In de les van vandaag helpen we je te begrijpen hoe je je inbox beter kunt categoriseren en je berichten kunt ordenen met behulp van labels en een aantal vooraf gedefinieerde maar configureerbare tabbladen.
Eerst zullen we het hebben over de automatische tabbladeninterface van Gmail, de prioriteitsmailbox en alle instellingen die deze bevat.
Inkomende e-mail automatisch categoriseren met configureerbare tabbladen
Gmail biedt nu tabbladen en automatische categorieën voor je inbox. Deze functie verdeelt uw inbox in Primair, Sociaal, Promoties, Updates en Forums. Als u deelneemt aan veel online services, kan deze functie handig zijn.
In principe kunnen berichten die voor bepaalde soorten sites of voor bepaalde inhoud worden ontvangen, in verschillende delen van uw inbox worden verzameld. Dit kan resulteren in een minder rommelige mailbox.
Kies welke tabbladen zichtbaar zijn in je inbox
Deze tabbladen zijn configureerbaar, zodat u de tabbladen kunt kiezen die u in uw inbox wilt hebben. Om de zichtbare tabbladen te wijzigen, klikt u op het pluspictogram links van de tabbladen.
Het dialoogvenster Tabs selecteren om in te schakelen verschijnt. Schakel de selectievakjes in voor de tabbladen die u beschikbaar wilt hebben in uw Postvak IN.
Opmerking: als u een tabblad verbergt, worden berichten uit die categorie in plaats daarvan weergegeven op het tabblad "Basis". Ook kan de tekst in tabbladen niet worden gewijzigd en kunt u geen aangepaste tabbladen toevoegen. Gebruik in plaats daarvan aangepaste labels (besproken in de volgende sectie) om uw berichten verder te categoriseren.
U kunt ook beslissen welke tabbladen in uw inbox worden weergegeven op het tabblad Inbox van het scherm Instellingen in het gedeelte Categorieën.
Organiseer uw berichten met inboxstijlen en instellingen
Met Inbox Styles kun je je Gmail-inbox indelen op de manier die voor jou werkt. Je kunt je inbox ordenen met behulp van configureerbare tabbladen, zoals we eerder in deze les noemden, of in secties zoals Ongelezen, Met ster en Belangrijk.
Je inboxtype wijzigen
Om over te schakelen naar een andere inboxstijl, opent u het scherm Instellingen en tikt u op het tabblad Inbox.
Selecteer in het gedeelte Postvak IN het type Postvak IN dat u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst.
Elk type inbox heeft zijn eigen instellingen. Nadat u een type Postvak IN hebt geselecteerd, worden de instellingen voor dat type weergegeven onder Type postvak IN selecteren. Breng wijzigingen aan in de instellingen en klik op Wijzigingen opslaan.
Je kunt ook snel enkele instellingen voor de stijl van je inbox rechtstreeks in je inbox wijzigen door op de pijl-omlaag helemaal rechts van elke sectiekop te klikken.
Gmail Help biedt Beschrijvingen van inkomende e-mailtypen . Experimenteer gerust met verschillende inboxstijlen om te zien wat voor jou werkt. U kunt altijd teruggaan naar de standaardinstelling als u van gedachten verandert.
Je kunt ook snel de stijl van je inbox wijzigen door met je muis over het label "Inbox" te gaan en op de pijl-omlaag die verschijnt te klikken. Selecteer de gewenste stijl voor inkomende e-mail in de vervolgkeuzelijst "Type inkomende e-mail". Merk op dat als u met uw muis over elk patroon beweegt, u een korte beschrijving van elk type krijgt.
Organiseer en categoriseer uw berichten met behulp van labels
We hebben je kort kennis laten maken met de stickers in les 1 van deze serie. Met categorieën kunt u uw e-mailberichten in categorieën indelen. Het is vergelijkbaar met mappen, in tegenstelling tot mappen kunt u meer dan één label op een enkel bericht toepassen.
ملاحظة: Gmail ondersteunt maximaal 5000 labels, inclusief sublabels. Als je deze limiet overschrijdt, kan het zijn dat je Gmail-ervaring langzamer is en dat er fouten optreden. Verwijder stickers die u niet meer mag gebruiken. Als u labels verwijdert, worden berichten niet verwijderd.
Een nieuw label maken
Je kunt je eigen aangepaste labels maken om je inbox georganiseerd te houden en zelfs berichten uit je inbox naar labels te verplaatsen (die fungeren als mappen). We laten u zien hoe u een label maakt dat is genest onder een ander label, zoals een submap in een map.
Als u een nieuw aangepast label wilt maken dat de hoofdmap wordt, klikt u op Meer in de lijst met labels aan de linkerkant van het startscherm van Gmail.
Wanneer de lijst is uitgevouwen, klikt u op de link "Een nieuwe taxonomie maken".
Voer een naam in voor het label in het invoervak "Voer een nieuwe labelnaam in" in het dialoogvenster Nieuw label. Klik op Maken om het maken van het nieuwe label te voltooien.
Opmerking: aangezien dit de hoofdtaxonomie is die de subclassificatie zal bevatten, zullen we deze taxonomie niet samenvoegen.
Als u een subcategorie wilt maken onder de hoofdcategorie die u zojuist hebt gemaakt, klikt u nogmaals op Nieuwe taxonomie maken.
Voer in het dialoogvenster Nieuw label de naam in van de subcategorie die u wilt maken in het invoervak "Voer een nieuwe taxonomienaam in". Schakel het selectievakje 'Label nest onder' in, selecteer de masthead die je zojuist hebt gemaakt in de vervolgkeuzelijst en klik op Maken.
U kunt ook een geneste taxonomie maken door de oorspronkelijke taxonomie in te voeren, gevolgd door een schuine streep (/), en vervolgens de naam van de geneste taxonomie in te voeren - alles in het invoervak "...nieuwe taxonomienaam". We kunnen bijvoorbeeld 'Persoonlijk/Vrienden' invoeren in het invoervak en het selectievakje 'Poster beoordelen onder' niet aanvinken.
Opmerking: het originele label moet al bestaan om er een genest label onder te maken. U kunt niet beide labels tegelijkertijd maken. In ons voorbeeld moeten we eerst het label 'Persoonlijk' maken voordat we het geneste label 'Vrienden' maken.
Een genest adres ziet eruit als het volgende voorbeeld.
De nieuwe hoofdbeoordeling, met het geneste label, wordt ook toegevoegd aan de lijst met beoordelingen die beschikbaar zijn op de actieknop Beoordelingen, naast de lijst met beoordelingen die beschikbaar zijn op de actieknop Verplaatsen naar.
Categorieën toepassen op berichten
Er zijn twee manieren om labels op berichten toe te passen. Je kunt labels op berichten toepassen terwijl je berichten in je inbox achterlaat. U kunt berichten ook naar labels verplaatsen en u kunt ze naar mappen verplaatsen. We laten je beide manieren zien.
Labels op berichten toepassen terwijl ze nog in je inbox staan.
Met deze methode kunt u eenvoudig meerdere labels op één bericht toepassen.
Als u een label op een bericht wilt toepassen terwijl het bericht in uw Postvak IN blijft staan, schakelt u het selectievakje rechts van het bericht in om het te selecteren (of opent u het bericht). Klik vervolgens op de actieknop "Categorieën" en selecteer een of meer labels uit de vervolgkeuzelijst.
Onthoud dat u meer dan één label op een bericht kunt toepassen. Het menu Categorieën verdwijnt niet als je eenmaal de beoordelingen hebt geselecteerd, dus je kunt meerdere beoordelingen tegelijk selecteren.
Tik op Toepassen onder aan de lijst om de geselecteerde labels op berichten toe te passen.
Vervolgens worden de labels links van de onderwerpregel van het bericht weergegeven.
Als u een lange lijst met beoordelingen heeft, kunt u beginnen met het typen van de naam van de taxonomie nadat u op de actieknop "Categorieën" hebt geklikt om de beoordeling in de lijst te vinden.
Label een bericht en verplaats het uit je inbox
Als u een label op een bericht wilt toepassen en het bericht tegelijkertijd uit de inbox wilt verwijderen, sleept u het bericht naar het gewenste label in de lijst aan de linkerkant. Als u uw muis over het menu beweegt, wordt het uitgevouwen om labels weer te geven die momenteel mogelijk verborgen zijn.
Merk op dat u deze methode kunt gebruiken om het bericht als spam te markeren, evenals de actieknop Spam rapporteren. Sleep de aanstootgevende berichten eenvoudig naar de categorie "Spam".
Als u een bericht naar het label Prullenbak verplaatst, wordt het bericht verwijderd. Dit is hetzelfde als het bericht selecteren of openen en op de actieknop "Verwijderen" klikken.
open label
Het openen van een label is als het openen van een map. Alle berichten die aan deze beoordeling zijn gekoppeld, worden weergegeven. Om een label te openen, klikt u op het gewenste label in de lijst met labels aan de linkerkant van het Gmail-startscherm. Als het gewenste label niet zichtbaar is, klikt u op "Meer" om toegang te krijgen tot de volledige lijst.
Alle berichten die bij deze categorie horen, worden weergegeven. Noteer de zoekterm in het vak Zoeken. Gmail vult automatisch het zoekvak in met het juiste filter om de geselecteerde berichten weer te geven. We bespreken filters later in deze les.
Houd er rekening mee dat als u een label op een bericht toepast zonder het bericht naar dat label (en uit de inbox) te verplaatsen en vervolgens het label opent, het label "Inbox" op het bericht wordt weergegeven, wat aangeeft dat het bericht nog steeds in de postvak IN.
Om terug te gaan naar uw inbox, klikt u op het label "Inbox" in de lijst aan de rechterkant.
Als u het bericht naar uw inbox wilt terugsturen, opent u gewoon de labelmap om het bericht te openen en sleept u het bericht terug naar de inbox. Houd er rekening mee dat het bericht nog steeds het label heeft.
Een label uit een bericht verwijderen
Als u besluit dat u niet wilt dat een bepaald label aan een bericht wordt gekoppeld, kunt u dit eenvoudig verwijderen.
Selecteer hiervoor het bericht met behulp van het selectievakje rechts van het bericht, of open het bericht. Klik op de actieknop Labels, deselecteer het label in de vervolgkeuzelijst dat u uit het bericht wilt verwijderen en klik vervolgens op Toepassen.
Opmerking: je kunt meerdere labels tegelijk uit een bericht verwijderen. Selecteer eenvoudig alle labels die u wilt verwijderen in de vervolgkeuzelijst Categorieën voordat u op Toepassen klikt.
Verander de kleur van de sticker
Je kunt kleuren aan je labels toewijzen, zodat je ze gemakkelijk in je inbox kunt selecteren. Standaard zijn alle labels gekleurd met een lichtgrijze achtergrond en donkergrijze tekst. Het label 'Persoonlijk/Vrienden' in de onderstaande afbeelding gebruikt de standaardkleur. Op de andere aanduidingen, "HTG School" en "Admin", zijn andere kleuren toegepast.
Om de kleur op het label te wijzigen, beweegt u de muis over het gewenste label. Klik op de pijl-omlaag rechts van het label om het vervolgkeuzemenu te openen.
Beweeg uw muisaanwijzer over de optie "Labelkleur" en selecteer de combinatie van tekst en kleur door erop te klikken.
U kunt ook de optie Kleur verwijderen gebruiken om de kleur van de sticker te verwijderen en terug te gaan naar de standaardinstelling.
Als u niet wilt dat een van de groepen wordt weergegeven, kunt u een aangepaste groep selecteren door op Aangepaste kleur toevoegen te klikken. Selecteer "Achtergrondkleur" en "Tekstkleur" in het dialoogvenster "Aangepaste kleur toevoegen" dat wordt weergegeven.
Bekijk een voorbeeld van de geselecteerde groep waar staat 'Voorbeeld labelkleur'.
Met één klik toegang tot standaard en aangepaste Gmail-labels instellen
Met één klik creëer je eenvoudig toegang tot labels.
Open hiervoor een label zoals we eerder in deze les hebben besproken en sleep vervolgens het pictogram Paginafavorieten van de adresbalk naar de bladwijzerwerkbalk. Nu kunt u op deze bladwijzer klikken om toegang te krijgen tot al uw berichten die aan dat label zijn gekoppeld.
Verberg en toon labels in Gmail
Als je een lange lijst met labels in Gmail hebt, wil je misschien enkele van de labels zien die je vaak gebruikt, terwijl je de rest verbergt.
label verbergen
Om een label in Gmail te verbergen, klikt u op het label dat u wilt verbergen in de lijst met labels onder de knop Maken en sleept u het naar de link Meer onder de lijst met zichtbare labels.
Opmerking: de link 'meer' wordt de link 'minder' als u het label ernaartoe verplaatst.
De beoordeling is verplaatst zodat deze wordt weergegeven onder Categorieën, die wordt weergegeven wanneer u op Meer klikt om de lijst met beoordelingen uit te vouwen. Als de link "Minder" beschikbaar is in plaats van de link "Meer", kunnen de "Categorieën" worden weergegeven door met de muis over de lijst met categorieën te bewegen.
Verborgen label zichtbaar maken
Om een verborgen label zichtbaar te maken, klikt u op Meer (indien nodig) om het gedeelte Categorieën weer te geven. Klik en sleep het gewenste label van het gedeelte "Categorieën" naar het label "Inbox".
Het label keert terug naar de hoofdlijst met labels in alfabetische volgorde.
Verberg voorgeprogrammeerde Gmail-labels zoals ster, verzonden e-mail, concepten, spam of prullenbak
Vooraf ingestelde Gmail-labels kunnen ook worden verborgen. Om een van deze labels te verbergen, klikt u op "Meer" onder de lijst met labels.
Klik op "Categorieën beheren" onder "Categorieën".
Het instellingenscherm "Categorieën" wordt weergegeven.
Zoek in het gedeelte Systeemlabels het systeemlabel dat u wilt verbergen en klik op de koppeling Verbergen in de kolom Weergeven in de lijst met labels.
Opmerking: het label is niet volledig verborgen, het wordt verplaatst onder de link "Meer".
Toegang tot de labelinstellingen op het scherm Instellingen
Het scherm Beoordelingsinstellingen is ook toegankelijk via de knop Instellingen. We zullen in deze serie naar verschillende delen van het scherm Instellingen verwijzen. De procedure voor toegang tot Instellingen is altijd hetzelfde.
Om toegang te krijgen tot de filters op het scherm Instellingen, klikt u op de knop Instellingen (het tandwiel) in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster van Gmail.
Selecteer vervolgens "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu.
Eenmaal in het scherm Instellingen hebt u toegang tot de instellingen voor Labels, Filters, Inbox, Thema's en andere Gmail-vensters en -functies.
Verberg automatisch labels zonder ongelezen e-mail in Gmail
Met de mogelijkheid om labels te verbergen en berichten automatisch naar die labels te routeren met behulp van filters (zie het volgende gedeelte), vraagt u zich misschien af hoe u snel kunt zien of er ongelezen berichten in de verborgen labels staan. U kunt ervoor kiezen om eenvoudig verborgen labels weer te geven als er ongelezen berichten in staan. Zo mis je geen belangrijke berichten.
Als je Gmail wilt instellen om labels te verbergen, tenzij ze ongelezen berichten bevatten, ga je naar het instellingenscherm voor Labels met een van de eerder genoemde methoden.
Voor elk systeem en elk aangepast label dat u wilt verbergen als het geen ongelezen e-mail bevat, klikt u op de koppeling Weergeven als ongelezen.
Merk op dat u in de lijst Systeemlabels de labels Concept en Spam alleen kunt verbergen als ze geen ongelezen berichten bevatten. Deze functie is niet van toepassing op categorieën en kringen.
U kunt deze instelling snel toepassen op alle aangepaste labels door op de pijl-omlaag naast 'Weergeven in beoordelingslijst' boven aan het gedeelte 'beoordelingen' te klikken en 'Alles weergeven indien niet gelezen' te selecteren in het vervolgkeuzemenu.
het volgende …
Dit brengt ons bij het einde van les 3. Je zou een redelijk goed begrip moeten hebben van hoe je je inbox georganiseerd kunt houden met verschillende tabbladen, stijlen en instellingen. Het beste van alles is dat je op weg bent om je e-mail onder de knie te krijgen met labels!
In de volgende les zullen we onze bespreking van labels uitbreiden met filters, zoals hoe je filters kunt gebruiken om automatisch labels toe te passen en hoe je bestaande filters kunt gebruiken en ze naar een ander Gmail-account kunt exporteren.
Om het af te sluiten introduceren we het sterrensysteem, waarmee je belangrijke e-mails kunt bijhouden.
