ניהול דואר נכנס ותוויות

בשיעור היום, נעזור לך להבין כיצד לסווג טוב יותר את תיבת הדואר הנכנס ולארגן את ההודעות שלך באמצעות תוויות וכמה כרטיסיות מוגדרות מראש אך ניתנות להגדרה.

ראשית נדבר על ממשק הכרטיסיות האוטומטיות של Gmail, תיבת הדואר העדיפה וכל ההגדרות שהוא מכיל.

סווג באופן אוטומטי דואר נכנס באמצעות כרטיסיות הניתנות להגדרה

Gmail מציע כעת קטגוריות עם כרטיסיות ואוטומטיות לתיבת הדואר הנכנס שלך. תכונה זו מחלקת את תיבת הדואר הנכנס שלך לראשי, חברתי, קידומי מכירות, עדכונים ופורומים. אם אתה משתתף בשירותים מקוונים רבים, תכונה זו יכולה להיות שימושית.

בעיקרון, ניתן לאסוף הודעות המתקבלות עבור סוגים מסוימים של אתרים או על תוכן מסוים בחלקים שונים של תיבת הדואר הנכנס שלך. זה יכול לגרום לתיבת דואר פחות עמוסה.

בחר אילו כרטיסיות גלויות בתיבת הדואר הנכנס שלך

כרטיסיות אלה ניתנות להגדרה המאפשרות לך לבחור את הכרטיסיות שאתה רוצה שיהיו זמינות בתיבת הדואר הנכנס שלך. כדי לשנות את הכרטיסיות הגלויות, לחץ על סמל הפלוס משמאל לכרטיסיות.

מופיעה תיבת הדו -שיח בחר כרטיסיות לאפשר. סמן את תיבות הסימון של הכרטיסיות שברצונך שיהיו זמינות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

הערה: אם תסתיר כרטיסייה, במקום זאת יוצגו הודעות מאותה קטגוריה בכרטיסייה "בסיסי". כמו כן, לא ניתן לשנות את הטקסט בכרטיסיות ולא ניתן להוסיף כרטיסיות מותאמות אישית. השתמש במקום זאת בתוויות מותאמות אישית (נדון בסעיף הבא) כדי לסווג את ההודעות שלך יותר.

תוכל גם להחליט אילו כרטיסיות יוצגו בתיבת הדואר הנכנס שלך בכרטיסייה דואר נכנס במסך ההגדרות בקטע קטגוריות.

ארגן את ההודעות שלך בעזרת סגנונות והגדרות של תיבת הדואר הנכנס

Inbox Styles מאפשר לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס של Gmail בצורה המתאימה לך. אתה יכול לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות כרטיסיות הניתנות להגדרה, כפי שהזכרנו קודם בשיעור זה, או לחלקים כמו לא נקרא, מסומן בכוכב וחשוב.

שנה את סוג תיבת הדואר הנכנס שלך

כדי לשנות לסגנון תיבת דואר נכנס אחר, פתח את מסך ההגדרות והקש על הכרטיסייה דואר נכנס.

בקטע סוג דואר נכנס, בחר את סוג תיבת הדואר הנכנס שברצונך להשתמש בו מהרשימה הנפתחת.

לכל סוג של תיבת דואר נכנס יש הגדרות משלו. לאחר בחירת סוג תיבת דואר נכנס, ההגדרות עבור סוג זה מוצגות תחת בחר סוג תיבת דואר נכנס. הזן את השינויים בהגדרות ולחץ על "שמור שינויים".

תוכל גם לשנות במהירות חלק מהגדרות סגנון תיבת הדואר הנכנס שלך ישירות בתיבת הדואר הנכנס על ידי לחיצה על החץ למטה בצד ימין הקיצוני של כל כותרת קטע.

Gmail עזרה מספקת תיאור סוגי הדואר הנכנס . אל תהסס להתנסות בסגנונות תיבת דואר נכנס שונים כדי לראות מה עובד בשבילך. תמיד תוכל לחזור לברירת המחדל אם תשנה את דעתך.

תוכל גם לשנות במהירות את סגנון תיבת הדואר הנכנס שלך על ידי העברת העכבר מעל התווית "תיבת דואר נכנס" ולחיצה על החץ למטה שמופיע. בחר את סגנון הדואר הנכנס הרצוי מהרשימה הנפתחת "סוג דואר נכנס". שים לב שהרחפת העכבר מעל כל תבנית מספקת תיאור קצר של כל סוג.

ארגן וסווג את ההודעות שלך באמצעות תוויות

הצגנו לך בקצרה את המדבקות בשיעור 1 בסדרה זו. קטגוריות מאפשרות לך לארגן את הודעות הדוא"ל שלך לקטגוריות. זה דומה לתיקיות, בניגוד לתיקיות, אתה יכול להחיל יותר מתווית אחת על הודעה אחת.

פתק: Gmail תומך בכ -5000 תוויות לכל היותר, כולל תוויות משנה. אם אתה חורג ממגבלה זו, ייתכן שתגלה כי חווית Gmail שלך איטית יותר וייתכן שתתקל בשגיאות. הסר מדבקות שאינך יכול להשתמש בהן יותר. מחיקת תוויות אינה מוחקת הודעות.

צור תווית חדשה

אתה יכול ליצור תוויות מותאמות אישית משלך כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת ואפילו להעביר הודעות מתיבת הדואר הנכנס שלך לתוויות (מתנהגות כתיקיות). אנו נראה לך כיצד ליצור תווית המקוננת תחת תווית אחרת, כגון תיקיית משנה בתוך תיקיה.

כדי ליצור תווית מותאמת אישית חדשה שתהיה התיקיה הראשית, לחץ על עוד ברשימת התוויות בצד שמאל של מסך הבית של Gmail.

כאשר הרשימה מורחבת, לחץ על הקישור "צור טקסונומיה חדשה".

הזן שם לתווית בתיבת העריכה "אנא הזן שם תווית חדש" בתיבת הדו -שיח תווית חדשה. לחץ על צור כדי לסיים את יצירת התווית החדשה.

הערה: מכיוון שזו הטקסונומיה העיקרית שתכיל את תת הסיווג, לא נמזג את הטקסונומיה הזו.

כדי ליצור קטגוריית משנה תחת הקטגוריה הראשית שיצרת זה עתה, לחץ שוב על צור טקסונומיה חדשה.

בתיבת הדו-שיח New Label, הזן את שם קטגוריית המשנה שברצונך ליצור בתיבת העריכה "אנא הזן שם טקסונומיה חדש". סמן את תיבת הסימון "תווית קן מתחת", בחר את ראש המפתח שיצרת זה עתה מהרשימה הנפתחת ולחץ על צור.

אתה יכול גם ליצור טקסונומיה מקוננת על ידי הזנת הטקסונומיה המקורית, ואחריה קו נטוי (/), ולאחר מכן הזנת שם הטקסונומיה המקוננת - הכל בתיבת העריכה "... שם טקסונומיה חדשה". לדוגמה, אנו יכולים להזין "אישי/חברים" בתיבת העריכה ולא לסמן את תיבת הסימון "דרג פוסטר מתחת".

הערה: התווית המקורית חייבת להיות קיימת כבר כדי ליצור תווית מקוננת מתחתיה. לא ניתן ליצור את שתי התוויות בו זמנית. בדוגמה שלנו, עלינו ליצור תחילה את התווית "אישית" לפני שנוצר את התווית "חברים" המקוננת.

כתובת מקוננת נראית כמו הדוגמה הבאה.

הדירוג הראשי החדש, עם התווית המקוננת, מתווסף גם לרשימת הדירוגים הזמינים בלחצן הפעולה 'דירוגים', בנוסף לרשימת הדירוגים הזמינים בכפתור 'העברה אל'.

החל קטגוריות על הודעות

ישנן שתי דרכים להחיל תוויות על הודעות. תוכל להחיל תוויות על הודעות תוך השארת הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך. תוכל גם להעביר הודעות לתוויות ותוכל להעביר אותן לתיקיות. נראה לך את שתי הדרכים.

החלת תוויות על הודעות כשהן נשארות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

שיטה זו מאפשרת להחיל בקלות מספר תוויות להודעה אחת.

כדי להחיל תווית על הודעה תוך שמירה על ההודעה בתיבת הדואר הנכנס, בחר בתיבת הסימון מימין להודעה כדי לבחור בה (או פתח את ההודעה). לאחר מכן לחץ על כפתור הפעולה "קטגוריות" ובחר תווית אחת או יותר מהרשימה הנפתחת.

זכור כי תוכל להחיל יותר מתווית אחת על הודעה. התפריט קטגוריות לא נעלם לאחר שבחרת את הדירוגים, כך שתוכל לבחור מספר דירוגים בו זמנית.

כדי להחיל את התוויות שנבחרו על הודעות, הקש על החל בתחתית הרשימה.

לאחר מכן התוויות מוצגות משמאל לשורת נושא ההודעה.

אם יש לך רשימה ארוכה של דירוגים, תוכל להתחיל להקליד את שם הטקסונומיה לאחר לחיצה על כפתור הפעולה "קטגוריות" כדי למצוא את הדירוג ברשימה.

תייג הודעה והעבר אותה מתיבת הדואר הנכנס שלך

כדי להחיל תווית על הודעה ולהעביר את ההודעה בו זמנית מתיבת הדואר הנכנס, גרור את ההודעה לתווית הרצויה ברשימה משמאל. תוך כדי העברת העכבר על התפריט, הוא יתרחב ותציג תוויות שעשויות להיות מוסתרות כעת.

שים לב שאתה יכול להשתמש בשיטה זו כדי לסמן את ההודעה כספאם, כמו גם להשתמש בלחצן הפעולה דווח על דואר זבל. פשוט גרור את ההודעות הפוגעניות לקטגוריית "דואר זבל".

העברת הודעה לתווית האשפה תמחק את ההודעה. זה אותו דבר כמו בחירת ההודעה, או פתיחתה ולחיצה על כפתור הפעולה "מחק".

תווית פתוחה

פתיחת תווית היא כמו פתיחת תיקיה. כל ההודעות המשויכות לדירוג זה מופיעות ברשימה. כדי לפתוח תווית, לחץ על התווית הרצויה ברשימת התוויות בצד שמאל של מסך הבית של Gmail. אם התווית הרצויה אינה גלויה, לחץ על "עוד" כדי להיכנס לרשימה המלאה.

כל ההודעות המשויכות לקטגוריה זו מוצגות. שים לב למונח החיפוש בתיבת החיפוש. Gmail ממלא בתיבת החיפוש באופן אוטומטי את המסנן המתאים להצגת ההודעות שנבחרו. נדון במסננים בהמשך השיעור.

שים לב שאם אתה מחיל תווית על הודעה מבלי להעביר את ההודעה לאותה תווית (ומחוץ לתיבת הדואר הנכנס) ולאחר מכן פותח את התווית, תווית "תיבת הדואר הנכנס" תוצג על ההודעה, המציין כי ההודעה עדיין נמצאת בתיבת הדואר הנכנס. תיבת הדואר הנכנס.

כדי לחזור לתיבת הדואר הנכנס שלך, לחץ על התווית "תיבת דואר נכנס" ברשימה מימין.

אם ברצונך להחזיר את ההודעה לתיבת הדואר הנכנס שלך, פשוט פתח את תיקיית התווית כדי לגשת להודעה וגרור את ההודעה חזרה לתיבת הדואר הנכנס. שים לב שההודעה עדיין מחילה עליה את ההודעה.

הסר תווית מהודעה

אם תחליט שאינך מעוניין שתווית מסוימת משויכת להודעה, תוכל להסיר אותה בקלות.

לשם כך, בחר את ההודעה באמצעות תיבת הסימון מימין להודעה, או פתח את ההודעה. לחץ על לחצן הפעולה תוויות, בטל את הבחירה בתווית ברשימה הנפתחת שברצונך להסיר מההודעה ולאחר מכן לחץ על החל.

הערה: ניתן להסיר מספר תוויות מהודעה בבת אחת. כל שעליך לעשות הוא לבחור את כל התוויות שברצונך להסיר ברשימה הנפתחת קטגוריות לפני לחיצה על החל.

שנה את צבע המדבקה

תוכל להקצות צבעים לתוויות שלך כך שתוכל לבחור אותם בקלות בתיבת הדואר הנכנס שלך. כברירת מחדל, כל התוויות צבועות ברקע אפור בהיר וטקסט אפור כהה. התווית 'אישי/חברים' בתמונה למטה משתמשת בצבע ברירת המחדל. שאר הייעודים, "בית הספר HTG" ו"מנהל ", חלים עליהם צבעים אחרים.

כדי לשנות את הצבע שעל התווית, העבר את העכבר מעל התווית הרצויה. לחץ על החץ למטה מימין לתווית כדי לגשת לתפריט הנפתח שלה.

העבר את מצביע העכבר מעל האפשרות "צבע תווית" ובחר את שילוב הטקסט והצבע על ידי לחיצה עליו.

תוכל גם להשתמש באפשרות הסר צבע כדי להסיר את הצבע מהמדבקה ולחזור להגדרת ברירת המחדל.

אם אינך רוצה שאף אחת מהקבוצות תוצג, תוכל לבחור קבוצה מותאמת אישית על ידי לחיצה על הוסף צבע מותאם אישית. בחר "צבע רקע" ו"צבע טקסט "בתיבת הדו -שיח" הוסף צבע מותאם אישית "המוצג.

צפה בתצוגה מקדימה של הקבוצה שנבחרה בה כתוב "תצוגה מקדימה של צבע תווית".

הגדר גישה בלחיצה אחת לתוויות Gmail סטנדרטיות ומותאמות אישית

תוכל ליצור גישה לתוויות בקלות בלחיצה אחת.

לשם כך, פתח תווית כפי שדנו קודם לכן בשיעור זה, ולאחר מכן גרור את סמל מועדפי הדף מסרגל הכתובות לסרגל הכלים של הסימניות. כעת תוכל ללחוץ על סימניה זו כדי לגשת לכל ההודעות המשויכות לתווית זו.

הסתר והצג תוויות ב- Gmail

אם יש לך רשימה ארוכה של תוויות ב- Gmail, ייתכן שתרצה לראות כמה מהתוויות שבהן אתה משתמש לעתים קרובות תוך הסתרת השאר.

הסתר תווית

כדי להסתיר תווית ב- Gmail, לחץ על התווית שברצונך להסתיר ברשימת התוויות מתחת ללחצן צור וגרור אותה לקישור עוד מתחת לרשימת התוויות הנראות לעין.

הערה: הקישור "יותר" הופך לקישור "פחות" בעת העברת התווית אליו.

הדירוג הועבר כך שהוא מופיע תחת קטגוריות, המוצג כאשר אתה לוחץ על עוד כדי להרחיב את רשימת הדירוגים. אם הקישור "פחות" זמין במקום הקישור "עוד", ניתן להציג את "קטגוריות" פשוט על ידי העברת העכבר מעל רשימת הקטגוריות.

הפוך את התווית הנסתרת לגלויה

כדי לבטל הסתרה של תווית מוסתרת, לחץ על עוד (במידת הצורך) כדי להציג את הקטע קטגוריות. לחץ וגרור את התווית הרצויה מהקטע "קטגוריות" לתווית "תיבת הדואר הנכנס".

התווית מוחזרת לרשימת התוויות הראשית בסדר אלפביתי.

הסתר תוויות Gmail שנקבעו מראש על ידי מערכת כגון כוכבים, דואר שנשלח, טיוטות, דואר זבל או אשפה

ניתן גם להסתיר תוויות Gmail מוגדרות מראש. כדי להסתיר כל אחת מהתוויות האלה, לחץ על "עוד" מתחת לרשימת התוויות.

לחץ על "נהל קטגוריות" תחת "קטגוריות".

מסך ההגדרות "קטגוריות" מוצג.

בקטע תוויות מערכת, מצא את תווית המערכת שברצונך להסתיר ולחץ על הקישור הסתר בעמודה רשימת הצגת תוויות.

הערה: התווית אינה מוסתרת לחלוטין, היא מועברת מתחת לקישור "עוד".

גישה להגדרות התוויות במסך ההגדרות

ניתן לגשת למסך הגדרות הדירוג גם באמצעות כפתור ההגדרות. אנו מתייחסים לחלקים שונים במסך ההגדרות לאורך סדרה זו. הליך הגישה להגדרות תמיד זהה.

כדי לגשת למסננים במסך ההגדרות, לחץ על כפתור ההגדרות (גלגל השיניים) בפינה השמאלית העליונה של חלון הראשי של Gmail.

לאחר מכן בחר "הגדרות" מהתפריט הנפתח.

לאחר שתגיע למסך ההגדרות, תוכל לגשת להגדרות תוויות, מסננים, תיבת דואר נכנס, ערכות נושא וחלוניות ותכונות אחרות של Gmail.

הסתר אוטומטית תוויות ללא דואר שלא נקרא ב- Gmail

עם היכולת להסתיר תוויות ולנתב הודעות אוטומטיות לתוויות אלה באמצעות מסננים (עיין בסעיף הבא), ייתכן שאתה תוהה כיצד לדעת במהירות אם יש לך הודעות שטרם נקראו בתוויות הנסתרות. אתה יכול לבחור להציג בקלות תוויות נסתרות כאשר יש בהן הודעות שלא נקראו. בדרך זו, אתה לא מפספס שום הודעה חשובה.

כדי להגדיר את Gmail להסתיר תוויות אלא אם כן הן מכילות הודעות שלא נקראו, גש למסך הגדרות התוויות באמצעות אחת מהשיטות שהוזכרו קודם לכן.

עבור כל מערכת ותווית מותאמת אישית שברצונך להסתיר אם היא אינה מכילה דואר שטרם נקרא, לחץ על הקישור הצג אם לא נקרא.

שים לב כי ברשימת תוויות המערכת תוכל להסתיר את תוויות הטיוטה והדואר הזבל רק אם אינן מכילות הודעות שלא נקראו. תכונה זו אינה חלה על קטגוריות ומעגלים.

תוכל להחיל הגדרה זו במהירות על כל התוויות המותאמות אישית על ידי לחיצה על החץ למטה לצד "הצג ברשימת הדירוגים" בחלק העליון של הקטע "דירוגים" ובחירה באפשרות "הצג הכל אם לא נקרא" מהתפריט הנפתח.

הבאים …

זה מביא אותנו לסוף שיעור 3. כדאי שתהיה לך הבנה די מוצקה כיצד לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך מאורגנת עם כרטיסיות, סגנונות והגדרות שונות. החשוב מכל, אתה בדרך לשלוט באימייל שלך עם תוויות!

בשיעור הבא נרחיב את הדיון שלנו בתוויות כך שיכלול מסננים - כמו למשל כיצד להשתמש במסננים להחלת תוויות באופן אוטומטי, כמו גם כיצד לקחת מסננים קיימים ולייצא אותם לחשבון Gmail אחר.

לאחר מכן, כדי לסגור את הדברים, אנו מציגים את מערכת הכוכבים, שעוזרת לך לעקוב אחר הודעות דוא"ל חשובות.

מָקוֹר