În lecția de astăzi, vă vom ajuta să înțelegeți cum să vă clasificați mai bine mesajele primite și să vă organizați mesajele folosind etichete și câteva file predefinite, dar configurabile.
În primul rând, vom vorbi despre interfața cu file automate Gmail, cutia poștală prioritară și toate setările pe care le conține.
Clasificați automat e-mailurile primite utilizând file configurabile
Gmail oferă acum categorii automate cu file și mesaje primite. Această funcție împarte căsuța de e-mail în Primar, Social, Promoții, Actualizări și Forumuri. Dacă participați la multe servicii online, această caracteristică poate fi utilă.
Practic, mesajele primite pentru anumite tipuri de site-uri sau pentru anumite conținuturi pot fi colectate în diferite părți ale căsuței de e-mail. Acest lucru poate duce la o cutie poștală mai puțin aglomerată.
Alegeți filele care sunt vizibile în căsuța de e-mail
Aceste file sunt configurabile, permițându-vă să alegeți filele pe care le doriți disponibile în căsuța de e-mail. Pentru a schimba filele vizibile, faceți clic pe pictograma plus din stânga filelor.
Apare caseta de dialog Selectare file pentru a activa. Bifați casetele de selectare pentru filele pe care doriți să fie disponibile în Mesaje primite.
Notă: dacă ascundeți o filă, mesajele din categoria respectivă vor fi afișate în fila „De bază”. De asemenea, textul din file nu poate fi modificat și nu puteți adăuga file personalizate. Folosiți în schimb etichete personalizate (discutate în secțiunea următoare) pentru a vă clasifica în continuare mesajele.
De asemenea, puteți decide ce file vor fi afișate în căsuța de e-mail din fila Căsuță intrare a ecranului Setări din secțiunea Categorii.
Organizați-vă mesajele cu stiluri și setări de mesaje primite
Stilurile Mesaje primite vă permit să organizați mesaje primite Gmail așa cum funcționează pentru dvs. Puteți să vă organizați căsuța de e-mail utilizând file configurabile, așa cum am menționat mai devreme în această lecție, sau în secțiuni precum Citește, Cu stea și Important.
Schimbați tipul căsuței de e-mail
Pentru a trece la un alt stil de mesaje primite, deschideți ecranul Setări și atingeți fila Mesaje primite.
În secțiunea Tip intrare, selectați tipul de intrare pe care doriți să îl utilizați din lista derulantă.
Fiecare tip de căsuță de e-mail are propriile setări. După ce selectați un tip de căsuță de intrare, setările pentru acel tip sunt afișate în Selectați tipul de căsuță de intrare. Efectuați modificări la setări și faceți clic pe Salvați modificările.
De asemenea, puteți modifica rapid unele dintre setările stilului de mesaje primite chiar în Mesaje primite, făcând clic pe săgeata în jos din extrema dreaptă a fiecărei secțiuni.
Ajutor Gmail oferă Descrieri ale tipurilor de mail primite . Simțiți-vă liber să experimentați diferite stiluri de mesaje primite pentru a vedea ce funcționează pentru dvs. Puteți reveni oricând la valorile implicite dacă vă răzgândiți.
De asemenea, puteți schimba rapid stilul căsuței de intrare plasând mouse-ul peste eticheta „Mesaje primite” și făcând clic pe săgeata în jos care apare. Selectați stilul de poștă primită dorit din lista derulantă „Tip de poștă primită”. Rețineți că trecerea mouse-ului peste fiecare model oferă o scurtă descriere a fiecărui tip.
Organizați și clasificați mesajele folosind etichete
V-am prezentat pe scurt autocolantele din Lecția 1 a acestei serii. Categoriile vă permit să vă organizați mesajele de e-mail în categorii. Este similar cu folderele, spre deosebire de foldere, puteți aplica mai multe etichete unui singur mesaj.
Înștiințare: Gmail acceptă maximum 5000 de etichete, inclusiv etichete secundare. Dacă depășiți această limită, puteți constata că experiența dvs. Gmail este mai lentă și puteți întâmpina erori. Eliminați autocolantele pe care nu le mai puteți folosi. Ștergerea etichetelor nu șterge mesajele.
Creați o nouă etichetă
Puteți să creați propriile etichete personalizate pentru a vă menține căsuța de e-mail organizată și chiar pentru a muta mesajele din căsuța de e-mail în etichete (acționând ca dosare). Vă vom arăta cum să creați o etichetă imbricată sub o altă etichetă, cum ar fi un subfolder într-un folder.
Pentru a crea o nouă etichetă personalizată care va fi folderul principal, faceți clic pe Mai multe în lista de etichete din partea stângă a ecranului de pornire Gmail.
Când lista este extinsă, faceți clic pe linkul „Creați o nouă taxonomie”.
Introduceți un nume pentru etichetă în caseta de editare „Vă rugăm să introduceți un nou nume de etichetă” în caseta de dialog Etichetă nouă. Faceți clic pe Creați pentru a finaliza crearea noii etichete.
Notă: Deoarece aceasta este principala taxonomie care va conține subclasificarea, nu vom combina această taxonomie.
Pentru a crea o subcategorie sub categoria principală pe care tocmai ați creat-o, faceți clic din nou pe Creați o nouă taxonomie.
În dialogul Etichetă nouă, introduceți numele subcategorii pe care doriți să o creați în caseta de editare „Vă rugăm să introduceți un nou nume de taxonomie”. Bifați caseta de selectare „Etichetă cuib sub”, selectați capul de mast pe care tocmai l-ați creat din lista derulantă și dați clic pe Creați.
De asemenea, puteți crea o taxonomie imbricată prin introducerea taxonomiei originale, urmată de o bară (/), apoi introducerea numelui taxonomiei imbricate - totul în caseta de editare „... nou nume de taxonomie”. De exemplu, putem introduce „Personal / Prieteni” în caseta de editare și nu bifăm caseta de selectare „Evaluați posterul”.
Notă: eticheta originală trebuie să existe deja pentru a crea o etichetă imbricată sub ea. Nu puteți crea ambele etichete în același timp. În exemplul nostru, trebuie mai întâi să creăm eticheta „Personală” înainte de a crea eticheta „Prieteni” imbricată.
O adresă imbricată arată ca următorul exemplu.
Noua evaluare principală, cu eticheta imbricată, este adăugată și la lista evaluărilor disponibile pe butonul de acțiune Evaluări, pe lângă lista evaluărilor disponibile pe butonul de acțiune Mutare în.
Aplicați categorii la mesaje
Există două moduri de a aplica etichete mesajelor. Puteți aplica etichete mesajelor în timp ce lăsați mesaje în căsuța de e-mail. De asemenea, puteți muta mesajele pe etichete și le puteți muta în dosare. Vă vom arăta ambele moduri.
Aplicați etichete mesajelor în timp ce acestea sunt lăsate în căsuța de e-mail.
Această metodă vă permite să aplicați cu ușurință mai multe etichete unui singur mesaj.
Pentru a aplica o etichetă unui mesaj în timp ce păstrați mesajul în Mesaje primite, bifați caseta de selectare din dreapta mesajului pentru al selecta (sau deschideți mesajul). Apoi faceți clic pe butonul de acțiune „Categorii” și selectați una sau mai multe etichete din lista derulantă.
Amintiți-vă că puteți aplica mai multe etichete unui mesaj. Meniul Categorii nu dispare după ce ați selectat evaluările, astfel încât să puteți selecta mai multe evaluări simultan.
Pentru a aplica etichetele selectate mesajelor, atingeți Aplicați în partea de jos a listei.
Apoi etichetele sunt afișate în stânga liniei subiectului mesajului.
Dacă aveți o listă lungă de evaluări, puteți începe să tastați numele taxonomiei după ce faceți clic pe butonul de acțiune „Categorii” pentru a găsi evaluarea în listă.
Etichetați un mesaj și mutați-l din căsuța de e-mail
Pentru a aplica o etichetă unui mesaj și a muta mesajul în afara căsuței primite în același timp, trageți mesajul către eticheta dorită din lista din stânga. Pe măsură ce mutați mouse-ul peste listă, acesta se va extinde pentru a afișa etichete care pot fi ascunse în prezent.
Rețineți că puteți utiliza această metodă pentru a marca mesajul ca spam, precum și pentru a utiliza butonul de acțiune Raportare spam. Pur și simplu trageți mesajele jignitoare în categoria „Spam”.
Mutarea unui mesaj pe eticheta Coș de gunoi va șterge mesajul. Acesta este același lucru cu selectarea mesajului sau deschiderea acestuia și făcând clic pe butonul de acțiune „Ștergeți”.
etichetă deschisă
Deschiderea unei etichete este ca deschiderea unui dosar. Sunt afișate toate mesajele asociate cu această evaluare. Pentru a deschide o etichetă, faceți clic pe eticheta dorită din lista de etichete din partea stângă a ecranului de pornire Gmail. Dacă eticheta dorită nu este vizibilă, faceți clic pe „Mai multe” pentru a accesa lista completă.
Sunt afișate toate mesajele asociate acestei categorii. Rețineți termenul de căutare în caseta Căutare. Gmail completează automat caseta Căutare cu filtrul corespunzător pentru a afișa mesajele selectate. Vom discuta despre filtre mai târziu în această lecție.
Rețineți că, dacă aplicați o etichetă unui mesaj fără a muta mesajul pe acea etichetă (și în afara căsuței de e-mail) și apoi deschideți eticheta, eticheta „Mesaje primite” va fi afișată pe mesaj, indicând faptul că mesajul este încă în Inbox.
Pentru a reveni la Mesaje primite, faceți clic pe eticheta „Mesaje primite” din lista din dreapta.
Dacă doriți să returnați mesajul în căsuța de e-mail, pur și simplu deschideți folderul etichetei pentru a accesa mesajul și trageți mesajul înapoi în căsuța de e-mail. Rețineți că mesajul are încă eticheta aplicată.
Eliminați o etichetă dintr-un mesaj
Dacă decideți că nu doriți o anumită etichetă asociată cu un mesaj, îl puteți elimina cu ușurință.
Pentru a face acest lucru, selectați mesajul folosind caseta de selectare din dreapta mesajului sau deschideți mesajul. Faceți clic pe butonul de acțiune Etichete, deselectați eticheta din lista derulantă pe care doriți să o eliminați din mesaj, apoi faceți clic pe Aplicare.
Notă: Puteți elimina mai multe etichete dintr-un mesaj simultan. Pur și simplu selectați toate etichetele pe care doriți să le eliminați în lista verticală Categorii înainte de a face clic pe Aplicare.
Schimbați culoarea autocolantului
Puteți atribui culori etichetelor, astfel încât să le puteți selecta cu ușurință în căsuța de e-mail. În mod implicit, toate etichetele sunt colorate cu un fundal gri deschis și un text gri închis. Eticheta „Personal / Prieteni” din imaginea de mai jos folosește culoarea implicită. Celelalte denumiri, „HTG School” și „Admin”, au alte culori aplicate.
Pentru a schimba culoarea pe etichetă, mutați mouse-ul peste eticheta dorită. Faceți clic pe săgeata în jos din dreapta etichetei pentru a accesa meniul derulant.
Mutați indicatorul mouse-ului peste opțiunea „Etichetă culoare” și selectați combinația de text și culoare făcând clic pe ea.
De asemenea, puteți utiliza opțiunea Eliminare culoare pentru a elimina culoarea de pe autocolant și a reveni la setarea implicită.
Dacă nu doriți niciunul dintre grupurile afișate, puteți selecta un grup personalizat făcând clic pe Adăugare culoare personalizată. Selectați „Culoare fundal” și „Culoare text” în caseta de dialog „Adăugați culoare personalizată” care este afișată.
Previzualizați grupul selectat unde scrie „Previzualizați culoarea etichetei”.
Configurați accesul cu un singur clic la etichetele Gmail standard și personalizate
Puteți crea cu ușurință accesul la etichete cu un singur clic.
Pentru a face acest lucru, deschideți o etichetă așa cum am discutat mai devreme în această lecție, apoi trageți pictograma Preferințe pagină din bara de adrese în bara de instrumente cu marcaje. Acum, puteți face clic pe acest marcaj pentru a accesa toate mesajele asociate cu acea etichetă.
Ascundeți și afișați etichete în Gmail
Dacă aveți o listă lungă de etichete în Gmail, vă recomandăm să vedeți unele dintre etichetele pe care le folosiți des în timp ce ascundeți restul.
ascunde eticheta
Pentru a ascunde o etichetă în Gmail, faceți clic pe eticheta pe care doriți să o ascundeți în lista de etichete de sub butonul Creați și trageți-o pe linkul Mai multe de sub lista de etichete vizibile.
Notă: linkul „mai mult” devine linkul „mai puțin” pe măsură ce mutați eticheta pe acesta.
Evaluarea a fost mutată astfel încât să fie listată sub Categorii, care se afișează când faceți clic pe Mai multe pentru a extinde lista evaluărilor. Dacă linkul „Mai puțin” este disponibil în locul linkului „Mai mult”, „Categorii” poate fi afișat pur și simplu trecând mouse-ul peste lista de categorii.
Faceți vizibilă eticheta ascunsă
Pentru a afișa o etichetă ascunsă, faceți clic pe Mai multe (dacă este necesar) pentru a afișa secțiunea Categorii. Faceți clic și trageți eticheta dorită din secțiunea „Categorii” în eticheta „Mesaje primite”.
Eticheta este returnată înapoi la lista principală de etichete în ordine alfabetică.
Ascundeți etichetele Gmail prestabilite de sistem, cum ar fi stea, e-mail trimis, schițe, spam sau coș de gunoi
Etichetele Gmail prestabilite pot fi, de asemenea, ascunse. Pentru a ascunde oricare dintre aceste etichete, faceți clic pe „Mai multe” sub lista de etichete.
Faceți clic pe „Gestionați categoriile” sub „Categorii”.
Este afișat ecranul de setări „Categorii”.
În secțiunea Etichete de sistem, găsiți eticheta de sistem pe care doriți să o ascundeți și faceți clic pe linkul Ascundeți din coloana Afișați în etichete.
Notă: Eticheta nu este complet ascunsă, este mutată sub linkul „Mai multe”.
Accesarea setărilor etichetelor de pe ecranul Setări
Ecranul de setări pentru evaluări poate fi accesat și prin intermediul butonului Setări. Ne vom referi la diferite părți ale ecranului Setări de-a lungul acestei serii. Procedura pentru accesarea setărilor este întotdeauna aceeași.
Pentru a accesa filtrele de pe ecranul Setări, faceți clic pe butonul Setări (roata dințată) din colțul din dreapta sus al ferestrei principale Gmail.
Apoi selectați „Setări” din meniul derulant.
Odată ajuns în ecranul Setări, puteți accesa setările pentru etichete, filtre, Mesaje primite, teme și alte panouri și caracteristici Gmail.
Ascundeți automat etichetele fără e-mailuri necitite în Gmail
Cu posibilitatea de a ascunde etichete și a direcționa automat mesajele către acele etichete folosind filtre (consultați secțiunea următoare), vă puteți întreba cum să spuneți rapid dacă aveți mesaje necitite în etichetele ascunse. Puteți alege să afișați cu ușurință etichetele ascunse atunci când există mesaje necitite în ele. În acest fel, nu pierdeți niciun mesaj important.
Pentru a configura Gmail pentru a ascunde etichete, cu excepția cazului în care conțin mesaje necitite, accesați ecranul de setări Etichete utilizând una dintre metodele menționate anterior.
Pentru fiecare sistem și etichetă personalizată pe care doriți să le ascundeți dacă nu conține e-mailuri necitite, faceți clic pe linkul Afișează dacă este necitit.
Rețineți că în lista de etichete de sistem, puteți ascunde etichetele de schiță și spam numai dacă nu conțin mesaje necitite. Această funcție nu se aplică categoriilor și cercurilor.
Puteți aplica rapid această setare tuturor etichetelor personalizate făcând clic pe săgeata în jos de lângă „Afișați în lista de evaluări” din partea de sus a secțiunii „Evaluări” și selectând „Afișați toate dacă nu citiți” din meniul derulant.
următoarele …
Acest lucru ne duce la sfârșitul lecției 3. Ar trebui să aveți o înțelegere destul de fermă a modului în care să vă organizați căsuța de e-mail cu diferite file, stiluri și setări. Cel mai bun dintre toate, sunteți pe cale să vă stăpâniți e-mailul cu etichete!
În lecția următoare, vom extinde discuția noastră cu privire la etichete pentru a include filtre - cum ar fi modul de utilizare a filtrelor pentru aplicarea automată a etichetelor, precum și modul de preluare a filtrelor existente și exportarea acestora într-un alt cont Gmail.
Apoi, pentru a închide lucrurile, vă prezentăm sistemul stelar, care vă ajută să țineți evidența e-mailurilor importante.
