В сегодняшнем уроке мы поможем вам понять, как лучше классифицировать свой почтовый ящик и организовывать сообщения с помощью ярлыков и некоторых предопределенных, но настраиваемых вкладок.
Сначала мы поговорим об интерфейсе автоматических вкладок Gmail, приоритетном почтовом ящике и всех содержащихся в нем настройках.
Автоматически классифицируйте входящую почту с помощью настраиваемых вкладок
Gmail теперь предлагает вкладки и автоматические категории для вашего почтового ящика. Эта функция делит ваш почтовый ящик на основной, соцсети, акции, обновления и форумы. Если вы участвуете во многих онлайн-сервисах, эта функция может быть полезна.
По сути, сообщения, полученные для определенных типов сайтов или определенного контента, могут собираться в разных частях вашего почтового ящика. Это может привести к тому, что почтовый ящик будет меньше загроможден.
Выберите, какие вкладки будут отображаться в вашем почтовом ящике
Эти вкладки можно настраивать, что позволяет вам выбирать вкладки, которые будут доступны в вашем почтовом ящике. Чтобы изменить видимые вкладки, щелкните значок плюса слева от вкладок.
Появится диалоговое окно «Выберите вкладки для включения». Установите флажки для вкладок, которые должны быть доступны в папке «Входящие».
Примечание. Если вы скроете вкладку, сообщения из этой категории будут отображаться на вкладке «Основные». Кроме того, текст на вкладках нельзя изменить, и вы не можете добавлять настраиваемые вкладки. Вместо этого используйте настраиваемые ярлыки (обсуждаемые в следующем разделе) для дальнейшей категоризации ваших сообщений.
Вы также можете выбрать, какие вкладки будут отображаться в папке «Входящие» на вкладке «Входящие» экрана «Настройки» в разделе «Категории».
Организуйте свои сообщения со стилями и настройками почтового ящика
Стили папки «Входящие» позволяют организовать папку «Входящие» Gmail так, как вам удобно. Вы можете организовать свой почтовый ящик с помощью настраиваемых вкладок, как мы упоминали ранее в этом уроке, или по таким разделам, как «Непрочитанные», «Помеченные» и «Важные».
Измените тип своего почтового ящика
Чтобы изменить стиль папки «Входящие», откройте экран «Настройки» и коснитесь вкладки «Входящие».
В разделе «Тип почтового ящика» выберите из раскрывающегося списка тип почтового ящика, который вы хотите использовать.
Каждый тип почтового ящика имеет свои настройки. После выбора типа папки «Входящие» настройки для этого типа отображаются в разделе «Выбор типа папки для входящих». Внесите изменения в настройки и нажмите «Сохранить изменения».
Вы также можете быстро изменить некоторые настройки стиля папки «Входящие» прямо в папке «Входящие», щелкнув стрелку вниз справа от заголовка каждого раздела.
Справка Gmail Описание типов входящей почты . Не стесняйтесь экспериментировать с разными стилями почтового ящика, чтобы увидеть, что вам подходит. Вы всегда можете вернуться к настройкам по умолчанию, если передумаете.
Вы также можете быстро изменить стиль своего почтового ящика, наведя указатель мыши на ярлык «Входящие» и щелкнув появившуюся стрелку вниз. Выберите желаемый стиль входящей почты из раскрывающегося списка «Тип входящей почты». Обратите внимание, что при наведении курсора мыши на каждый узор предоставляется краткое описание каждого типа.
Организуйте и классифицируйте свои сообщения с помощью ярлыков
Мы кратко познакомили вас со стикерами в Уроке 1 этой серии. Категории позволяют систематизировать сообщения электронной почты по категориям. Это похоже на папки, в отличие от папок, вы можете применить более одного ярлыка к одному сообщению.
ملاحظة: Gmail поддерживает до 5000 ярлыков, включая вложенные ярлыки. Если вы превысите этот предел, вы можете обнаружить, что работа с Gmail работает медленнее, и вы можете столкнуться с ошибками. Удалите наклейки, которые больше не можете использовать. Удаление ярлыков не приводит к удалению сообщений.
Создать новую этикетку
Вы можете создавать свои собственные ярлыки, чтобы упорядочить свой почтовый ящик, и даже перемещать сообщения из почтового ящика в ярлыки (действующие как папки). Мы покажем вам, как создать ярлык, вложенный под другой ярлык, например подпапку в папке.
Чтобы создать новую специальную метку, которая будет основной папкой, нажмите «Еще» в списке меток в левой части главного экрана Gmail.
Когда список развернется, щелкните ссылку «Создать новую таксономию».
Введите имя метки в поле редактирования «Введите новое имя метки» в диалоговом окне «Новая метка». Нажмите «Создать», чтобы завершить создание новой метки.
Примечание. Поскольку это основная таксономия, которая будет содержать подклассификацию, мы не будем объединять эту таксономию.
Чтобы создать подкатегорию под только что созданной основной категорией, снова нажмите «Создать новую таксономию».
В диалоговом окне «Новая метка» введите имя подкатегории, которую вы хотите создать, в поле редактирования «Введите новое имя таксономии». Установите флажок «Вложить метку под», выберите только что созданный заголовок из раскрывающегося списка и нажмите «Создать».
Вы также можете создать вложенную таксономию, введя исходную таксономию, затем косую черту (/), а затем введя имя вложенной таксономии - и все это в поле редактирования «… имя новой таксономии». Например, мы можем ввести «Личные / Друзья» в поле редактирования и не устанавливать флажок «Оценить плакат ниже».
Примечание. Исходная метка должна уже существовать, чтобы создать вложенную метку под ней. Вы не можете создать обе метки одновременно. В нашем примере мы должны сначала создать ярлык «Личный», прежде чем создавать вложенный ярлык «Друзья».
Вложенный адрес выглядит как в следующем примере.
Новая основная оценка с вложенной меткой также добавляется в список оценок, доступных для кнопки действия «Рейтинги», в дополнение к списку оценок, доступному для кнопки действия «Переместить в».
Применить категории к сообщениям
Есть два способа применить ярлыки к сообщениям. Вы можете применять ярлыки к сообщениям, оставляя сообщения в папке «Входящие». Вы также можете перемещать сообщения в ярлыки и перемещать их в папки. Мы покажем вам оба пути.
Добавляйте ярлыки к сообщениям, пока они остаются в папке «Входящие».
Этот метод позволяет легко применить несколько ярлыков к одному сообщению.
Чтобы применить метку к сообщению, оставив сообщение в папке «Входящие», установите флажок справа от сообщения, чтобы выбрать его (или откройте сообщение). Затем нажмите кнопку действия «Категории» и выберите одну или несколько меток из раскрывающегося списка.
Помните, что к сообщению можно применить несколько ярлыков. Меню категорий не исчезает после того, как вы выбрали рейтинги, поэтому вы можете выбрать сразу несколько оценок.
Чтобы применить выбранные ярлыки к сообщениям, нажмите «Применить» внизу списка.
После этого метки отображаются слева от строки темы сообщения.
Если у вас длинный список оценок, вы можете начать вводить название таксономии после нажатия кнопки действия «Категории», чтобы найти рейтинг в списке.
Пометьте сообщение и переместите его из папки "Входящие"
Чтобы применить метку к сообщению и одновременно переместить сообщение из папки «Входящие», перетащите сообщение на нужную метку в списке слева. Когда вы наводите указатель мыши на список, он будет расширяться, отображая метки, которые в настоящее время могут быть скрыты.
Обратите внимание, что вы можете использовать этот метод, чтобы пометить сообщение как спам, а также использовать кнопку действия «Сообщить о спаме». Просто перетащите оскорбительные сообщения в категорию «Спам».
Если вы переместите сообщение в корзину, оно будет удалено. Это то же самое, что выбрать сообщение или открыть его и нажать кнопку действия «Удалить».
Открой надпись
Открытие ярлыка похоже на открытие папки. Перечислены все сообщения, связанные с этим рейтингом. Чтобы открыть ярлык, щелкните нужный ярлык в списке ярлыков в левой части главного экрана Gmail. Если желаемый ярлык не виден, нажмите «Еще», чтобы получить доступ к полному списку.
Отображаются все сообщения, связанные с этой категорией. Обратите внимание на поисковый запрос в поле поиска. Gmail автоматически заполняет поле поиска соответствующим фильтром для отображения выбранных сообщений. Мы обсудим фильтры позже в этом уроке.
Обратите внимание, что если вы примените метку к сообщению, не переместив сообщение на эту метку (и из папки «Входящие»), а затем откроете метку, метка «Входящие» будет отображаться в сообщении, указывая, что сообщение все еще находится в папке «Входящие». почтовый ящик.
Чтобы вернуться в свой почтовый ящик, нажмите на ярлык «Входящие» в списке справа.
Если вы хотите вернуть сообщение в папку «Входящие», просто откройте папку с ярлыком, чтобы получить доступ к сообщению, и перетащите сообщение обратно в папку «Входящие». Обратите внимание, что к сообщению по-прежнему применена метка.
Удалить ярлык с сообщения
Если вы решите, что не хотите, чтобы конкретный ярлык был связан с сообщением, вы можете легко удалить его.
Для этого выберите сообщение, установив флажок справа от сообщения, или откройте сообщение. Нажмите кнопку действия «Ярлыки», снимите выделение с метки в раскрывающемся списке, которую вы хотите удалить из сообщения, а затем нажмите «Применить».
Примечание. Вы можете удалить сразу несколько ярлыков из сообщения. Просто выберите все ярлыки, которые вы хотите удалить, в раскрывающемся списке «Категории», прежде чем нажимать «Применить».
Измените цвет наклейки
Вы можете назначить цвет своим ярлыкам, чтобы вы могли легко выбирать их в папке «Входящие». По умолчанию все метки окрашены в светло-серый фон и темно-серый текст. Ярлык «Личный / Друзья» на изображении ниже использует цвет по умолчанию. К другим обозначениям, «HTG School» и «Admin» применены другие цвета.
Чтобы изменить цвет этикетки, наведите указатель мыши на желаемую этикетку. Щелкните стрелку вниз справа от метки, чтобы открыть раскрывающееся меню.
Наведите указатель мыши на опцию «Цвет ярлыка» и выберите комбинацию текста и цвета, щелкнув по ней.
Вы также можете использовать параметр «Удалить цвет», чтобы удалить цвет с наклейки и вернуться к настройке по умолчанию.
Если вы не хотите показывать какие-либо группы, вы можете выбрать настраиваемую группу, щелкнув «Добавить настраиваемый цвет». Выберите «Цвет фона» и «Цвет текста» в открывшемся диалоговом окне «Добавить пользовательский цвет».
Просмотрите выбранную группу, где написано «Предварительный просмотр цвета метки».
Настроить доступ в один клик к стандартным и персонализированным ярлыкам Gmail
Вы можете легко создать доступ к этикеткам одним щелчком мыши.
Для этого откройте ярлык, как мы обсуждали ранее в этом уроке, а затем перетащите значок «Избранное» из адресной строки на панель закладок. Теперь вы можете щелкнуть эту закладку, чтобы получить доступ ко всем своим сообщениям, связанным с этим ярлыком.
Скрыть и показать ярлыки в Gmail
Если у вас есть длинный список ярлыков в Gmail, вы можете увидеть некоторые из ярлыков, которые вы часто используете, а остальные скрыть.
скрыть ярлык
Чтобы скрыть ярлык в Gmail, щелкните ярлык, который вы хотите скрыть, в списке ярлыков под кнопкой «Создать» и перетащите его на ссылку «Дополнительно» под списком видимых ярлыков.
Примечание. Ссылка «больше» становится ссылкой «меньше» при перемещении к ней метки.
Рейтинг перемещен так, что он отображается в разделе «Категории», который отображается, когда вы нажимаете «Еще», чтобы развернуть список оценок. Если вместо ссылки «Больше» доступна ссылка «Меньше», «Категории» можно отобразить, просто наведя указатель мыши на список категорий.
Сделать скрытую метку видимой
Чтобы отобразить скрытую метку, нажмите «Еще» (при необходимости), чтобы отобразить раздел «Категории». Щелкните и перетащите желаемый ярлык из раздела «Категории» на ярлык «Входящие».
Метка возвращается обратно в основной список меток в алфавитном порядке.
Скрыть предустановленные системные ярлыки Gmail, такие как помеченные, отправленная почта, черновики, спам или корзина
Предустановленные ярлыки Gmail также можно скрыть. Чтобы скрыть любую из этих меток, нажмите «Еще» под списком меток.
Нажмите «Управление категориями» в разделе «Категории».
Отобразится экран настроек «Категории».
В разделе «Системные метки» найдите системную метку, которую вы хотите скрыть, и щелкните ссылку «Скрыть» в столбце списка «Показать в метках».
Примечание. Метка скрыта не полностью, она перемещается по ссылке «Еще».
Доступ к настройкам этикеток на экране настроек
Доступ к экрану настроек рейтингов также можно получить с помощью кнопки «Настройки». В этой серии статей мы будем обращаться к различным частям экрана настроек. Процедура доступа к настройкам всегда одинакова.
Чтобы получить доступ к фильтрам на экране настроек, нажмите кнопку «Настройки» (шестеренка) в правом верхнем углу главного окна Gmail.
Затем в раскрывающемся меню выберите «Настройки».
Находясь на экране настроек, вы можете получить доступ к настройкам ярлыков, фильтров, папки «Входящие», тем и других панелей и функций Gmail.
Автоматически скрывать ярлыки без непрочитанной почты в Gmail
Имея возможность скрывать метки и автоматически перенаправлять сообщения на эти метки с помощью фильтров (см. Следующий раздел), вам может быть интересно, как быстро определить, есть ли у вас непрочитанные сообщения в скрытых метках. Вы можете легко отображать скрытые ярлыки, если в них есть непрочитанные сообщения. Таким образом, вы не пропустите ни одного важного сообщения.
Чтобы настроить Gmail для скрытия ярлыков, если они не содержат непрочитанных сообщений, откройте экран настроек ярлыков одним из способов, упомянутых ранее.
Для каждой системной и настраиваемой метки, которую вы хотите скрыть, если она не содержит непрочитанной почты, щелкните ссылку Показать, если непрочитанная.
Обратите внимание, что в списке «Системные метки» вы можете скрыть метки «Черновик» и «Спам», только если они не содержат непрочитанных сообщений. Эта функция не применяется к категориям и кругам.
Вы можете быстро применить этот параметр ко всем настраиваемым ярлыкам, щелкнув стрелку вниз рядом с «Показать в списке оценок» в верхней части раздела «рейтинги» и выбрав «Показать все, если не прочитано» в раскрывающемся меню.
следующий …
На этом мы подошли к концу Урока 3. У вас должно быть достаточно четкое представление о том, как организовать свой почтовый ящик с помощью различных вкладок, стилей и настроек. Лучше всего то, что вы на пути к овладению электронной почтой с помощью этикеток!
В следующем уроке мы расширим наше обсуждение ярлыков, включив в него фильтры - например, как использовать фильтры для автоматического применения ярлыков, а также как взять существующие фильтры и экспортировать их в другую учетную запись Gmail.
Затем, чтобы завершить работу, мы вводим звездную систему, которая помогает вам отслеживать важные электронные письма.
