Anda selalu menggunakan email, tetapi tahukah Anda apa arti semua email itu? Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara berbagai cara Anda dapat menerima email.
Baik Anda menggunakan email perusahaan, layanan web seperti Gmail atau Outlook.com, atau server email Anda sendiri, ada lebih banyak hal untuk menerima email daripada yang terlihat di permukaan. Jika Anda telah menyiapkan klien email, maka tidak diragukan lagi Anda telah menemukan opsi seperti POP3, IMAP, dan Exchange. Kita akan melihat perbedaan antara klien email dan email web dan pada protokol berbeda yang digunakan.
Pengguna email vs email web
Sebelum kami menjelaskan berbagai protokol yang digunakan untuk mengunduh email, mari luangkan waktu beberapa menit untuk memahami hal-hal sederhana Klien email و Surel . Jika Anda pernah memulai Gmail, Outlook.com, atau akun email online lainnya, Anda telah menggunakan webmail. Jika Anda menggunakan aplikasi seperti Microsoft Outlook, Windows Live Mail, atau Mozilla Thunderbird untuk mengelola pesan email, Anda menggunakan klien email.
Webmail dan klien email mengirim dan menerima email, dan menggunakan metode serupa untuk melakukannya. Webmail adalah aplikasi yang ditulis untuk dijalankan melalui Internet melalui browser - biasanya tanpa aplikasi yang diunduh atau perangkat lunak tambahan yang diperlukan. Semua pekerjaan, bisa dikatakan, dilakukan oleh komputer jarak jauh (yaitu, server dan perangkat yang Anda sambungkan melalui Internet).
Program email adalah aplikasi yang Anda instal di perangkat lokal (seperti PC atau laptop, tablet, atau ponsel cerdas Anda). Aplikasi klien berinteraksi dengan server email jarak jauh untuk mengunduh email dan mengirimkannya kepada pihak yang berkepentingan. Beberapa pekerjaan back-end untuk mengirim email dan semua pekerjaan front-end untuk membuat UI (apa yang Anda cari untuk menerima email Anda) dilakukan pada perangkat Anda menggunakan aplikasi yang diinstal, bukan browser Anda dengan instruksi dari server pengontrol. Namun, banyak penyedia email web mengizinkan pengguna untuk menggunakan klien email dengan layanan mereka—dan di sinilah mulai membingungkan. Mari kita lihat contoh singkat untuk menjelaskan perbedaannya.
Katakanlah Anda mendaftar untuk alamat email baru dengan Google Gmail. Anda mulai mengirim dan menerima email melalui layanan webmail dengan menghubungkannya di browser Anda. Google menawarkan dua hal untuk Anda. Yang pertama adalah web front end di mana Anda dapat membaca, mengatur, dan menulis pesan. Yang kedua adalah akhir dari server email tempat pesan terus disimpan dan dirutekan.
Sekarang, katakanlah Anda tidak menyukai antarmuka Gmail Google, jadi Anda memutuskan untuk beralih ke klien email yang mendukung Gmail — apakah itu antarmuka resmi Gmail atau sesuatu seperti aplikasi Mail bawaan pada perangkat Anda. Sekarang, daripada menggunakan klien berbasis web (antarmuka web Gmail) untuk berinteraksi dengan server Gmail Google, aplikasi yang Anda gunakan berinteraksi dengan server email secara langsung, menghindari email web sama sekali.
Semua penyedia email web menawarkan kemampuan untuk menggunakan situs web mereka untuk melakukan bisnis Anda atau untuk menghubungkan klien ke server mereka dan melakukan berbagai hal dengan cara ini.
Jika Anda menggunakan program email, baik untuk menyambung ke server penyedia email web, server email, atau server perusahaan Anda, klien tersebut akan berkomunikasi menggunakan salah satu dari beberapa protokol email yang berbeda seperti POP3, IMAP, atau Exchange. Jadi, mari kita lihat lebih dekat.
POP3
Post Office Protocol (POP) menyediakan cara untuk berinteraksi dengan server email yang berasal dari Internet yang sangat berbeda dari yang kita gunakan saat ini. Komputer cenderung tidak memiliki akses permanen ke Internet. Sebaliknya, Anda online, melakukan apa yang harus Anda lakukan, dan kemudian Anda terputus. Koneksi ini juga bandwidth yang sangat rendah dibandingkan dengan yang kita miliki saat ini.
Insinyur menciptakan POP sebagai cara sederhana untuk mengunduh salinan email untuk dibaca secara offline. Versi pertama POP dibuat pada tahun 1984, dengan revisi POP2 yang dibuat pada awal 1985. POP3 adalah versi terbaru dari gaya protokol email khusus ini, dan masih merupakan salah satu protokol email paling populer. POP4 telah diusulkan, dan mungkin suatu hari akan dikembangkan, meskipun tidak banyak kemajuan yang dicapai selama beberapa tahun.
POP3 bekerja seperti ini. Aplikasi Anda terhubung ke server email, mengunduh semua pesan ke komputer Anda yang sebelumnya tidak diunduh, lalu menghapus email asli dari server. Atau, Anda dapat mengonfigurasi aplikasi dan server Anda untuk tidak menghapus email selama jangka waktu tertentu, atau bahkan tidak menghapus email dari server sama sekali — bahkan jika email tersebut telah diunduh oleh klien Anda.
Dengan asumsi email dihapus dari server, satu-satunya salinan pesan ini ada di klien Anda. Anda tidak dapat masuk dari perangkat atau klien lain dan melihat email ini.
Bahkan jika Anda mengatur server Anda untuk tidak menghapus pesan setelah mengunduhnya, hal-hal masih cukup rumit saat memeriksa email dari beberapa perangkat. Berikut beberapa contohnya:
- Saat Anda mengirim email, email yang dikirim disimpan di klien tempat Anda mengirimnya. Anda tidak akan dapat melihat pesan terkirim di perangkat lain.
- Saat Anda menghapus email di klien, itu hanya dihapus di klien itu. Itu tidak dihapus dari klien lain yang mengunduh pesan.
- Setiap klien mengunduh semua pesan dari server. Anda akan mendapatkan banyak salinan pesan di perangkat yang berbeda, tanpa cara yang baik untuk mengkategorikan apa yang telah Anda baca dan kapan. Setidaknya, bukan tanpa melakukan banyak penerusan email atau berpindah-pindah file kotak surat.
Meskipun keterbatasan ini signifikan, POP3 masih merupakan protokol yang cepat dan kuat yang sangat berguna jika Anda hanya memeriksa email dari satu perangkat. Misalnya, jika Anda hanya memeriksa email dari komputer menggunakan Windows Live Mail, tidak ada alasan untuk tidak menggunakan POP3.
Akses IMAP
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) dibuat pada tahun 1986, tetapi sangat cocok di dunia modern saat ini dengan kehadiran Internet yang selalu ada dan selalu terhubung. Ide di balik IMAP adalah untuk mencegah pengguna dikaitkan dengan satu klien email, memberi mereka kemampuan untuk membaca email seolah-olah mereka 'di awan'.
Tidak seperti POP3, IMAP menyimpan semua pesan di server. Saat terhubung ke server IMAP, aplikasi klien memungkinkan Anda membaca email tersebut (dan bahkan mengunduh salinan untuk dibaca secara offline), tetapi semua pekerjaan nyata terjadi di server. Saat Anda menghapus pesan di klien, pesan itu dihapus di server, jadi Anda tidak melihatnya jika Anda terhubung ke server dari perangkat lain. Pesan yang dikirim juga disimpan di server, serta informasi tentang pesan yang telah dibaca.
Pada akhirnya, IMAP adalah protokol yang jauh lebih baik untuk digunakan jika Anda terhubung ke server email Anda dari beberapa perangkat. Dan di dunia di mana orang menjadi terbiasa memeriksa email dari PC, ponsel, dan tablet, ini adalah perbedaan penting.
Tapi IMAP bukan tanpa masalah.
Karena IMAP menyimpan email di server email jarak jauh, Anda biasanya memiliki ukuran kotak surat yang terbatas (walaupun itu tergantung pada pengaturan yang disediakan oleh layanan email Anda). Jika Anda memiliki banyak email yang ingin Anda simpan, Anda mungkin mengalami masalah saat mengirim dan menerima email saat kotak masuk Anda penuh. Beberapa pengguna menghindari masalah ini dengan membuat salinan pesan email lokal yang diarsipkan menggunakan program email mereka, dan kemudian menghapusnya dari server jauh.
Microsoft Exchange, MAPI, Exchange ActiveSync
Microsoft mulai mengembangkan Messaging API (MAPI) tidak lama setelah IMAP dan POP pertama kali dikembangkan. Dan itu benar-benar dirancang untuk lebih dari sekadar email. Membandingkan IMAP dan POP dengan MAPI secara ketat adalah proses yang cukup teknis, dan berada di luar cakupan artikel ini.
Sederhananya, MAPI menyediakan cara bagi klien email dan aplikasi lain untuk berkomunikasi dengan server Microsoft Exchange. MAPI dapat menyinkronkan email, kontak, kalender, dan fitur gaya IMAP lainnya, semuanya terkait dengan program atau aplikasi email asli. Jika Anda telah menggunakan Microsoft Outlook di tempat kerja, Anda telah menggunakan MAPI. Faktanya, semua hal yang dilakukan Outlook — email, sinkronisasi kalender, pencarian informasi senggang/sibuk, sinkronisasi kontak dengan perusahaan, dll. — berfungsi melalui MAPI.
Fungsionalitas sinkronisasi ini dijelaskan oleh Microsoft sebagai "Exchange ActiveSync." Tergantung pada perangkat, telepon, atau klien yang Anda gunakan, teknologi yang sama ini mungkin disebut salah satu dari tiga protokol Microsoft — Microsoft Exchange, MAPI, atau Exchange ActiveSync — tetapi menawarkan sinkronisasi email yang hampir sama dengan IMAP.
Karena Exchange dan MAPI adalah produk Microsoft, Anda mungkin hanya akan bekerja dalam protokol ini jika Anda menggunakan email yang disediakan oleh perusahaan yang menggunakan server email Exchange. Banyak klien email, termasuk aplikasi email default Android dan iPhone, mampu Exchange ActiveSync.
Protokol email lainnya
ya ada Protokol lain untuk mengirim, menerima, dan menggunakan email , tetapi sebagian besar orang menggunakan salah satu dari tiga protokol utama - POP3, IMAP, atau Exchange. Karena ketiga teknologi ini kemungkinan akan memenuhi kebutuhan hampir semua pembaca kami, kami tidak akan membahas detail tentang protokol lainnya. Namun, jika Anda memiliki pengalaman menggunakan protokol email yang tidak tercantum di sini, kami tertarik untuk mengetahuinya - jangan ragu untuk mendiskusikannya di komentar.
Singkatnya: Apa yang dapat saya gunakan untuk mengatur email saya?
Bergantung pada gaya komunikasi pribadi Anda dengan penyedia email, Anda dapat dengan cepat mempersempit cara Anda menggunakan email.
- Jika Anda biasa memeriksa email dari banyak perangkat, ponsel, atau komputer, gunakan layanan email web atau atur program email Anda untuk menggunakan IMAP.
- Jika Anda sering menggunakan email web dan ingin ponsel atau iPad Anda disinkronkan dengan email web Anda, gunakan juga IMAP.
- Jika Anda menggunakan satu klien email pada satu perangkat khusus (misalnya, di kantor Anda), Anda mungkin baik-baik saja dengan POP3, tetapi kami tetap merekomendasikan IMAP.
- Jika Anda memiliki riwayat email yang besar dan menggunakan penyedia email lama tanpa banyak ruang drive, Anda mungkin perlu menggunakan POP3 untuk mencegah kehabisan ruang di server email jarak jauh.
- Jika Anda menggunakan email perusahaan, dan perusahaan Anda menggunakan server Exchange, Anda harus menggunakan Exchange.
Bagi pembaca kami yang sudah mengetahui hal ini, jangan ragu untuk bergabung dalam diskusi! Beri tahu kami bagaimana Anda menjelaskan kepada kerabat dan rekan kerja yang kesulitan teknologi tentang perbedaan dalam pengaturan email umum. Lebih baik lagi, jaga agar panduan ini tetap berguna dan selamatkan Anda dari kesulitan menjelaskannya!
