Ensuite, nous parlerons des invitations à des événements. L'intégration de Google Calendar dans Gmail vous permet d'envoyer des invitations à des événements directement dans Gmail sans accéder à Google Calendar. Vous pouvez également ajouter des événements à partir de messages Gmail directement dans Google Agenda.
Enfin, nous parlerons de la préparation des intervenants pendant les vacances afin que vous puissiez quitter la ville pendant que nous informons les gens de votre retour pour répondre à leurs questions.
Il convient de noter que cette leçon traite en grande partie de Google Agenda, mais du point de vue d'un utilisateur expérimenté de Gmail, car lorsque vous recevez une invitation ou que vous devez gérer des éléments de calendrier, cela se fait généralement via votre client de messagerie, n'est-ce pas ? Il n'y a aucune raison d'ouvrir votre calendrier lorsque vous pouvez faire à peu près tout dans Gmail, y compris envoyer des invitations à d'autres personnes.
Trouvez rapidement des invitations à des événements dans votre boîte de réception Gmail
Les invitations à des événements Gmail sont indiquées par une icône de calendrier à gauche de la ligne d'objet.
Répondre à une invitation sur la ligne d'objet
Vous pouvez répondre rapidement à une invitation directement dans la ligne d'objet du message. Cliquez simplement sur le bouton de réponse à l'invitation et cliquez sur « Oui », « Peut-être » ou « Non » pour répondre.
Répondre à une invitation depuis le message
Vous pouvez également répondre à une invitation à partir du message.
Saisissez une invitation directement dans un message Gmail
Vous pouvez insérer une invitation à un événement directement dans un message Gmail. Vous pouvez rapidement inviter quelqu'un à une réunion par e-mail ou répondre à l'e-mail d'un ami avec une invitation à se rencontrer.
Cliquez sur Créer pour créer un nouveau message électronique.
Ajoutez des destinataires à l'e-mail, saisissez la ligne d'objet et ajoutez tout texte pertinent au corps du message. Passez la souris sur le signe plus en bas de la fenêtre de rédaction.
Plus d'icônes sont disponibles. Cliquez sur l'icône de calendrier "Insérer une invitation".
Cliquez sur la case de date pour planifier l'événement.
Cliquez sur la case Heure de début pour sélectionner l'heure de début de l'événement dans la liste déroulante.
Indiquez l'heure et la date de fin (si l'événement dure plus d'un jour). Sélectionnez l'événement Toute la journée en cochant la case Toute la journée. Entrez l'emplacement dans la zone d'édition « Où » et « Description » de l'événement.
Cliquez sur Insérer une invitation pour ajouter l'invitation à votre e-mail.
Une case contenant les détails de l'événement est insérée dans votre message. Cliquez sur Envoyer et les destinataires verront le message comme une invitation dans leur boîte de réception et pourront y répondre.
Créer un événement Google Agenda à partir d'un message non invité dans Gmail
Parfois, vous pouvez recevoir un e-mail concernant un événement auquel vous êtes invité, mais l'expéditeur n'a pas inclus d'invitation officielle. S'il y a une date et une heure dans le message, Gmail doit reconnaître ce fait et vous permettre d'utiliser les informations pour créer un événement dans votre calendrier.
S'il y a une date et une heure reconnaissables dans le message, Google confirmera la date et l'heure avec une ligne pointillée et deviendra des liens. Pour ajouter une date et une heure à votre calendrier à partir d'un message, cliquez sur le lien date et heure.
Parfois, Google ne reconnaît pas la date et l'heure et vous devez ajouter ces détails au calendrier manuellement.
Une boîte de dialogue contextuelle apparaît avec les détails collectés à partir de l'e-mail concernant l'événement. Dans notre exemple, l'heure n'est pas reconnue, nous devons donc "ajouter l'heure" à l'événement. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Ajouter une heure » et sélectionnez l'heure de début dans la liste déroulante.
Cliquez sur Ajouter au calendrier pour ajouter l'événement à votre calendrier.
Vous verrez cet événement sur votre calendrier maintenant et vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton Modifier sur le calendrier.
Cliquez n'importe où dans le message en dehors de la boîte de dialogue contextuelle pour fermer la boîte.
Tenez les gens informés avec Holiday Response
Bien que vous puissiez consulter votre compte Gmail sur de nombreux appareils mobiles, vous ne voudrez peut-être pas le faire lorsque vous êtes en vacances. Si vous n'allez pas être disponible et vérifier votre courrier électronique, vous voudrez peut-être alerter automatiquement les expéditeurs de ce fait. Gmail vous permet de configurer votre répondeur automatique pour qu'il envoie une réponse automatique indiquant aux expéditeurs que vous n'êtes pas disponible et que vous leur répondez ou ce que vous voulez que l'e-mail dise.
Configurer votre répondeur automatique Gmail
Pour configurer l'autorépondeur dans votre compte Gmail, cliquez sur l'icône d'engrenage des paramètres et sélectionnez « Paramètres » dans le menu déroulant. Restez dans l'onglet Général et faites défiler jusqu'à la section Répondeur automatique, puis sélectionnez Votre répondeur automatique est activé.
Pour indiquer le premier jour où les réponses automatiques doivent être envoyées, cliquez sur la zone d'édition Premier jour et sélectionnez une date dans le calendrier déroulant qui s'affiche.
Si vous savez quand vous serez à nouveau disponible, vous pouvez définir une date d'expiration pour que l'auto-répondeur s'éteigne automatiquement. Pour ce faire, cochez la case « Ends » et cliquez sur la zone d'édition à droite. Choisissez la date à laquelle vous serez à nouveau disponible dans le calendrier déroulant.
Entrez "Sujet" et "Message" pour répondre. Utilisez la barre d'outils sous Message pour formater votre texte et insérer des liens et des images, si vous le souhaitez.
Vous ne voudrez peut-être pas envoyer ce message à quelqu'un qui ne vous envoie que des e-mails, vous pouvez choisir d'envoyer cette réponse automatique uniquement aux personnes de votre liste de contacts. Pour cela, cochez la case "Envoyer une réponse uniquement aux personnes de mes contacts".
Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas.
Désactiver manuellement le répondeur de vacances Gmail
Si vous revenez plus tôt de vos vacances ou si vous êtes disponible plus tôt que prévu, vous pouvez facilement désactiver le répondeur automatique manuellement, même si vous définissez une date d'expiration. Revenez simplement aux paramètres, sélectionnez l'option Désactiver le répondeur automatique et cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de l'écran.
Configurer les vacances du répondant dans l'application Gmail
Le répondeur de vacances que vous avez configuré via votre navigateur sur votre ordinateur est également disponible dans l'application Gmail. Pour accéder au répondeur automatique sur votre appareil mobile, accédez à l'écran Paramètres du compte de messagerie souhaité.
Si vous avez sélectionné votre répondeur automatique Gmail dans votre navigateur, cette réponse sera reflétée dans l'application Gmail. Appuyez simplement sur le bouton Off/On pour affecter le changement de transpondeur.
Touchez Terminé lorsque vous apportez des modifications.
Appuyez deux fois sur le bouton Retour de votre téléphone pour revenir à votre boîte de réception.
Remarque : Pour voir les modifications apportées à l'auto-répondeur à l'aide d'un appareil mobile Android dans votre compte Gmail dans un navigateur d'ordinateur, vous devez vous déconnecter de votre compte dans le navigateur et vous reconnecter. Inversement, comme vous ne pouvez pas vous déconnecter de votre compte Gmail sur votre téléphone Android, le redémarrage du téléphone a pris en compte les modifications apportées à l'autorépondeur dans notre compte Gmail dans un navigateur sur notre ordinateur.
ce qui suit …
C'est le jour, il n'y a pas grand chose. Les invitations et les répondeurs de vacances dans Gmail sont rapides à utiliser et peuvent être très pratiques.
Dans la leçon de demain, nous consacrons une leçon entière à l'utilisation de Gmail comme liste de tâches : ajouter des tâches, y compris des détails, imprimer, effacer les tâches terminées et bien plus encore !
