W dzisiejszej lekcji pomożemy Ci zrozumieć, jak lepiej kategoryzować skrzynkę odbiorczą i organizować wiadomości za pomocą etykiet i kilku wstępnie zdefiniowanych, ale konfigurowalnych kart.
Najpierw omówimy interfejs automatycznych kart Gmaila, priorytetową skrzynkę pocztową i wszystkie zawarte w niej ustawienia.
Automatycznie kategoryzuj pocztę przychodzącą za pomocą konfigurowalnych kart
Gmail oferuje teraz kategorie w kartach i automatyczne w skrzynce odbiorczej. Ta funkcja dzieli Twoją skrzynkę odbiorczą na główne, społecznościowe, promocje, aktualizacje i fora. Jeśli korzystasz z wielu usług online, ta funkcja może być przydatna.
Zasadniczo wiadomości otrzymane w przypadku określonych typów witryn lub treści mogą być gromadzone w różnych częściach skrzynki odbiorczej. Może to spowodować mniej zagraconą skrzynkę pocztową.
Wybierz, które karty są widoczne w Twojej skrzynce odbiorczej
Te karty można konfigurować, co pozwala wybrać karty, które mają być dostępne w skrzynce odbiorczej. Aby zmienić widoczne karty, kliknij ikonę plusa po lewej stronie kart.
Pojawi się okno dialogowe Wybierz karty do włączenia. Zaznacz pola wyboru obok kart, które mają być dostępne w Twojej skrzynce odbiorczej.
Uwaga: jeśli ukryjesz kartę, wiadomości z tej kategorii będą wyświetlane na karcie „Podstawowe”. Ponadto nie można zmienić tekstu na kartach i nie można dodawać kart niestandardowych. Zamiast tego użyj niestandardowych etykiet (omówionych w następnej sekcji), aby dalej kategoryzować swoje wiadomości.
Możesz również zdecydować, które karty będą wyświetlane w Twojej skrzynce odbiorczej na karcie Skrzynka odbiorcza na ekranie Ustawienia w sekcji Kategorie.
Uporządkuj swoje wiadomości za pomocą stylów i ustawień skrzynki odbiorczej
Inbox Styles pozwalają uporządkować skrzynkę odbiorczą Gmaila w odpowiedni dla siebie sposób. Możesz uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą konfigurowalnych kart, jak wspomnieliśmy wcześniej w tej lekcji, lub w sekcjach, takich jak Nieprzeczytane, Oznaczone gwiazdką i Ważne.
Zmień typ skrzynki odbiorczej
Aby zmienić na inny styl skrzynki odbiorczej, otwórz ekran Ustawienia i dotknij karty Skrzynka odbiorcza.
W sekcji Typ skrzynki odbiorczej wybierz z listy rozwijanej typ skrzynki odbiorczej, której chcesz użyć.
Każdy rodzaj skrzynki odbiorczej ma swoje własne ustawienia. Po wybraniu typu skrzynki odbiorczej ustawienia tego typu są wyświetlane w obszarze Wybierz typ skrzynki odbiorczej. Wprowadź zmiany w ustawieniach i kliknij Zapisz zmiany.
Możesz też szybko zmienić niektóre ustawienia stylu skrzynki odbiorczej bezpośrednio w skrzynce odbiorczej, klikając strzałkę w dół po prawej stronie każdego nagłówka sekcji.
Pomoc Gmaila Opisy typów poczty przychodzącej . Zachęcamy do eksperymentowania z różnymi stylami skrzynki odbiorczej, aby zobaczyć, co działa w Twoim przypadku. Zawsze możesz wrócić do ustawień domyślnych, jeśli zmienisz zdanie.
Możesz też szybko zmienić styl skrzynki odbiorczej, najeżdżając kursorem myszy na etykietę „Odebrane” i klikając wyświetloną strzałkę w dół. Wybierz żądany styl poczty przychodzącej z listy rozwijanej "Typ poczty przychodzącej". Zwróć uwagę, że najechanie kursorem myszy na każdy wzór zapewnia krótki opis każdego typu.
Organizuj i kategoryzuj swoje wiadomości za pomocą etykiet
Pokrótce przedstawiliśmy wam naklejki w lekcji 1 z tej serii. Kategorie umożliwiają organizowanie wiadomości e-mail w kategorie. Jest podobny do folderów, w przeciwieństwie do folderów, do jednej wiadomości można zastosować więcej niż jedną etykietę.
Ogłoszenie: Gmail obsługuje maksymalnie 5000 etykiet, w tym etykiety podrzędne. Jeśli przekroczysz ten limit, może się okazać, że Gmail działa wolniej i możesz napotkać błędy. Usuń naklejki, których już nie możesz używać. Usunięcie etykiet nie powoduje usunięcia wiadomości.
Utwórz nową etykietę
Możesz tworzyć własne niestandardowe etykiety, aby uporządkować skrzynkę odbiorczą, a nawet przenosić wiadomości ze skrzynki odbiorczej do etykiet (działających jako foldery). Pokażemy, jak utworzyć etykietę zagnieżdżoną pod inną etykietą, taką jak podfolder w folderze.
Aby utworzyć nową niestandardową etykietę, która będzie głównym folderem, kliknij Więcej na liście etykiet po lewej stronie ekranu głównego Gmaila.
Po rozwinięciu listy kliknij link „Utwórz nową taksonomię”.
Wprowadź nazwę etykiety w polu edycji "Wprowadź nową nazwę etykiety" w oknie dialogowym Nowa etykieta. Kliknij Utwórz, aby zakończyć tworzenie nowej etykiety.
Uwaga: Ponieważ jest to główna taksonomia zawierająca podklasyfikacje, nie połączymy tej taksonomii.
Aby utworzyć podkategorię w głównej kategorii, którą właśnie utworzyłeś, kliknij ponownie Utwórz nową taksonomię.
W oknie dialogowym Nowa etykieta wprowadź nazwę podkategorii, którą chcesz utworzyć, w polu edycji „Wprowadź nową nazwę taksonomii”. Zaznacz pole wyboru „Zagnieźdź etykietę pod”, wybierz właśnie utworzony masthead z listy rozwijanej i kliknij Utwórz.
Możesz również utworzyć zagnieżdżoną taksonomię, wprowadzając oryginalną taksonomię, a następnie ukośnik (/), a następnie wpisując nazwę zagnieżdżonej taksonomii – wszystko w polu edycji „…nowa nazwa taksonomii”. Na przykład możemy wpisać „Osobiste / Znajomi” w polu edycji i nie zaznaczać pola wyboru „Oceń plakat pod”.
Uwaga: oryginalna etykieta musi już istnieć, aby można było utworzyć pod nią etykietę zagnieżdżoną. Nie możesz jednocześnie tworzyć obu etykiet. W naszym przykładzie musimy najpierw utworzyć etykietę „Osobiste” przed utworzeniem zagnieżdżonej etykiety „Znajomi”.
Zagnieżdżony adres wygląda jak w poniższym przykładzie.
Nowa ocena główna z etykietą zagnieżdżoną jest również dodawana do listy ocen dostępnych na przycisku akcji Oceny, oprócz listy ocen dostępnych na przycisku akcji Przenieś do.
Zastosuj kategorie do wiadomości
Istnieją dwa sposoby nadawania etykiet wiadomościom. Możesz dodawać etykiety do wiadomości, pozostawiając wiadomości w skrzynce odbiorczej. Możesz także przenosić wiadomości do etykiet i przenosić je do folderów. Pokażemy ci oba sposoby.
Stosuj etykiety do wiadomości, gdy pozostają w skrzynce odbiorczej.
Ta metoda pozwala łatwo zastosować wiele etykiet do jednej wiadomości.
Aby zastosować etykietę do wiadomości, zachowując wiadomość w skrzynce odbiorczej, zaznacz pole wyboru po prawej stronie wiadomości, aby ją zaznaczyć (lub otwórz wiadomość). Następnie kliknij przycisk akcji „Kategorie” i wybierz jedną lub więcej etykiet z listy rozwijanej.
Pamiętaj, że do wiadomości możesz zastosować więcej niż jedną etykietę. Menu Kategorie nie znika po wybraniu ocen, więc możesz wybrać wiele ocen jednocześnie.
Aby zastosować wybrane etykiety do wiadomości, dotknij Zastosuj u dołu listy.
Następnie etykiety są wyświetlane po lewej stronie wiersza tematu wiadomości.
Jeśli masz długą listę ocen, możesz zacząć wpisywać nazwę taksonomii po kliknięciu przycisku akcji „Kategorie”, aby znaleźć ocenę na liście.
Oznacz wiadomość i przenieś ją ze swojej skrzynki odbiorczej
Aby zastosować etykietę do wiadomości i jednocześnie przenieść ją ze skrzynki odbiorczej, przeciągnij wiadomość do żądanej etykiety na liście po lewej stronie. Gdy najedziesz myszą na listę, rozwinie się ona, wyświetlając etykiety, które mogą być aktualnie ukryte.
Pamiętaj, że możesz użyć tej metody, aby oznaczyć wiadomość jako spam, a także użyć przycisku akcji Zgłoś spam. Po prostu przeciągnij obraźliwe wiadomości do kategorii „Spam”.
Przeniesienie wiadomości do etykiety Kosz spowoduje jej usunięcie. Jest to to samo, co wybranie wiadomości lub otwarcie jej i kliknięcie przycisku akcji „Usuń”.
otwarta etykieta
Otwarcie etykiety jest jak otwarcie folderu. Wymienione są wszystkie wiadomości powiązane z tą oceną. Aby otworzyć etykietę, kliknij żądaną etykietę na liście etykiet po lewej stronie ekranu głównego Gmaila. Jeśli żądana etykieta nie jest widoczna, kliknij „Więcej”, aby uzyskać dostęp do pełnej listy.
Wyświetlane są wszystkie wiadomości powiązane z tą kategorią. Zanotuj wyszukiwane hasło w polu wyszukiwania. Gmail automatycznie wypełnia pole wyszukiwania odpowiednim filtrem, aby wyświetlić wybrane wiadomości. Filtry omówimy w dalszej części tej lekcji.
Pamiętaj, że jeśli zastosujesz etykietę do wiadomości bez przenoszenia wiadomości do tej etykiety (i poza skrzynkę odbiorczą), a następnie otworzysz etykietę, na wiadomości zostanie wyświetlona etykieta „Odebrane”, wskazując, że wiadomość nadal znajduje się w w pudełku.
Aby wrócić do skrzynki odbiorczej, kliknij etykietę „Odebrane” na liście po prawej stronie.
Jeśli chcesz zwrócić wiadomość do skrzynki odbiorczej, po prostu otwórz folder etykiet, aby uzyskać dostęp do wiadomości i przeciągnij wiadomość z powrotem do skrzynki odbiorczej. Zwróć uwagę, że wiadomość nadal ma przypisaną etykietę.
Usuń etykietę z wiadomości
Jeśli zdecydujesz, że nie chcesz, aby konkretna etykieta była powiązana z wiadomością, możesz ją łatwo usunąć.
Aby to zrobić, zaznacz wiadomość za pomocą pola wyboru po prawej stronie wiadomości lub otwórz wiadomość. Kliknij przycisk akcji Etykiety, usuń zaznaczenie etykiety na liście rozwijanej, którą chcesz usunąć z wiadomości, a następnie kliknij przycisk Zastosuj.
Uwaga: możesz usunąć wiele etykiet z wiadomości naraz. Po prostu wybierz wszystkie etykiety, które chcesz usunąć z listy rozwijanej Kategorie, zanim klikniesz Zastosuj.
Zmień kolor naklejki
Możesz przypisywać kolory do etykiet, aby móc je łatwo wybierać w skrzynce odbiorczej. Domyślnie wszystkie etykiety mają jasnoszare tło i ciemnoszary tekst. Etykieta „Osobiste/Znajomi” na poniższym obrazku używa domyślnego koloru. Inne oznaczenia, „Szkoła HTG” i „Admin”, mają inne kolory.
Aby zmienić kolor na etykiecie, przesuń kursor myszy na żądaną etykietę. Kliknij strzałkę w dół po prawej stronie etykiety, aby uzyskać dostęp do jej menu rozwijanego.
Przesuń wskaźnik myszy nad opcję „Kolor etykiety” i wybierz kombinację tekstu i kolorów, klikając ją.
Możesz także użyć opcji Usuń kolor, aby usunąć kolor z naklejki i wrócić do ustawienia domyślnego.
Jeśli nie chcesz wyświetlać żadnej z grup, możesz wybrać grupę niestandardową, klikając Dodaj kolor niestandardowy. Wybierz „Kolor tła” i „Kolor tekstu” w wyświetlonym oknie dialogowym „Dodaj kolor niestandardowy”.
Wyświetl podgląd wybranej grupy, w której jest napisane „Podgląd koloru etykiety”.
Skonfiguruj dostęp jednym kliknięciem do standardowych i niestandardowych etykiet Gmaila
Możesz łatwo utworzyć dostęp do etykiet za pomocą jednego kliknięcia.
Aby to zrobić, otwórz etykietę, jak omówiliśmy wcześniej w tej lekcji, a następnie przeciągnij ikonę Ulubione strony z paska adresu na pasek zakładek. Teraz możesz kliknąć tę zakładkę, aby uzyskać dostęp do wszystkich wiadomości powiązanych z tą etykietą.
Ukrywanie i pokazywanie etykiet w Gmailu
Jeśli masz długą listę etykiet w Gmailu, możesz chcieć zobaczyć niektóre z często używanych etykiet, ukrywając pozostałe.
ukryj etykietę
Aby ukryć etykietę w Gmailu, kliknij etykietę, którą chcesz ukryć na liście etykiet pod przyciskiem Utwórz i przeciągnij ją do linku Więcej poniżej listy widocznych etykiet.
Uwaga: łącze „więcej” staje się łączem „mniej” po przeniesieniu do niego etykiety.
Ocena została przeniesiona tak, że znajduje się na liście kategorii, która jest wyświetlana po kliknięciu przycisku Więcej, aby rozwinąć listę ocen. Jeśli link „Mniej” jest dostępny zamiast linku „Więcej”, „Kategorie” można wyświetlić po prostu najeżdżając kursorem myszy na listę kategorii.
Pokaż ukrytą etykietę
Aby odkryć ukrytą etykietę, kliknij Więcej (jeśli to konieczne), aby wyświetlić sekcję Kategorie. Kliknij i przeciągnij żądaną etykietę z sekcji „Kategorie” do etykiety „Odebrane”.
Etykieta powraca do głównej listy etykiet w kolejności alfabetycznej.
Ukryj wstępnie ustawione przez system etykiety Gmaila, takie jak oznaczone gwiazdką, wysłana poczta, wersje robocze, spam lub kosz
Wstępnie ustawione etykiety Gmaila można również ukryć. Aby ukryć którąkolwiek z tych etykiet, kliknij „Więcej” pod listą etykiet.
Kliknij „Zarządzaj kategoriami” w „Kategoriach”.
Zostanie wyświetlony ekran ustawień „Kategorie”.
W sekcji Etykiety systemowe znajdź etykietę systemową, którą chcesz ukryć, i kliknij łącze Ukryj w kolumnie listy Pokaż w etykietach.
Uwaga: etykieta nie jest całkowicie ukryta, jest przenoszona pod linkiem „Więcej”.
Dostęp do ustawień etykiet na ekranie Ustawienia
Dostęp do ekranu ustawień ocen można również uzyskać za pomocą przycisku Ustawienia. W tej serii będziemy odnosić się do różnych części ekranu Ustawienia. Procedura dostępu do Ustawień jest zawsze taka sama.
Aby uzyskać dostęp do filtrów na ekranie Ustawienia, kliknij przycisk Ustawienia (koło zębate) w prawym górnym rogu głównego okna Gmaila.
Następnie wybierz „Ustawienia” z menu rozwijanego.
Na ekranie Ustawienia możesz uzyskać dostęp do ustawień etykiet, filtrów, skrzynki odbiorczej, motywów oraz innych okienek i funkcji Gmaila.
Automatycznie ukrywaj etykiety bez nieprzeczytanej poczty w Gmailu
Dzięki możliwości ukrywania etykiet i automatycznego kierowania wiadomości do tych etykiet za pomocą filtrów (patrz następna sekcja), możesz zastanawiać się, jak szybko sprawdzić, czy masz nieprzeczytane wiadomości w ukrytych etykietach. Możesz łatwo pokazać ukryte etykiety, gdy są w nich jakieś nieprzeczytane wiadomości. W ten sposób nie przegapisz żadnych ważnych wiadomości.
Aby skonfigurować Gmaila tak, aby ukrywał etykiety, o ile nie zawierają nieprzeczytanych wiadomości, przejdź do ekranu ustawień Etykiet, korzystając z jednej z wymienionych wcześniej metod.
W przypadku każdej etykiety systemowej i niestandardowej, którą chcesz ukryć, jeśli nie zawiera nieprzeczytanej poczty, kliknij łącze Pokaż, jeśli nieprzeczytane.
Pamiętaj, że na liście Etykiet systemowych możesz ukryć etykiety Wersja robocza i Spam tylko wtedy, gdy nie zawierają żadnych nieprzeczytanych wiadomości. Ta funkcja nie dotyczy kategorii i kręgów.
Możesz szybko zastosować to ustawienie do wszystkich etykiet niestandardowych, klikając strzałkę w dół obok opcji „Pokaż na liście ocen” u góry sekcji „oceny” i wybierając z menu rozwijanego opcję „Pokaż wszystko, jeśli nie przeczytano”.
następujące …
To prowadzi nas do końca lekcji 3. Powinieneś dość dobrze zrozumieć, jak uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą różnych kart, stylów i ustawień. Co najważniejsze, jesteś na dobrej drodze do opanowania poczty e-mail za pomocą etykiet!
W następnej lekcji rozszerzymy naszą dyskusję na temat etykiet o filtry — na przykład o tym, jak używać filtrów do automatycznego stosowania etykiet, a także jak pobierać istniejące filtry i eksportować je na inne konto Gmail.
Następnie, aby zakończyć, wprowadzamy system gwiazdek, który pomaga śledzić ważne e-maile.
