В этом уроке мы сосредоточимся на вложениях и на том, как вы можете создавать свои собственные электронные письма с настраиваемой подписью.
Мы завершаем работу информацией о том, как лучше всего защитить данные вашей учетной записи, а также создавать резервные копии ваших данных локально, чтобы они всегда были у вас, даже если вы удалите свою учетную запись.
المرفقات
В Gmail легко добавить вложение к электронному письму. Лучше всего то, что с Gmail вы можете избежать смущения, отправив повторное электронное письмо, если вы забудете прикрепить файл.
Примечание. Сообщения Gmail могут иметь размер до 25 мегабайт (МБ). Если вам нужно отправить в сообщении вложения, размер которых превышает 25 МБ, вы можете вместо этого вставить файлы с Google Диска. Ограничений на количество вложений в сообщении нет, если вы не превышаете лимит в 25 МБ.
Один из способов - нажать «Прикрепить файлы» внизу окна «Создать».
В диалоговом окне «Открыть» выберите файлы, которые нужно вложить в сообщение. Вы можете прикрепить несколько файлов одновременно, выбрав несколько файлов так же, как в Проводнике Windows. Щелкните Открыть, чтобы прикрепить выбранные файлы.
Ход прикрепления файлов отображается внизу сообщения.
А что, если вы забыли прикрепить файлы? Gmail не даст вам забыть. Gmail распознает, когда вы вводите определенные фразы в текст сообщения, и перед отправкой сообщения появляется напоминание.
Нажмите Отмена и прикрепите файлы перед отправкой сообщения.
Любое из следующих утверждений приведет к отображению напоминания о вложении.
- Смотрите прикрепленный файл
- Смотрите вложение
- Смотрите вложение
- К этому письму прикреплен
- Я приложил
- Я приложил
- Я гарантировал
- Я гарантировал
- Прикрепленный файл
Используйте перетаскивание, чтобы прикрепить файлы
Вы также можете перетащить файлы в создаваемое сообщение, чтобы прикрепить его. Просто перетащите файл из окна проводника в создаваемое сообщение.
Настройте подпись электронной почты в Gmail Mobile
Подпись электронной почты автоматически позволяет вам включать несколько строк контактной информации (или любой другой информации) в конце каждого исходящего электронного письма, что позволяет легко рекламировать свой бизнес или себя.
Gmail позволяет вам установить подпись для включения в сообщения, которые вы создаете.
Чтобы настроить подпись, которая будет автоматически добавляться к любым электронным письмам, которые вы создаете в Gmail, нажмите кнопку настроек и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. Оставайтесь на вкладке «Общие», прокрутите вниз до раздела «Подпись» и выберите вариант под «Без подписи», чтобы включить эту функцию.
Введите текст, который хотите использовать в качестве подписи. Если у вас есть логотип, вы можете вставить его как изображение с текстом или отдельно. Вы также можете добавить гиперссылки к тексту своей подписи, выделив текст ссылки и нажав кнопку «Ссылка» на панели инструментов.
Примечание. Если вы хотите добавить изображение к своей подписи, вам необходимо использовать изображение, которое общедоступно в Интернете. Например, чтобы использовать логотип вашей компании, вы можете найти его на веб-сайте своей компании и скопировать оттуда URL-адрес. Вам нужен веб-URL, чтобы включить изображение в вашу подпись. Если изображение, которое вы хотите использовать, еще не доступно в Интернете, вы можете использовать такие сайты, как Blogger и сайты Google Создать простой сайт и загрузить на него свое изображение. Или вы можете использовать услугу хостинга изображений.
В разделе «Ссылка на» укажите, указывает ли ссылка на «веб-адрес» или «адрес электронной почты». Введите URL-адрес или адрес электронной почты в поле «К какому URL-адресу следует перейти по этой ссылке?» Коробка. Если вы хотите проверить ссылку, чтобы убедиться, что она работает, нажмите «Проверить эту ссылку». Когда вы будете удовлетворены, нажмите ОК.
Ссылка добавлена. Когда курсор находится на любом связанном тексте, отображаются дополнительные параметры. Вы можете «Перейти по ссылке», «Изменить» ссылку или «Удалить» ссылку. Чтобы скрыть эти параметры, щелкните «X» в правой части поля или щелкните любой другой несвязанный текст в подписи.
Gmail автоматически вставляет два дефиса (-) над вашей подписью, отделяя их от тела сообщения электронной почты, как показано ниже.
Вы можете оставить тире. Для этого установите флажок «Вставить эту подпись перед цитируемым текстом в ответах и удалить строку» - «Перед ним». Обратите внимание, что этот параметр также вставляет вашу подпись перед цитируемым текстом в ответах.
Щелкните Сохранить изменения.
Вы можете отредактировать или удалить подпись вручную, как только она будет вставлена в новое сообщение.
Настройте подпись электронной почты в Gmail Mobile
Мобильное приложение Gmail позволяет вам настроить подпись для использования в приложении отдельно от подписи, которую вы установили в Gmail в браузере.
Мы покажем вам, как настроить подпись на вашем телефоне Android. Чтобы добавить подпись в приложении Gmail на телефоне Android, нажмите кнопку меню на телефоне и выберите «Настройки» во всплывающем окне.
На экране настроек коснитесь адреса электронной почты учетной записи, для которой вы хотите настроить подпись.
Коснитесь опции «Подписать» на экране «Настройки».
Введите свою подпись в появившемся диалоговом окне «Подпись» и нажмите «ОК».
Примечание. Вы можете нажать Enter в подписи, чтобы разместить текст подписи на нескольких строках, однако вы не можете добавлять гиперссылки к тексту подписи в приложении Gmail.
Подпись отображается под параметром «Подпись» на экране «Настройки».
Дважды нажмите кнопку «Назад» на телефоне, чтобы вернуться в папку «Входящие». Нажмите кнопку "Создать".
Выбранная подпись автоматически добавляется к новому сообщению электронной почты.
Настроить несколько подписей
В Gmail можно добавить только одну подпись. Однако в браузере есть способ обойти это ограничение. Если вам нужно несколько подписей в Gmail, вы можете создать дополнительные подписи с помощью функции шаблонов ответов в Gmail Labs.
Мы рассмотрим эту функцию в Уроке 10, когда поговорим о расширенных функциях Gmail Labs.
Держите свою учетную запись и данные в безопасности
Мы хотим немного сменить тему до конца этого урока, чтобы сосредоточиться на безопасности учетной записи и резервном копировании ваших данных. Поскольку вы будете хранить большую часть своей жизни (контакты, календари, задачи и т. Д.) В своей учетной записи Gmail, важно, чтобы вы знали, как сохранить ее в безопасности и, при необходимости, как сделать резервную копию ваших данных в случае, если Например, вы решаете в любое время удалить свою учетную запись.
Защитите свои данные с помощью настроек учетной записи Google
Вы можете изменить свой пароль, параметры восстановления учетной записи и уведомления в разделе «Безопасность» раздела «Учетные записи».
Чтобы перейти на экран «Учетные записи», нажмите кнопку с изображением шестеренки «Настройки» и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. Щелкните «Учетные записи» в верхней части экрана «Настройки».
В разделе «Изменить настройки учетной записи» вы можете изменить свой пароль, изменить параметры восстановления пароля и получить доступ к другим настройкам учетной записи Google.
Измените свой пароль Gmail
Рекомендуется время от времени менять пароли, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к вашим учетным записям в Интернете, включая Gmail. Если вы подозреваете, что кто-то получил доступ к вашей учетной записи Gmail, вам следует немедленно сменить пароль.
Чтобы изменить пароль, войдите в главный экран учетных записей, как показано выше. В разделе «Изменить настройки учетной записи» нажмите ссылку «Изменить пароль».
На экране «Изменить пароль» введите текущий пароль, затем снова введите новый пароль в поле «Подтверждение нового пароля» и нажмите «Изменить пароль», чтобы принять изменение.
Восстановите или сбросьте пароль Gmail, если вы его забыли
Если вы забыли пароль Gmail, его можно восстановить или сбросить несколькими способами.
Получите доступ к разделу «Учетные записи» на экране «Настройки», как обсуждалось ранее. Щелкните ссылку «Изменить параметры восстановления пароля» в разделе «Изменить параметры учетной записи».
Используйте экран «Параметры восстановления учетной записи», чтобы еще больше защитить свою учетную запись Google и предоставить способы доступа к учетной записи, если вы забыли свой пароль.
Вы можете указать номер «мобильного телефона», чтобы защитить свою учетную запись, «резервный адрес электронной почты», по которому Google будет связываться с вами по поводу изменений в вашей учетной записи, и «альтернативный адрес электронной почты», который предоставляет другой резервный адрес электронной почты, а также метод Другой, чтобы войти в свою учетную запись Google.
Вы также можете задать контрольный вопрос для своей учетной записи, чтобы доказать, что это действительно ваша учетная запись, когда вы свяжетесь с Google по этому поводу.
Внесите любые изменения в параметры восстановления учетной записи и нажмите «Сохранить», когда закончите.
Получите дополнительный уровень безопасности с двухэтапной аутентификацией
Раздел «Безопасность» на экране «Учетные записи» также позволяет вам применить двухэтапную аутентификацию к вашей учетной записи, чтобы обеспечить дополнительный уровень безопасности при использовании вашего мобильного телефона.
Короче говоря, когда вы решите добавить двухэтапную аутентификацию в свою учетную запись Google, при вводе пароля Google отправит цифровой код на ваш мобильный телефон. Затем вы подтверждаете свою личность, вводя код на следующем экране, то есть на втором этапе.
Смотрите нашу статью о Защитите свой аккаунт Google с помощью двухэтапной аутентификации Для получения подробной информации о настройке этой функции.
Защитите свою конфиденциальность с помощью внешних параметров фото
Однако по умолчанию Gmail всегда спрашивает вас перед отображением изображений в электронных письмах. Некоторые отправители могут пытаться использовать изображения для доставки вирусов или вредоносных программ на ваш компьютер или мобильное устройство, что ставит под угрозу их безопасность.
В декабре 2013 года Google изменил способ обработки изображений в электронной почте Gmail. В вашем браузере Gmail теперь будет автоматически отображать изображения в ваших сообщениях. Это изменение будет внедрено в Gmail для Android и iOS «в начале 2014 года».
Однако ваши сообщения Gmail останутся в безопасности. Обычно изображения обслуживаются напрямую с исходных внешних хост-серверов. Однако теперь Gmail будет обслуживать все фотографии через защищенные прокси-серверы Google. Это защищает вас следующими способами:
- Отправители не могут использовать загрузку изображений для получения такой информации, как ваш IP-адрес или местонахождение.
- Отправители не могут устанавливать или читать файлы cookie в вашем браузере.
- Gmail проверяет ваши фотографии на наличие известных вирусов или вредоносных программ.
Gmail будет продолжать проверять каждое сообщение на наличие подозрительного содержимого, и если Gmail сочтет отправителя или сообщение подозрительным или потенциально опасным, изображения не будут отображаться, и вас спросят, хотите ли вы их просмотреть.
Таким образом, Google по-прежнему будет нести ответственность за безопасность фотографий, полученных через Gmail. Согласно Google, «ваша электронная почта будет безопаснее, быстрее и красивее, чем когда-либо».
Выберите, если вы хотите, чтобы фотографии отображались автоматически в настройках.
Если вы не хотите, чтобы изображения отображались автоматически, вы все равно можете выбрать отображение изображений для каждого сообщения.
Смотрите нашу статью о Как отключить автоматическую загрузку изображений в Gmail для повышения конфиденциальности и ускорения загрузки Узнайте больше об этой функции и о том, как изменить настройки, чтобы вы могли выбрать отображение изображений для каждого сообщения индивидуально.
Сделайте резервную копию ваших данных
Вас всегда учили, что резервное копирование данных, таких как документы, заметки и т. Д., - хорошая идея, и то же самое верно для электронной почты, данных календаря и контактов.
Теперь у вас есть возможность в Gmail экспортировать копии ваших данных из различных продуктов Google, таких как Календарь и Контакты, и вскоре вы сможете экспортировать копии своих сообщений Gmail.
Каждый сервис Google заархивирован в другом формате. Для получения информации о каждом из форматов, доступных для различных служб, см. صفحة направления Google .
Чтобы заархивировать данные Google, нажмите кнопку с шестеренкой «Настройки» и выберите «Настройки» из раскрывающегося меню, а затем нажмите вкладку «Учетные записи» на экране «Настройки».
В разделе «Изменить настройки учетной записи» на экране «Учетные записи» щелкните ссылку «Настройки учетной записи Google».
На экране «Учетные записи» нажмите «Загрузить данные» в разделе «Учетная запись».
На экране «Загрузить копию данных» нажмите «Создать архив».
На следующем экране вы можете выбрать продукты Google, для которых вы хотите загрузить свои данные. Следуйте инструкциям на экранах, чтобы создать свой архив.
Вы также можете щелкнуть ссылку «Мои архивы» в правом верхнем углу, чтобы получить доступ к своим архивам и загрузить их на свой компьютер.
Сделайте резервную копию своей учетной записи Gmail другими способами
Ты тоже можешь Используйте инструмент с открытым исходным кодом под названием GMVault, чтобы загрузить резервную копию своей учетной записи Gmail. . Это инструмент командной строки, который можно использовать в операционных системах Windows, Linux и Mac OS X.
Если вам неудобно использовать инструмент командной строки, вы можете Используйте бесплатный почтовый клиент Thunderbird для загрузки и резервного копирования вашей электронной почты из учетной записи Gmail. .
Если вы используете Ubuntu, мы описали, как Используйте программу под названием Getmail для резервного копирования вашей учетной записи Gmail. .
Вы даже можете создавать резервные копии своих сообщений Gmail, автоматически перенаправляя их на другой адрес электронной почты. описывать Справка Google Как это сделать. Обратите внимание, что этот метод создает резервную копию только полученного вами электронного письма, но не отправленного.
следующий …
Добавление вложений в сообщения Gmail - это замечательно, и, что лучше всего, если вы забывчивый тип, система напомнит вам об этом. Это хорошая новость, особенно если вы добавили аккуратную профессионально выглядящую подпись и не хотите опозорить себя, забыв включить файл.
Самое главное, теперь у вас есть лучшее понимание доступных вам вариантов безопасности и того, как лучше всего защитить свою учетную запись, сохранив при этом свои ценные данные.
На следующем уроке будут обсуждаться приглашения на праздники и респонденты, чтобы вы никогда не пропустили важное событие и могли быстро сказать людям, когда вы находитесь вне офиса и когда вернетесь.
