Diskusi kita hari ini adalah tentang peringkat di Gmail untuk menyertakan filter dan kemudian beralih ke pelacakan email penting dengan bintang.
Label memang bagus, tetapi dapat digunakan lebih efektif dengan mengintegrasikan filter, sehingga pesan yang datang dan yang memenuhi kriteria tertentu secara otomatis diterapkan label atau label. Ini sangat membantu organisasi dan dapat mengurangi kekacauan kotak masuk secara signifikan.
Buat filter baru menggunakan kotak pencarian
Untuk membuat filter baru, kami akan memilih opsi pencarian di kotak Pencarian dan membuat filter dari pencarian. Untuk melakukannya, klik panah bawah di kotak Pencarian.
Masukkan kriteria pencarian Anda di kotak opsi pencarian. Anda dapat memilih untuk mencari pesan dari orang tertentu atau seluruh domain (@example.com), dengan beberapa kata dalam subjek, serta istilah lainnya.
Untuk membuat filter berdasarkan pencarian ini, klik tautan "Buat filter dengan pencarian ini".
Opsi filter ditampilkan. Pilih kotak centang yang menunjukkan apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan yang cocok dengan kriteria pencarian.
Misalnya, kami memilih untuk selalu menandai pesan dari alamat email yang ditentukan dengan label “HTG School” dan selalu menandai pesan ini sebagai “penting”. Kami juga telah memutuskan untuk menerapkan filter ke semua email yang ada dari orang tersebut.
Catatan: Jika Anda ingin membuat label berfungsi seperti folder, Anda dapat memilih "Lewati kotak masuk (arsipkan)" untuk secara otomatis memindahkan email ke label saat diterima. Ini membuat email lebih teratur, meskipun Anda mungkin berisiko melewatkan pesan penting karena tidak akan muncul secara otomatis di kotak masuk Anda.
Setelah Anda memilih kriteria filter, klik Buat Filter.
Catatan: Saat Anda memilih meneruskan pesan sebagai tindakan dalam filter, hanya pesan baru yang akan terpengaruh. Pesan apa pun yang sudah ada yang menerapkan filter tidak akan diteruskan.
Sebuah pesan muncul yang menyatakan bahwa filter Anda telah dibuat. Perhatikan di tangkapan layar ini, semua pesan dari orang ini diberi label 'Sekolah HTG'.
Pesan juga ditandai sebagai penting secara otomatis (ikon bendera di sebelah kiri pengirim diisi dengan warna kuning).
Buat filter baru menggunakan layar Pengaturan
Anda juga dapat membuat filter di Pengaturan.
Masuk ke layar "Pengaturan" seperti yang ditunjukkan sebelumnya dan klik tautan "Filter" di bagian atas.
Klik tautan "Buat filter baru".
Tentukan kriteria pencarian dan filter Anda dengan cara yang sama seperti pada metode sebelumnya dan klik "Buat filter" di dialog opsi filter.
Alih-alih berakhir di kotak masuk Anda, Anda dikembalikan ke layar Filter dan filter baru terdaftar. Anda dapat mengedit, menghapus, atau memilihnya untuk diekspor (mengekspor filter akan dilakukan nanti dalam pelajaran ini).
Klik label "Kotak Masuk" untuk kembali ke kotak masuk Anda.
Gunakan pesan tertentu untuk membuat filter baru
Anda juga dapat membuat filter berdasarkan pesan yang ada. Untuk melakukannya, pilih pesan di daftar pesan Anda atau di label.
Klik tombol tindakan "Lainnya" dan pilih "Filter pesan seperti ini" dari menu tarik-turun.
Perhatikan bahwa bidang Dari dalam dialog Filter akan terisi secara otomatis. Masukkan kriteria filter lain yang Anda inginkan dan klik "Buat filter dengan pencarian ini".
Tentukan kriteria filter Anda dengan memilih opsi filter di dialog berikutnya seperti yang dijelaskan sebelumnya.
Catatan: Anda dapat menggunakan metode ini untuk mengatur filter agar secara otomatis menghapus email yang tidak diinginkan saat diterima.
Terapkan filter yang sama ke beberapa pengirim
Anda dapat menggunakan satu filter untuk mengelola pesan dari sejumlah alamat email yang berbeda. Misalnya, kita dapat menentukan peringkat untuk pesan dari beberapa orang menggunakan label “Sekolah HTG”. Untuk melakukan ini, buka dialog Opsi Pencarian menggunakan panah bawah di kotak Pencarian.
Tambahkan setiap alamat email di bidang Dari, pisahkan dengan kata atau, dan klik Buat filter dengan pencarian ini.
Untuk menerapkan label yang sama ke pesan dari salah satu alamat email ini, pilih kotak centang Terapkan label dan pilih label yang diinginkan dari menu munculan. Terapkan tindakan lain untuk filter ini dan klik Buat Filter.
Catatan: Ingatlah untuk mencentang kotak "Terapkan juga filter ke percakapan yang cocok" jika Anda ingin menerapkan filter ini ke pesan yang telah Anda terima dari dua alamat email ini.
Ekspor dan impor filter
Sekarang setelah Anda mempelajari cara menyiapkan filter, Anda mungkin telah membuat beberapa filter yang sangat berguna yang mungkin ingin Anda gunakan di akun Gmail Anda yang lain. Anda dapat mengekspor filter dari satu akun dan mengimpornya ke akun lain.
Filter ekspor
Untuk mengekspor filter, pertama-tama akses layar Filter pada layar Pengaturan (menggunakan tombol roda gigi Pengaturan). Kemudian pilih filter yang ingin Anda ekspor dalam daftar dan klik "Ekspor".
Catatan: Anda dapat memilih beberapa filter untuk diekspor sekaligus.
Dalam dialog Simpan Sebagai, navigasikan ke tempat Anda ingin menyimpan filter. Filter disimpan sebagai file XML dengan nama default yang dapat Anda ubah jika Anda suka, pastikan untuk meninggalkan ekstensi dalam format xml dan klik Simpan.
Sekarang Anda memiliki file yang dapat dicadangkan, dipindahkan ke komputer lain, dibagikan dengan teman, atau diimpor ke akun Gmail lain.
filter impor
Untuk mengimpor filter ke akun Gmail Anda, akses Filter di layar Pengaturan, dan klik tautan Impor Filter.
Di bawah "Filter impor", klik "Pilih file".
Catatan: Jika Anda berubah pikiran tentang mengimpor filter, klik tautan "Batalkan impor".
Dalam dialog Buka, navigasikan ke lokasi tempat Anda menyimpan filter yang diekspor. Pilih file dan klik "Buka."
Nama file tercantum di sebelah tombol Pilih File. Klik Buka File untuk membuka file dan mengimpor filter ke dalamnya.
Sebuah pesan muncul di bawah kotak pencarian saat file filter terbuka. Ini mungkin memakan waktu, tergantung pada jumlah filter dalam file.
Semua filter terdaftar dalam file yang dipilih di bawah Filter Impor. Pilih filter yang ingin Anda impor. Jika Anda ingin menerapkan filter yang diimpor ke email yang ada (seperti yang Anda lakukan saat membuat filter baru), centang kotak "Terapkan filter baru ke email yang ada", dan klik Buat filter.
Menampilkan dialog yang menunjukkan kemajuan proses pembuatan filter. Anda dapat membatalkan pembuatan filter dengan mengklik Berhenti.
Saat filter dibuat, filter tersebut akan ditampilkan dalam daftar Anda di layar Filter.
Lacak email penting dengan sistem Star
Sistem bintang Gmail memungkinkan Anda menandai email terpenting sehingga Anda dapat menemukannya dengan mudah nanti. Secara default, pesan berbintang ditandai dengan bintang kuning, tetapi Anda dapat menambahkan warna dan jenis bintang lain.
Bintang muncul di sebelah kiri nama pengirim di kotak masuk.
Tambahkan bintang ke pesan
Untuk menambahkan bintang ke pesan di kotak masuk Anda, klik ikon bintang di sebelah nama pengirim, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas.
Anda juga dapat menambahkan bintang ke pesan saat terbuka. Untuk melakukannya, klik ikon bintang di sudut kanan atas pesan di sebelah kanan tanggal. Dalam percakapan, itu akan berada di sebelah kanan pesan pertama di bagian atas percakapan.
Untuk menambahkan bintang ke pesan yang Anda tulis, klik panah Opsi Lainnya di sudut kanan bawah jendela Tulis.
Gerakkan mouse Anda ke opsi "Label" dan kemudian pilih "Tambahkan bintang" dari submenu.
Di label Surat Terkirim, pesan yang Anda kirim ditandai dengan bintang.
Gunakan beberapa desain bintang pada pesan Anda
Gmail memungkinkan Anda menggunakan beberapa warna dan jenis "bintang" untuk membedakan pesan satu sama lain.
Fitur ini berguna jika Anda ingin menandai beberapa pesan dengan tingkat kepentingan yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menggunakan bintang ungu untuk pesan yang ingin Anda baca lagi dan tanda seru merah untuk pesan yang perlu Anda tindak lanjuti.
Klik tombol Pengaturan dan pilih Pengaturan dari menu tarik-turun. Pada tab Umum, gulir ke bawah ke bagian Bintang. Seret ikon dari bagian Not in Use ke bagian In Use untuk menambahkan berbagai jenis bintang. Jika Anda memiliki lebih dari satu jenis bintang yang digunakan, klik ikon bintang di sebelah email yang melewati semua bintang yang digunakan. Jika Anda membintangi pesan saat terbuka, hanya jenis bintang pertama yang akan diterapkan.
Cari pesan berbintang
Untuk melihat semua pesan berbintang Anda, klik label "Berbintang" di sisi kiri jendela utama Gmail. Anda juga dapat mencari pesan yang berkilau bintangnya dengan mengetikkan “is:starred” di kotak “Search”.
Cari pesan dengan tipe bintang tertentu
Jika Anda telah menggunakan beberapa jenis bintang yang berbeda untuk menandai pesan Anda, Anda dapat mencari jenis bintang tertentu. Untuk melakukan ini, telusuri dengan "has:" sebagai bintang (misalnya, "has: red-bang").
Untuk mengetahui nama bintang tertentu, akses tab Umum di layar Pengaturan dan arahkan kursor ke jenis bintang yang diinginkan. Nama bintang muncul dalam popup.
Ada juga daftar bintang dalam topik bantuan pencarian lanjutan di Bantuan Gmail.
Jauhkan pesan berbintang dari tab utama
Jika Anda mengatur kotak masuk menggunakan tab yang dapat dikonfigurasi yang disebutkan sebelumnya dalam pelajaran ini, pesan dari tab lain yang berkilau bintangnya juga akan disertakan di tab Dasar. Jika Anda tidak ingin melihat pesan berbintang dari tab lain di tab Dasar, Anda dapat menonaktifkannya.
Klik ikon "+" di sebelah kanan tab.
Di kotak dialog Pilih Tab untuk Diaktifkan, hapus centang pada kotak Sertakan yang berbintang di utama, lalu klik Simpan.
pengikut …
Kita sudah sampai di akhir Pelajaran 4 sekarang, tetapi Anda sudah dalam perjalanan untuk menjadi seorang profesional Gmail! Hanya dalam empat hari, Anda sekarang tahu sebanyak yang Anda perlukan untuk membuat kotak masuk Anda benar-benar bersinar, dan pesan sekarang akan secara otomatis menemukan jalan mereka ke label yang ditentukan tanpa mengisi kotak masuk Anda.
Dalam pelajaran berikutnya kita akan berbicara tentang tanda tangan dan bagaimana menjaga keamanan profil Anda dan mencadangkan data.
