I dagens lektion hjälper vi dig att förstå hur du bättre kan kategorisera din inkorg och organisera dina meddelanden med hjälp av etiketter och några fördefinierade men konfigurerbara flikar.
Först pratar vi om Gmails gränssnitt för automatiska flikar, den prioriterade brevlådan och alla inställningar som den innehåller.
Kategorisera automatiskt inkommande e -post med konfigurerbara flikar
Gmail erbjuder nu flikar och automatiska kategorier för din inkorg. Denna funktion delar din inkorg i primär, social, kampanjer, uppdateringar och forum. Om du deltar i många onlinetjänster kan den här funktionen vara användbar.
I grund och botten kan meddelanden som tas emot för vissa typer av webbplatser eller för visst innehåll samlas in i olika delar av din inkorg. Detta kan resultera i en mindre rörig brevlåda.
Välj vilka flikar som ska synas i inkorgen
Dessa flikar är konfigurerbara så att du kan välja vilka flikar du vill ha tillgängliga i din inkorg. Om du vill ändra de synliga flikarna klickar du på plusikonen till vänster om flikarna.
Dialogrutan Välj flikar för att aktivera visas. Markera kryssrutorna för de flikar du vill ha tillgängliga i inkorgen.
Obs! Om du döljer en flik visas meddelanden från den kategorin istället på fliken "Grundläggande". Dessutom kan texten på flikarna inte ändras och du kan inte lägga till anpassade flikar. Använd anpassade etiketter istället (diskuteras i nästa avsnitt) för att ytterligare kategorisera dina meddelanden.
Du kan också bestämma vilka flikar som ska visas i din inkorg på fliken Inkorg på skärmen Inställningar i avsnittet Kategorier.
Organisera dina meddelanden med inkorgsstilar och inställningar
Med Inbox Styles kan du organisera din Gmail -inkorg på det sätt som fungerar för dig. Du kan organisera din inkorg med hjälp av konfigurerbara flikar, som vi nämnde tidigare i den här lektionen, eller i avsnitt som Oläst, Stjärnmärkt och Viktigt.
Ändra din inkorgstyp
Om du vill byta till en annan inkorgsstil öppnar du skärmen Inställningar och trycker på fliken Inkorg.
I avsnittet Inkorgstyp väljer du den typ av inkorg du vill använda från rullgardinsmenyn.
Varje typ av inkorg har sina egna inställningar. När du väl valt en inkorgstyp visas inställningarna för den typen under Välj inkorgstyp. Gör ändringar i inställningarna och klicka på Spara ändringar.
Du kan också snabbt ändra några av dina inkorgstilinställningar direkt i inkorgen genom att klicka på nedåtpilen längst till höger i varje sektionsrubrik.
Hjälp för Gmail Beskrivning av inkommande e -posttyper . Experimentera gärna med olika inkorgsstilar för att se vad som fungerar för dig. Du kan alltid gå tillbaka till standard om du ändrar dig.
Du kan också snabbt ändra stil för din inkorg genom att hålla musen över etiketten "Inkorg" och klicka på nedåtpilen som visas. Välj önskad stil för inkommande e-post från listrutan "Typ av inkommande e-post". Observera att när du håller musen över varje mönster ger det en kort beskrivning av varje typ.
Organisera och kategorisera dina meddelanden med hjälp av etiketter
Vi introducerade dig kort för klistermärkena i lektion 1 i den här serien. Med kategorier kan du organisera dina e -postmeddelanden i kategorier. Det liknar mappar, till skillnad från mappar kan du använda mer än en etikett på ett enda meddelande.
Lägga märke till: Gmail stöder högst 5000 XNUMX etiketter, inklusive underetiketter. Om du överskrider denna gräns kan du uppleva att din Gmail -upplevelse är långsammare och att du kan stöta på fel. Ta bort klistermärken som du inte längre kan använda. Om du tar bort etiketter raderas inte meddelanden.
Skapa en ny etikett
Du kan skapa dina egna anpassade etiketter för att hålla din inkorg organiserad och till och med flytta meddelanden från inkorgen till etiketter (fungerar som mappar). Vi visar dig hur du skapar en etikett som är kapslad under en annan etikett, till exempel en undermapp i en mapp.
Om du vill skapa en ny anpassad etikett som blir huvudmappen klickar du på Mer i etikettlistan till vänster på Gmail -startskärmen.
När listan är utökad klickar du på länken "Skapa ny etikett".
Ange ett namn för etiketten i redigeringsrutan "Vänligen ange ett nytt etikettnamn" i dialogrutan Ny etikett. Klicka på Skapa för att skapa den nya etiketten.
Obs: Eftersom detta är den huvudsakliga taxonomin som kommer att innehålla underklassificeringen kommer vi inte att slå samman denna taxonomi.
Om du vill skapa en underkategori under huvudkategorin du just skapade klickar du på Skapa ny taxonomi igen.
I dialogrutan Ny etikett anger du namnet på den underkategori du vill skapa i redigeringsrutan "Vänligen ange ett nytt taxonominamn". Markera kryssrutan "Nest-etikett under", markera masthead som du just skapade från rullgardinsmenyn och klicka på Skapa.
Du kan också skapa en kapslad taxonomi genom att ange den ursprungliga taxonomin, följt av en snedstreck (/) och sedan skriva in namnet på den kapslade taxonomin - allt i redigeringsrutan ”... nytt taxonominamn”. Till exempel kan vi ange "Personal/Friends" i redigeringsrutan och inte markera kryssrutan "Betygsätt affisch under".
Obs! Den ursprungliga etiketten måste redan finnas för att skapa en kapslad etikett under den. Du kan inte skapa båda etiketterna samtidigt. I vårt exempel måste vi skapa etiketten "Personal" först innan vi skapar den kapslade "Friends" -etiketten.
En kapslad adress ser ut som följande exempel.
Det nya huvudbetyget, med den kapslade etiketten, läggs också till i listan över betyg som finns på åtgärdsknappen Betyg, förutom listan över betyg som finns på knappen Flytta till åtgärd.
Tillämpa kategorier på meddelanden
Det finns två sätt att tillämpa etiketter på meddelanden. Du kan använda etiketter på meddelanden medan du lämnar meddelanden i din inkorg. Du kan också flytta meddelanden till etiketter och du kan flytta dem till mappar. Vi visar dig båda sätten.
Applicera etiketter på meddelanden medan de finns kvar i din inkorg.
Denna metod låter dig enkelt applicera flera etiketter på ett enda meddelande.
Om du vill tillämpa en etikett på ett meddelande medan meddelandet finns kvar i din inkorg markerar du kryssrutan till höger om meddelandet för att markera det (eller öppnar meddelandet). Klicka sedan på åtgärdsknappen "Kategorier" och välj en eller flera etiketter från rullgardinsmenyn.
Kom ihåg att du kan använda mer än en etikett på ett meddelande. Menyn Kategorier försvinner inte när du har valt betyg, så du kan välja flera betyg samtidigt.
Om du vill tillämpa de valda etiketterna på meddelanden trycker du på Apply längst ner i listan.
Sedan visas etiketterna till vänster om meddelandets ämnesrad.
Om du har en lång lista med betyg kan du börja skriva namnet på taxonomin efter att ha klickat på knappen "Kategorier" för att hitta betyget i listan.
Märk ett meddelande och flytta det från din inkorg
Om du vill tillämpa en etikett på ett meddelande och samtidigt flytta meddelandet från inkorgen drar du meddelandet till önskad etikett i listan till vänster. När du flyttar musen över listan expanderar den till att visa etiketter som för närvarande kan vara dolda.
Observera att du kan använda den här metoden för att markera meddelandet som skräppost, samt använda knappen Rapportera skräppost. Dra helt enkelt de kränkande meddelandena till kategorin "Skräppost".
Om du flyttar ett meddelande till papperskorgen kommer meddelandet att raderas. Detta är detsamma som att välja meddelandet, eller öppna det och klicka på åtgärdsknappen "Ta bort".
öppen etikett
Att öppna en etikett är som att öppna en mapp. Alla meddelanden som är associerade med detta betyg listas. För att öppna en etikett, klicka på önskad etikett i etikettlistan till vänster på Gmail -startskärmen. Om den önskade etiketten inte syns, klicka på "Mer" för att komma till hela listan.
Alla meddelanden som är associerade med denna kategori visas. Notera söktermen i sökrutan. Gmail fyller automatiskt i sökrutan med lämpligt filter för att visa de valda meddelandena. Vi kommer att diskutera filter senare i den här lektionen.
Observera att om du tillämpar en etikett på ett meddelande utan att flytta meddelandet till etiketten (och ut ur inkorgen) och sedan öppnar etiketten, visas etiketten "Inkorg" på meddelandet, vilket indikerar att meddelandet fortfarande finns i inkorg.
För att gå tillbaka till din inkorg, klicka på etiketten "Inkorg" i listan till höger.
Om du vill returnera meddelandet till din inkorg öppnar du bara etikettmappen för att komma åt meddelandet och drar meddelandet tillbaka till inkorgen. Observera att etiketten fortfarande är applicerad på meddelandet.
Ta bort en etikett från ett meddelande
Om du bestämmer dig för att du inte vill att en viss etikett ska kopplas till ett meddelande kan du enkelt ta bort det.
För att göra detta, markera meddelandet med kryssrutan till höger om meddelandet eller öppna meddelandet. Klicka på åtgärdsknappen Etiketter, avmarkera etiketten i listrutan som du vill ta bort från meddelandet och klicka sedan på Verkställ.
Obs! Du kan ta bort flera etiketter från ett meddelande samtidigt. Välj helt enkelt alla etiketter du vill ta bort i rullgardinsmenyn Kategorier innan du klickar på Verkställ.
Ändra färgen på klistermärket
Du kan tilldela dina etiketter färger så att du enkelt kan välja dem i din inkorg. Som standard är alla etiketter färgade med en ljusgrå bakgrund och mörkgrå text. Etiketten "Personal/Friends" i bilden nedan använder standardfärgen. De andra beteckningarna, "HTG School" och "Admin", har andra färger applicerade på dem.
För att ändra färgen på etiketten, flytta musen över önskad etikett. Klicka på nedåtpilen till höger om etiketten för att komma till rullgardinsmenyn.
Flytta muspekaren över alternativet "Etikettfärg" och välj text- och färgkombinationen genom att klicka på den.
Du kan också använda alternativet "Ta bort färg" för att ta bort färgen från klistermärket och gå tillbaka till standardinställningen.
Om du inte vill att någon av grupperna ska visas kan du välja en anpassad grupp genom att klicka på Lägg till anpassad färg. Välj "Bakgrundsfärg" och "Textfärg" i dialogrutan "Lägg till anpassad färg" som visas.
Förhandsgranska den valda gruppen där det står "Förhandsgranska etikettfärg".
Skapa åtkomst med ett klick till vanliga och anpassade Gmail-etiketter
Du kan enkelt skapa åtkomst till etiketter med ett enda klick.
För att göra detta, öppna en etikett som vi diskuterade tidigare i den här lektionen och dra sedan ikonen Sidfavoriter från adressfältet till bokmärkesverktygsfältet. Nu kan du klicka på det här bokmärket för att komma åt alla dina meddelanden som är kopplade till etiketten.
Dölj och visa etiketter i Gmail
Om du har en lång lista med etiketter i Gmail kanske du vill se några av de etiketter du använder ofta medan du gömmer resten.
dölj etikett
Om du vill dölja en etikett i Gmail klickar du på etiketten du vill dölja i etikettlistan under knappen Skapa och drar den till länken Mer under listan över synliga etiketter.
Obs! "Mer" -länken blir "mindre" -länken när du flyttar etiketten till den.
Betyget har flyttats så att det listas under Kategorier, som visas när du klickar på Mer för att utöka listan över betyg. Om länken "Mindre" är tillgänglig istället för länken "Mer" kan "Kategorier" visas genom att bara hålla musen över listan över kategorier.
Gör dold etikett synlig
Om du vill visa en dold etikett klickar du på Mer (om det behövs) för att visa avsnittet Kategorier. Klicka och dra önskad etikett från avsnittet "Kategorier" till etiketten "Inkorg".
Etiketten återförs till huvudlistan med etiketter i alfabetisk ordning.
Dölj systemförinställda Gmail -etiketter som stjärnmärkta, skickade e -postmeddelanden, utkast, skräppost eller skräp
Förinställda Gmail -etiketter kan också döljas. För att dölja någon av dessa etiketter, klicka på "Mer" under etikettlistan.
Klicka på "Hantera kategorier" under "Kategorier".
Inställningsskärmen "Kategorier" visas.
I avsnittet Systemetiketter hittar du systemetiketten du vill dölja och klickar på länken Dölj i kolumnen Visa i etiketter.
Obs: Etiketten är inte helt dold, den flyttas under länken "Mer".
Öppna etikettinställningarna på skärmen Inställningar
Skärmen för betygsinställningar kan också nås med knappen Inställningar. Vi kommer att hänvisa till olika delar av skärmen Inställningar under hela denna serie. Proceduren för åtkomst till Inställningar är alltid densamma.
För att komma åt filtren på skärmen Inställningar, klicka på knappen Inställningar (kugghjulet) i det övre högra hörnet av huvudfönstret i Gmail.
Välj sedan "Inställningar" från rullgardinsmenyn.
Väl på skärmen Inställningar kan du komma åt inställningarna för Etiketter, Filter, Inkorg, Teman och andra Gmail -rutor och funktioner.
Dölj etiketter automatiskt utan oläst e -post i Gmail
Med möjligheten att dölja etiketter och automatiskt dirigera meddelanden till dessa etiketter med hjälp av filter (se nästa avsnitt) kan du undra hur du snabbt kan se om du har olästa meddelanden i de dolda etiketterna. Du kan välja att enkelt visa dolda etiketter när det finns olästa meddelanden i dem. På så sätt missar du inga viktiga meddelanden.
Om du vill konfigurera Gmail för att dölja etiketter om de inte innehåller olästa meddelanden öppnar du skärmen Etikettinställningar med en av de metoder som nämnts tidigare.
För varje system och anpassad etikett som du vill dölja om den inte innehåller oläst e -post klickar du på länken Visa om den är oläst.
Observera att i listan Systemetiketter kan du bara dölja utkasten och skräpposten om de inte innehåller några olästa meddelanden. Den här funktionen gäller inte kategorier och cirklar.
Du kan snabbt tillämpa denna inställning på alla anpassade etiketter genom att klicka på nedåtpilen bredvid "Visa i betygslista" högst upp i avsnittet "Betyg" och välja "Visa alla om inte läst" från rullgardinsmenyn.
det följande …
Detta tar oss till slutet av lektion 3. Du bör ha en ganska fast förståelse för hur du håller din inkorg organiserad med olika flikar, stilar och inställningar. Det bästa av allt är att du är på väg att behärska din e -post med etiketter!
I nästa lektion kommer vi att utöka vår diskussion om etiketter till att inkludera filter - till exempel hur du använder filter för att automatiskt tillämpa etiketter, samt hur du tar befintliga filter och exporterar dem till ett annat Gmail -konto.
Sedan, för att stänga av saker, introducerar vi stjärnsystemet, som hjälper dig att hålla reda på viktiga mejl.
