Nossa discussão hoje é sobre as classificações do Gmail para incluir filtros e, em seguida, seguir em frente para rastrear e-mails importantes com estrelas.
Os marcadores são ótimos, mas podem ser usados com mais eficácia integrando filtros, de modo que as mensagens que chegam e atendem a certos critérios são automaticamente aplicadas a um marcador ou marcadores. Isso ajuda muito na organização e pode reduzir significativamente a desordem na caixa de entrada.
Crie um novo filtro usando a caixa de pesquisa
Para criar um novo filtro, selecionaremos as opções de pesquisa na caixa Pesquisar e criaremos um filtro a partir da pesquisa. Para fazer isso, clique na seta para baixo na caixa Pesquisar.
Insira seus critérios de pesquisa na caixa de opções de pesquisa. Você pode optar por pesquisar mensagens de uma pessoa específica ou de um domínio inteiro (@ exemplo.com), com algumas palavras no assunto, bem como outros termos.
Para criar um filtro com base nesta pesquisa, clique no link “Criar um filtro com esta pesquisa”.
As opções de filtro são exibidas. Marque as caixas de seleção que indicam o que você deseja fazer com as mensagens que correspondem aos critérios de pesquisa.
Por exemplo, optamos por sempre marcar as mensagens do endereço de e-mail especificado com o rótulo “HTG School” e sempre marcar essas mensagens como “importantes”. Também decidimos aplicar o filtro a todos os e-mails existentes dessa pessoa.
Observação: se você quiser que os marcadores funcionem como pastas, pode selecionar “Pular caixa de entrada (arquivá-la)” para mover automaticamente os e-mails para os marcadores assim que chegarem. Isso mantém os e-mails mais organizados, embora você possa correr o risco de perder uma mensagem importante porque ela não aparecerá automaticamente na sua caixa de entrada.
Depois de selecionar seus critérios de filtro, clique em Criar filtro.
Nota: Quando você escolhe encaminhar uma mensagem como uma ação no filtro, apenas as novas mensagens serão afetadas. Todas as mensagens existentes às quais o filtro se aplica não serão encaminhadas.
Uma mensagem aparece informando que seu filtro foi criado. Observe nesta captura de tela, todas as mensagens desta pessoa são rotuladas como 'Escola HTG'.
As mensagens também são marcadas como importantes automaticamente (os ícones de sinalizadores à esquerda dos remetentes são preenchidos em amarelo).
Crie um novo filtro usando a tela Configurações
Você também pode criar um filtro em Configurações.
Entre na tela “Configurações” conforme mostrado anteriormente e clique no link “Filtros” na parte superior.
Clique no link “Criar um novo filtro”.
Defina seus critérios de pesquisa e filtro da mesma forma que no método anterior e clique em “Criar filtro” na caixa de diálogo de opções de filtro.
Em vez de terminar na sua caixa de entrada, você retornará à tela Filtros e o novo filtro será listado. Você pode editar, excluir ou selecioná-lo para exportar (a exportação de filtros será feita posteriormente nesta lição).
Clique no rótulo "Caixa de entrada" para retornar à sua caixa de entrada.
Use uma mensagem específica para criar um novo filtro
Você também pode criar um filtro com base em uma mensagem existente. Para fazer isso, selecione uma mensagem em sua lista de mensagens ou em um marcador.
Clique no botão de ação "Mais" e selecione "Filtrar mensagens como esta" no menu suspenso.
Observe que o campo De na caixa de diálogo Filtro é preenchido automaticamente. Insira qualquer outro critério de filtro que você deseja e clique em “Criar filtro com esta pesquisa”.
Defina seus critérios de filtro selecionando opções de filtro na próxima caixa de diálogo, conforme descrito anteriormente.
Nota: Você pode usar este método para configurar filtros para excluir automaticamente e-mails indesejados quando forem recebidos.
Aplique o mesmo filtro a vários remetentes
Você pode usar um único filtro para gerenciar mensagens de vários endereços de e-mail diferentes. Por exemplo, podemos especificar uma classificação para mensagens de várias pessoas usando o rótulo “Escola HTG”. Para fazer isso, abra a caixa de diálogo Opções de pesquisa usando a seta para baixo na caixa Pesquisar.
Adicione cada endereço de e-mail no campo De, separado pela palavra ou, e clique em Criar filtro com esta pesquisa.
Para aplicar o mesmo marcador a mensagens de qualquer um desses endereços de e-mail, marque a caixa de seleção Aplicar marcador e selecione o marcador desejado no pop-up. Aplique qualquer outra ação para este filtro e clique em Criar Filtro.
Observação: lembre-se de marcar a caixa de seleção “Também aplicar filtro às conversas correspondentes” se quiser aplicar esse filtro às mensagens já recebidas desses dois endereços de e-mail.
Exportar e importar filtros
Agora que você aprendeu a configurar filtros, provavelmente criou alguns filtros muito úteis que talvez queira usar em suas outras contas do Gmail. Você pode exportar filtros de uma conta e importá-los para outra.
Filtro de exportação
Para exportar um filtro, primeiro acesse a tela Filtros na tela Configurações (usando o botão de engrenagem Configurações). Em seguida, selecione o filtro que deseja exportar na lista e clique em "Exportar".
Nota: Você pode selecionar vários filtros para exportar de uma vez.
Na caixa de diálogo Salvar como, navegue até onde deseja salvar o filtro. O filtro é salvo como um arquivo XML com um nome padrão que você pode alterar se desejar, apenas certifique-se de deixar a extensão no formato xml e clique em Salvar.
Agora você tem um arquivo que pode fazer backup, mover para outro computador, compartilhar com um amigo ou importar para outra conta do Gmail.
importação de filtro
Para importar um filtro para sua conta do Gmail, acesse Filtros na tela Configurações e clique no link Importar filtros.
Em "Importar filtros", clique em "Escolher um arquivo".
Observação: se você mudar de ideia sobre como importar o filtro, clique no link “Cancelar importação”.
Na caixa de diálogo Abrir, navegue até o local onde salvou o filtro exportado. Selecione o arquivo e clique em “Abrir”.
O nome do arquivo é listado próximo ao botão Escolher arquivo. Clique em Abrir arquivo para abrir o arquivo e importar os filtros para ele.
Uma mensagem aparece abaixo da caixa de pesquisa enquanto o arquivo de filtro está aberto. Isso pode levar algum tempo, dependendo do número de filtros no arquivo.
Todos os filtros são listados no arquivo selecionado em Importar Filtros. Selecione os filtros que deseja importar. Se você deseja aplicar filtros importados a e-mails existentes (da mesma forma que faria ao criar um novo filtro), marque a caixa de seleção “Aplicar novos filtros a e-mails existentes” e clique em Criar filtros.
Exibe uma caixa de diálogo mostrando o andamento do processo de criação do filtro. Você pode cancelar a criação de filtros clicando em Parar.
Quando os filtros são criados, eles são exibidos em sua lista na tela Filtros.
Acompanhe os e-mails importantes com o sistema Star.
O sistema de estrelas do Gmail permite que você marque seus e-mails mais importantes para que possa encontrá-los facilmente mais tarde. Por padrão, as mensagens com estrela são marcadas com uma estrela amarela, mas você pode adicionar outras cores e tipos de estrelas.
As estrelas aparecem à esquerda do nome do remetente na caixa de entrada.
Adicione uma estrela a uma mensagem
Para adicionar uma estrela a uma mensagem em sua caixa de entrada, clique no ícone de estrela ao lado do nome do remetente, conforme mostrado na imagem acima.
Você também pode adicionar uma estrela a uma mensagem enquanto ela está aberta. Para fazer isso, clique no ícone de estrela no canto superior direito da mensagem à direita da data. Em conversas, estará à direita da primeira mensagem no início da conversa.
Para adicionar uma estrela a uma mensagem que você está redigindo, clique na seta Mais opções no canto inferior direito da janela Compor.
Passe o mouse sobre a opção “Etiqueta” e selecione “Adicionar estrela” no submenu.
No rótulo Correio enviado, a mensagem enviada é marcada com uma estrela.
Use vários designs de estrelas em suas mensagens
O Gmail permite que você use várias cores e tipos de "estrelas" para distinguir as mensagens umas das outras.
Este recurso é útil se você deseja marcar várias mensagens com diferentes níveis de importância. Por exemplo, você pode usar uma estrela roxa para mensagens que deseja ler novamente e um ponto de exclamação vermelho para mensagens que precisa acompanhar.
Clique no botão Configurações e selecione Configurações no menu suspenso. Na guia Geral, role para baixo até a seção Estrelas. Arraste os ícones da seção Não em uso para a seção Em uso para adicionar diferentes tipos de estrelas. Se você tiver mais de um tipo de estrela em uso, clique no ícone de estrela próximo aos e-mails que apresentam todas as estrelas em uso. Se você marcar uma mensagem com uma estrela enquanto ela estiver aberta, apenas o primeiro tipo de estrela será aplicado.
Pesquisar mensagens com estrela
Para ver todas as suas mensagens com estrela, clique no marcador "Com estrela" no lado esquerdo da janela principal do Gmail. Você também pode pesquisar mensagens com estrela digitando “is: starred” na caixa “Pesquisar”.
Pesquise mensagens com um tipo específico de estrela
Se você usou vários tipos diferentes de estrelas para marcar suas mensagens, pode pesquisar um tipo específico de estrela. Para fazer isso, pesquise com "has:" como estrela (por exemplo, "has: red-bang").
Para descobrir o nome de uma estrela específica, acesse a guia Geral na tela Configurações e passe o mouse sobre o tipo de estrela desejado. O nome da estrela aparece em um pop-up.
Também há uma lista de estrelas em um tópico de ajuda pesquisa avançada em Ajuda do Gmail.
Mantenha as mensagens com estrela fora da guia principal
Se você organizar sua caixa de entrada usando as guias configuráveis mencionadas anteriormente nesta lição, as mensagens das outras guias com estrela também serão incluídas na guia Básico. Se não quiser ver as mensagens com estrela de outras guias na guia Básico, você pode desativar esse recurso.
Clique no ícone “+” à direita das guias.
Na caixa de diálogo Selecionar guias para ativar, desmarque a caixa de seleção Incluir com estrela no primário e clique em Salvar.
a seguir …
Estamos aqui no final da Lição 4, mas você já está se tornando um profissional do Gmail! Em apenas quatro dias, você já sabe tudo o que precisa para fazer sua caixa de entrada realmente brilhar, e as mensagens agora encontrarão automaticamente seu caminho para seus marcadores designados sem encher sua caixa de entrada.
Na próxima lição, falaremos sobre assinaturas e como manter seu perfil seguro e fazer backup dos dados.
