Nasza dzisiejsza dyskusja dotyczy oceny w Gmailu, aby uwzględnić filtry, a następnie przejść do śledzenia ważnych e-maili z gwiazdkami.
Etykiety są świetne, ale można ich używać bardziej efektywnie, integrując filtry, dzięki czemu wiadomości, które przychodzą i spełniają określone kryteria, są automatycznie dodawane do etykiety lub etykiet. To bardzo pomaga w organizacji i może znacznie zmniejszyć bałagan w skrzynce odbiorczej.
Utwórz nowy filtr za pomocą pola wyszukiwania
Aby utworzyć nowy filtr, wybierzemy opcje wyszukiwania w polu Wyszukaj i utworzymy filtr z wyszukiwania. Aby to zrobić, kliknij strzałkę w dół w polu wyszukiwania.
Wprowadź kryteria wyszukiwania w polu opcji wyszukiwania. Możesz wybrać wyszukiwanie wiadomości od określonej osoby lub całej domeny (@example.com), z kilkoma słowami w temacie, a także innymi terminami.
Aby utworzyć filtr na podstawie tego wyszukiwania, kliknij link „Utwórz filtr za pomocą tego wyszukiwania”.
Wyświetlane są opcje filtrowania. Zaznacz pola wyboru, które wskazują, co chcesz zrobić z wiadomościami, które spełniają kryteria wyszukiwania.
Na przykład zdecydowaliśmy się zawsze oznaczać wiadomości z określonego adresu e-mail etykietą „Szkoła HTG” i zawsze oznaczać je jako „ważne”. Zdecydowaliśmy się również zastosować filtr do wszystkich istniejących e-maili od tej osoby.
Uwaga: jeśli chcesz, aby etykiety działały jak foldery, możesz wybrać opcję "Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj ją)", aby automatycznie przenosić e-maile do etykiet po ich otrzymaniu. Dzięki temu wiadomości e-mail są lepiej zorganizowane, chociaż możesz ryzykować pominięcie ważnej wiadomości, ponieważ nie pojawi się ona automatycznie w Twojej skrzynce odbiorczej.
Po wybraniu kryteriów filtrowania kliknij Utwórz filtr.
Uwaga: jeśli wybierzesz przekazywanie wiadomości jako akcję w filtrze, wpłynie to tylko na nowe wiadomości. Wszelkie istniejące wiadomości, których dotyczy filtr, nie zostaną przekazane.
Pojawi się komunikat z informacją, że Twój filtr został utworzony. Zauważ, że na tym zrzucie ekranu wszystkie wiadomości od tej osoby są oznaczone etykietą „Szkoła HTG”.
Wiadomości są również automatycznie oznaczane jako ważne (ikony flag po lewej stronie nadawców są wypełnione na żółto).
Utwórz nowy filtr za pomocą ekranu Ustawienia
Możesz też utworzyć filtr w Ustawieniach.
Wejdź do ekranu „Ustawienia”, jak pokazano wcześniej, i kliknij link „Filtry” u góry.
Kliknij link „Utwórz nowy filtr”.
Zdefiniuj kryteria wyszukiwania i filtrowania w taki sam sposób, jak w poprzedniej metodzie i kliknij „Utwórz filtr” w oknie dialogowym opcji filtrowania.
Zamiast trafić do skrzynki odbiorczej, wracasz do ekranu Filtry i pojawia się nowy filtr. Możesz go edytować, usunąć lub wybrać do eksportu (filtry eksportu zostaną wykonane w dalszej części tej lekcji).
Kliknij etykietę „Odebrane”, aby wrócić do swojej skrzynki odbiorczej.
Użyj określonej wiadomości, aby utworzyć nowy filtr
Możesz także utworzyć filtr na podstawie istniejącej wiadomości. Aby to zrobić, wybierz wiadomość na liście wiadomości lub w etykiecie.
Kliknij przycisk akcji „Więcej” i wybierz z menu „Filtruj takie wiadomości”.
Zwróć uwagę, że pole Od w oknie dialogowym Filtr jest wypełniane automatycznie. Wprowadź dowolne inne kryteria filtrowania i kliknij „Utwórz filtr za pomocą tego wyszukiwania”.
Zdefiniuj kryteria filtrowania, wybierając opcje filtrowania w następnym oknie dialogowym, jak opisano wcześniej.
Uwaga: możesz użyć tej metody, aby skonfigurować filtry, które automatycznie usuwają niechciane wiadomości e-mail po ich otrzymaniu.
Zastosuj ten sam filtr do wielu nadawców
Możesz użyć jednego filtra do zarządzania wiadomościami z wielu różnych adresów e-mail. Na przykład możemy określić ocenę wiadomości od wielu osób za pomocą etykiety „Szkoła HTG”. Aby to zrobić, otwórz okno dialogowe Opcje wyszukiwania za pomocą strzałki w dół w polu Wyszukaj.
Dodaj każdy adres e-mail w polu Od oddzielony słowem lub i kliknij Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem.
Aby zastosować tę samą etykietę do wiadomości z dowolnego z tych adresów e-mail, zaznacz pole wyboru Zastosuj etykietę i wybierz żądaną etykietę z wyskakującego okienka. Zastosuj inne działania dla tego filtru i kliknij Utwórz filtr.
Uwaga: Pamiętaj, aby zaznaczyć pole wyboru "Zastosuj również filtr do dopasowanych wątków", jeśli chcesz zastosować ten filtr do wiadomości, które już otrzymałeś z tych dwóch adresów e-mail.
Filtry eksportu i importu
Teraz, gdy nauczyłeś się konfigurować filtry, prawdopodobnie utworzyłeś kilka bardzo przydatnych filtrów, których możesz chcieć używać na innych kontach Gmail. Możesz eksportować filtry z jednego konta i importować je na inne.
Eksportuj filtr
Aby wyeksportować filtr, najpierw przejdź do ekranu Filtry na ekranie Ustawienia (za pomocą przycisku zębatego Ustawienia). Następnie wybierz z listy filtr, który chcesz wyeksportować i kliknij „Eksportuj”.
Uwaga: możesz wybrać wiele filtrów do jednoczesnego eksportu.
W oknie dialogowym Zapisz jako przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać filtr. Filtr jest zapisywany jako plik XML z domyślną nazwą, którą możesz zmienić, jeśli chcesz, po prostu zostaw rozszerzenie w formacie xml i kliknij Zapisz.
Masz teraz plik, który możesz utworzyć, przenieść na inny komputer, udostępnić znajomemu lub zaimportować na inne konto Gmail.
import filtrów
Aby zaimportować filtr do swojego konta Gmail, przejdź do Filtrów na ekranie Ustawienia i kliknij łącze Importuj filtry.
W sekcji „Filtry importu” kliknij „Wybierz plik”.
Uwaga: jeśli zmienisz zdanie na temat importowania filtra, kliknij link „Anuluj import”.
W oknie dialogowym Otwórz przejdź do lokalizacji, w której zapisano wyeksportowany filtr. Wybierz plik i kliknij „Otwórz”.
Nazwa pliku znajduje się obok przycisku Wybierz plik. Kliknij Otwórz plik, aby otworzyć plik i zaimportować do niego filtry.
Gdy plik filtra jest otwarty, pod polem „Wyszukaj” pojawia się komunikat. Może to zająć trochę czasu, w zależności od liczby filtrów w pliku.
Wszystkie filtry są wymienione w wybranym pliku w obszarze Filtry importu. Wybierz filtry, które chcesz zaimportować. Jeśli chcesz zastosować zaimportowane filtry do istniejących wiadomości e-mail (tak jak podczas tworzenia nowego filtra), zaznacz pole wyboru „Zastosuj nowe filtry do istniejącej poczty” i kliknij Utwórz filtry.
Wyświetla okno dialogowe pokazujące postęp procesu tworzenia filtra. Możesz anulować tworzenie filtrów, klikając Zatrzymaj.
Po utworzeniu filtrów są one wyświetlane na liście na ekranie Filtry.
Śledź ważne e-maile za pomocą systemu Star .
System gwiazdek Gmaila pozwala oznaczać najważniejsze e-maile, aby móc je później łatwo znaleźć. Wiadomości oznaczone gwiazdką są domyślnie oznaczone żółtą gwiazdką, ale możesz dodać inne kolory i typy gwiazdek.
Gwiazdki pojawiają się po lewej stronie nazwy nadawcy w skrzynce odbiorczej.
Dodaj gwiazdkę do wiadomości
Aby dodać gwiazdkę do wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij ikonę gwiazdki obok nazwy nadawcy, jak pokazano na powyższym obrazku.
Możesz także dodać gwiazdkę do wiadomości, gdy jest otwarta. Aby to zrobić, kliknij ikonę gwiazdki w prawym górnym rogu wiadomości po prawej stronie daty. W rozmowach będzie to po prawej stronie pierwszej wiadomości u góry rozmowy.
Aby dodać gwiazdkę do tworzonej wiadomości, kliknij strzałkę Więcej opcji w prawym dolnym rogu okna redagowania.
Najedź myszą na opcję „Etykieta”, a następnie wybierz „Dodaj gwiazdkę” z podmenu.
W etykiecie Wysłane wysłana wiadomość jest oznaczona gwiazdką.
Używaj wielu wzorów gwiazdek w swoich wiadomościach
Gmail umożliwia używanie wielu kolorów i rodzajów „gwiazd”, aby odróżnić wiadomości od siebie.
Ta funkcja jest przydatna, jeśli chcesz oznaczyć wiele wiadomości różnymi poziomami ważności. Na przykład możesz użyć fioletowej gwiazdki w przypadku wiadomości, które chcesz przeczytać ponownie, a czerwonego wykrzyknika w przypadku wiadomości, które należy kontynuować.
Kliknij przycisk Ustawienia i wybierz Ustawienia z menu rozwijanego. Na karcie Ogólne przewiń w dół do sekcji Gwiazdy. Przeciągnij ikony z sekcji Nieużywane do sekcji W użyciu, aby dodać różne typy gwiazdek. Jeśli używasz więcej niż jednego typu gwiazdek, kliknij ikonę gwiazdki obok wiadomości e-mail, które przechodzą przez wszystkie używane gwiazdki. Jeśli oznaczysz wiadomość gwiazdką, gdy jest ona otwarta, zastosowany zostanie tylko pierwszy typ gwiazdki.
Wyszukaj wiadomości oznaczone gwiazdką
Aby zobaczyć wszystkie wiadomości oznaczone gwiazdką, kliknij etykietę „Oznaczone gwiazdką” po lewej stronie głównego okna Gmaila. Możesz także wyszukiwać wiadomości oznaczone gwiazdką, wpisując „is: starred” w polu „Szukaj”.
Wyszukaj wiadomości z określonym typem gwiazdki
Jeśli do oznaczania wiadomości użyłeś kilku różnych typów gwiazdek, możesz wyszukać określony rodzaj gwiazdki. Aby to zrobić, wyszukaj „has:” jako gwiazdkę (na przykład „has: red-bang”).
Aby poznać nazwę konkretnej gwiazdy, przejdź do zakładki Ogólne na ekranie Ustawienia i najedź na żądany typ gwiazdy. Nazwa gwiazdy pojawia się w wyskakującym okienku.
W temacie pomocy znajduje się również lista gwiazdek zaawansowane wyszukiwanie w Pomoc Gmaila.
Trzymaj wiadomości oznaczone gwiazdką poza główną kartą
Jeśli zorganizujesz swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą konfigurowalnych kart wspomnianych wcześniej w tej lekcji, wiadomości z innych kart oznaczonych gwiazdką również zostaną uwzględnione na karcie Podstawowe. Jeśli nie chcesz widzieć wiadomości oznaczonych gwiazdką z innych kart na karcie Podstawowe, możesz to wyłączyć.
Kliknij ikonę „+” po prawej stronie kart.
W oknie dialogowym Wybierz karty do włączenia usuń zaznaczenie pola wyboru Uwzględnij oznaczone gwiazdką w podstawowym, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
następujące …
Jesteśmy tutaj pod koniec lekcji 4, ale już jesteś na dobrej drodze, aby zostać profesjonalnym użytkownikiem Gmaila! W ciągu zaledwie czterech dni wiesz już tyle, ile potrzebujesz, aby Twoja skrzynka odbiorcza naprawdę błyszczała, a wiadomości będą teraz automatycznie trafiać do wyznaczonych etykiet bez wypełniania skrzynki odbiorczej.
W następnej lekcji porozmawiamy o podpisach oraz o tym, jak chronić swój profil i tworzyć kopie zapasowe danych.
