format och klicka på Spara.
Du har nu en fil som du kan säkerhetskopiera, flytta till en annan dator, dela med en vän eller importera till ett annat Gmail -konto.
filterimport
Om du vill importera ett filter till ditt Gmail -konto öppnar du filter på skärmen Inställningar och klickar på länken Importera filter.
Klicka på "Välj en fil" under "Importera filter".
Obs! Om du ändrar dig om import av filtret klickar du på länken "Avbryt import".
I dialogrutan Öppna navigerar du till platsen där du sparade det exporterade filtret. Välj filen och klicka på "Öppna".
Filnamnet visas bredvid knappen Välj fil. Klicka på Öppna fil för att öppna filen och importera filtren till den.
Ett meddelande visas under "Sök" -rutan medan filterfilen är öppen. Detta kan ta lite tid, beroende på antalet filter i filen.
Alla filter visas i den valda filen under Importera filter. Välj de filter du vill importera. Om du vill tillämpa importerade filter på befintliga e -postmeddelanden (precis som när du skapar ett nytt filter) markerar du kryssrutan "Tillämpa nya filter på befintlig post" och klickar på Skapa filter.
Visar en dialogruta som visar hur filtret skapas. Du kan avbryta skapandet av filter genom att klicka på Stopp.
När filter skapas visas de i din lista på filterskärmen.
Håll koll på viktiga mejl med Star. -Systemet
Med Gmails stjärnsystem kan du markera dina viktigaste e -postmeddelanden så att du enkelt kan hitta dem senare. Som standard är stjärnmärkta meddelanden markerade med en gul stjärna, men du kan lägga till andra färger och typer av stjärnor.
Stjärnorna visas till vänster om avsändarens namn i inkorgen.
Lägg till en stjärna i ett meddelande
Om du vill lägga till en stjärna i ett meddelande i din inkorg klickar du på stjärnikonen bredvid avsändarens namn, som visas på bilden ovan.
Du kan också lägga till en stjärna i ett meddelande medan det är öppet. För att göra detta, klicka på stjärnikonen i det övre högra hörnet av meddelandet till höger om datumet. I konversationer kommer det att vara till höger om det första meddelandet högst upp i konversationen.
Om du vill lägga till en stjärna i ett meddelande som du skriver klickar du på pilen Fler alternativ i det nedre högra hörnet av skrivfönstret.
Flytta musen över alternativet "Etikett" och välj sedan "Lägg till stjärna" från undermenyn.
I etiketten Skickat post är meddelandet du skickade markerat med en stjärna.
Använd flera stjärndesigner på dina meddelanden
Gmail låter dig använda flera färger och typer av "stjärnor" för att skilja meddelanden från varandra.
Den här funktionen är användbar om du vill markera flera meddelanden med olika viktnivåer. Du kan till exempel använda en lila stjärna för meddelanden som du vill läsa igen och en röd utropstecken för meddelanden som du behöver följa upp.
Klicka på knappen Inställningar och välj Inställningar från rullgardinsmenyn. På fliken Allmänt rullar du ner till avsnittet Stjärnor. Dra ikonerna från avsnittet Används inte till avsnittet I bruk för att lägga till olika typer av stjärnor. Om du har mer än en typ av stjärna i bruk klickar du på stjärnikonen bredvid e -postmeddelandena som går igenom alla stjärnor som används. Om du stjärnmärker ett meddelande medan det är öppet kommer endast den första stjärntypen att tillämpas.
Sök efter stjärnmärkta meddelanden
Om du vill se alla dina stjärnmärkta meddelanden klickar du på etiketten "Stjärnmärkt" till vänster i huvudfönstret i Gmail. Du kan också söka efter stjärnmärkta meddelanden genom att skriva "is: starred" i rutan "Sök".
Sök efter meddelanden med en viss typ av stjärna
Om du har använt flera olika typer av stjärnor för att markera dina meddelanden kan du söka efter en specifik typ av stjärna. För att göra detta, sök med "har:" som stjärnan (till exempel "har: red-bang").
För att ta reda på namnet på en viss stjärna, öppna fliken Allmänt på skärmen Inställningar och håll muspekaren över önskad stjärntyp. Stjärnans namn visas i en popup.
Det finns också en lista med stjärnor i ett hjälpämne Avancerad sökning i Gmail Hjälp.
Håll stjärnmärkta meddelanden borta från den primära fliken
Om du organiserar din inkorg med de konfigurerbara flikarna som nämnts tidigare i den här lektionen kommer meddelanden från de andra stjärnmärkta flikarna också att inkluderas på fliken Grundläggande. Om du inte vill se stjärnmärkta meddelanden från andra flikar på fliken Grundläggande kan du stänga av detta.
Klicka på "+" -ikonen till höger om flikarna.
Avmarkera kryssrutan Inkludera stjärnmärkt i primär i dialogrutan Välj flikar för att aktivera och klicka sedan på Spara.
det följande …
Vi är här i slutet av lektion 4 nu men du är redan på väg att bli ett Gmail -proffs! På bara fyra dagar vet du nu så mycket du behöver för att din inkorg verkligen ska lysa, och meddelanden kommer nu automatiskt att hitta in i de angivna etiketterna utan att fylla i din inkorg.
I nästa lektion kommer vi att prata om signaturer och hur du håller din profil säker och säkerhetskopierar data.
