V dnešnej lekcii vám pomôžeme porozumieť tomu, ako lepšie kategorizovať doručenú poštu a organizovať správy pomocou štítkov a niektorých preddefinovaných, ale konfigurovateľných kariet.
Najprv si povieme niečo o rozhraní automatických kariet Gmailu, prioritnej poštovej schránke a všetkých nastaveniach, ktoré obsahuje.
Automaticky kategorizujte prichádzajúcu poštu pomocou konfigurovateľných kariet
Gmail teraz ponúka pre vašu doručenú poštu kategórie na kartách a automatické kategórie. Táto funkcia rozdeľuje vašu doručenú poštu na Primárnu, Sociálnu sieť, Propagačné akcie, Aktualizácie a Fóra. Ak sa zúčastňujete mnohých online služieb, môže byť táto funkcia užitočná.
Správy prijaté pre určité typy stránok alebo pre určitý obsah je v zásade možné zhromažďovať v rôznych častiach vašej doručenej pošty. Výsledkom môže byť menej preplnená poštová schránka.
Vyberte, ktoré karty sa majú zobrazovať v doručenej pošte
Tieto karty je možné konfigurovať, takže si môžete vybrať karty, ktoré chcete mať k dispozícii vo svojej doručenej pošte. Ak chcete zmeniť viditeľné karty, kliknite na ikonu plus vľavo od kariet.
Zobrazí sa dialógové okno Vybrať karty na povolenie. Začiarknite políčka u kariet, ktoré chcete mať k dispozícii v priečinku Doručená pošta.
Poznámka: Ak skryjete kartu, správy z danej kategórie sa namiesto toho zobrazia na karte „Základné“. Tiež nie je možné meniť text na kartách a nemôžete pridávať vlastné karty. Na ďalšiu kategorizáciu svojich správ použite namiesto toho vlastné štítky (popísané v ďalšej časti).
Na karte Doručená pošta na obrazovke Nastavenia v sekcii Kategórie môžete tiež rozhodnúť, ktoré karty sa budú zobrazovať vo vašej doručenej pošte.
Organizujte svoje správy pomocou štýlov a nastavení doručenej pošty
Štýly doručenej pošty vám umožňujú organizovať doručenú poštu v Gmaile spôsobom, ktorý vám vyhovuje. Doručenú poštu môžete organizovať pomocou konfigurovateľných kariet, ako sme už uviedli v tejto lekcii, alebo do sekcií ako neprečítané, označené hviezdičkou a dôležité.
Zmeňte typ doručenej pošty
Ak chcete zmeniť štýl doručenej pošty, otvorte obrazovku Nastavenia a klepnite na kartu Doručená pošta.
V časti Typ priečinka doručenej pošty vyberte z rozbaľovacieho zoznamu typ priečinka doručenej pošty, ktorý chcete použiť.
Každý typ doručenej pošty má svoje vlastné nastavenia. Keď vyberiete typ doručenej pošty, nastavenia pre tento typ sa zobrazia v časti Vybrať typ doručenej pošty. Vykonajte zmeny v nastaveniach a kliknite na položku Uložiť zmeny.
Niektoré nastavenia štýlu doručenej pošty môžete tiež rýchlo zmeniť priamo v doručenej pošte kliknutím na šípku nadol úplne vpravo nadpisu každej sekcie.
Pomocník služby Gmail poskytuje Popis typov prichádzajúcej pošty . Nebojte sa experimentovať s rôznymi štýlmi doručenej pošty, aby ste zistili, čo vám vyhovuje. Ak zmeníte názor, vždy sa môžete vrátiť k predvoleným nastaveniam.
Štýl doručenej pošty môžete tiež rýchlo zmeniť tak, že umiestnite kurzor myši na štítok „Doručená pošta“ a kliknete na šípku nadol, ktorá sa zobrazí. V rozbaľovacom zozname „Typ prichádzajúcej pošty“ vyberte požadovaný štýl prichádzajúcej pošty. Všimnite si toho, že umiestnením kurzora myši na každý vzor získate stručný popis každého typu.
Organizujte a kategorizujte svoje správy pomocou štítkov
Stručne sme vám predstavili samolepky v lekcii 1 tejto série. Kategórie vám umožňujú usporiadať svoje e -mailové správy do kategórií. Je podobný priečinkom, na rozdiel od priečinkov môžete na jednu správu použiť viac ako jeden štítok.
Upozornenie: Gmail podporuje maximálne 5000 XNUMX štítkov vrátane podznačiek. Ak prekročíte tento limit, môže sa stať, že budete s Gmailom pracovať pomalšie a môžu sa vyskytnúť chyby. Odstráňte nálepky, ktoré už nemôžete používať. Odstránením štítkov sa správy neodstránia.
Vytvorte nový štítok
Môžete si vytvoriť vlastné štítky, aby bola vaša doručená pošta usporiadaná, a dokonca presúvať správy z priečinka doručenej pošty do štítkov (fungujúcich ako priečinky). Ukážeme vám, ako vytvoriť štítok vnorený pod iný štítok, napríklad do podpriečinka v priečinku.
Ak chcete vytvoriť nový vlastný štítok, ktorý bude hlavným priečinkom, kliknite na položku Viac v zozname štítkov na ľavej strane domovskej obrazovky Gmailu.
Po rozšírení zoznamu kliknite na odkaz „Vytvoriť novú taxonómiu“.
Do textového poľa „Zadajte nový názov štítka“ v dialógovom okne Nový štítok zadajte názov štítka. Kliknutím na položku Vytvoriť dokončite vytváranie nového štítka.
Poznámka: Keďže toto je hlavná taxonómia, ktorá bude obsahovať podtriedu, túto taxonómiu nezlúčime.
Ak chcete vytvoriť podkategóriu v rámci hlavnej kategórie, ktorú ste práve vytvorili, znova kliknite na položku Vytvoriť novú taxonómiu.
V dialógovom okne Nový štítok zadajte názov podskupiny, ktorú chcete vytvoriť, do editačného poľa „Zadajte nový názov taxonómie“. Začiarknite políčko „Štítok Nest pod“, v rozbaľovacom zozname vyberte masthead, ktorý ste práve vytvorili, a kliknite na položku Vytvoriť.
Vnorenú taxonómiu môžete vytvoriť aj zadaním pôvodnej taxonómie, za ktorou nasleduje lomka (/) a potom názov vnorenej taxonómie - všetko do poľa na úpravu „… názov novej taxonómie“. Môžeme napríklad do textového poľa zadať „Osobné/Priatelia“ a nezaškrtávať políčko „Hodnotiť plagát pod“.
Poznámka: Pôvodný štítok už musí existovať, aby pod ním bolo možné vytvoriť vnorený štítok. Nemôžete vytvoriť obe menovky súčasne. V našom prípade musíme pred vytvorením vnoreného štítku „Priatelia“ najskôr vytvoriť štítok „Osobné“.
Vnorená adresa vyzerá ako v nasledujúcom príklade.
Nové hlavné hodnotenie s vnoreným štítkom sa okrem zoznamu hodnotení dostupných na tlačidle akcie Presunúť do pridá aj do zoznamu hodnotení dostupných na tlačidle akcie Hodnotenie.
Použiť kategórie na správy
Existujú dva spôsoby, ako použiť štítky na správy. Štítky môžete na správy použiť, pričom správy necháte vo svojej doručenej pošte. Správy môžete tiež presúvať na štítky a môžete ich presúvať do priečinkov. Ukážeme vám oba spôsoby.
Štítky môžete používať k správam, ktoré zostanú v doručenej pošte.
Táto metóda vám umožňuje ľahko použiť viac štítkov na jednu správu.
Ak chcete správe priradiť štítok a ponechať ju v doručenej pošte, vyberte ju začiarknutím políčka napravo od správy (alebo ju otvorte). Potom kliknite na tlačidlo akcie „Kategórie“ a v rozbaľovacom zozname vyberte jeden alebo viac štítkov.
Nezabudnite, že na správu môžete použiť viac ako jeden štítok. Ponuka Kategórie nezmizne, keď vyberiete hodnotenia, takže môžete vybrať viac hodnotení naraz.
Ak chcete vybrané správy použiť na správy, klepnite na Použiť v spodnej časti zoznamu.
Potom sa štítky zobrazia vľavo od riadka predmetu správy.
Ak máte dlhý zoznam hodnotení, môžete začať písať názov taxonómie po kliknutí na tlačidlo akcie „Kategórie“, aby ste našli hodnotenie v zozname.
Označte správu štítkom a presuňte ju z doručenej pošty
Ak chcete na správu použiť štítok a súčasne ju presunúť z priečinka doručenej pošty, presuňte správu na požadované označenie v zozname vľavo. Keď prejdete myšou po ponuke, rozbalí sa a zobrazí štítky, ktoré môžu byť momentálne skryté.
Túto metódu môžete použiť na označenie správy ako nevyžiadanej pošty a tiež na použitie tlačidla akcie Nahlásiť spam. Urážlivé správy jednoducho presuňte do kategórie „Spam“.
Presunutie správy na štítok koša odstráni správu. Je to rovnaké, ako keď vyberiete správu alebo ju otvoríte a kliknete na tlačidlo akcie „Odstrániť“.
otvorený štítok
Otvorenie štítka je ako otvorenie priečinka. V zozname sú uvedené všetky správy súvisiace s týmto hodnotením. Štítok otvoríte kliknutím na požadovaný štítok v zozname štítkov na ľavej strane domovskej obrazovky Gmailu. Ak požadovaný štítok nie je viditeľný, kliknutím na „Viac“ získate prístup k úplnému zoznamu.
Zobrazia sa všetky správy priradené k tejto kategórii. Poznačte si hľadaný výraz do poľa Hľadať. Gmail automaticky vyplní vyhľadávacie pole príslušným filtrom, aby sa zobrazili vybraté správy. O filtroch budeme diskutovať neskôr v tejto lekcii.
Upozorňujeme, že ak na správu použijete štítok bez toho, aby ste správu presunuli na tento štítok (a von z priečinka doručenej pošty) a potom štítok otvoríte, v správe sa zobrazí štítok „Doručená pošta“, čo znamená, že správa je stále v priečinku Doručená pošta.
Ak sa chcete vrátiť späť do doručenej pošty, kliknite na štítok „Doručená pošta“ v zozname vpravo.
Ak chcete správu vrátiť do doručenej pošty, jednoducho otvorte priečinok so štítkami, aby ste sa k správe dostali, a presuňte správu späť do doručenej pošty. Upozorňujeme, že k správe je stále priradený štítok.
Odstráňte štítok zo správy
Ak sa rozhodnete, že nechcete, aby bol ku správe priradený konkrétny štítok, môžete ho ľahko odstrániť.
Ak to chcete urobiť, vyberte správu pomocou začiarkavacieho políčka napravo od správy alebo ju otvorte. Kliknite na tlačidlo akcie Štítky, v rozbaľovacom zozname zrušte výber štítka, ktorý chcete zo správy odstrániť, a potom kliknite na Použiť.
Poznámka: Zo správy môžete odstrániť viac štítkov naraz. Pred kliknutím na položku Použiť jednoducho vyberte v rozbaľovacom zozname Kategórie všetky štítky, ktoré chcete odstrániť.
Zmeňte farbu nálepky
Štítkom môžete priradiť farby, aby ste ich mohli ľahko vybrať v doručenej pošte. Štandardne sú všetky štítky zafarbené na svetlo sivom pozadí a tmavošedom texte. Štítok „Osobné/Priatelia“ na obrázku nižšie používa predvolenú farbu. Ostatné označenia, „HTG School“ a „Admin“, majú iné farby.
Ak chcete zmeniť farbu na štítku, presuňte myš nad požadovaný štítok. Kliknutím na šípku nadol vpravo od štítka sa dostanete do rozbaľovacej ponuky.
Presuňte kurzor myši na možnosť „Farba štítka“ a kliknutím na ňu vyberte kombináciu textu a farieb.
Môžete tiež použiť možnosť „Odstrániť farbu“ na odstránenie farby z nálepky a návrat k predvolenému nastaveniu.
Ak nechcete, aby sa zobrazovala niektorá zo skupín, môžete vybrať vlastnú skupinu kliknutím na položku Pridať vlastnú farbu. V zobrazenom dialógovom okne „Pridať vlastnú farbu“ zvoľte „Farba pozadia“ a „Farba textu“.
Zobrazte ukážku vybratej skupiny, kde je uvedené „Ukážka farby štítka“.
Nastavte prístup jediným kliknutím k štandardným a vlastným menovkám v Gmaile
Prístup k štítkom môžete ľahko vytvoriť jediným kliknutím.
Ak to chcete urobiť, otvorte štítok, o ktorom sme hovorili vyššie v tejto lekcii, a potom presuňte ikonu Obľúbené stránky z panela s adresou na panel s nástrojmi záložiek. Teraz môžete kliknutím na túto záložku získať prístup k všetkým správam spojeným s týmto štítkom.
Skryť a zobrazovať štítky v Gmaile
Ak máte v Gmaile dlhý zoznam štítkov, možno budete chcieť vidieť niektoré z často používaných štítkov, pričom ostatné skryjete.
skryť štítok
Ak chcete skryť štítok v Gmaile, kliknite na štítok, ktorý chcete skryť, v zozname štítkov pod tlačidlom Vytvoriť a presuňte ho na odkaz Viac pod zoznamom viditeľných štítkov.
Poznámka: Keď presuniete štítok na odkaz „viac“, zmení sa na odkaz „menej“.
Hodnotenie bolo presunuté, aby bolo uvedené v kategórii Kategórie, ktorá sa zobrazí po kliknutí na položku Viac a rozbalí sa zoznam hodnotení. Ak je namiesto odkazu „Viac“ k dispozícii odkaz „Menej“, „kategórie“ je možné zobraziť jednoducho tak, že umiestnite kurzor myši na zoznam kategórií.
Zviditeľnite skrytý štítok
Ak chcete odkryť skrytý štítok, kliknutím na položku Viac (v prípade potreby) zobrazte sekciu Kategórie. Kliknite a presuňte požadovaný štítok z časti „Kategórie“ na štítok „Doručená pošta“.
Štítok sa vráti späť do hlavného zoznamu štítkov v abecednom poradí.
Skryť predvoľby systému Gmail, ako sú hviezdičky, odoslaná pošta, koncepty, spam alebo kôš
Predvolené štítky Gmailu môžu byť tiež skryté. Ak chcete skryť niektoré z týchto štítkov, kliknite na „Viac“ v zozname štítkov.
Kliknite na položku „Spravovať kategórie“ v časti „Kategórie“.
Zobrazí sa obrazovka s nastaveniami „Kategórie“.
V sekcii Systémové štítky nájdite systémový štítok, ktorý chcete skryť, a kliknite na odkaz Skryť v stĺpci Zobraziť na štítkoch.
Poznámka: Štítok nie je úplne skrytý, je presunutý pod odkaz „Viac“.
Prístup k nastaveniam štítkov na obrazovke Nastavenia
Na obrazovku nastavení hodnotení je tiež prístupné pomocou tlačidla Nastavenia. V tejto sérii sa budeme odvolávať na rôzne časti obrazovky Nastavenia. Postup pre prístup k nastaveniam je vždy rovnaký.
K filtrom sa dostanete na obrazovke Nastavenia kliknutím na tlačidlo Nastavenia (ozubené koliesko) v pravom hornom rohu hlavného okna Gmailu.
Potom v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Nastavenia“.
Na obrazovke Nastavenia máte prístup k nastaveniam štítkov, filtrov, doručenej pošty, motívov a ďalších panelov a funkcií Gmailu.
Automaticky skryť štítky bez neprečítanej pošty v Gmaile
Vďaka možnosti skryť štítky a automaticky nasmerovať správy na tieto štítky pomocou filtrov (pozri nasledujúcu časť) vás možno zaujíma, ako rýchlo zistiť, či máte v skrytých štítkoch neprečítané správy. Môžete sa rozhodnúť jednoducho zobrazovať skryté štítky, ak sú v nich nejaké neprečítané správy. Vďaka tomu vám neuniknú žiadne dôležité správy.
Ak chcete v Gmaile nastaviť skrytie štítkov, pokiaľ neobsahujú neprečítané správy, prejdite na obrazovku nastavení štítkov jednou z vyššie uvedených metód.
Pri každom systéme a vlastnom štítku, ktoré chcete skryť, ak neobsahuje neprečítanú poštu, kliknite na odkaz Zobraziť v prípade, že je neprečítaný.
V zozname Systémové štítky môžete skryť štítky Koncept a Spam iba vtedy, ak neobsahujú žiadne neprečítané správy. Táto funkcia sa nevzťahuje na kategórie a kruhy.
Toto nastavenie môžete rýchlo použiť na všetky vlastné štítky tak, že kliknete na šípku nadol vedľa položky „Zobraziť v zozname hodnotení“ v hornej časti sekcie „hodnotenia“ a v rozbaľovacej ponuke vyberiete možnosť „Zobraziť všetko, ak nie je prečítané“.
nasledujúci …
Tým sa dostávame na koniec lekcie 3. Mali by ste dostatočne rozumieť tomu, ako udržať svoju doručenú poštu usporiadanú pomocou rôznych kariet, štýlov a nastavení. Najlepšie zo všetkého je, že ste na ceste k zvládnutiu svojho e -mailu pomocou štítkov!
V ďalšej lekcii rozšírime našu diskusiu o štítkoch tak, aby zahŕňala filtre - napríklad ako používať filtre na automatické používanie štítkov, ako aj to, ako prevziať existujúce filtre a exportovať ich do iného účtu Gmail.
Aby sme to ukončili, predstavujeme hviezdicový systém, ktorý vám pomôže sledovať dôležité e -maily.
