Je hebt altijd e-mail gebruikt, maar weet je wat al die e-mail betekent? Lees verder om meer te weten te komen over de verschillen tussen de verschillende manieren waarop u e-mail kunt ontvangen.
Of u nu zakelijke e-mail, een webservice zoals Gmail of Outlook.com of uw eigen e-mailserver gebruikt, er komt meer bij het ontvangen van e-mail kijken dan op het eerste gezicht lijkt. Als je een e-mailclient hebt ingesteld, ben je ongetwijfeld opties tegengekomen zoals POP3, IMAP en Exchange. We kijken naar het verschil tussen e-mail- en webmailclients en naar de verschillende gebruikte protocollen.
E-mailgebruikers versus webmail
Voordat we de verschillende protocollen uitleggen die worden gebruikt om e-mails te downloaden, laten we even de tijd nemen om de eenvoudige dingen te begrijpen E-mailclients و E-mail . Als je ooit een Gmail-, Outlook.com- of ander online e-mailaccount hebt gestart, heb je webmail gebruikt. Als u een toepassing zoals Microsoft Outlook, Windows Live Mail of Mozilla Thunderbird gebruikt om e-mailberichten te beheren, gebruikt u een e-mailclient.
Zowel webmail- als e-mailclients verzenden en ontvangen e-mail en gebruiken hiervoor vergelijkbare methoden. Webmail is een applicatie die is geschreven om via een browser over het internet te draaien - meestal zonder dat gedownloade applicaties of aanvullende software nodig zijn. Al het werk wordt bij wijze van spreken gedaan door externe computers (dat wil zeggen servers en apparaten waarmee u verbinding maakt via internet).
E-mailprogramma's zijn applicaties die u installeert op lokale apparaten (zoals uw pc of laptop, tablet of smartphone). Clienttoepassingen communiceren met externe e-mailservers om e-mail te downloaden en te verzenden naar wie het aangaat. Een deel van het back-end werk voor het verzenden van e-mail en al het front-end werk van het maken van een gebruikersinterface (wat u zoekt om uw e-mail te ontvangen) wordt gedaan op uw apparaat met behulp van de geïnstalleerde app, in plaats van uw browser met instructies van de controlerende server. Veel webmailproviders stellen gebruikers echter in staat om e-mailclients te gebruiken met hun service - dat is waar het verwarrend kan worden. Laten we een snel voorbeeld doornemen om het verschil uit te leggen.
Stel dat u zich aanmeldt voor een nieuw e-mailadres met Google Gmail. U begint met het verzenden en ontvangen van e-mail via de webmailservice door er verbinding mee te maken in uw browser. Google biedt twee dingen voor je. De eerste is een webfrontend waar u berichten kunt lezen, ordenen en opstellen. De tweede is het einde van de mailserver waar berichten blijven worden opgeslagen en gerouteerd.
Laten we nu zeggen dat je de Gmail-interface van Google niet leuk vindt, dus je hebt besloten om over te schakelen naar een e-mailclient die Gmail ondersteunt - of het nu de officiële Gmail-interface is of zoiets als de ingebouwde Mail-app op je apparaat. In plaats van de webgebaseerde client (de Gmail-webinterface) te gebruiken voor interactie met de Gmail-servers van Google, werkt de applicatie die u gebruikt rechtstreeks samen met de e-mailservers, waardoor webmail helemaal wordt vermeden.
Alle webmailproviders bieden de mogelijkheid om hun websites te gebruiken om uw zaken te doen of om een client met hun servers te verbinden en dingen op deze manier te doen.
Als u een e-mailprogramma gebruikt, of het nu is om verbinding te maken met de server van uw webmailprovider, uw e-mailserver of de servers van uw bedrijf, zal die client communiceren via een van de verschillende e-mailprotocollen zoals POP3, IMAP of Exchange. Laten we die dus eens nader bekijken.
POP3
Post Office Protocol (POP) biedt een manier om te communiceren met mailservers die dateren uit een heel ander internet dan we tegenwoordig gebruiken. Computers hebben meestal geen permanente toegang tot internet. In plaats daarvan ga je online, doe je wat je moet doen, en dan wordt de verbinding verbroken. Deze verbindingen hadden ook een zeer lage bandbreedte in vergelijking met wat we vandaag hebben.
Ingenieurs creëerden POP als een doodeenvoudige manier om kopieën van e-mails te downloaden voor offline lezen. De eerste versie van POP is gemaakt in 1984, met een herziening van POP2 die begin 1985 is gemaakt. POP3 is de huidige versie van deze specifieke stijl van e-mailprotocol en het is nog steeds een van de meest populaire e-mailprotocollen. POP4 is voorgesteld en zou ooit kunnen worden ontwikkeld, hoewel er al jaren niet veel vooruitgang is geboekt.
POP3 werkt ongeveer als volgt. Uw app maakt verbinding met een e-mailserver, downloadt alle berichten naar uw computer die niet eerder zijn gedownload en verwijdert vervolgens de oorspronkelijke e-mails van de server. Als alternatief kunt u uw app en server configureren om gedurende een bepaalde tijd geen e-mails te verwijderen, of zelfs helemaal geen e-mails van de server te verwijderen, zelfs als ze door uw klant zijn gedownload.
Ervan uitgaande dat de e-mails van de server worden verwijderd, bevinden de enige exemplaren van deze berichten zich in uw client. U kunt niet inloggen vanaf een ander apparaat of andere client en deze e-mails zien.
Zelfs als je je server zo instelt dat berichten niet worden verwijderd nadat ze zijn gedownload, is het nog steeds behoorlijk ingewikkeld bij het controleren van e-mail vanaf meerdere apparaten. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Wanneer u een e-mail verzendt, wordt de verzonden e-mail opgeslagen in de client van waaruit u deze hebt verzonden. U kunt uw verzonden berichten niet op andere apparaten zien.
- Wanneer u een e-mail in een client verwijdert, wordt deze alleen in die client verwijderd. Het wordt niet verwijderd van andere clients die het bericht hebben gedownload.
- Elke client downloadt alle berichten van de server. Je krijgt uiteindelijk meerdere kopieën van berichten op verschillende apparaten, zonder goede manier om te categoriseren wat je hebt gelezen en wanneer. Tenminste, niet zonder veel e-mail door te sturen of mailboxbestanden te verplaatsen.
Hoewel deze beperkingen aanzienlijk zijn, is POP3 nog steeds een snel en krachtig protocol dat vooral handig is als u e-mail slechts op één apparaat controleert. Als u bijvoorbeeld alleen e-mail vanaf uw computer checkt met Windows Live Mail, is er geen reden om POP3 niet te gebruiken.
IMAP-toegang
Het Internet Messaging Access Protocol (IMAP) werd in 1986 gecreëerd, maar past goed in de moderne wereld van vandaag van een altijd aanwezige internetaanwezigheid die altijd goed is verbonden. Het idee achter IMAP was om te voorkomen dat gebruikers geassocieerd worden met één enkele e-mailclient, zodat ze hun e-mails kunnen lezen alsof ze 'in de cloud' zijn.
In tegenstelling tot POP3 slaat IMAP alle berichten op de server op. Wanneer u bent verbonden met een IMAP-server, kunt u met de client-app die e-mails lezen (en zelfs kopieën downloaden voor offline lezen), maar al het echte werk gebeurt op de server. Wanneer u een bericht in een client verwijdert, wordt dat bericht op de server verwijderd, zodat u het niet ziet als u vanaf andere apparaten verbinding maakt met de server. Verzonden berichten worden ook op de server opgeslagen, evenals informatie over gelezen berichten.
Uiteindelijk is IMAP een veel beter protocol om te gebruiken als u vanaf meerdere apparaten verbinding maakt met uw mailserver. En in een wereld waar mensen gewend raken aan het controleren van e-mail van pc's, telefoons en tablets, is dit een essentieel onderscheid.
Maar IMAP is niet zonder problemen.
Aangezien IMAP e-mails opslaat op een externe e-mailserver, heeft u meestal een beperkte mailboxgrootte (hoewel dit afhangt van de instellingen die uw e-mailservice biedt). Als je een groot aantal e-mails hebt die je wilt bewaren, kan het zijn dat je problemen hebt met het verzenden en ontvangen van e-mail als je inbox vol is. Sommige gebruikers vermijden dit probleem door lokale, gearchiveerde kopieën van e-mailberichten te maken met hun e-mailprogramma en deze vervolgens van de externe server te verwijderen.
Microsoft Exchange, MAPI, Exchange ActiveSync
Microsoft begon met de ontwikkeling van de Messaging API (MAPI) kort nadat IMAP en POP voor het eerst werden ontwikkeld. En het is echt ontworpen voor meer dan alleen e-mail. Het strikt vergelijken van IMAP en POP met MAPI is een vrij technisch proces en valt buiten het bestek van dit artikel.
Maar simpel gezegd, MAPI biedt een manier voor e-mailclients en andere toepassingen om te communiceren met Microsoft Exchange-servers. MAPI kan e-mails, contacten, agenda's en andere IMAP-achtige functies synchroniseren, allemaal gekoppeld aan native e-mailprogramma's of applicaties. Als je Microsoft Outlook op je werk hebt gebruikt, heb je MAPI gebruikt. In feite werken alle dingen die Outlook doet - e-mails, agenda synchroniseren, vrij/bezet-informatie opzoeken, contacten met het bedrijf synchroniseren, enz. - via MAPI.
Deze synchronisatiefunctionaliteit wordt door Microsoft beschreven als "Exchange ActiveSync". Afhankelijk van het apparaat, de telefoon of de client die je gebruikt, kan dezelfde technologie een van de drie protocollen van Microsoft worden genoemd - Microsoft Exchange, MAPI of Exchange ActiveSync - maar het biedt e-mailsynchronisatie vrijwel hetzelfde als IMAP.
Aangezien Exchange en MAPI Microsoft-producten zijn, zult u waarschijnlijk alleen in dit protocol werken als u e-mail gebruikt van een bedrijf dat Exchange-mailservers gebruikt. Veel e-mailclients, inclusief de standaard e-mailapps voor Android en iPhone, zijn geschikt voor Exchange ActiveSync.
Andere e-mailprotocollen
Ja dat is er Andere protocollen voor het verzenden, ontvangen en gebruiken van e-mail , maar de overgrote meerderheid van de mensen gebruikt een van de drie belangrijkste protocollen: POP3, IMAP of Exchange. Aangezien deze drie technologieën waarschijnlijk de behoeften van bijna al onze lezers zullen dekken, zullen we niet ingaan op details over de andere protocollen. Als u echter enige ervaring heeft met het gebruik van e-mailprotocollen die hier niet worden vermeld, zijn we geïnteresseerd om te weten - bespreek ze gerust in de opmerkingen.
Kortom: Waarmee kan ik mijn e-mail instellen?
Afhankelijk van uw persoonlijke manier van communiceren met uw e-mailprovider, kunt u snel bepalen hoe u uw e-mail gebruikt.
- Als u uw e-mail vanaf veel apparaten, telefoons of computers controleert, gebruikt u een webmailservice of stelt u uw e-mailprogramma's in om IMAP te gebruiken.
- Gebruik je vaak webmail en wil je dat je telefoon of iPad synchroniseert met je webmail, gebruik dan ook IMAP.
- Als u één e-mailclient op één speciaal apparaat gebruikt (bijvoorbeeld op uw kantoor), kunt u POP3 prima gebruiken, maar we raden nog steeds IMAP aan.
- Als u een grote e-mailgeschiedenis heeft en een verouderde e-mailprovider gebruikt die niet veel schijfruimte heeft, moet u mogelijk POP3 gebruiken om te voorkomen dat de externe e-mailserver onvoldoende ruimte heeft.
- Als u zakelijke e-mail gebruikt en uw bedrijf een Exchange-server gebruikt, moet u Exchange gebruiken.
Voor onze lezers die dit al weten, voel je vrij om deel te nemen aan de discussie! Vertel ons hoe u aan familieleden en collega's met een technologisch probleem het verschil in algemene e-mailinstellingen uitlegt. Nog beter, houd deze handleiding bij de hand en bespaar u de moeite om het uit te leggen!
