A nosa discusión hoxe é sobre as clasificacións en Gmail para incluír filtros e despois pasar ao seguimento de correos electrónicos importantes con estrelas.
As etiquetas son excelentes, pero pódense usar de forma máis eficaz integrando filtros, polo que as mensaxes que chegan e que cumpren certos criterios aplícanse automaticamente unha ou varias etiquetas. Isto axuda moito á organización e pode reducir significativamente a desorde da caixa de entrada.
Crea un novo filtro usando a caixa de busca
Para crear un novo filtro, seleccionaremos as opcións de busca na caixa Buscar e crearemos un filtro a partir da busca. Para facelo, faga clic na frecha cara abaixo na caixa de busca.
Insira os seus criterios de busca no cadro de opcións de busca. Pode optar por buscar mensaxes dunha persoa específica ou dun dominio enteiro (@ example.com), con algunhas palabras no asunto, así como outros termos.
Para crear un filtro baseado nesta busca, faga clic na ligazón "Crear un filtro con esta busca".
Amósanse as opcións de filtro. Marque as caixas de verificación que indiquen o que quere facer con mensaxes que coincidan cos criterios de busca.
Por exemplo, eliximos marcar sempre as mensaxes do enderezo de correo electrónico especificado coa etiqueta "Escola HTG" e marcar sempre estas mensaxes como "importantes". Tamén decidimos aplicar o filtro a todos os correos electrónicos existentes desa persoa.
Nota: Se queres que as etiquetas funcionen como cartafoles, podes seleccionar "Saltar caixa de entrada (arquivalo)" para mover automaticamente os correos electrónicos ás etiquetas a medida que chegan. Isto mantén os correos electrónicos máis organizados, aínda que pode correr o risco de perder unha mensaxe importante porque non aparecerá automaticamente na súa caixa de entrada.
Unha vez seleccionados os criterios de filtro, faga clic en Crear filtro.
Nota: Cando escolla reenviar unha mensaxe como acción no filtro, só se verán afectadas as mensaxes novas. Non se reenviarán as mensaxes existentes ás que se aplique o filtro.
Aparece unha mensaxe que indica que se creou o filtro. Ten en conta nesta captura de pantalla que todas as mensaxes desta persoa teñen a etiqueta "HTG School".
As mensaxes tamén se marcan como importantes automaticamente (as iconas das bandeiras á esquerda dos remitentes están cheas de amarelo).
Crea un novo filtro usando a pantalla Configuración
Tamén podes crear un filtro en Configuración.
Entre na pantalla "Configuración" como se mostra anteriormente e faga clic na ligazón "Filtros" na parte superior.
Faga clic na ligazón "Crear un novo filtro".
Defina os criterios de busca e filtro do mesmo xeito que no método anterior e faga clic en "Crear filtro" no diálogo de opcións de filtro.
En vez de acabar na caixa de entrada, volves á pantalla de filtros e aparece o novo filtro. Pode editalo, eliminar ou seleccionalo para exportalo (os filtros de exportación faranse máis tarde nesta lección).
Fai clic na etiqueta "Caixa de entrada" para volver á túa caixa de entrada.
Use unha mensaxe específica para crear un novo filtro
Tamén pode crear un filtro baseado nunha mensaxe existente. Para iso, seleccione unha mensaxe na súa lista de mensaxes ou nunha etiqueta.
Fai clic no botón de acción "Máis" e selecciona "Filtrar mensaxes así" no menú despregable.
Teña en conta que o campo De no diálogo Filtro enchese automaticamente. Insira calquera outro criterio de filtro que desexe e faga clic en "Crear filtro con esta busca".
Defina os teus criterios de filtro seleccionando as opcións de filtro no seguinte diálogo como se describiu anteriormente.
Nota: Podes usar este método para configurar filtros para eliminar automaticamente os correos electrónicos non desexados cando se reciben.
Aplique o mesmo filtro a varios remitentes
Podes usar un único filtro para xestionar as mensaxes dun número de enderezos de correo electrónico diferentes. Por exemplo, podemos especificar unha valoración para as mensaxes de varias persoas usando a etiqueta "HTG School". Para iso, abra a caixa de diálogo Opcións de busca empregando a frecha cara abaixo.
Engade cada enderezo de correo electrónico no campo De, separado pola palabra ou, e fai clic en Crear filtro con esta busca.
Para aplicar a mesma etiqueta ás mensaxes de calquera destes enderezos de correo electrónico, marque a caixa de verificación Aplicar etiqueta e seleccione a etiqueta desexada na ventá emerxente. Aplique calquera outra acción para este filtro e faga clic en Crear filtro.
Nota: Lembre de marcar a caixa de verificación "Aplicar tamén o filtro ás conversas coincidentes" se quere aplicar este filtro ás mensaxes que xa recibiu destes dous enderezos de correo electrónico.
Exportar e importar filtros
Agora que aprendiches a configurar filtros, probablemente creaches algúns filtros moi útiles que quizais queiras usar nas túas outras contas de Gmail. Pode exportar filtros dunha conta e importalos a outra.
Exportar filtro
Para exportar un filtro, primeiro acceda á pantalla Filtros na pantalla Configuración (usando o botón de configuración de engrenaxe). A continuación, seleccione o filtro que desexa exportar na lista e faga clic en "Exportar".
Nota: Pode seleccionar varios filtros para exportar á vez.
No diálogo Gardar como, navegue ata onde desexa gardar o filtro. O filtro gárdase como un ficheiro XML cun nome predeterminado que pode cambiar se o desexa. Asegúrese de deixar a extensión en formato XML e faga clic en Gardar.
Agora tes un ficheiro do que podes facer copias de seguridade, movelo a outro ordenador, compartilo cun amigo ou importalo a outra conta de Gmail.
importación de filtros
Para importar un filtro na súa conta de Gmail, acceda a Filtros na pantalla Configuración e faga clic na ligazón Importar filtros.
En "Importar filtros", faga clic en "Escoller un ficheiro".
Nota: Se cambias de opinión sobre a importación do filtro, fai clic na ligazón "Cancelar importación".
No diálogo Abrir, desprácese ata o lugar onde gardou o filtro exportado. Selecciona o ficheiro e fai clic en "Abrir".
O nome do ficheiro aparece xunto ao botón Escoller ficheiro. Fai clic en Abrir ficheiro para abrir o ficheiro e importar nel os filtros.
Aparece unha mensaxe debaixo da caixa "Buscar" mentres o ficheiro de filtro está aberto. Isto pode levar algún tempo, dependendo do número de filtros do ficheiro.
Todos os filtros están listados no ficheiro seleccionado en Importar filtros. Seleccione os filtros que desexa importar. Se desexa aplicar filtros importados a correos electrónicos existentes (como faría ao crear un novo filtro), marque a caixa de verificación "Aplicar novos filtros ao correo existente" e faga clic en Crear filtros.
Mostra un diálogo que mostra o progreso do proceso de creación do filtro. Podes cancelar a creación de filtros facendo clic en Parar.
Cando se crean filtros, móstranse na súa lista na pantalla de filtros.
Realice un seguimento dos correos electrónicos importantes co sistema Star
O sistema estrela de Gmail permítelle marcar os seus correos electrónicos máis importantes para que poida atopalos facilmente máis tarde. De xeito predeterminado, as mensaxes marcadas con estrelas están marcadas cunha estrela amarela, pero pode engadir outras cores e tipos de estrelas.
As estrelas aparecen á esquerda do nome do remitente na caixa de entrada.
Engade unha estrela a unha mensaxe
Para engadir unha estrela a unha mensaxe da súa caixa de entrada, faga clic na icona de estrela situada ao lado do nome do remitente, como se mostra na imaxe superior.
Tamén podes engadir unha estrela a unha mensaxe mentres estea aberta. Para facelo, faga clic na icona da estrela na esquina superior dereita da mensaxe á dereita da data. Nas conversas, estará á dereita da primeira mensaxe na parte superior da conversa.
Para engadir unha estrela a unha mensaxe que estás a escribir, fai clic na frecha Máis opcións na esquina inferior dereita da xanela Redactar.
Mova o rato sobre a opción "Etiqueta" e logo selecciona "Engadir estrela" no submenú.
Na etiqueta Correo enviado, a mensaxe que enviou está marcada cunha estrela.
Utiliza varios deseños de estrelas nas túas mensaxes
Gmail permítelle usar varias cores e tipos de "estrelas" para distinguir as mensaxes entre si.
Esta función é útil se quere marcar varias mensaxes con diferentes niveis de importancia. Por exemplo, podes usar unha estrela roxa para as mensaxes que queiras ler de novo e un signo de exclamación vermello para as mensaxes que debes seguir.
Faga clic no botón Configuración e seleccione Configuración no menú despregable. Na pestana Xeral, desprácese ata a sección Estrelas. Arrastre as iconas da sección Non en uso á sección En uso para engadir diferentes tipos de estrelas. Se ten máis dun tipo de estrela en uso, faga clic na icona da estrela xunto aos correos electrónicos que percorren todas as estrelas en uso. Se marcas unha mensaxe con estrela aberta, só se aplicará o primeiro tipo de estrela.
Buscar mensaxes marcadas con estrela
Para ver todas as mensaxes marcadas con estrela, fai clic na etiqueta "Marcado con estrela" na parte esquerda da xanela principal de Gmail. Tamén podes buscar mensaxes destacadas escribindo "is: starred" na caixa "Buscar".
Busca mensaxes cun tipo específico de estrela
Se utilizaches varios tipos de estrelas para marcar as túas mensaxes, podes buscar un tipo de estrela específico. Para iso, busca con "has:" como estrela (por exemplo, "has: red-bang").
Para saber o nome dunha estrela en concreto, acceda á pestana Xeral na pantalla Configuración e pase o cursor sobre o tipo de estrela desexado. O nome da estrela aparece nunha ventá emerxente.
Tamén hai unha lista de estrelas nun tema de axuda busca avanzada en Axuda de Gmail.
Manter as mensaxes marcadas con estrela fóra da pestana principal
Se organizas a túa caixa de entrada empregando as pestanas configurables mencionadas anteriormente nesta lección, as mensaxes das outras pestanas marcadas con estrela tamén se incluirán na pestana Básica. Se non queres ver as mensaxes destacadas doutras pestanas na pestana Básica, podes desactivala.
Fai clic na icona "+" á dereita das pestanas.
No cadro de diálogo Seleccionar pestanas para habilitar, desmarque a caixa de verificación Incluír con estrela no principal e, a continuación, faga clic en Gardar.
O seguinte …
Xa estamos aquí ao final da lección 4, pero xa estás en camiño de converterte nun profesional de Gmail. En só catro días, xa sabes todo o que necesitas para que a túa caixa de entrada brille de verdade e as mensaxes agora irán automaticamente nas etiquetas designadas sen encher a túa caixa de entrada.
Na seguinte lección falaremos sobre as sinaturas e como manter o seu perfil seguro e facer copias de seguridade dos datos.
