Discuția noastră de astăzi se referă la evaluările din Gmail pentru a include filtre și apoi la urmărirea e-mailurilor importante cu stele.
Etichetele sunt grozave, dar pot fi utilizate mai eficient prin integrarea filtrelor, astfel încât mesajele care sosesc și care îndeplinesc anumite criterii sunt aplicate automat cu o etichetă sau etichete. Acest lucru ajută foarte mult la organizare și poate reduce semnificativ aglomerația din căsuța de e-mail.
Creați un filtru nou folosind caseta de căutare
Pentru a crea un filtru nou, vom selecta opțiunile de căutare în caseta Căutare și vom crea un filtru din căutare. Pentru aceasta, faceți clic pe săgeata în jos din caseta Căutare.
Introduceți criteriile de căutare în caseta de opțiuni de căutare. Puteți alege să căutați mesaje de la o anumită persoană sau un întreg domeniu (@ example.com), cu câteva cuvinte în subiect, precum și alți termeni.
Pentru a crea un filtru bazat pe această căutare, faceți clic pe linkul „Creați un filtru cu această căutare”.
Sunt afișate opțiunile de filtrare. Bifați casetele de selectare care indică ce doriți să faceți cu mesajele care corespund criteriilor de căutare.
De exemplu, am ales să marcăm întotdeauna mesajele de la adresa de e-mail specificată cu eticheta „HTG School” și să le marcăm întotdeauna ca „importante”. De asemenea, am decis să aplicăm filtrul tuturor e-mailurilor existente de la acea persoană.
Notă: dacă doriți ca etichetele să funcționeze ca dosarele, puteți selecta „Omiteți căsuța de e-mail (arhivați-o)” pentru a muta automat e-mailurile în etichete pe măsură ce acestea sosesc. Acest lucru menține e-mailurile mai organizate, deși este posibil să riscați să pierdeți un mesaj important, deoarece acesta nu va apărea automat în căsuța de e-mail.
După ce ați selectat criteriile de filtrare, faceți clic pe Creați filtru.
Notă: Când alegeți redirecționați un mesaj ca acțiune în filtru, vor fi afectate numai mesajele noi. Toate mesajele existente cărora li se aplică filtrul nu vor fi redirecționate.
Apare un mesaj care arată că filtrul dvs. a fost creat. Rețineți în această captură de ecran că toate mesajele de la această persoană sunt etichetate „Școală HTG”.
Mesajele sunt, de asemenea, marcate automat ca importante (pictogramele steagurilor din stânga expeditorilor sunt completate în galben).
Creați un filtru nou utilizând ecranul Setări
De asemenea, puteți crea un filtru în Setări.
Introduceți ecranul „Setări” așa cum se arată mai sus și faceți clic pe linkul „Filtre” din partea de sus.
Faceți clic pe linkul „Creați un filtru nou”.
Definiți criteriile de căutare și filtrare în același mod ca și în metoda anterioară și faceți clic pe „Creați filtru” în dialogul cu opțiuni de filtrare.
În loc să ajungeți în căsuța de e-mail, veți reveni la ecranul Filtre și noul filtru este listat. Puteți să îl editați, să îl ștergeți sau să îl selectați pentru export (filtrele de export se vor face mai târziu în această lecție).
Faceți clic pe eticheta „Mesaje primite” pentru a reveni la Mesaje primite.
Utilizați un mesaj specific pentru a crea un filtru nou
De asemenea, puteți crea un filtru pe baza unui mesaj existent. Pentru aceasta, selectați un mesaj în lista de mesaje sau într-o etichetă.
Faceți clic pe butonul de acțiune „Mai multe” și selectați „Filtrați astfel de mesaje” din meniul derulant.
Rețineți că câmpul De la din dialogul Filtru este completat automat. Introduceți orice alte criterii de filtrare dorite și faceți clic pe „Creați filtru cu această căutare”.
Definiți criteriile de filtrare selectând opțiunile de filtrare în următoarea casetă de dialog, așa cum a fost descris anterior.
Notă: puteți utiliza această metodă pentru a configura filtre pentru a șterge automat e-mailurile nedorite atunci când acestea sunt primite.
Aplicați același filtru mai multor expeditori
Puteți utiliza un singur filtru pentru a gestiona mesajele de la mai multe adrese de e-mail diferite. De exemplu, putem specifica o evaluare pentru mesajele de la mai multe persoane utilizând eticheta „HTG School”. Pentru aceasta, deschideți dialogul Opțiuni de căutare folosind săgeata în jos din caseta Căutare.
Adăugați fiecare adresă de e-mail în câmpul De, separat de cuvântul „sau” și faceți clic pe Creați filtru cu această căutare.
Pentru a aplica aceeași etichetă mesajelor din oricare dintre aceste adrese de e-mail, bifați caseta de selectare Aplicare etichetă și selectați eticheta dorită din meniul pop-up. Aplicați orice alte acțiuni pentru acest filtru și faceți clic pe Creați filtru.
Notă: nu uitați să bifați caseta de selectare „Aplicați și filtrul conversațiilor potrivite” dacă doriți să aplicați acest filtru mesajelor pe care le-ați primit deja de la aceste două adrese de e-mail.
Exportați și importați filtre
Acum că ați aflat cum să configurați filtrele, probabil că ați creat câteva filtre foarte utile pe care ați putea dori să le utilizați în celelalte conturi Gmail. Puteți exporta filtre dintr-un cont și le puteți importa în altul.
filtru de export
Pentru a exporta un filtru, accesați mai întâi ecranul Filtre de pe ecranul Setări (folosind butonul roată Setări). Apoi selectați filtrul pe care doriți să-l exportați în listă și faceți clic pe „Export”.
Notă: Puteți selecta mai multe filtre pentru a le exporta simultan.
În dialogul Salvare ca, navigați până unde doriți să salvați filtrul. Filtrul este salvat ca fișier XML cu un nume implicit pe care îl puteți modifica dacă doriți, asigurați-vă că lăsați extensia în format XML și faceți clic pe Salvare.
Acum aveți un fișier pe care îl puteți face copie de rezervă, muta pe alt computer, partaja cu un prieten sau importa într-un alt cont Gmail.
import filtru
Pentru a importa un filtru în contul dvs. Gmail, accesați Filtre în ecranul Setări și faceți clic pe linkul Importați filtre.
Sub „Importați filtre”, dați clic pe „Alegeți un fișier”.
Notă: dacă vă răzgândiți despre importul filtrului, faceți clic pe linkul „Anulați importul”.
În dialogul Deschidere, navigați la locația în care ați salvat filtrul exportat. Selectați fișierul și faceți clic pe „Deschidere”.
Numele fișierului este listat lângă butonul Alegeți fișierul. Faceți clic pe Deschidere fișier pentru a deschide fișierul și a importa filtrele în acesta.
Un mesaj apare sub caseta de căutare în timp ce fișierul de filtrare este deschis. Acest lucru poate dura ceva timp, în funcție de numărul de filtre din fișier.
Toate filtrele sunt listate în fișierul selectat sub Importare filtre. Selectați filtrele pe care doriți să le importați. Dacă doriți să aplicați filtre importate la e-mailurile existente (la fel cum ați face atunci când creați un nou filtru), bifați caseta de selectare „Aplicați filtre noi la e-mailurile existente” și faceți clic pe Creați filtre.
Afișează un dialog care arată progresul procesului de creare a filtrului. Puteți anula crearea de filtre făcând clic pe Stop.
Când sunt create filtre, acestea sunt afișate în lista dvs. pe ecranul Filtre.
Țineți evidența e-mailurilor importante cu sistemul Star
Sistemul de stele Gmail vă permite să marcați cele mai importante e-mailuri, astfel încât să le puteți găsi cu ușurință mai târziu. În mod implicit, mesajele cu stea sunt marcate cu o stea galbenă, dar puteți adăuga alte culori și tipuri de stele.
Stelele apar în stânga numelui expeditorului în căsuța de e-mail.
Adăugați o stea la un mesaj
Pentru a adăuga o stea la un mesaj din căsuța de e-mail, faceți clic pe pictograma stea de lângă numele expeditorului, așa cum se arată în imaginea de mai sus.
De asemenea, puteți adăuga o stea la un mesaj în timp ce acesta este deschis. Pentru aceasta, faceți clic pe pictograma stea din colțul din dreapta sus al mesajului din dreapta datei. În conversații, va fi în dreapta primului mesaj din partea de sus a conversației.
Pentru a adăuga o stea la un mesaj pe care îl compuneți, faceți clic pe săgeata Mai multe opțiuni din colțul din dreapta jos al ferestrei Compuneți.
Mutați mouse-ul peste opțiunea „Label” și apoi selectați „Add star” din submeniu.
În eticheta Mail trimis, mesajul trimis este marcat cu o stea.
Utilizați mai multe modele de stele pe mesajele dvs.
Gmail vă permite să utilizați mai multe culori și tipuri de „stele” pentru a distinge mesajele între ele.
Această caracteristică este utilă dacă doriți să marcați mai multe mesaje cu diferite niveluri de importanță. De exemplu, puteți utiliza o stea mov pentru mesajele pe care doriți să le citiți din nou și un semn de exclamare roșu pentru mesajele pe care trebuie să le urmăriți.
Faceți clic pe butonul Setări și selectați Setări din meniul derulant. În fila General, derulați în jos până la secțiunea Stele. Trageți pictogramele din secțiunea Neutilizat în secțiunea În uz pentru a adăuga diferite tipuri de stele. Dacă aveți mai multe tipuri de stele în uz, faceți clic pe pictograma stea de lângă e-mailurile care trec prin toate stelele utilizate. Dacă marcați cu stea un mesaj în timp ce acesta este deschis, se va aplica doar primul tip de stea.
Căutați mesaje cu stea
Pentru a vedea toate mesajele cu stea, faceți clic pe eticheta „Cu stea” din partea stângă a ferestrei principale Gmail. De asemenea, puteți căuta mesaje cu stea tastând „este: cu stea” în caseta „Căutare”.
Căutați mesaje cu un anumit tip de stea
Dacă ați folosit mai multe tipuri diferite de stele pentru a vă marca mesajele, puteți căuta un anumit tip de stea. Pentru a face acest lucru, căutați cu „has:” ca stea (de exemplu, „has: red-bang”).
Pentru a afla numele unei anumite stele, accesați fila General din ecranul Setări și treceți cu mouse-ul peste tipul de stea dorit. Numele stelei apare într-un pop-up.
Există, de asemenea, o listă de stele într-un subiect de ajutor căutare avansată în Ajutor Gmail.
Păstrați mesajele cu stea în afara filei principale
Dacă vă organizați căsuța de e-mail utilizând filele configurabile menționate mai devreme în această lecție, mesajele din celelalte file cu stele vor fi incluse și în fila Basic. Dacă nu doriți să vedeți mesaje cu stea din alte file în fila Basic, puteți dezactiva această opțiune.
Faceți clic pe pictograma „+” din dreapta filelor.
În caseta de dialog Selectați filele pentru a activa, debifați caseta de selectare Includeți cu stea în principal, apoi faceți clic pe Salvare.
următoarele …
Suntem aici la sfârșitul lecției 4 acum, dar sunteți deja pe cale să deveniți un profesionist Gmail! În doar patru zile, acum știi cât ai nevoie pentru a face ca intrarea ta să strălucească cu adevărat, iar mesajele își vor găsi automat drumul în etichetele lor desemnate fără să îți completeze intrarea.
În lecția următoare vom vorbi despre semnături și despre cum să vă păstrați profilul în siguranță și să faceți backup pentru date.
