I dagens leksjon hjelper vi deg med å forstå hvordan du bedre kan kategorisere innboksen din og organisere meldingene dine ved hjelp av etiketter og noen forhåndsdefinerte, men konfigurerbare faner.
Først snakker vi om Gmails grensesnitt for automatiske faner, den prioriterte postboksen og alle innstillingene den inneholder.
Kategoriser automatisk innkommende e -post med konfigurerbare faner
Gmail tilbyr nå kategorier og automatiske kategorier for innboksen din. Denne funksjonen deler innboksen din i primær, sosial, kampanjer, oppdateringer og forum. Hvis du deltar i mange online tjenester, kan denne funksjonen være nyttig.
I utgangspunktet kan meldinger mottatt for visse typer nettsteder eller for bestemt innhold samles i forskjellige deler av innboksen din. Dette kan føre til en mindre rotete postkasse.
Velg hvilke faner som skal vises i innboksen din
Disse fanene er konfigurerbare, slik at du kan velge fanene du vil ha tilgjengelig i innboksen. Hvis du vil endre de synlige fanene, klikker du på plussikonet til venstre for fanene.
Dialogboksen Velg faner for å aktivere vises. Merk av i avmerkingsboksene for fanene du vil ha tilgjengelig i innboksen.
Merk: Hvis du skjuler en fane, vil meldinger fra den kategorien i stedet vises i kategorien "Grunnleggende". Teksten i faner kan ikke endres, og du kan ikke legge til egendefinerte faner. Bruk egendefinerte etiketter i stedet (diskutert i neste avsnitt) for å kategorisere meldingene ytterligere.
Du kan også bestemme hvilke faner som skal vises i innboksen din på Innboks -fanen på Innstillinger -skjermbildet i kategorier -delen.
Organiser meldingene dine med innboksstiler og innstillinger
Inbox Styles lar deg organisere Gmail -innboksen slik den fungerer for deg. Du kan organisere innboksen din ved hjelp av konfigurerbare faner, som vi nevnte tidligere i denne leksjonen, eller i seksjoner som Ulest, Stjernemerket og Viktig.
Endre innbokstypen din
Hvis du vil bytte til en annen innboksstil, åpner du Innstillinger -skjermen og klikker på kategorien Innboks.
I delen Innboks type velger du typen innboks du vil bruke fra rullegardinlisten.
Hver type innboks har sine egne innstillinger. Når du har valgt en innboks type, vises innstillingene for den typen under Velg innboks type. Gjør endringer i innstillingene og klikk på Lagre endringer.
Du kan også raskt endre noen av innstillingene for innboksen rett i innboksen ved å klikke på pil ned helt til høyre for hver seksjon.
Hjelp for Gmail Beskrivelse av innkommende e -posttyper . Eksperimenter gjerne med forskjellige innboksstiler for å se hva som fungerer for deg. Du kan alltid gå tilbake til standard hvis du ombestemmer deg.
Du kan også raskt endre innbokstilen din ved å holde musen over etiketten "Innboks" og klikke på nedoverpilen som vises. Velg ønsket innkommende e-poststil fra rullegardinlisten "Type innkommende e-post". Vær oppmerksom på at det å holde musen over hvert mønster gir en kort beskrivelse av hver type.
Organiser og kategoriser meldingene dine ved hjelp av etiketter
Vi introduserte deg kort for klistremerker i leksjon 1 i denne serien. Kategorier lar deg organisere e -postmeldingene dine i kategorier. Det ligner på mapper, i motsetning til mapper, kan du bruke mer enn én etikett på en enkelt melding.
Legge merke til: Gmail støtter maksimalt 5000 etiketter, inkludert underetiketter. Hvis du overskrider denne grensen, kan du oppleve at Gmail -opplevelsen din er tregere, og at du kan støte på feil. Fjern klistremerker du ikke lenger kan bruke. Slette etiketter sletter ikke meldinger.
Lag en ny etikett
Du kan lage dine egne tilpassede etiketter for å holde innboksen organisert og til og med flytte meldinger ut av innboksen til etiketter (fungerer som mapper). Vi viser deg hvordan du oppretter en etikett som er nestet under en annen etikett, for eksempel en undermappe i en mappe.
Hvis du vil opprette en ny tilpasset etikett som vil være hovedmappen, klikker du Mer i etikettlisten på venstre side av startskjermen i Gmail.
Når listen er utvidet, klikker du på koblingen "Opprett en ny taksonomi".
Skriv inn et navn på etiketten i redigeringsboksen "Vennligst skriv inn et nytt etikettnavn" i dialogboksen Ny etikett. Klikk på Opprett for å fullføre opprettelsen av den nye etiketten.
Merk: Siden dette er hovedtaksonomien som vil inneholde underklassifiseringen, vil vi ikke slå sammen denne taksonomien.
Hvis du vil opprette en underkategori under hovedkategorien du nettopp har opprettet, klikker du på Opprett ny taksonomi igjen.
I dialogboksen Ny etikett skriver du inn navnet på underkategorien du vil opprette i redigeringsboksen "Vennligst skriv inn et nytt taksonominavn". Velg avmerkingsboksen "Nest-etikett under", velg mastetoppen du nettopp har opprettet fra rullegardinlisten, og klikk på Opprett.
Du kan også opprette en nestet taksonomi ved å skrive inn den opprinnelige taksonomien, etterfulgt av en skråstrek (/), og deretter skrive inn navnet på den nestede taksonomien - alt i redigeringsboksen “... nytt taksonominavn”. For eksempel kan vi skrive inn "Personlig/venner" i redigeringsboksen og ikke merke av for "Vurder plakat under".
Merk: Den originale etiketten må allerede eksistere for å lage en nestet etikett under den. Du kan ikke opprette begge etikettene samtidig. I vårt eksempel må vi først lage den "personlige" etiketten før vi lager den nestede "vennene" -etiketten.
En nestet adresse ser ut som følgende eksempel.
Den nye hovedvurderingen, med den nestede etiketten, blir også lagt til i listen over vurderinger som er tilgjengelige på handlingsknappen Vurderinger, i tillegg til listen over vurderinger som er tilgjengelig på knappen Flytt til handling.
Bruk kategorier på meldinger
Det er to måter å bruke etiketter på meldinger. Du kan bruke etiketter på meldinger mens du legger igjen meldinger i innboksen. Du kan også flytte meldinger til etiketter, og du kan flytte dem til mapper. Vi viser deg begge veier.
Bruk etiketter på meldinger mens de er igjen i innboksen.
Denne metoden lar deg enkelt bruke flere etiketter på en enkelt melding.
Hvis du vil bruke en etikett på en melding mens du beholder meldingen i innboksen, merker du av i boksen til høyre for meldingen for å velge den (eller åpner meldingen). Klikk deretter på "Kategorier" -knappen og velg en eller flere etiketter fra rullegardinlisten.
Husk at du kan bruke mer enn én etikett på en melding. Kategorier -menyen forsvinner ikke når du har valgt rangeringene, så du kan velge flere vurderinger samtidig.
For å bruke de valgte etikettene på meldinger, trykker du på Bruk nederst på listen.
Deretter vises etikettene til venstre for meldingsemnelinjen.
Hvis du har en lang liste med vurderinger, kan du begynne å skrive navnet på taksonomien etter å ha klikket på "Kategorier" -knappen for å finne vurderingen i listen.
Merk en melding og flytt den ut av innboksen din
Hvis du vil bruke en etikett på en melding og flytte meldingen ut av innboksen samtidig, drar du meldingen til ønsket etikett i listen til venstre. Når du beveger musen over menyen, utvides den til å vise etiketter som for øyeblikket kan være skjult.
Vær oppmerksom på at du kan bruke denne metoden til å merke meldingen som søppelpost, i tillegg til å bruke handlingsknappen Rapporter spam. Bare dra de støtende meldingene til kategorien "Søppelpost".
Hvis du flytter en melding til papirkurven, slettes meldingen. Dette er det samme som å velge meldingen, eller åpne den, og klikke på "Slett" handlingsknappen.
åpen etikett
Å åpne en etikett er som å åpne en mappe. Alle meldingene knyttet til denne vurderingen er oppført. For å åpne en etikett, klikk på ønsket etikett i etikettlisten på venstre side av startskjermen i Gmail. Hvis ønsket etikett ikke er synlig, klikker du på "Mer" for å få tilgang til hele listen.
Alle meldingene knyttet til denne kategorien vises. Legg merke til søkeordet i søkeboksen. Gmail fyller automatisk ut søkefeltet med det riktige filteret for å vise de valgte meldingene. Vi vil diskutere filtre senere i denne leksjonen.
Vær oppmerksom på at hvis du bruker en etikett på en melding uten å flytte meldingen til etiketten (og ut av innboksen) og deretter åpner etiketten, vil etiketten "Innboks" vises på meldingen, noe som indikerer at meldingen fortsatt er i innboks.
For å gå tilbake til innboksen din, klikk på "Innboks" -etiketten i listen til høyre.
Hvis du vil returnere meldingen til innboksen din, åpner du bare etikettmappen for å få tilgang til meldingen og drar meldingen tilbake til innboksen. Vær oppmerksom på at etiketten fortsatt er påført meldingen.
Fjern en etikett fra en melding
Hvis du bestemmer deg for at du ikke vil at en bestemt etikett skal være knyttet til en melding, kan du enkelt fjerne den.
For å gjøre dette, velg meldingen ved å bruke avmerkingsboksen til høyre for meldingen, eller åpne meldingen. Klikk på handlingsknappen Etiketter, fjern markeringen av etiketten i rullegardinlisten du vil fjerne fra meldingen, og klikk deretter på Bruk.
Merk: Du kan fjerne flere etiketter fra en melding samtidig. Bare velg alle etikettene du vil fjerne i rullegardinlisten Kategorier før du klikker Bruk.
Endre fargen på klistremerket
Du kan tilordne farger til etikettene dine, slik at du enkelt kan velge dem i innboksen. Som standard er alle etiketter farget med en lys grå bakgrunn og mørk grå tekst. Etiketten 'Personlig/venner' på bildet nedenfor bruker standardfargen. De andre betegnelsene, "HTG School" og "Admin", har andre farger brukt på dem.
Hvis du vil endre fargen på etiketten, flytter du musen over ønsket etikett. Klikk på nedoverpilen til høyre for etiketten for å åpne rullegardinmenyen.
Flytt musepekeren over alternativet "Etikettfarge", og velg tekst- og fargekombinasjonen ved å klikke på den.
Du kan også bruke alternativet Fjern farge for å fjerne fargen fra klistremerket og gå tilbake til standardinnstillingen.
Hvis du ikke vil at noen av gruppene skal vises, kan du velge en tilpasset gruppe ved å klikke Legg til egendefinert farge. Velg "Bakgrunnsfarge" og "Tekstfarge" i dialogboksen "Legg til egendefinert farge" som vises.
Forhåndsvis den valgte gruppen der det står "Forhåndsvis etikettfarge."
Sett opp ett-klikkstilgang til standard og tilpassede Gmail-etiketter
Du kan enkelt opprette tilgang til etiketter med et enkelt klikk.
For å gjøre dette, åpne en etikett som vi diskuterte tidligere i denne leksjonen, og dra deretter siden Favoritter -ikonet fra adresselinjen til bokmerkeverktøylinjen. Nå kan du klikke på dette bokmerket for å få tilgang til alle meldingene dine som er knyttet til etiketten.
Skjul og vis etiketter i Gmail
Hvis du har en lang liste med etiketter i Gmail, vil du kanskje se noen av etikettene du bruker ofte mens du skjuler resten.
skjul etikett
Hvis du vil skjule en etikett i Gmail, klikker du på etiketten du vil skjule i etikettlisten under Opprett -knappen og drar den til Mer -lenken under listen over synlige etiketter.
Merk: Koblingen "mer" blir "mindre" lenken når du flytter etiketten til den.
Rangeringen er flyttet slik at den er oppført under Kategorier, som vises når du klikker på Mer for å utvide listen over vurderinger. Hvis koblingen "Mindre" er tilgjengelig i stedet for lenken "Mer", kan du "Kategorier" vises ved å holde musen over listen over kategorier.
Gjør skjult etikett synlig
Hvis du vil skjule en skjult etikett, klikker du Mer (om nødvendig) for å vise kategorier -delen. Klikk og dra ønsket etikett fra "Kategorier" -delen til "Innboks" -etiketten.
Etiketten går tilbake til hovedlisten med etiketter i alfabetisk rekkefølge.
Skjul forhåndsinnstilte Gmail -etiketter som stjernemerket, sendt e -post, utkast, søppelpost eller søppel
Forhåndsinnstilte Gmail -etiketter kan også skjules. For å skjule noen av disse etikettene, klikk på "Mer" under etikettlisten.
Klikk på "Administrer kategorier" under "Kategorier".
Innstillingsskjermbildet "Kategorier" vises.
I delen Systemetiketter finner du systemetiketten du vil skjule, og klikker på Skjul -koblingen i kolonnen Vis i etiketter.
Merk: Etiketten er ikke helt skjult, den flyttes under lenken "Mer".
Få tilgang til etikettinnstillingene på skjermbildet Innstillinger
Du kan også få tilgang til skjermbildet for vurderingsinnstillinger ved hjelp av knappen Innstillinger. Vi vil referere til forskjellige deler av Innstillinger -skjermen gjennom denne serien. Fremgangsmåten for tilgang til Innstillinger er alltid den samme.
For å få tilgang til filtrene på skjermbildet Innstillinger, klikk på Innstillinger-knappen (tannhjulet) øverst til høyre i hovedvinduet i Gmail.
Velg deretter "Innstillinger" fra rullegardinmenyen.
Når du er i Innstillinger -skjermbildet, kan du få tilgang til innstillingene for etiketter, filtre, innboks, temaer og andre Gmail -ruter og funksjoner.
Skjul etiketter automatisk uten ulest e -post i Gmail
Med muligheten til å skjule etiketter og automatisk rute meldinger til disse etikettene ved hjelp av filtre (se neste avsnitt), kan du lure på hvordan du raskt kan fortelle om du har uleste meldinger i de skjulte etikettene. Du kan velge å enkelt vise skjulte etiketter når det er uleste meldinger i dem. På denne måten går du ikke glipp av noen viktige meldinger.
For å konfigurere Gmail til å skjule etiketter med mindre de inneholder uleste meldinger, åpner du etikettinnstillingsskjermen ved å bruke en av metodene nevnt tidligere.
For hvert system og hver egendefinerte etikett du vil skjule hvis den ikke inneholder ulest e -post, klikker du på lenken Vis hvis den er ulest.
Vær oppmerksom på at i Systemetiketter -listen kan du bare skjule utkastet og søppelpostetikettene hvis de ikke inneholder uleste meldinger. Denne funksjonen gjelder ikke for kategorier og kretser.
Du kan raskt bruke denne innstillingen på alle egendefinerte etiketter ved å klikke på nedoverpilen ved siden av "Vis i vurderingsliste" øverst i delen "Rangeringer" og velge "Vis alle hvis ikke lest" fra rullegardinmenyen.
følgende …
Dette bringer oss til slutten av leksjon 3. Du bør ha en ganske god forståelse for hvordan du holder innboksen organisert med forskjellige faner, stiler og innstillinger. Best av alt, du er på vei til å mestre e -posten din med etiketter!
I neste leksjon vil vi utvide diskusjonen om etiketter til å inkludere filtre - for eksempel hvordan du bruker filtre til å automatisk bruke etiketter, samt hvordan du tar eksisterende filtre og eksporterer dem til en annen Gmail -konto.
For å avslutte ting, introduserer vi stjernesystemet, som hjelper deg å holde oversikt over viktige e -poster.
