Perbincangan kami hari ini adalah mengenai penarafan di Gmail untuk memasukkan penapis dan kemudian beralih untuk mengesan e-mel penting dengan bintang.
Label hebat tetapi dapat digunakan dengan lebih berkesan dengan mengintegrasikan penapis, sehingga mesej yang tiba dan yang memenuhi kriteria tertentu secara automatik diterapkan label atau label. Ini sangat membantu organisasi dan dapat mengurangkan kekacauan peti masuk dengan ketara.
Buat penapis baru menggunakan kotak carian
Untuk membuat penapis baru, kami akan memilih pilihan carian di kotak Carian dan membuat penapis dari carian. Untuk melakukan ini, klik anak panah ke bawah di kotak Carian.
Masukkan kriteria carian anda di kotak pilihan carian. Anda boleh memilih untuk mencari mesej dari orang tertentu atau seluruh domain (@ example.com), dengan beberapa perkataan dalam subjek, serta istilah lain.
Untuk membuat penapis berdasarkan carian ini, klik pada pautan "Buat penapis dengan carian ini".
Pilihan penapis dipaparkan. Pilih kotak centang yang menunjukkan apa yang ingin anda lakukan dengan mesej yang sesuai dengan kriteria carian.
Sebagai contoh, kami memilih untuk selalu menandakan mesej dari alamat e-mel yang ditentukan dengan label "Sekolah HTG" dan selalu menandakan mesej ini sebagai "penting". Kami juga memutuskan untuk menggunakan penapis ke semua e-mel yang ada dari orang itu.
Catatan: Jika anda ingin menjadikan label berfungsi seperti folder, anda boleh memilih "Langkau peti masuk (arkibkannya)" untuk memindahkan e-mel ke label secara automatik semasa ia tiba. Ini menjadikan e-mel lebih teratur, walaupun anda mungkin berisiko kehilangan mesej penting kerana tidak akan muncul secara automatik di peti masuk anda.
Setelah memilih kriteria penapis anda, klik Buat Penapis.
Catatan: Apabila anda memilih meneruskan pesan sebagai tindakan dalam penapis, hanya pesan baru yang akan terpengaruh. Segala mesej yang ada yang digunakan penapis tidak akan diteruskan.
Muncul mesej yang menyatakan bahawa penapis anda telah dibuat. Perhatikan dalam tangkapan skrin ini, semua mesej dari orang ini dilabelkan 'HTG School'.
Mesej juga ditandai sebagai penting secara automatik (ikon bendera di sebelah kiri pengirim berwarna kuning).
Buat penapis baru menggunakan skrin Tetapan
Anda juga boleh membuat penapis di Tetapan.
Masukkan layar "Tetapan" seperti yang ditunjukkan sebelumnya dan klik pada pautan "Penapis" di bahagian atas.
Klik pada pautan "Buat penapis baru".
Tentukan kriteria carian dan penapis anda dengan cara yang sama seperti yang disebutkan dalam metode sebelumnya dan klik "Buat penapis" dalam dialog pilihan penapis.
Daripada memasukkan kotak masuk anda, anda dikembalikan ke skrin Penapis dan penapis baru disenaraikan. Anda boleh mengeditnya, menghapusnya, atau memilihnya untuk dieksport (mengeksport penapis akan dilakukan kemudian dalam pelajaran ini).
Klik label "Peti Masuk" untuk kembali ke peti masuk anda.
Gunakan mesej khusus untuk membuat penapis baru
Anda juga boleh membuat penapis berdasarkan mesej yang ada. Untuk melakukan ini, pilih mesej dalam senarai mesej anda atau di label.
Klik butang tindakan "Lagi" dan pilih "Tapis mesej seperti ini" dari menu lungsur.
Perhatikan bahawa medan Dari dalam dialog Penapis diisi secara automatik. Masukkan kriteria penapis lain yang anda mahukan dan klik pada "Buat penapis dengan carian ini".
Tentukan kriteria penapis anda dengan memilih pilihan penapis dalam dialog seterusnya seperti yang dijelaskan sebelumnya.
Catatan: Anda dapat menggunakan kaedah ini untuk mengatur penapis untuk menghapus e-mel yang tidak diinginkan secara automatik ketika mereka diterima.
Gunakan penapis yang sama untuk beberapa pengirim
Anda boleh menggunakan satu penapis untuk menguruskan mesej dari sejumlah alamat e-mel yang berbeza. Sebagai contoh, kita dapat menentukan penilaian untuk mesej dari beberapa orang yang menggunakan label "HTG School". Untuk melakukan ini, buka dialog Pilihan Pencarian menggunakan anak panah ke bawah di kotak Cari.
Tambahkan setiap alamat e-mel dalam bidang Dari, dipisahkan dengan kata atau, dan klik Buat penapis dengan carian ini.
Untuk menerapkan label yang sama pada mesej dari salah satu alamat e-mel ini, pilih kotak centang Terapkan label dan pilih label yang diinginkan dari pop timbul. Terapkan tindakan lain untuk penapis ini dan klik Buat Penapis.
Catatan: Ingatlah untuk mencentang kotak "Juga terapkan penapis untuk percakapan yang sesuai" jika anda ingin menerapkan penapis ini pada pesan yang telah Anda terima dari dua alamat e-mel ini.
Penapis eksport dan import
Sekarang setelah anda mengetahui cara menyiapkan penapis, anda mungkin telah membuat beberapa penapis yang sangat berguna yang mungkin ingin anda gunakan dalam akaun Gmail anda yang lain. Anda boleh mengeksport penapis dari satu akaun dan mengimportnya ke akaun lain.
Penapis eksport
Untuk mengeksport penapis, akses pertama layar Penapis pada layar Tetapan (menggunakan butang Pengaturan cog). Kemudian pilih penapis yang ingin anda eksport dalam senarai dan klik "Eksport".
Catatan: Anda boleh memilih beberapa penapis untuk dieksport sekaligus.
Dalam dialog Simpan Sebagai, arahkan ke tempat anda ingin menyimpan penapis. Penapis disimpan sebagai fail XML dengan nama lalai yang dapat anda ubah jika anda mahu, pastikan untuk meninggalkan pelanjutan dalam format xml dan klik Simpan.
Anda kini mempunyai fail yang boleh anda sandarkan, pindah ke komputer lain, kongsi dengan rakan, atau import ke akaun Gmail yang lain.
import penapis
Untuk mengimport penapis ke dalam akaun Gmail anda, akses Penapis di layar Tetapan, dan klik pautan Import Penapis.
Di bawah "Import penapis", klik "Pilih fail."
Catatan: Jika anda berubah pikiran untuk mengimport penapis, klik pautan "Batalkan import".
Dalam dialog Buka, arahkan ke lokasi di mana anda menyimpan penapis yang dieksport. Pilih fail dan klik "Buka."
Nama fail disenaraikan di sebelah butang Pilih Fail. Klik Buka Fail untuk membuka fail dan mengimport penapis ke dalamnya.
Mesej muncul di bawah kotak "Cari" sementara fail penapis terbuka. Ini mungkin memerlukan sedikit masa, bergantung pada jumlah penapis dalam fail.
Semua penapis disenaraikan dalam fail yang dipilih di bawah Import Penapis. Pilih penapis yang ingin anda import. Jika anda ingin menerapkan filter yang diimport ke email yang ada (seperti yang Anda lakukan ketika membuat filter baru), centang kotak "Terapkan filter baru ke email yang ada", dan klik Buat Filter.
Memaparkan dialog yang menunjukkan kemajuan proses pembuatan penapis. Anda boleh membatalkan membuat penapis dengan mengklik Berhenti.
Semasa penapis dibuat, ia dipaparkan dalam senarai anda di skrin Penapis.
Jejaki e-mel penting dengan sistem Star
Sistem bintang Gmail membolehkan anda menandakan e-mel terpenting anda sehingga anda dapat mencarinya dengan mudah kemudian. Secara lalai, mesej berbintang ditandai dengan bintang kuning, tetapi anda boleh menambahkan warna dan jenis bintang yang lain.
Bintang muncul di sebelah kiri nama pengirim di peti masuk.
Tambahkan bintang pada mesej
Untuk menambahkan bintang ke mesej di peti masuk anda, klik ikon bintang di sebelah nama pengirim, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas.
Anda juga boleh menambahkan bintang pada mesej semasa terbuka. Untuk melakukan ini, klik ikon bintang di sudut kanan atas mesej di sebelah kanan tarikh. Dalam perbualan, ia akan berada di sebelah kanan mesej pertama di bahagian atas perbualan.
Untuk menambahkan bintang pada mesej yang anda buat, klik anak panah Pilihan Lagi di sudut kanan bawah tetingkap Tulis.
Gerakkan tetikus anda di atas pilihan "Label" dan kemudian pilih "Tambah bintang" dari submenu.
Di label Surat Terkirim, mesej yang anda hantar ditandai dengan bintang.
Gunakan pelbagai reka bentuk bintang pada mesej anda
Gmail membolehkan anda menggunakan pelbagai warna dan jenis "bintang" untuk membezakan mesej antara satu sama lain.
Ciri ini berguna jika anda ingin menandakan banyak mesej dengan tahap kepentingan yang berbeza. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan bintang ungu untuk mesej yang ingin anda baca lagi dan tanda seru merah untuk mesej yang perlu anda ikuti.
Klik butang Tetapan dan pilih Tetapan dari menu lungsur. Pada tab Umum, tatal ke bawah ke bahagian Bintang. Seret ikon dari bahagian Tidak digunakan ke bahagian Dalam Penggunaan untuk menambahkan pelbagai jenis bintang. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu jenis bintang yang digunakan, klik ikon bintang di sebelah e-mel yang melintasi semua bintang yang digunakan. Sekiranya anda membintangi mesej semasa dibuka, hanya jenis bintang pertama yang akan digunakan.
Cari mesej berbintang
Untuk melihat semua mesej berbintang anda, klik label "Dibintangi" di sebelah kiri tetingkap utama Gmail. Anda juga dapat mencari pesan berbintang dengan mengetik "is: starred" di kotak "Cari".
Cari mesej dengan jenis bintang tertentu
Sekiranya anda telah menggunakan beberapa jenis bintang untuk menandakan mesej anda, anda boleh mencari jenis bintang tertentu. Untuk melakukan ini, cari dengan "has:" sebagai bintang (misalnya, "has: red-bang").
Untuk mengetahui nama bintang tertentu, akses tab Umum di skrin Tetapan dan arahkan kursor ke jenis bintang yang diinginkan. Nama bintang muncul dalam pop timbul.
Terdapat juga senarai bintang dalam topik bantuan carian lanjutan dalam Bantuan Gmail.
Jauhkan mesej berbintang dari tab utama
Sekiranya anda mengatur peti masuk menggunakan tab yang boleh dikonfigurasi yang disebutkan sebelumnya dalam pelajaran ini, mesej dari tab berbintang yang lain juga akan disertakan dalam tab Asas. Sekiranya anda tidak mahu melihat mesej berbintang dari tab lain di tab Asas, anda boleh mematikannya.
Klik pada ikon "+" di sebelah kanan tab.
Di kotak dialog Pilih Tab untuk Aktifkan, hapus centang pada kotak centang Sertakan yang dibintangi utama, kemudian klik Simpan.
yang berikut …
Kami di sini di akhir Pelajaran 4 sekarang tetapi anda sudah bersedia untuk menjadi pro Gmail! Hanya dalam masa empat hari, anda kini tahu sebanyak yang anda perlukan untuk menjadikan peti masuk anda benar-benar bersinar, dan mesej kini akan masuk secara automatik ke label yang ditentukan tanpa mengisi peti masuk anda.
Dalam pelajaran seterusnya kita akan membincangkan tandatangan dan cara menjaga keselamatan profil anda dan membuat sandaran data.
