הדיון שלנו היום עוסק בדירוג ב- Gmail לכלול מסננים ולאחר מכן במעקב אחר מיילים חשובים עם כוכבים.
תוויות מצוינות אך ניתנות לשימוש יעיל יותר על ידי שילוב מסננים, כך שהודעות שמגיעות ועונות לקריטריונים מסוימים יוחלו אוטומטית על תווית או תוויות. זה עוזר מאוד בארגון ויכול להפחית באופן משמעותי את העומס של תיבת הדואר הנכנס.
צור מסנן חדש באמצעות תיבת החיפוש
כדי ליצור מסנן חדש, נבחר את אפשרויות החיפוש בתיבת החיפוש וניצור מסנן מהחיפוש. לשם כך, לחץ על החץ למטה בתיבת החיפוש.
הזן את קריטריוני החיפוש בתיבת אפשרויות החיפוש. אתה יכול לבחור לחפש הודעות מאדם ספציפי או מתחום שלם (@example.com), עם כמה מילים בנושא, כמו גם מונחים אחרים.
כדי ליצור מסנן המבוסס על חיפוש זה, לחץ על הקישור "צור מסנן באמצעות חיפוש זה".
מוצגות אפשרויות סינון. סמן את תיבות הסימון המציינות מה אתה רוצה לעשות עם הודעות התואמות את קריטריוני החיפוש.
לדוגמה, בחרנו לסמן תמיד הודעות מכתובת הדוא"ל שצוין בתווית "בית ספר HTG" ולסמן תמיד הודעות אלה כ"חשובות ". החלטנו גם ליישם את המסנן על כל הודעות הדוא"ל הקיימות מאותו אדם.
הערה: אם אתה רוצה לגרום לתוויות לעבוד כמו תיקיות, תוכל לבחור "דלג על תיבת הדואר הנכנס (העבר לארכיון)" כדי להעביר הודעות דוא"ל אוטומטית לתוויות כשהן מגיעות. זה שומר על הודעות דוא"ל מאורגנות יותר, אם כי אתה עלול להסתכן בהודעה חסרה מכיוון שהיא לא תופיע אוטומטית בתיבת הדואר הנכנס שלך.
לאחר שבחרת את קריטריוני המסנן שלך, לחץ על צור מסנן.
הערה: כאשר תבחר להעביר הודעה כפעולה במסנן, רק הודעות חדשות יושפעו. הודעות קיימות שהמסנן חל עליהן לא יועברו.
מופיעה הודעה המציינת כי המסנן שלך נוצר. שים לב בצילום מסך זה, כל ההודעות מאדם זה מתויגות 'בית ספר HTG'.
הודעות מסומנות גם כחשובות באופן אוטומטי (סמלי הדגלים ממולאים משמאל לשולחים בצהוב).
צור מסנן חדש באמצעות מסך ההגדרות
תוכל גם ליצור מסנן בהגדרות.
היכנס למסך "הגדרות" כפי שמוצג קודם ולחץ על הקישור "מסננים" למעלה.
לחץ על הקישור "צור מסנן חדש".
הגדר את קריטריוני החיפוש והסינון שלך באותו אופן כמו בשיטה הקודמת ולחץ על "צור מסנן" בתיבת הדו -שיח אפשרויות סינון.
במקום להסתיים בתיבת הדואר הנכנס, אתה חוזר למסך המסננים והמסנן החדש מופיע. אתה יכול לערוך אותו, למחוק אותו או לבחור אותו לייצוא (ייצוא מסננים יתבצע בהמשך השיעור הזה).
לחץ על התווית "תיבת דואר נכנס" כדי לחזור לתיבת הדואר הנכנס שלך.
השתמש במסר ספציפי כדי ליצור מסנן חדש
תוכל גם ליצור מסנן המבוסס על הודעה קיימת. לשם כך, בחר הודעה ברשימת ההודעות שלך או בתווית.
לחץ על כפתור הפעולה "עוד" ובחר "סנן הודעות כאלה" מהתפריט הנפתח.
שים לב כי השדה מאת בתיבת הדו -שיח מסנן מאוכלס באופן אוטומטי. הזן כל קריטריוני סינון אחרים שאתה רוצה ולחץ על "צור מסנן בעזרת חיפוש זה".
הגדר את קריטריוני המסנן שלך על ידי בחירת אפשרויות סינון בתיבת הדו -שיח הבאה כפי שתואר קודם לכן.
הערה: תוכל להשתמש בשיטה זו כדי להגדיר מסננים למחיקה אוטומטית של הודעות דוא"ל לא רצויות כאשר הם מתקבלים.
החל את אותו מסנן על מספר שולחים
תוכל להשתמש במסנן יחיד לניהול הודעות ממספר כתובות דוא"ל שונות. לדוגמה, אנו יכולים לציין דירוג עבור הודעות מאנשים מרובים באמצעות התווית "בית ספר HTG". לשם כך, פתח את תיבת הדו -שיח אפשרויות חיפוש באמצעות החץ למטה בתיבת החיפוש.
הוסף כל כתובת דוא"ל בשדה מאת, מופרדת במילה או ולחץ על צור מסנן בעזרת חיפוש זה.
כדי להחיל את אותה תווית על הודעות מכל אחת מכתובות הדוא"ל האלה, סמן את תיבת הסימון החל תווית ובחר את התווית הרצויה בחלון הקופץ. החל כל פעולות אחרות עבור מסנן זה ולחץ על צור מסנן.
הערה: זכור לסמן את תיבת הסימון "החל מסנן גם לשיחות תואמות" אם ברצונך להחיל מסנן זה על הודעות שכבר קיבלת משתי כתובות הדוא"ל האלה.
ייצוא וייבוא של מסננים
כעת, לאחר שלמדת כיצד להגדיר מסננים, סביר להניח שיצרת מסננים שימושיים מאוד שאולי תרצה להשתמש בהם בחשבונות Gmail האחרים שלך. תוכל לייצא מסננים מחשבון אחד ולייבא אותם לחשבון אחר.
מסנן ייצוא
כדי לייצא מסנן, תחילה ניגש למסך המסננים במסך ההגדרות (באמצעות לחצן הגדרות שיניים). לאחר מכן בחר ברשימה את המסנן שברצונך לייצא ולחץ על "ייצוא".
הערה: באפשרותך לבחור מסננים מרובים לייצוא בבת אחת.
בתיבת הדו -שיח שמירה בשם, נווט למקום שבו ברצונך לשמור את המסנן. המסנן נשמר כקובץ XML עם שם ברירת מחדל שניתן לשנות אם תרצה, רק הקפד להשאיר את הסיומת בפורמט xml ולחץ על שמור.
כעת יש לך קובץ שתוכל לגבות, לעבור למחשב אחר, לשתף עם חבר או לייבא לחשבון Gmail אחר.
ייבוא מסנן
כדי לייבא מסנן לחשבון Gmail שלך, גש למסננים במסך ההגדרות ולחץ על הקישור ייבוא מסננים.
תחת "ייבוא מסננים", לחץ על "בחר קובץ".
הערה: אם תשנה את דעתך לגבי ייבוא המסנן, לחץ על הקישור "בטל ייבוא".
בתיבת הדו -שיח פתח, נווט אל המיקום שבו שמרת את המסנן המיוצא. בחר את הקובץ ולחץ על "פתח".
שם הקובץ מופיע ליד הלחצן בחר קובץ. לחץ על פתח קובץ כדי לפתוח את הקובץ ולייבא אליו את המסננים.
הודעה מופיעה מתחת לתיבת החיפוש כאשר קובץ המסנן פתוח. הדבר עשוי להימשך זמן מה, תלוי במספר המסננים בקובץ.
כל המסננים מפורטים בקובץ שנבחר תחת ייבוא מסננים. בחר את המסננים שברצונך לייבא. אם ברצונך להחיל מסננים מיובאים על הודעות דוא"ל קיימות (בדיוק כפי שהיית עושה בעת יצירת מסנן חדש), סמן את תיבת הסימון "החל מסננים חדשים על דואר קיים" ולחץ על צור מסננים.
מציג תיבת דו -שיח המציגה את התקדמות תהליך יצירת המסנן. תוכל לבטל יצירת מסננים על ידי לחיצה על עצור.
כאשר נוצרים מסננים, הם מוצגים ברשימה שלך במסך המסננים.
עקוב אחר הודעות דוא"ל חשובות באמצעות מערכת Star
מערכת הכוכבים של Gmail מאפשרת לך לסמן את הודעות האימייל החשובות ביותר שלך, כך שתוכל למצוא אותן בקלות מאוחר יותר. כברירת מחדל, הודעות המסומנות בכוכב מסומנות בכוכב צהוב, אך ניתן להוסיף צבעים וסוגים אחרים של כוכבים.
הכוכבים מופיעים משמאל לשם השולח בתיבת הדואר הנכנס.
הוסף כוכב להודעה
כדי להוסיף כוכב להודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך, לחץ על סמל הכוכב שלצד שם השולח, כפי שמוצג בתמונה למעלה.
תוכל גם להוסיף כוכב להודעה כשהיא פתוחה. לשם כך, לחץ על סמל הכוכב בפינה השמאלית העליונה של ההודעה מימין לתאריך. בשיחות, היא תהיה מימין להודעה הראשונה בראש השיחה.
כדי להוסיף כוכב להודעה שאתה יוצר, לחץ על החץ אפשרויות נוספות בפינה השמאלית התחתונה של חלון הלחצן.
העבר את העכבר מעל האפשרות "תווית" ולאחר מכן בחר "הוסף כוכב" מתפריט המשנה.
בתווית הדואר הנשלח, ההודעה ששלחת מסומנת בכוכב.
השתמש בעיצובים של כוכבים מרובים בהודעות שלך
Gmail מאפשר לך להשתמש במספר צבעים וסוגים של "כוכבים" כדי להבחין בין הודעות זו לזו.
תכונה זו שימושית אם ברצונך לסמן מספר הודעות ברמות חשיבות שונות. לדוגמה, תוכל להשתמש בכוכב סגול להודעות שברצונך לקרוא שוב ובסימן קריאה אדום להודעות שעליך לעקוב אחריהן.
לחץ על כפתור ההגדרות ובחר הגדרות מהתפריט הנפתח. בכרטיסיה כללי, גלול מטה לקטע כוכבים. גרור את הסמלים מהקטע Not in use לקטע In Use כדי להוסיף סוגים שונים של כוכבים. אם יש לך יותר מסוג כוכב אחד בשימוש, לחץ על סמל הכוכב שליד הודעות הדוא"ל שעוברות בין כל הכוכבים הנמצאים בשימוש. אם אתה מסמן הודעה בכוכב כשהיא פתוחה, רק סוג הכוכב הראשון יוחל.
חפש הודעות המסומנות בכוכב
כדי לראות את כל ההודעות המסומנות בכוכב, לחץ על התווית "מסומן בכוכב" בצד שמאל של חלון הראשי של Gmail. תוכל גם לחפש הודעות המסומנות בכוכב על ידי הקלדת "is: starred" בתיבה "חיפוש".
חפש הודעות עם כוכב מסוג מסוים
אם השתמשת בכמה סוגים שונים של כוכבים כדי לסמן את ההודעות שלך, תוכל לחפש סוג מסוים של כוכבים. לשם כך, חפש עם "יש:" ככוכב (לדוגמה, "יש: מפץ אדום").
כדי לברר את שמו של כוכב מסוים, עבור לכרטיסייה כללי במסך ההגדרות והרחף מעל סוג הכוכב הרצוי. שם הכוכב מופיע בחלון קופץ.
יש גם רשימת כוכבים בנושא עזרה חיפוש מתקדם ב עזרה ב- Gmail.
שמור הודעות בכוכב מחוץ לכרטיסייה הראשית
אם אתה מארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות הכרטיסיות הניתנות להגדרה שהוזכרו קודם לכן בשיעור זה, הודעות מכרטיסיות אחרות המסומנות בכוכב ייכללו גם בכרטיסייה בסיסי. אם אינך רוצה לראות הודעות בכוכבית מכרטיסיות אחרות בכרטיסייה בסיסי, תוכל לכבות זאת.
לחץ על סמל "+" מימין לכרטיסיות.
בתיבת הדו -שיח בחר כרטיסיות לאפשר, בטל את הסימון בתיבת הסימון כלול בכוכב הראשי ולאחר מכן לחץ על שמור.
הבאים …
אנחנו כאן בסוף שיעור 4 עכשיו אבל אתה כבר בדרך להפוך למקצוען ב- Gmail! תוך ארבעה ימים בלבד, אתה יודע כעת כמה שאתה צריך כדי לגרום לתיבת הדואר הנכנס שלך לזרוח באמת, והודעות ימצאו אוטומטית את דרכן אל התוויות המיועדות להן מבלי למלא את תיבת הדואר הנכנס שלך.
בשיעור הבא נדבר על חתימות וכיצד לשמור על אבטחת הפרופיל שלך ולגבות נתונים.
