Notre discussion d'aujourd'hui porte sur les évaluations dans Gmail pour inclure des filtres, puis sur le suivi des e-mails importants avec des étoiles.
Les étiquettes sont excellentes mais peuvent être utilisées plus efficacement en intégrant des filtres, de sorte que les messages qui arrivent et qui répondent à certains critères se voient automatiquement appliquer une étiquette ou des étiquettes. Cela aide grandement à l'organisation et peut réduire considérablement l'encombrement de la boîte de réception.
Créer un nouveau filtre à l'aide du champ de recherche
Pour créer un nouveau filtre, nous sélectionnerons les options de recherche dans la zone de recherche et créerons un filtre à partir de la recherche. Pour ce faire, cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone de recherche.
Entrez vos critères de recherche dans la zone d'options de recherche. Vous pouvez choisir de rechercher les messages d'une personne spécifique ou d'un domaine entier (@example.com), avec quelques mots dans l'objet, ainsi que d'autres termes.
Pour créer un filtre basé sur cette recherche, cliquez sur le lien « Créer un filtre avec cette recherche ».
Les options de filtre s'affichent. Cochez les cases qui indiquent ce que vous voulez faire avec les messages qui correspondent aux critères de recherche.
Par exemple, nous avons choisi de toujours marquer les messages de l'adresse e-mail spécifiée avec le libellé « HTG School » et de toujours marquer ces messages comme « importants ». Nous avons également décidé d'appliquer le filtre à tous les e-mails existants de cette personne.
Remarque : Si vous souhaitez que les étiquettes fonctionnent comme des dossiers, vous pouvez sélectionner « Ignorer la boîte de réception (l'archiver) » pour déplacer automatiquement les e-mails dans les étiquettes au fur et à mesure qu'ils arrivent. Cela permet de mieux organiser les e-mails, même si vous risquez de manquer un message important car il n'apparaîtra pas automatiquement dans votre boîte de réception.
Une fois que vous avez sélectionné vos critères de filtrage, cliquez sur Créer un filtre.
Remarque : lorsque vous choisissez de transférer un message en tant qu'action dans le filtre, seuls les nouveaux messages seront affectés. Les messages existants auxquels le filtre s'applique ne seront pas transférés.
Un message apparaît indiquant que votre filtre a été créé. Notez que dans cette capture d'écran, tous les messages de cette personne sont étiquetés "HTG School".
Les messages sont également marqués comme importants automatiquement (les icônes de drapeaux à gauche des expéditeurs sont remplies en jaune).
Créer un nouveau filtre à l'aide de l'écran Paramètres
Vous pouvez également créer un filtre dans Paramètres.
Accédez à l'écran « Paramètres » comme indiqué précédemment et cliquez sur le lien « Filtres » en haut.
Cliquez sur le lien « Créer un nouveau filtre ».
Définissez vos critères de recherche et de filtrage de la même manière que dans la méthode précédente et cliquez sur « Créer un filtre » dans la boîte de dialogue des options de filtrage.
Au lieu de vous retrouver dans votre boîte de réception, vous revenez à l'écran Filtres et le nouveau filtre est répertorié. Vous pouvez le modifier, le supprimer ou le sélectionner pour l'exporter (l'exportation des filtres sera effectuée plus tard dans cette leçon).
Cliquez sur le libellé « Boîte de réception » pour revenir à votre boîte de réception.
Utiliser un message spécifique pour créer un nouveau filtre
Vous pouvez également créer un filtre basé sur un message existant. Pour cela, sélectionnez un message dans votre liste de messages ou dans une étiquette.
Cliquez sur le bouton d'action "Plus" et sélectionnez "Filtrer les messages comme celui-ci" dans le menu déroulant.
Notez que le champ De dans la boîte de dialogue Filtre est automatiquement renseigné. Saisissez tout autre critère de filtrage souhaité et cliquez sur « Créer un filtre avec cette recherche ».
Définissez vos critères de filtrage en sélectionnant les options de filtrage dans la boîte de dialogue suivante, comme décrit précédemment.
Remarque : vous pouvez utiliser cette méthode pour configurer des filtres afin de supprimer automatiquement les e-mails indésirables lorsqu'ils sont reçus.
Appliquer le même filtre à plusieurs expéditeurs
Vous pouvez utiliser un seul filtre pour gérer les messages provenant de plusieurs adresses e-mail différentes. Par exemple, nous pouvons spécifier une note pour les messages de plusieurs personnes en utilisant le libellé « HTG School ». Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue Options de recherche à l'aide de la flèche vers le bas dans la zone de recherche.
Ajoutez chaque adresse e-mail dans le champ De, séparée par le mot ou, et cliquez sur Créer un filtre avec cette recherche.
Pour appliquer le même libellé aux messages de l'une de ces adresses e-mail, cochez la case Appliquer le libellé et sélectionnez le libellé souhaité dans la fenêtre contextuelle. Appliquez toutes les autres actions pour ce filtre et cliquez sur Créer un filtre.
Remarque : N'oubliez pas de cocher la case « Appliquer également le filtre aux conversations correspondantes » si vous souhaitez appliquer ce filtre aux messages que vous avez déjà reçus de ces deux adresses e-mail.
Filtres d'exportation et d'importation
Maintenant que vous avez appris à configurer des filtres, vous avez probablement créé des filtres très utiles que vous voudrez peut-être utiliser dans vos autres comptes Gmail. Vous pouvez exporter des filtres d'un compte et les importer vers un autre.
Filtre d'exportation
Pour exporter un filtre, accédez d'abord à l'écran Filtres sur l'écran Paramètres (à l'aide du bouton de rouage Paramètres). Sélectionnez ensuite le filtre que vous souhaitez exporter dans la liste et cliquez sur "Exporter".
Remarque : vous pouvez sélectionner plusieurs filtres à exporter à la fois.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le filtre. Le filtre est enregistré en tant que fichier XML avec un nom par défaut que vous pouvez modifier si vous le souhaitez, assurez-vous simplement de laisser l'extension au format xml et cliquez sur Enregistrer.
Vous disposez maintenant d'un fichier que vous pouvez sauvegarder, déplacer vers un autre ordinateur, partager avec un ami ou importer dans un autre compte Gmail.
filtrer l'importation
Pour importer un filtre dans votre compte Gmail, accédez à Filtres dans l'écran Paramètres, puis cliquez sur le lien Importer des filtres.
Sous "Filtres d'importation", cliquez sur "Choisir un fichier".
Remarque : Si vous changez d'avis concernant l'importation du filtre, cliquez sur le lien « Annuler l'importation ».
Dans la boîte de dialogue Ouvrir, accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le filtre exporté. Sélectionnez le fichier et cliquez sur "Ouvrir".
Le nom du fichier est répertorié à côté du bouton Choisir un fichier. Cliquez sur Ouvrir le fichier pour ouvrir le fichier et y importer les filtres.
Un message apparaît sous la case « Rechercher » lorsque le fichier de filtre est ouvert. Cela peut prendre un certain temps, selon le nombre de filtres dans le fichier.
Tous les filtres sont répertoriés dans le fichier sélectionné sous Importer des filtres. Sélectionnez les filtres que vous souhaitez importer. Si vous souhaitez appliquer des filtres importés aux e-mails existants (comme vous le feriez lors de la création d'un nouveau filtre), cochez la case « Appliquer de nouveaux filtres aux e-mails existants », puis cliquez sur Créer des filtres.
Affiche une boîte de dialogue indiquant la progression du processus de création du filtre. Vous pouvez annuler la création de filtres en cliquant sur Arrêter.
Lorsque des filtres sont créés, ils sont affichés dans votre liste sur l'écran Filtres.
Gardez une trace des e-mails importants avec le système Star.
Le système en étoile de Gmail vous permet de marquer vos e-mails les plus importants afin de pouvoir les retrouver facilement plus tard. Par défaut, les messages suivis sont marqués d'une étoile jaune, mais vous pouvez ajouter d'autres couleurs et types d'étoiles.
Les étoiles apparaissent à gauche du nom de l'expéditeur dans la boîte de réception.
Ajouter une étoile à un message
Pour ajouter une étoile à un message dans votre boîte de réception, cliquez sur l'icône en forme d'étoile à côté du nom de l'expéditeur, comme indiqué dans l'image ci-dessus.
Vous pouvez également ajouter une étoile à un message lorsqu'il est ouvert. Pour ce faire, cliquez sur l'icône en forme d'étoile dans le coin supérieur droit du message à droite de la date. Dans les conversations, ce sera à droite du premier message en haut de la conversation.
Pour ajouter une étoile à un message que vous rédigez, cliquez sur la flèche Plus d'options dans le coin inférieur droit de la fenêtre de rédaction.
Déplacez votre souris sur l'option « Étiquette », puis sélectionnez « Ajouter une étoile » dans le sous-menu.
Dans l'étiquette Courrier envoyé, le message que vous avez envoyé est marqué d'une étoile.
Utilisez plusieurs motifs d'étoiles sur vos messages
Gmail vous permet d'utiliser plusieurs couleurs et types d'"étoiles" pour distinguer les messages les uns des autres.
Cette fonctionnalité est utile si vous souhaitez marquer plusieurs messages avec différents niveaux d'importance. Par exemple, vous pouvez utiliser une étoile violette pour les messages que vous souhaitez relire et un point d'exclamation rouge pour les messages que vous devez suivre.
Cliquez sur le bouton Paramètres et sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant. Dans l'onglet Général, faites défiler jusqu'à la section Étoiles. Faites glisser les icônes de la section Non utilisé vers la section En cours d'utilisation pour ajouter différents types d'étoiles. Si vous utilisez plusieurs types d'étoiles, cliquez sur l'icône d'étoile à côté des e-mails qui parcourent toutes les étoiles utilisées. Si vous suivez un message pendant qu'il est ouvert, seul le premier type d'étoile sera appliqué.
Rechercher des messages suivis
Pour voir tous vos messages suivis, cliquez sur l'étiquette "Suivi" sur le côté gauche de la fenêtre principale de Gmail. Vous pouvez également rechercher des messages suivis en tapant « est : suivi » dans la zone « Rechercher ».
Rechercher des messages avec un type d'étoile spécifique
Si vous avez utilisé plusieurs types d'étoiles différents pour marquer vos messages, vous pouvez rechercher un type d'étoile spécifique. Pour cela, recherchez avec « a : » dans le nom de l'étoile (par exemple, « a : red-bang »).
Pour connaître le nom d'une étoile en particulier, accédez à l'onglet Général de l'écran Paramètres et survolez le type d'étoile souhaité. Le nom de l'étoile apparaît dans une fenêtre contextuelle.
Il y a aussi une liste d'étoiles dans une rubrique d'aide recherche avancée dans Aide Gmail.
Garder les messages suivis hors de l'onglet principal
Si vous organisez votre boîte de réception à l'aide des onglets configurables mentionnés plus haut dans cette leçon, les messages des autres onglets suivis seront également inclus dans l'onglet Basique. Si vous ne souhaitez pas voir les messages suivis des autres onglets de l'onglet Basique, vous pouvez désactiver cette option.
Cliquez sur l'icône "+" à droite des onglets.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner les onglets à activer, décochez la case Inclure les favoris dans le primaire, puis cliquez sur Enregistrer.
ce qui suit …
Nous sommes maintenant arrivés à la fin de la leçon 4, mais vous êtes déjà sur la bonne voie pour devenir un pro de Gmail ! En seulement quatre jours, vous en savez maintenant tout ce dont vous avez besoin pour faire briller votre boîte de réception, et les messages se retrouveront désormais automatiquement dans leurs étiquettes désignées sans remplir votre boîte de réception.
Dans la prochaine leçon, nous parlerons des signatures et de la façon de sécuriser votre profil et de sauvegarder les données.
